Hukum Perekaman Federal di AS
Undang-Undang Penyadapan federal (18 U.S.C. Pasal 2511), yang merupakan bagian dari Electronic Communications Privacy Act (ECPA), menetapkan aturan dasar persetujuan satu pihak untuk seluruh Amerika Serikat. Ini berarti bahwa pada tingkat federal, merekam percakapan adalah legal selama setidaknya satu peserta menyetujui perekaman tersebut.
Namun, masing-masing negara bagian dapat memberlakukan persyaratan yang lebih ketat. Ketika hukum negara bagian lebih ketat daripada hukum federal, hukum negara bagian yang berlaku. Inilah sebabnya mengapa memahami hukum di negara bagian Anda sendiri sangat penting untuk perekaman rapat yang sah.
Catatan Penting
Persetujuan satu pihak TIDAK mengizinkan Anda meninggalkan perangkat perekam tetap menyala lalu mengambilnya nanti. Anda harus hadir secara fisik dan berpartisipasi dalam percakapan tersebut untuk merekamnya secara legal berdasarkan undang-undang persetujuan satu pihak.
Negara dengan Persetujuan Satu Pihak vs Dua Pihak
Negara Bagian dengan Persetujuan Satu Pihak (38 Negara Bagian)
Di negara bagian ini, Anda secara hukum dapat merekam rapat atau panggilan jika Anda adalah peserta, tanpa perlu memberi tahu orang lain.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas
- Colorado, DC, Georgia, Hawaii
- Idaho, Indiana, Iowa, Kansas
- Kentucky, Louisiana, Maine, Minnesota
- Mississippi, Missouri, Nebraska, New Jersey
- New Mexico, New York, Carolina Utara
- Dakota Utara, Ohio, Oklahoma, Rhode Island
- Carolina Selatan, Dakota Selatan, Tennessee
- Texas, Utah, Virginia, Virginia Barat
- Wisconsin, Wyoming
Negara dengan Persetujuan Dua Pihak (12 Negara Bagian)
Di negara bagian ini, SEMUA peserta harus menyetujui untuk direkam. Merekam tanpa persetujuan dapat mengakibatkan hukuman pidana.
- California - Pelanggaran berat
- Connecticut
- Delaware
- Florida - Kejahatan tingkat tiga
- Illinois - Kejahatan kelas 4
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Montana
- Nevada
- New Hampshire
- Pennsylvania
- Washington
Panggilan Lintas Negara Bagian
Ketika peserta berada di negara bagian yang berbeda, pengadilan biasanya menerapkan hukum dari negara bagian tempat orang yang direkam berada. Misalnya, jika Anda berada di New York (satu pihak) dan merekam seseorang di California (semua pihak), maka hukum California yang lebih ketat yang berlaku. Selalu patuhi hukum yang paling ketat yang berlaku.
Hukum Perekaman Rapat Virtual
Hukum persetujuan yang sama yang berlaku untuk panggilan telepon juga berlaku untuk konferensi video di platform seperti Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, dan WebEx. Kerja jarak jauh membuat hal ini menjadi lebih rumit karena para peserta mungkin berada di negara bagian atau negara yang berbeda.
Notifikasi Platform
- Menampilkan indikator perekaman kepada semua peserta
- Menampilkan banner notifikasi perekaman
- Google Meet Mengumumkan ketika perekaman dimulai
- Pemberitahuan perekaman visual dan audio
Catatan: Notifikasi platform saja mungkin tidak memenuhi persyaratan persetujuan hukum di negara bagian dengan kewajiban persetujuan semua pihak.
Praktik Terbaik untuk Rapat Virtual
- Sertakan pemberitahuan perekaman dalam undangan kalender
- Umumkan perekaman secara lisan saat awal rapat
- Izinkan peserta untuk mengajukan keberatan atau meninggalkan rapat
- Mencatat persetujuan dalam catatan rapat
- Gunakan platform dengan fitur persetujuan bawaan
Persyaratan GDPR dan Perekaman di Eropa
Di bawah General Data Protection Regulation (GDPR), rekaman rapat yang menangkap data pribadi memerlukan dasar hukum yang jelas. Untuk sebagian besar situasi bisnis, ini berarti memperoleh persetujuan eksplisit dari semua peserta sebelum melakukan perekaman.
Persyaratan Persetujuan GDPR
Di bawah GDPR, persetujuan untuk perekaman harus:
- Peserta mengetahui mengapa panggilan direkam dan bagaimana data akan digunakan
- Diberikan melalui pilihan aktif (misalnya, mengatakan ya, mengklik terima)
- Diberikan secara sukarela: Tanpa tekanan atau kerugian jika mereka menolak
- Organisasi harus dapat membuktikan bahwa persetujuan telah diperoleh
Dasar Hukum untuk Perekaman
- Paling umum untuk tujuan pelatihan/kualitas
- Kepentingan yang Sah Mendokumentasikan perjanjian kontraktual
- Kebutuhan Kontraktual: Diperlukan untuk transaksi tertentu
Sanksi GDPR
- Denda hingga 20 juta euro
- Atau 4% dari perputaran global tahunan
- Berlaku jumlah mana pun yang lebih tinggi
- Ditambah potensi tanggung jawab perdata
Hak untuk Dilupakan
Berdasarkan GDPR Pasal 17, ketika seorang penduduk Uni Eropa menggunakan hak untuk dilupakan, organisasi harus menghapus semua data pribadi mereka termasuk rekaman panggilan. Sebuah mekanisme harus tersedia untuk menemukan dan menghapus data ini atas permintaan.
Hukum Perekaman di Tempat Kerja
Merekam percakapan di tempat kerja melibatkan pertimbangan tambahan di luar ketentuan hukum persetujuan standar. National Labor Relations Board (NLRB) telah memutuskan bahwa National Labor Relations Act dapat menggantikan undang-undang negara bagian tentang persetujuan untuk perekaman ketika karyawan terlibat dalam aktivitas yang dilindungi.
Keputusan Starbucks NLRB 2023
NLRB menetapkan bahwa karyawan dapat memperoleh perlindungan ketika merekam percakapan yang mendokumentasikan dugaan pelanggaran hukum ketenagakerjaan, bahkan di negara bagian dengan undang-undang persetujuan dua pihak. Ini berarti pemberi kerja dapat menghadapi tanggung jawab hukum jika mereka memberhentikan karyawan yang diam-diam merekam dengan tujuan mendokumentasikan pelanggaran di tempat kerja.
Untuk Pemberi Kerja
- Tetapkan kebijakan perekaman yang jelas dalam buku pegangan karyawan
- Latih karyawan tentang aturan perekaman
- Dapatkan persetujuan tertulis untuk rapat yang direkam
- Sadari perlindungan NLRA bagi karyawan
Untuk Karyawan
- Ketahui undang-undang persetujuan di negara bagian Anda
- Tinjau kebijakan perekaman pemberi kerja
- Memahami perlindungan NLRA
- Jika ragu, tanyakan kepada HR atau penasihat hukum
Praktik Terbaik untuk Perekaman Rapat Hukum
Selalu Lakukan
- Periksa undang-undang yang berlaku: Teliti undang-undang perekaman tingkat federal, negara bagian, dan internasional sebelum pertemuan apa pun
- Memberitahu peserta: Beritahu semua orang dengan jelas bahwa perekaman akan dilakukan
- Sediakan opsi untuk keluar dari layanan (opt-out): Izinkan peserta menolak perekaman atau keluar
- Persetujuan dokumen: Simpan catatan tentang bagaimana dan kapan persetujuan diperoleh
- Rekaman aman: Simpan rekaman dengan enkripsi yang tepat dan kontrol akses yang sesuai
- Tetapkan kebijakan retensi: Tetapkan berapa lama rekaman akan disimpan dan kapan rekaman tersebut akan dihapus
Jangan Pernah Melakukan
- Perekaman rahasia: Jangan pernah merekam tanpa pemberitahuan di yurisdiksi yang mensyaratkan persetujuan dua pihak
- Anggap pemberitahuan platform sudah cukup: Notifikasi bawaan mungkin tidak memenuhi semua persyaratan hukum
- Berbagi tanpa izin: Jangan pernah mendistribusikan rekaman kepada pihak yang tidak berwenang
- Simpan rekaman tanpa batas waktu: Menyusun dan mengikuti jadwal retensi data
- Rekam tanpa harus hadir Meninggalkan perangkat untuk merekam saat Anda tidak hadir adalah ilegal
Alat Rapat AI dan Kepatuhan
Asisten rapat AI yang merekam dan mentranskripsikan rapat harus mematuhi persyaratan hukum yang sama seperti metode perekaman lainnya. Sebagian besar alat rapat AI terkemuka menyertakan fitur kepatuhan untuk membantu organisasi memenuhi kewajiban hukum mereka.
Alat Rapat AI yang Patuh
Opsi Siap untuk Perusahaan
- Otter.ai - Bersertifikat SOC 2 Tipe II
- Fireflies.ai - Sesuai GDPR
- Gong - Keamanan perusahaan
- Paduan suara - Tersertifikasi GDPR/SOC 2
Fitur Kepatuhan Utama
- Notifikasi persetujuan otomatis
- Alur kerja persetujuan perekaman
- Enkripsi data saat diam dan dalam transit
- Manajemen kebijakan retensi
- Jejak audit dan log akses
Konsekuensi dari Perekaman Ilegal
Sanksi Pidana
- Kejahatan kelas 4, hingga 3 tahun penjara
- Denda hingga $2.500 dan/atau 1 tahun penjara
- Kejahatan tingkat tiga, hingga 5 tahun penjara
- Hingga 5 tahun penjara
Tanggung Jawab Perdata
- Kerugian nyata yang diderita oleh korban
- Ganti rugi menurut undang-undang (dapat signifikan)
- Biaya pengacara dan biaya pengadilan
- Ganti rugi hukuman dalam beberapa kasus
- Rekaman mungkin tidak dapat diterima sebagai bukti