Understanding where Microsoft Teams recordings are stored has become increasingly important as organizations rely more heavily on video conferencing for business communications. Whether you're searching for a missing recording, managing storage quotas, or setting up sharing permissions, knowing the ins and outs of Teams recording storage can save you time and frustration. This comprehensive guide explains exactly where your Teams recordings go and how to access, manage, and optimize their storage.
Penyimpanan Rekaman Microsoft Teams: Gambaran Lengkap
Microsoft Teams recordings are stored in two primary locations within the Microsoft 365 ecosystem: OneDrive for Business and SharePoint. The specific location depends on the type of meeting you're recording, with different rules applying to channel meetings versus private meetings. Understanding this distinction is crucial for locating recordings and managing permissions effectively.
Since Microsoft transitioned away from Stream storage in 2021, all Teams recordings now integrate directly with your organization's existing OneDrive and SharePoint infrastructure. This change provides better integration with Microsoft 365 but also means recordings count toward your storage quotas and follow your organization's file management policies.
Lokasi Penyimpanan berdasarkan Jenis Rapat
Rapat Privat dan Ad-Hoc
For meetings that aren't associated with a specific Teams channel, recordings are stored in the meeting organizer's OneDrive for Business account, regardless of who actually started the recording.
- One-on-one calls: Saved to organizer's OneDrive Recordings folder
- Group meetings: Stored in organizer's OneDrive regardless of who records
- Rapat terjadwal: Dikirim kepada orang yang membuat undangan rapat
- Rapat instan: Disimpan ke orang yang memulai rapat
- External meetings: Stored in the internal organizer's OneDrive account
Rapat Channel
When meetings are conducted within a Teams channel, recordings are automatically stored in the team's SharePoint site, making them accessible to all channel members.
- Lokasi kanal: situs SharePoint Teams di folder Recordings
- Struktur path: Documents > General > Recordings
- Hak akses: Tersedia untuk semua anggota kanal secara default
- Organisasi: Secara otomatis diatur berdasarkan tanggal dan topik rapat
- Izin: Mewarisi struktur izin saluran
Mengakses Rekaman Tim Anda
Menemukan Rekaman di OneDrive
- Buka aplikasi Microsoft Teams versi desktop atau web
- Click on 'Files' in the left sidebar
- Select 'OneDrive' from the available options
- Look for the 'Recordings' folder (created automatically when first recording)
- Jelajahi rekaman yang diatur berdasarkan tanggal dan judul rapat
- Klik salah satu rekaman untuk memutar, mengunduh, atau membagikannya
Menemukan Rekaman Rapat Channel
- Arahkan ke saluran Teams tertentu tempat rapat berlangsung
- Click on the 'Files' tab at the top of the channel
- Look for the 'Recordings' folder in the file listing
- Buka folder untuk melihat semua rekaman rapat saluran
- Gunakan fungsi pencarian untuk menemukan rekaman tertentu berdasarkan tanggal atau judul
Akses Langsung Melalui Chat
- Kembali ke obrolan rapat asli tempat perekaman dimulai
- Cari pemberitahuan otomatis tentang penyelesaian rekaman
- Klik tautan langsung yang diberikan dalam pesan chat
- Akses opsi rekaman termasuk putar, unduh, dan bagikan
- Lihat detail dan metadata rekaman
Memahami Kuota dan Batasan Penyimpanan
Dampak Kuota Penyimpanan
Semua rekaman rapat Teams dihitung terhadap kuota penyimpanan OneDrive dan SharePoint Anda yang sudah ada, yang dapat memengaruhi kemampuan Anda untuk membuat rekaman baru jika batas penyimpanan tercapai.
- Kuota OneDrive: Biasanya 1TB per pengguna di sebagian besar paket Microsoft 365
- Kuota SharePoint: Dibagikan di antara semua anggota tim dan konten
- Perkiraan ukuran file: Sekitar 400MB per jam rekaman
- Pengaturan kualitas: Rekaman berkualitas lebih tinggi menghabiskan lebih banyak ruang penyimpanan
- Notifikasi otomatis: Peringatan saat mendekati batas penyimpanan
Apa yang Terjadi Saat Penyimpanan Penuh
- Kegagalan perekaman: Rekaman baru mungkin gagal tersimpan dengan benar
- Penyimpanan sementara: Microsoft menyediakan penyimpanan cadangan sementara selama 21 hari
- Kesempatan mengunduh: Pengguna memiliki waktu terbatas untuk menyimpan rekaman di tempat lain
- Penghapusan otomatis: Rekaman sementara akan dihapus secara permanen setelah 21 hari
- Notifikasi kesalahan: Pesan yang jelas tentang masalah penyimpanan dan solusinya
Mengelola Penyimpanan Secara Efektif
- Pembersihan rutin: Hapus rekaman lama atau yang tidak diperlukan secara berkala
- Cadangan eksternal: Pindahkan rekaman penting ke solusi penyimpanan eksternal
- Opsi kompresi: Gunakan fitur kompresi bawaan untuk mengurangi ukuran file
- Kebijakan retensi: Terapkan kebijakan organisasi untuk pembersihan otomatis
- Pemantauan kuota: Pemeriksaan rutin atas penggunaan penyimpanan di seluruh organisasi
Izin Perekaman dan Kontrol Akses
Struktur Izin Default
Microsoft Teams secara otomatis memberikan izin berdasarkan partisipasi rapat dan hubungan organisasi, tetapi izin ini dapat disesuaikan oleh penyelenggara rapat.
- Peserta rapat: Akses tampilan otomatis untuk semua peserta internal
- Tamu eksternal: Tidak mendapat akses otomatis kecuali jika dibagikan secara eksplisit
- Hak penyelenggara: Kontrol penuh termasuk berbagi, mengedit, dan menghapus
- Penginisiasi rekaman: Izin edit dan manajemen
- Anggota channel: Akses tampilan untuk rekaman rapat channel
Menyesuaikan Tingkat Akses
Penyelenggara rapat dapat mengubah akses rekaman melalui tiga opsi utama:
- Semua orang: Semua peserta rapat dapat mengakses rekaman
- Penyelenggara dan co-organizer: Akses terbatas hanya untuk pimpinan
- Orang tertentu: Pilihan khusus tentang siapa yang dapat melihat atau mengedit
- Akses berbasis waktu: Tautan berbagi sementara dengan tanggal kedaluwarsa
- Perlindungan kata sandi: Keamanan tambahan untuk rekaman sensitif
Pertimbangan Berbagi Eksternal
- Kebijakan organisasi: Kepatuhan terhadap pembatasan berbagi eksternal
- Akses tamu: Izin terbatas untuk peserta eksternal
- Berbagi tautan: Tautan anonim untuk distribusi yang lebih luas jika diizinkan
- Pembatasan unduhan: Kontrol apakah pengguna eksternal dapat mengunduh
- Jejak audit: Pelacakan aktivitas akses eksternal dan aktivitas berbagi
Mengunduh dan Membagikan Rekaman
Proses Pengunduhan untuk Rekaman OneDrive
- Akses rekaman melalui Teams Files atau langsung OneDrive
- Klik pada file rekaman untuk membuka menu opsi
- Select 'Download' from the available actions
- Pilih kualitas dan format unduhan jika opsi tersedia
- Tunggu hingga unduhan selesai dan verifikasi integritas file
- Simpan ke lokasi yang dipilih di perangkat lokal atau penyimpanan eksternal
Unduhan Rekaman Channel SharePoint
- Arahkan ke saluran tim tempat rapat direkam
- Buka tab Files dan temukan folder Recordings
- Klik kanan pada file rekaman yang diinginkan
- Pilih opsi unduh dari menu konteks
- Konfirmasikan bahwa Anda memiliki izin untuk mengunduh (mungkin memerlukan persetujuan pemilik channel)
- Pantau progres unduhan dan verifikasi penyelesaiannya dengan sukses
Metode Berbagi dan Praktik Terbaik
- Tautan langsung: Bagikan tautan tampilan tanpa memerlukan pengunduhan file
- Integrasi email: Kirim rekaman melalui Outlook dengan izin yang sesuai
- Salin tautan: Hasilkan URL yang dapat dibagikan dengan tingkat akses yang dapat disesuaikan
