12 Best Meeting Recording App Choices for 2025

The simple act of recording meetings is no longer enough. In a world of back-to-back calls, the real value lies in transforming conversations into actionable intelligence like transcripts, summaries, and key takeaways, all without manual effort. But with dozens of tools promising AI magic, choosing the best meeting recording app can feel overwhelming.

Bist du ein Solo-Berater, der eine schnelle und kostenlose Lösung braucht? Ein Vertriebsteam, das nach einer tiefen CRM-Integration sucht? Oder ein Unternehmen, das strenge Sicherheitskontrollen benötigt? Dieser Leitfaden schneidet durch den Marketinglärm und liefert klare, umsetzbare Vergleiche. Wir zerlegen die 12 führenden Optionen und analysieren nicht nur, was sie tun, sondern für wen sie entwickelt wurden. Wir tauchen tief in die spezifischen Stärken, Schwächen und idealen Anwendungsfälle jedes Tools ein.

Diese Ressource soll Ihnen helfen, schnell eine fundierte Entscheidung zu treffen. Sie finden ausführliche Bewertungen erstklassiger KI-Assistenten wie Otter.ai und Fathom, einen Blick auf die nativen Aufnahmefunktionen in Zoom und Microsoft Teams sowie Anleitungen zur Nutzung von Software-Bewertungsplattformen wie G2 und Capterra. Jeder Eintrag enthält Screenshots und direkte Links, sodass Sie Funktionen vergleichen und die perfekte Lösung für Ihren Workflow und Ihr Budget finden können. Wir gehen über allgemeine Funktionslisten hinaus und liefern Ihnen die Erkenntnisse, die Sie benötigen, um ein Werkzeug auszuwählen, das die Produktivität Ihres Teams wirklich verbessert.

1. Otter.ai

Otter.ai wird weithin als führende Kraft im Bereich KI-gestützter Meeting-Transkription und -Zusammenfassung anerkannt und gilt als die beste App zur Meeting-Aufzeichnung für Teams, die detaillierte, automatisierte Dokumentation priorisieren. Es fungiert als intelligenter Assistent, der automatisch deinen Anrufen in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams beitritt, um Audio aufzuzeichnen, Echtzeit-Transkriptionen bereitzustellen und prägnante Zusammenfassungen mit klaren To-dos zu erstellen.

Das herausragende Merkmal der Plattform ist ihre leistungsstarke Zusammenarbeit in Echtzeit. Während eines Meetings können Teammitglieder das Live-Transkript ansehen, wichtige Punkte hervorheben sowie Kommentare hinzufügen oder Aufgaben direkt in den Notizen zuweisen. Dies verwandelt passives Zuhören in einen aktiven, kollaborativen Dokumentationsprozess. Nach dem Meeting fassen die von der KI erzeugten Zusammenfassungen stundenlange Gespräche zu einer leicht verdaulichen Übersicht zusammen, sodass es einfach ist, das Versäumte nachzuholen oder wichtige Entscheidungen in Erinnerung zu rufen, ohne die Aufzeichnung erneut ansehen zu müssen.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Otter.ai zeichnet sich in Umgebungen aus, in denen Genauigkeit und Verantwortlichkeit oberste Priorität haben. Vertriebsteams nutzen es, um Kundenbedürfnisse und -zusagen zu erfassen, während Projektmanager sich darauf verlassen, Aktionspunkte nachzuverfolgen und die Abstimmung zwischen den Abteilungen aufrechtzuerhalten.

Preise & Einschränkungen

Otter.ai bietet eine gestaffelte Preisstruktur, einschließlich eines kostenlosen Tarifs für Einzelpersonen, die gerade erst anfangen. Allerdings haben die kostenlosen und niedrigeren Tarife strenge Begrenzungen für die Anzahl der Transkriptionsminuten pro Gespräch und pro Monat, was für aktive Nutzer eine erhebliche Einschränkung darstellen kann. Erweiterte Funktionen wie Sicherheit auf Enterprise-Niveau, Analysen und administrative Kontrollen sind den teureren Business- und Enterprise-Tarifen vorbehalten.

//otter.ai

2. Fireflies.ai

Fireflies.ai positioniert sich als vielseitiger und stark integrationsorientierter KI-Meeting-Assistent und ist damit ein ernstzunehmender Anwärter auf die beste Meeting-Aufzeichnungs-App, insbesondere für Teams, die in komplexe Software-Ökosysteme eingebettet sind. Wie seine Wettbewerber nimmt es an deinen Anrufen auf Plattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams teil, um Gespräche aufzuzeichnen, zu transkribieren und zu analysieren. Es fungiert als zentrale Drehscheibe für dein gesamtes Meeting-Wissen und macht Besprechungen durchsuchbar und umsetzbar.

Was Fireflies.ai auszeichnet, ist seine umfangreiche Bibliothek an Integrationen, die sich direkt mit zahlreichen CRMs, Projektmanagement-Tools und Kommunikationsplattformen verbinden. Dies ermöglicht automatisierte Workflows, wie etwa das Protokollieren von Meeting-Notizen direkt in Salesforce oder das Erstellen von Aufgaben in Asana basierend auf Gesprächstriggern. Die KI-gestützte „Smart Search“ und Themenverfolgung ermöglichen es den Nutzern außerdem, schnell wichtige Informationen in all ihren vergangenen Meetings zu finden und so stundenlange manuelle Nacharbeit zu sparen.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Fireflies.ai ist ideal für Vertriebs-, Marketing- und Recruiting-Teams, die darauf angewiesen sind, dass Daten nahtlos zwischen ihrer Meeting-Plattform und anderen zentralen Geschäftsanwendungen fließen. Die Conversation-Intelligence-Funktionen helfen Managern, die Teamleistung zu analysieren, Keyword-Erwähnungen zu verfolgen und Coaching-Möglichkeiten zu identifizieren.

Preise & Einschränkungen

Fireflies.ai bietet einen konkurrenzfähigen kostenlosen Tarif mit begrenzten Transkriptions-Guthaben. Die kostenpflichtigen Tarife sind preislich attraktiv und bieten unbegrenzte Transkription und erheblichen Speicherplatz, was ein großer Vorteil ist. Allerdings sind einige der leistungsstärksten Funktionen, wie Videoaufzeichnung und fortgeschrittene Conversation-Intelligence-Analysen, den höherstufigen Business- und Enterprise-Tarifen vorbehalten. Zusätzlich sollten Nutzer ihren Verbrauch von AI-Guthaben im Blick behalten, da diese für Zusammenfassungen und andere fortgeschrittene KI-Aktionen verwendet werden.

//fireflies.ai

3. Fathom

Fathom positioniert sich als die beste Meeting-Aufzeichnungs-App für Einzelpersonen und kleine Teams, die nach einer leistungsstarken, dauerhaft kostenlosen Lösung suchen. Sie funktioniert als Desktop-Assistent, der nahtlos deine Anrufe in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams aufzeichnet, transkribiert und zusammenfasst. Ihre wahre Stärke liegt im Fokus auf Effizienz: Nutzer können nahezu sofort nach Ende eines Gesprächs Erkenntnisse erstellen und teilen.

Das herausragende Merkmal der Plattform ist ihre Fähigkeit zum spontanen Hervorheben. Während eines Meetings kannst du auf eine Schaltfläche klicken, um wichtige Momente zu markieren, die Fathom dann zu einem Highlight-Video in deiner Zusammenfassung zusammenstellt. Das macht es unglaublich einfach, zentrale Erkenntnisse oder Kundenfeedback mit Teammitgliedern zu teilen, ohne dass sie eine komplette Aufzeichnung durchgehen müssen. Die schnelle Erstellung von Zusammenfassungen und die CRM-Synchronisierung automatisieren die administrativen Aufgaben nach dem Meeting und schaffen so wertvolle Zeitreserven.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Fathom glänzt in schnelllebigen Umgebungen, in denen schnelle Durchlaufzeiten und umsetzbare Notizen entscheidend sind. Vertriebsprofis nutzen es, um Gesprächsnotizen und To-dos sofort in ihrem CRM zu protokollieren, während Customer-Success-Manager es einsetzen, um Feedback-Clips mit dem Produktteam zu teilen.

Preise & Einschränkungen

Fathom bietet einen beeindruckend leistungsstarken, dauerhaft kostenlosen Tarif, der unbegrenzte Aufzeichnungen, Transkripte und Zusammenfassungen umfasst. Dadurch ist es besonders zugänglich für Freiberufler, Berater und kleine Unternehmen. Fortschrittlichere Kollaborationsfunktionen wie eine zentrale Team-Anrufbibliothek, geteilte Highlight-Reels und Coaching-Analysen sind jedoch dem kostenpflichtigen Team Edition-Tarif vorbehalten. Die wichtigste Einschränkung ist der Fokus auf die Erfassung einzelner Meetings, statt auf umfassende, teamweite Analysen, wie sie in stärker unternehmensorientierten Plattformen zu finden sind.

//www.fathom.video

4. tl;dv

tl;dv positioniert sich als leistungsstarke Meeting-Aufzeichnungs-App für Teams, die mehr als nur ein Transkript benötigen – sie brauchen umsetzbare Erkenntnisse. Sie integriert sich nahtlos mit Google Meet, Zoom und Microsoft Teams, um Meetings aufzuzeichnen, zu transkribieren und KI zu nutzen, um Schlüsselmomente herauszufiltern und Berichte über mehrere Meetings hinweg zu erstellen. Ihr herausragendes Merkmal ist die Fähigkeit, Gespräche über mehrere Anrufe hinweg zu analysieren, was sie ideal für Sales Coaching und User Research macht.

Die Stärke der Plattform liegt in ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche zur Erstellung von zeitgestempelten Highlights und Clips, die sich leicht mit Teammitgliedern in Slack teilen oder zu einem CRM wie HubSpot hinzufügen lassen. Mit Unterstützung für über 30 Sprachen ist sie eine vielseitige Lösung für globale Teams. Durch den Fokus auf die Erstellung von Berichten aus Gesprächsdaten hilft sie Organisationen, Trends zu erkennen, Keyword-Erwähnungen zu verfolgen und die Teamleistung systematisch zu verbessern.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

tl;dv ist besonders effektiv für Umsatz- und kundenorientierte Teams, die Konversationsdaten in großem Umfang analysieren müssen. Vertriebsleiter nutzen die Berichte, um Mitarbeiter zu coachen und erfolgreiche Strategien zu replizieren, während Product-Teams sie verwenden, um Nutzerfeedback aus mehreren Interviews zu konsolidieren.

Preise & Einschränkungen

tl;dv bietet einen der großzügigsten kostenlosen Tarife auf dem Markt, mit unbegrenzten Aufzeichnungen und Transkriptionen, was es zu einem hervorragenden Einstiegspunkt macht. Allerdings sind seine fortgeschrittenen KI-Funktionen, wie Meeting-übergreifende Berichte und tiefere CRM-Integrationen, hinter den kostenpflichtigen Stufen gesperrt. Die Preisstruktur, die erst in der App nach der Anmeldung offengelegt wird, kann im Vergleich zu Wettbewerbern weniger transparent wirken, und die leistungsstärksten Funktionen sind stark auf Vertriebsorganisationen ausgerichtet.

//tldv.io

5. Sembly AI

Sembly AI schafft sich seinen Platz als leistungsstarker Meeting-Assistent, der für Teams entwickelt wurde, die tiefgehende, umsetzbare Erkenntnisse aus ihren Gesprächen benötigen. Es integriert sich mit großen Konferenzplattformen wie Zoom, Google Meet und Microsoft Teams, um Meetings aufzuzeichnen, zu transkribieren und zu analysieren. Sembly geht über einfache Transkription hinaus, indem es intelligente Meeting-Notizen erstellt, wichtige Punkte identifiziert und eine detaillierte Zusammenfassung nach dem Meeting generiert, die „GlanceView“ genannt wird.

Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal der Plattform ist ihr Fokus auf strukturierte KI-Analyse. Sembly liefert nicht nur eine Textwand, sondern erkennt automatisch Risiken, Probleme, Anforderungen und Action Items, sodass leicht ersichtlich ist, was Aufmerksamkeit braucht. Für Teams bieten die Workspace-Analysen einen Überblick auf hoher Ebene über Meeting-Themen, Teilnahme und Stimmung und liefern wertvolle Daten zu Teamzusammenarbeit und Produktivitätstrends. Dadurch ist es ein starker Kandidat für die beste Meeting-Aufzeichnungs-App für datengetriebene Organisationen.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Sembly AI is ideal for project managers, team leads, and agencies that manage multiple clients or initiatives. Its task management and workspace features help centralize meeting outcomes and track progress without manually sifting through notes. Many see it as one of the best AI meeting assistant tools for structured follow-ups.

Preise & Einschränkungen

Sembly AI bietet ein wettbewerbsfähiges Preismodell, einschließlich eines kostenlosen Personal-Tarifs. Um jedoch unbegrenzte Aufnahmen und erweiterte Funktionen wie Videoaufzeichnung oder Team-Analysen zu nutzen, ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich. Nutzer in niedrigeren Tarifstufen müssen ihre monatlichen Kontingente an Aufzeichnungsminuten im Blick behalten, da intensiver Gebrauch das Limit schnell ausschöpfen kann, was es für Teams mit täglichen, aufeinanderfolgenden Anrufen weniger geeignet macht.

//www.sembly.ai

6. Avoma

Avoma zeichnet sich als umfassende Conversation-Intelligence-Plattform aus, die über einfaches Aufzeichnen und Transkribieren hinausgeht und sie zu einer erstklassigen Meeting-Aufzeichnungs-App für umsatzorientierte Teams macht. Sie integriert einen KI-Meeting-Assistenten mit einem Scheduler und leistungsstarken Gesprächsanalysen und schafft so eine All-in-One-Lösung für die Vertriebs-, Customer-Success- und Marketingabteilungen, um kundenorientierte Interaktionen zu erfassen, zu analysieren und zu verbessern.

Die Stärke der Plattform liegt in ihrer Fähigkeit, Meeting-Ergebnisse mit Performance-Coaching zu verknüpfen. Avoma zeichnet Ihre Anrufe nicht nur auf und fasst sie zusammen; es stellt KI-generierte Scorecards bereit, identifiziert zentrale Themen und ermöglicht Managern, Playlists mit Best-Practice-Momenten für das Teamtraining zu erstellen. So wird aus einem einfachen Meeting-Protokoll ein leistungsstarkes Werkzeug für strategisches Coaching und Kompetenzentwicklung, das sich direkt auf Umsatz und Kundenzufriedenheit auswirkt.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Avoma ist speziell für Teams entwickelt, die Gespräche analysieren müssen, um Geschäftsergebnisse voranzutreiben. Vertriebsteams nutzen es für Deal-Intelligence und Coaching, während Customer Success Manager es einsetzen, um die Nutzerstimmung zu verstehen und die Abwanderung zu reduzieren.

Preise & Einschränkungen

Avoma bietet mehrere Preisstufen, darunter einen kostenlosen Plan mit grundlegender Terminplanung und einem eingeschränkten Meeting-Assistenten. Die eigentliche Stärke wird in den kostenpflichtigen Plänen freigeschaltet, die unbegrenzte Transkription und erweiterte Analysen bieten. Allerdings sind die wertvollsten Funktionen der Plattform, wie Conversation Intelligence und Coaching-Scorecards, in den höherpreisigen Stufen gebündelt, was für kleinere Teams eine erhebliche Investition darstellen kann. Der starke Fokus auf Vertrieb und kundenorientierte Rollen bedeutet zudem, dass Teams außerhalb dieser Funktionen möglicherweise nicht den vollen Funktionsumfang nutzen.

//www.avoma.com

7. Notta

Notta positioniert sich als leistungsstarker, umfassender KI-Meeting-Assistent, der auf hohe Genauigkeit und breite Sprachunterstützung ausgelegt ist. Er integriert sich nahtlos in wichtige Plattformen wie Zoom, Google Meet, Microsoft Teams und Webex, um Gespräche mit beeindruckender Präzision aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Durch die Übernahme der Funktionen von Airgram hat Notta seinen Funktionsumfang erweitert und ist damit ein starker Anwärter auf den Titel der besten Meeting-Aufzeichnungs-App für globale Teams.

Das wichtigste Unterscheidungsmerkmal der Plattform ist die Kombination aus umfangreicher Transkription in mehreren Sprachen und einem hochgradig funktionalen Bildschirmrekorder. Dadurch eignet sie sich ideal für Teams, die Produktdemos, Nutzerschulungen oder kollaborative Design-Sessions durchführen, bei denen sowohl Sprache als auch Bild entscheidend sind. Nach dem Meeting erstellt die KI Zusammenfassungen anhand anpassbarer Vorlagen, sodass Teams ihre Dokumentation für verschiedene Meeting-Typen – etwa Verkaufsgespräche, Projekt-Stand-ups oder One-on-Ones – standardisieren können und so für Konsistenz und Klarheit sorgen.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Notta is particularly effective for multilingual teams and individuals who need to manage a high volume of meetings and recorded files. Its clear minute quotas and generous upload limits on paid plans offer excellent value for heavy users. For those looking into more transcription options, you can explore some of the best free transcription software.

Preise & Einschränkungen

Notta bietet ein übersichtliches, gestaffeltes Preismodell, einschließlich eines kostenlosen Tarifs mit grundlegenden Funktionen. Der Pro-Tarif ist eine kostengünstige Option für leistungsstarke Einzelnutzer, während der Business-Tarif unbegrenzte Transkriptionsminuten bietet und damit hoch skalierbar ist. Allerdings haben die Tarife der unteren Stufen Begrenzungen der Aufnahmelänge pro Meeting, und erweiterte Verwaltungsfunktionen wie SSO und erhöhte Sicherheit sind den Business- und maßgeschneiderten Enterprise-Tarifen vorbehalten.

//www.notta.ai

8. Zoom

Obwohl Zoom in erster Linie als Videokonferenz-Gigant bekannt ist, hat es sich zu einer beeindruckenden Lösung für Meeting-Aufzeichnungen entwickelt – insbesondere für Teams, die bereits tief in seinem Ökosystem verankert sind. Die nativen Aufzeichnungsfunktionen sind sowohl zuverlässig als auch einfach und ermöglichen es Nutzer:innen, Meetings mit einem einzigen Klick lokal auf ihrem Computer oder in der Cloud zu speichern. Kostenpflichtige Tarife beinhalten Cloud-Speicher, was das Speichern, Verwalten und Teilen von Aufzeichnungen erleichtert, ohne lokalen Speicherplatz zu beanspruchen.

The platform’s major strength is its seamless integration and expanding AI features. The recently introduced Zoom AI Companion (available on select paid plans) provides automated summaries, smart chapters, and next steps directly within the Zoom interface. Furthermore, its extensive App Marketplace opens the door to a vast ecosystem of third-party AI notetakers like Fathom and Fireflies, allowing teams to choose the exact tools that fit their workflow. To understand your options better, you can learn more about AI meeting tools that integrate with popular video conferencing platforms.

Kernfunktionen & Anwendungsfälle

Zoom ist ideal für Organisationen, die eine All-in-One-Lösung für Kommunikation und Dokumentation wünschen und so den Bedarf an zusätzlicher Software minimieren. Die integrierte Aufzeichnungsfunktion ist perfekt für Schulungen, All-Hands-Meetings und Compliance-Zwecke, bei denen eine zuverlässige, hochwertige Videoaufzeichnung unerlässlich ist.