Tu guía rápida para encontrar grabaciones de Teams
We’ve all been there: a crucial meeting ends, and you can't remember where the recording went. Don't worry, you're not alone. Finding your recording is usually simple once you know the secret: its location depends entirely on the type of meeting you just had.
Esta sección es tu carril exprés para encontrar ese video. Antes de meternos en todos los detalles técnicos, resolvamos el problema inmediato.
Your recording will almost always be in one of two places: your personal OneDrive account or your team’s SharePoint site. Understanding this one difference is the key to solving most "where did my recording go?" mysteries.
Dónde se almacena la grabación de tu equipo
He elaborado esta tabla de referencia rápida para ayudarte a identificar exactamente dónde buscar según la reunión que grabaste. Es un salvavidas cuando tienes prisa.
| Tipo de reunión | Ubicación de almacenamiento de grabaciones | Quién tiene acceso de forma predeterminada |
|---|---|---|
| Standard Meeting (from your calendar) | Tu carpeta personal "Recordings" de OneDrive. | La persona que grabó y todos los invitados internos. |
| Channel Meeting (started in a Team) | La carpeta "Recordings" del sitio de SharePoint para ese canal. | Todos los miembros de ese canal específico del Equipo. |
| Llamada individual | La carpeta "Recordings" de OneDrive de la persona que pulsó grabar. | Solo los participantes de la llamada. |
This little cheat sheet should get you to the right folder fast. Once you know whether to check OneDrive or SharePoint, finding the actual file is a breeze.
Ahora que ya tienes un mapa, recorramos las formas más rápidas de abrir esas grabaciones directamente dentro de la propia app de Teams, ya sea que estés en tu computadora o en tu teléfono.
Cómo se almacenan las grabaciones en OneDrive y SharePoint
¿Alguna vez has terminado una reunión de proyecto y te has preguntado por qué la grabación terminó en un lugar completamente diferente al de tu llamada uno a uno? Puede parecer aleatorio, pero hay una lógica simple detrás de dónde Microsoft Teams guarda tus grabaciones. Una vez que lo entiendas, sabrás exactamente dónde buscar cada vez.
It all boils down to one simple question: Was the meeting part of a specific Team channel?
La respuesta a esa pregunta determina si el archivo de video termina en tu OneDrive personal o en un sitio de SharePoint compartido. Esta distinción es más que un simple detalle técnico: determina quién puede ver la grabación, cómo se gestiona y dónde deberías comenzar tu búsqueda.
La división entre OneDrive y SharePoint explicada
Piensa en ello como la diferencia entre archivos personales y archivos del equipo. Microsoft trata automáticamente las grabaciones de chats privados o reuniones independientes como tus cosas personales, mientras que las grabaciones de reuniones de canal se consideran activos que pertenecen a todo el equipo.
Aquí tienes el desglose simple:
- Standard Meetings Go to OneDrive: If you kick off a meeting from your Outlook or Teams calendar, or just start a group call that isn't connected to a channel, the recording goes into a special "Recordings" folder. This folder lives in the OneDrive for Business account of whoever hit the record button.
- Channel Meetings Go to SharePoint: When a meeting is scheduled or started inside a specific channel—say, the "Q4 Marketing Campaign" channel—the recording is saved to the "Recordings" folder within that channel's SharePoint document library.
Esta configuración tiene mucho sentido. Mantiene el contenido relacionado con el equipo accesible para todos en el equipo de forma predeterminada, mientras que tus grabaciones privadas de reuniones permanecen bajo tu control personal.
Por qué este sistema de almacenamiento es algo bueno
Este cambio a almacenar grabaciones en OneDrive y SharePoint es un enorme salto adelante respecto a los antiguos tiempos de Microsoft Stream (Classic). Antes, todos los videos estaban aislados en una plataforma separada. Ahora, tus grabaciones de Teams se tratan como cualquier otro archivo de Office, como un documento de Word o una hoja de cálculo de Excel.
This integration is fantastic because it unlocks the full power of the Microsoft 365 ecosystem. You can manage permissions with the same familiar controls, find videos using Microsoft Search, and apply the same governance and retention policies you use for other documents. Our detailed guide on where Teams recordings go dives deeper into this modern storage approach.
Verás que aparece una miniatura como esta en el chat de la reunión una vez que la grabación esté lista, dándote a ti y a otros asistentes acceso inmediato.
Este enlace directo en el chat suele ser la forma más rápida de llegar a tu grabación justo después de que termina una reunión.
Navegando SharePoint para las grabaciones del canal
Cuando una grabación pertenece a un canal, pertenece al equipo. Encontrarla es fácil porque se guarda en un lugar central y compartido.
Behind every Team you create, Microsoft automatically sets up a dedicated SharePoint site to store all the team's files. If you're new to this concept, understanding SharePoint Online is a great starting point, as this site is the collaboration hub for the team.
Para encontrar una grabación de canal directamente dentro de SharePoint, esto es lo que debes hacer:
- Dirígete al Equipo y al canal específico donde ocurrió la reunión.
- Click on the "Files" tab at the top.
- Inside, you'll find a folder named "Recordings." Just open it up.
- Todas las grabaciones de reuniones de ese canal estarán allí mismo.
Como el archivo está en SharePoint, cada miembro de ese canal de Team tiene automáticamente permiso para ver y descargar la grabación. No hace falta complicarse con enlaces para compartir: simplemente funciona.
Sin embargo, para los administradores de TI, rastrear grabaciones en toda una empresa es otra historia. Encontrar grabaciones de reuniones de Teams a escala está fragmentado operativamente; no hay un único panel en el Centro de administración de Teams que liste de forma conveniente cada grabación realizada. A menudo, los administradores tienen que reconstruir la información a partir de registros de auditoría y búsquedas de archivos para localizar grabaciones dispersas en innumerables sitios de OneDrive y SharePoint. Esta realidad hace que sea aún más importante que usuarios como nosotros comprendamos las reglas básicas de almacenamiento para poder gestionar nuestros propios archivos de manera eficaz.
Dónde encontrar tu grabación: escritorio, web y móvil
No matter where you work—at your desk, in a browser, or on your phone—Microsoft Teams keeps your meeting recordings within reach. But the quickest way to find a recording can change depending on which app you're using. Knowing the little shortcuts for each one will save you from digging around.
Lo principal que debes recordar es que la grabación siempre está vinculada al historial del chat de la reunión y al evento original del calendario. El truco es simplemente saber dónde hacer clic o tocar para llegar ahí, sin importar qué versión de Teams tengas abierta.
Cómo encontrar grabaciones en el cliente de escritorio de Teams
La mayoría de nosotros vivimos en la aplicación de escritorio y, por suerte, te ofrece el camino más directo a tus videos. Justo después de que termina una reunión, aparecerá un enlace a la grabación directamente en el chat de la reunión. Es difícil no verlo.
Si estás buscando una grabación de una reunión anterior, tienes algunas opciones sólidas:
- The Meeting Chat: This is always my first stop. Head over to the Chat pane on the left, find the specific meeting (it will have the same title as the meeting), and just scroll up a bit. You'll see the recording waiting for you as a big, clickable thumbnail.
- The Calendar Event: Jump over to your Calendar in Teams. Find the past meeting, double-click it, and the recording link will be sitting right at the top of the Details tab, along with the chat history.
- A Channel's "Files" Tab: If the meeting happened in a specific channel (say, "Project Alpha"), navigate to that Team and channel. Click the Files tab at the top. You’ll find a folder conveniently named Recordings, and every video from that channel's meetings lives right there.
Este diagrama de flujo es una excelente manera de visualizar dónde termina tu grabación según el tipo de reunión.
Como puedes ver, es bastante sencillo: las reuniones estándar se guardan en el OneDrive del grabador, mientras que las reuniones de canal se almacenan en el sitio de SharePoint compartido del equipo.
Acceder a videos en la aplicación web de Teams
La aplicación web de Teams se siente casi idéntica al cliente de escritorio, lo cual es genial para la coherencia. Si estás trabajando desde un navegador, se aplican los mismos trucos. Puedes revisar el chat de la reunión, explorar tu calendario o entrar en la pestaña Archivos de un canal.
La única diferencia real es que cuando hagas clic para reproducir la grabación, se abrirá en una nueva pestaña del navegador —iniciando directamente en Stream, OneDrive o SharePoint— en lugar de una ventana de escritorio separada. Es un flujo de trabajo limpio, basado en el navegador, que es perfecto si prefieres no instalar la aplicación completa.
Cómo encontrar grabaciones de Teams en tu teléfono
Encontrar grabaciones mientras estás en movimiento es igual de crucial, y la app móvil de Teams lo maneja bien. Como el diseño está pensado para pantallas más pequeñas, la navegación es un poco diferente, pero sigue siendo intuitiva.
Aquí tienes la forma más sencilla de localizar una grabación en tu teléfono:
- Open the Teams app and tap the Chat icon in the bottom menu.
- Encuentra el chat de la reunión en tu lista de conversaciones recientes y tócalo.
- Desplázate hacia arriba en el chat; verás la grabación como una miniatura que puedes tocar para reproducirla de inmediato.
You can also use the calendar on mobile, which is a lifesaver for finding older recordings. Just tap the Calendar icon, find the day of the meeting, and select the event. The recording will be linked right in the meeting details. This is my go-to method when I know a meeting happened a few weeks ago and don't want to scroll endlessly through my chat feed.
No importa qué dispositivo estés usando, el chat de la reunión es el lugar más fiable para empezar. Actúa como el registro oficial del evento, y Teams publica automáticamente la grabación allí en cuanto se procesa y está lista para ver.
Métodos avanzados de búsqueda para administradores
Como administrador de TI, encontrar una grabación específica de Teams rara vez se trata solo de localizar un archivo. Por lo general, está vinculado a una tarea mucho mayor, como una revisión de cumplimiento, una solicitud de descubrimiento legal o una auditoría interna. Cuando eres responsable de cientos o incluso miles de usuarios, revisar sitios individuales de OneDrive o SharePoint simplemente no es una opción.
This is where you have to go beyond the user-level tools. The Microsoft 365 ecosystem offers some incredibly powerful features for admins, allowing you to pinpoint recordings based on metadata, user activity, and even file content, regardless of where a file has been moved or what it’s been named. You’re no longer just finding your recording; you’re equipped to find any recording across the entire organization.
Uso de los Registros de Auditoría para el Descubrimiento de Grabaciones
Your first port of call for tracking down a recording should be the Microsoft Purview compliance portal. The unified audit log here is a true goldmine, capturing a detailed history of user and admin activities across Microsoft 365, including everything that happens to a meeting recording.
Piénsalo como una herramienta forense. El registro de auditoría puede ayudarte a responder preguntas críticas como:
- Who actually hit the record button? Search for the "Started recording" activity to nail down the user who kicked it off.
- Where did the file end up? The log entry usually includes the file path, pointing you straight to its home in OneDrive or SharePoint.
- Who has touched this file since? You can track a recording’s entire lifecycle by looking for "Accessed file" or "Shared file" activities.
A great starting point is to filter the audit log for "file and page activities" and then narrow it down with a keyword like .mp4. This approach is your best bet when all you have to go on is a vague meeting time or one of the participant's names.
Búsqueda de contenido y eDiscovery para retenciones legales
When the stakes are higher—say, for legal or compliance reasons—the standard audit log might not be enough. This is the time to bring out the heavy hitters: Content Search and eDiscovery, both found within Microsoft Purview. These tools are built for comprehensive, tenant-wide searches that are defensible in legal settings.
La Búsqueda de Contenido te permite realizar una búsqueda dirigida en cada sitio de SharePoint y cuenta de OneDrive de tu organización. Por ejemplo, podrías buscar todas las grabaciones creadas por un usuario específico en el último trimestre o cualquier grabación con un determinado código de proyecto en su nombre de archivo. Luego puedes exportar los resultados para su revisión sin tocar los archivos originales.
For businesses dealing with a massive amount of video content, specialized digital asset management software can offer more advanced features for categorizing, storing, and quickly retrieving recordings beyond what Microsoft’s native tools provide.
El desafío de la escala y el almacenamiento
The sheer volume of data that recordings generate is precisely why these admin tools are so critical. The storage footprint of Teams recordings can be staggering. To put it in perspective, an organization with 1 million active users could generate roughly 8.32 TB of raw recording files every year, and that's based on fairly modest usage. This massive scale makes any manual search process impossible.
También destaca la necesidad de indexar las grabaciones con metadatos enriquecidos—como el organizador, el ID de la reunión y la marca de tiempo—utilizando métodos más automatizados y programáticos.
Automatizando el descubrimiento con PowerShell y Graph API
When you're operating at scale, clicking through a graphical interface just won't cut it. This is where scripting and automation become your best friends. Both PowerShell and the Microsoft Graph API give you programmatic access to all this data, letting you build custom reports and discovery scripts tailored to your needs.
- You can use cmdlets for SharePoint Online and OneDrive to script a search for all files ending in ".mp4" across every single user site. This is fantastic for creating a complete inventory or finding all recordings tied to a specific project.
- Microsoft Graph API: The Graph API is even more powerful. It’s a unified endpoint for accessing data across all of Microsoft 365. You can use it to query meeting details, locate the associated recording files, and pull metadata that isn't even visible in the user interface. You could even build a custom dashboard to view all recording data across the organization.
Aunque estos métodos requieren ciertos conocimientos técnicos, te brindan un control sin igual. Puedes crear exactamente las herramientas de gobernanza e informes que tu organización necesita para tener un control firme sobre su biblioteca en constante crecimiento de grabaciones de Teams.
Solución de problemas comunes de grabación
Todos hemos estado ahí. Terminas una reunión importante y alguien pregunta de inmediato: "¿Dónde está la grabación?" Pero cuando revisas el chat, no hay nada. O peor aún, encuentras el enlace, haces clic y te aparece un frustrante mensaje de "acceso denegado".
Es fácil pensar que la grabación se ha perdido para siempre, pero no entres en pánico. Estos problemas son increíblemente comunes y casi siempre se pueden solucionar una vez que sabes dónde buscar. La mayoría de las veces, la causa es un simple retraso de procesamiento, un problema de permisos o una política automática de la empresa de cuya existencia ni siquiera sabías.
¿Por qué falta por completo mi grabación?
La causa más frecuente de una grabación "faltante" es simplemente un retraso. Cuando termina una reunión, el archivo de video debe ser procesado por los servidores de Microsoft antes de que pueda aparecer. Cuanto más larga sea la reunión, más grande será el archivo y más tiempo tardará.
A one-hour meeting can easily take 20-30 minutes or more to process. If it was a multi-hour session, you might need to wait a bit longer. If a few hours pass and it's still MIA, the recording might have failed to save. This can happen if the person recording had a spotty internet connection or left the meeting abruptly before the file could finalize.
Aquí tienes una lista de verificación rápida para repasar:
- Give It Time: For longer meetings, wait at least an hour before you start to worry.
- Check the Recorder's OneDrive: If it was a standard meeting, the file lives in the "Recordings" folder of whoever hit the record button. Have them check their OneDrive directly.
- Look in the Channel's SharePoint: For channel-based meetings, the recording should be in the channel's "Files" tab, inside a folder named "Recordings."
Resolviendo el problema de "Acceso denegado"
Recibir un error de "acceso denegado" casi siempre es un problema de permisos, y es una solución fácil. De forma predeterminada, solo las personas internas que estaban en la invitación original de la reunión obtienen derechos de visualización automáticos. Si eras un invitado externo o alguien te agregó a la llamada después de que comenzó, no tendrás acceso.
The solution? Just ask the owner of the recording to share it with you. The owner is the person who initiated the recording, not necessarily the person who organized the meeting. They can find the file in their OneDrive or SharePoint, click the "Share" button, and grant you access directly.