Understanding where Microsoft Teams recordings are stored has become increasingly important as organizations rely more heavily on video conferencing for business communications. Whether you're searching for a missing recording, managing storage quotas, or setting up sharing permissions, knowing the ins and outs of Teams recording storage can save you time and frustration. This comprehensive guide explains exactly where your Teams recordings go and how to access, manage, and optimize their storage.
Almacenamiento de grabaciones de Microsoft Teams: la guía completa
Microsoft Teams recordings are stored in two primary locations within the Microsoft 365 ecosystem: OneDrive for Business and SharePoint. The specific location depends on the type of meeting you're recording, with different rules applying to channel meetings versus private meetings. Understanding this distinction is crucial for locating recordings and managing permissions effectively.
Since Microsoft transitioned away from Stream storage in 2021, all Teams recordings now integrate directly with your organization's existing OneDrive and SharePoint infrastructure. This change provides better integration with Microsoft 365 but also means recordings count toward your storage quotas and follow your organization's file management policies.
Ubicaciones de almacenamiento por tipo de reunión
Reuniones privadas y ad hoc
For meetings that aren't associated with a specific Teams channel, recordings are stored in the meeting organizer's OneDrive for Business account, regardless of who actually started the recording.
- One-on-one calls: Saved to organizer's OneDrive Recordings folder
- Group meetings: Stored in organizer's OneDrive regardless of who records
- Reuniones programadas: Va a la persona que creó la invitación de la reunión
- Reuniones instantáneas: Guardadas para la persona que inició la reunión
- External meetings: Stored in the internal organizer's OneDrive account
Reuniones de canal
When meetings are conducted within a Teams channel, recordings are automatically stored in the team's SharePoint site, making them accessible to all channel members.
- Ubicación del canal: sitio de Teams de SharePoint en la carpeta Grabaciones
- Estructura de ruta: Documentos > General > Grabaciones
- Derechos de acceso: Disponibles para todos los miembros del canal de forma predeterminada
- Organización: Organizado automáticamente por fecha y tema de la reunión
- Permisos: Heredar la estructura de permisos del canal
Accediendo a las grabaciones de tu equipo
Encontrar grabaciones en OneDrive
- Abre la aplicación de escritorio o web de Microsoft Teams
- Click on 'Files' in the left sidebar
- Select 'OneDrive' from the available options
- Look for the 'Recordings' folder (created automatically when first recording)
- Explora las grabaciones organizadas por fecha y título de la reunión
- Haz clic en cualquier grabación para reproducirla, descargarla o compartirla
Localizar grabaciones de reuniones del canal
- Navega al canal específico de Teams donde ocurrió la reunión
- Click on the 'Files' tab at the top of the channel
- Look for the 'Recordings' folder in the file listing
- Abre la carpeta para ver todas las grabaciones de reuniones del canal
- Usa la función de búsqueda para encontrar grabaciones específicas por fecha o título
Acceso directo a través del chat
- Vuelve al chat original de la reunión donde se inició la grabación
- Busca una notificación automatizada sobre la finalización de la grabación
- Haz clic en el enlace directo proporcionado en el mensaje del chat
- Accede a las opciones de grabación, incluyendo reproducir, descargar y compartir
- Ver detalles de la grabación y metadatos
Comprender las cuotas de almacenamiento y las limitaciones
Impacto de la cuota de almacenamiento
Todas las grabaciones de reuniones de Teams cuentan para tus cuotas de almacenamiento existentes de OneDrive y SharePoint, lo que puede afectar tu capacidad para crear nuevas grabaciones si se alcanzan los límites de almacenamiento.
- Cuota de OneDrive: Normalmente 1 TB por usuario en la mayoría de los planes de Microsoft 365
- Cuota de SharePoint: Compartida entre todos los miembros del equipo y el contenido
- Estimaciones de tamaño de archivo: Aproximadamente 400MB por hora de grabación
- Configuración de calidad: Las grabaciones de mayor calidad consumen más espacio de almacenamiento
- Notificaciones automáticas: Alertas cuando se acerquen los límites de almacenamiento
Qué sucede cuando el almacenamiento está lleno
- Fallo de grabación: Es posible que las nuevas grabaciones no se guarden correctamente
- Almacenamiento temporal: Microsoft proporciona almacenamiento de copia de seguridad temporal de 21 días
- Oportunidad de descarga: Los usuarios tienen tiempo limitado para guardar las grabaciones en otro lugar
- Eliminación automática: Las grabaciones temporales se eliminan permanentemente después de 21 días
- Notificaciones de error: Mensajes claros sobre problemas de almacenamiento y soluciones
Gestionar el almacenamiento de manera eficaz
- Limpieza regular: elimina grabaciones antiguas o innecesarias periódicamente
- Copia de seguridad externa: Mueve grabaciones importantes a soluciones de almacenamiento externo
- Opciones de compresión: Usa las funciones de compresión integradas para reducir el tamaño de los archivos
- Políticas de retención: Implementar políticas organizacionales para la limpieza automática
- Monitoreo de cuotas: Revisiones periódicas del uso de almacenamiento en toda la organización
Permisos de grabación y control de acceso
Estructura de permisos predeterminada
Microsoft Teams asigna automáticamente permisos en función de la participación en la reunión y las relaciones organizacionales, pero los organizadores de la reunión pueden personalizarlos.
- Asistentes a la reunión: Acceso automático a la vista para todos los participantes internos
- Invitados externos: Sin acceso automático a menos que se comparta explícitamente
- Derechos de organizador: Control total, incluyendo compartir, editar y eliminar
- Iniciador de la grabación: Permisos de edición y gestión
- Miembros del canal: Acceso de visualización para las grabaciones de reuniones del canal
Personalización de niveles de acceso
Los organizadores de reuniones pueden modificar el acceso a la grabación mediante tres opciones principales:
- Todos: Todos los participantes de la reunión pueden acceder a la grabación
- Organizadores y coorganizadores: Acceso restringido solo para el liderazgo
- Personas específicas: Selección personalizada de quién puede ver o editar
- Acceso basado en el tiempo: enlaces de uso compartido temporales con fechas de vencimiento
- Protección con contraseña: Seguridad adicional para grabaciones sensibles
Consideraciones sobre el uso compartido externo
- Políticas de la organización: Cumplimiento de las restricciones de uso compartido externo
- Acceso de invitados: Permisos limitados para participantes externos
- Compartir enlaces: Enlaces anónimos para una distribución más amplia si está permitido
- Restricciones de descarga: Control sobre si los usuarios externos pueden descargar
- Rastros de auditoría: Seguimiento del acceso externo y la actividad de uso compartido
Descarga y compartición de grabaciones
Proceso de descarga para grabaciones de OneDrive
- Accede a la grabación a través de Archivos de Teams o directamente en OneDrive
- Haz clic en el archivo de grabación para abrir el menú de opciones
- Select 'Download' from the available actions
- Elige la calidad y el formato de descarga si hay opciones disponibles
- Espera a que se complete la descarga y verifica la integridad del archivo
- Guardar en la ubicación preferida en el dispositivo local o en el almacenamiento externo
Descargas de grabaciones de canales de SharePoint
- Navega al canal del equipo donde se grabó la reunión
- Abre la pestaña Archivos y localiza la carpeta Grabaciones
- Haz clic derecho en el archivo de grabación deseado
- Selecciona la opción de descarga en el menú contextual
- Confirma que tienes permiso para descargar (puede requerir la aprobación del propietario del canal)
- Monitorea el progreso de descarga y verifica la finalización exitosa
Métodos de Compartir y Mejores Prácticas
- Enlaces directos: Comparte enlaces de visualización sin requerir descargas de archivos
- Integración de correo electrónico: Envía grabaciones a través de Outlook con los permisos adecuados
- Copiar enlace: Genera URL compartibles con niveles de acceso personalizables