Panduan Cepat Anda untuk Menemukan Rekaman Teams
We’ve all been there: a crucial meeting ends, and you can't remember where the recording went. Don't worry, you're not alone. Finding your recording is usually simple once you know the secret: its location depends entirely on the type of meeting you just had.
Bagian ini adalah jalur cepat Anda untuk menemukan video itu. Sebelum kita masuk ke semua detail teknis yang rumit, mari kita selesaikan masalah yang paling mendesak dulu.
Your recording will almost always be in one of two places: your personal OneDrive account or your team’s SharePoint site. Understanding this one difference is the key to solving most "where did my recording go?" mysteries.
Di Mana Rekaman Tim Anda Disimpan
Saya telah menyusun tabel referensi cepat ini untuk membantu Anda tepat menemukan di mana harus melihat berdasarkan rapat yang Anda rekam. Ini benar-benar penyelamat saat Anda sedang terburu-buru.
| Jenis Rapat | Lokasi Penyimpanan Rekaman | Siapa yang Memiliki Akses Secara Default |
|---|---|---|
| Standard Meeting (from your calendar) | Folder "Recordings" OneDrive pribadi Anda. | Orang yang merekam dan semua undangan internal. |
| Channel Meeting (started in a Team) | Folder "Recordings" di situs SharePoint untuk channel tersebut. | Semua anggota saluran Tim tertentu itu. |
| Panggilan Satu Lawan Satu | Folder "Recordings" OneDrive milik orang yang menekan tombol rekam. | Hanya peserta panggilan. |
This little cheat sheet should get you to the right folder fast. Once you know whether to check OneDrive or SharePoint, finding the actual file is a breeze.
Sekarang setelah Anda punya peta, mari kita bahas cara tercepat untuk menampilkan rekaman tersebut langsung di dalam aplikasi Teams itu sendiri, baik saat Anda menggunakan komputer maupun ponsel.
Bagaimana Rekaman Disimpan di OneDrive dan SharePoint
Pernahkah Anda menyelesaikan rapat proyek dan bertanya-tanya kenapa rekamannya tersimpan di tempat yang sama sekali berbeda dari rekaman panggilan one-on-one Anda? Itu mungkin tampak acak, tetapi sebenarnya ada logika sederhana di balik di mana Microsoft Teams menyimpan rekaman Anda. Setelah Anda memahaminya, Anda akan tahu persis ke mana harus melihat setiap saat.
It all boils down to one simple question: Was the meeting part of a specific Team channel?
Jawaban atas pertanyaan itu menentukan apakah file video akan masuk ke OneDrive pribadi Anda atau ke situs SharePoint bersama. Perbedaan ini lebih dari sekadar detail teknis—ini menentukan siapa yang dapat melihat rekaman, bagaimana rekaman tersebut dikelola, dan dari mana Anda harus memulai pencarian.
Perbedaan antara OneDrive dan SharePoint Dijelaskan
Anggap saja ini seperti perbedaan antara file pribadi dan file tim. Microsoft secara otomatis memperlakukan rekaman dari obrolan pribadi atau rapat mandiri sebagai milik pribadi Anda, sementara rekaman dari rapat di channel dianggap sebagai aset yang menjadi milik seluruh tim.
Berikut penjelasan sederhananya:
- Standard Meetings Go to OneDrive: If you kick off a meeting from your Outlook or Teams calendar, or just start a group call that isn't connected to a channel, the recording goes into a special "Recordings" folder. This folder lives in the OneDrive for Business account of whoever hit the record button.
- Channel Meetings Go to SharePoint: When a meeting is scheduled or started inside a specific channel—say, the "Q4 Marketing Campaign" channel—the recording is saved to the "Recordings" folder within that channel's SharePoint document library.
Pengaturan ini sangat masuk akal. Secara bawaan, ini membuat konten terkait tim tetap dapat diakses oleh semua orang di tim, sementara rekaman rapat pribadi Anda tetap berada di bawah kendali pribadi Anda.
Mengapa Sistem Penyimpanan Ini Adalah Hal yang Baik
Perubahan ke penyimpanan rekaman di OneDrive dan SharePoint ini merupakan lompatan besar dibandingkan masa Microsoft Stream (Classic) yang lama. Sebelumnya, semua video terisolasi di platform terpisah. Sekarang, rekaman Teams Anda diperlakukan sama seperti file Office lainnya, seperti dokumen Word atau spreadsheet Excel.
This integration is fantastic because it unlocks the full power of the Microsoft 365 ecosystem. You can manage permissions with the same familiar controls, find videos using Microsoft Search, and apply the same governance and retention policies you use for other documents. Our detailed guide on where Teams recordings go dives deeper into this modern storage approach.
Anda akan melihat thumbnail seperti ini muncul di obrolan rapat setelah rekaman siap, memberi Anda dan peserta lainnya akses langsung.
Tautan langsung ini di chat sering kali menjadi cara tercepat untuk membuka rekaman Anda segera setelah rapat berakhir.
Menavigasi SharePoint untuk Rekaman Channel
Saat sebuah rekaman menjadi milik sebuah channel, rekaman itu menjadi milik tim. Menemukannya mudah karena disimpan di satu tempat pusat yang dapat diakses bersama.
Behind every Team you create, Microsoft automatically sets up a dedicated SharePoint site to store all the team's files. If you're new to this concept, understanding SharePoint Online is a great starting point, as this site is the collaboration hub for the team.
Untuk menemukan rekaman channel langsung di dalam SharePoint, berikut yang perlu Anda lakukan:
- Buka Team dan saluran spesifik tempat rapat tersebut berlangsung.
- Click on the "Files" tab at the top.
- Inside, you'll find a folder named "Recordings." Just open it up.
- Semua rekaman rapat untuk saluran itu akan ada tepat di sana.
Karena file tersebut ada di SharePoint, setiap anggota saluran Tim itu secara otomatis memiliki izin untuk menonton dan mengunduh rekaman. Tidak perlu repot dengan tautan berbagi—semuanya langsung berfungsi.
Namun, bagi admin TI, melacak rekaman di seluruh perusahaan adalah cerita yang berbeda. Menemukan rekaman rapat Teams dalam skala besar bersifat terfragmentasi secara operasional; tidak ada dasbor tunggal di Teams Admin Center yang dengan mudah menampilkan setiap rekaman yang dibuat. Admin sering harus menyusun informasi dari log audit dan pencarian file untuk menemukan rekaman yang tersebar di berbagai situs OneDrive dan SharePoint. Kenyataan ini membuatnya semakin penting bagi pengguna seperti kita untuk memahami aturan dasar penyimpanan sehingga kita dapat mengelola file kita sendiri secara efektif.
Di Mana Menemukan Rekaman Anda: Desktop, Web, dan Mobile
No matter where you work—at your desk, in a browser, or on your phone—Microsoft Teams keeps your meeting recordings within reach. But the quickest way to find a recording can change depending on which app you're using. Knowing the little shortcuts for each one will save you from digging around.
Hal utama yang perlu diingat adalah bahwa rekaman tersebut selalu terhubung ke riwayat chat rapat dan acara kalender aslinya. Triknya adalah hanya mengetahui di mana harus mengklik atau mengetuk untuk sampai ke sana, apa pun versi Teams yang Anda buka.
Menemukan Rekaman di Klien Desktop Teams
Sebagian besar dari kita menggunakan aplikasi desktop, dan untungnya, aplikasi itu memberikan jalur paling langsung ke video Anda. Tepat setelah rapat berakhir, sebuah tautan ke rekaman akan muncul langsung di chat rapat. Sulit untuk terlewatkan.
Jika Anda sedang mencari rekaman dari rapat yang lebih lama, Anda memiliki beberapa opsi yang cukup andal:
- The Meeting Chat: This is always my first stop. Head over to the Chat pane on the left, find the specific meeting (it will have the same title as the meeting), and just scroll up a bit. You'll see the recording waiting for you as a big, clickable thumbnail.
- The Calendar Event: Jump over to your Calendar in Teams. Find the past meeting, double-click it, and the recording link will be sitting right at the top of the Details tab, along with the chat history.
- A Channel's "Files" Tab: If the meeting happened in a specific channel (say, "Project Alpha"), navigate to that Team and channel. Click the Files tab at the top. You’ll find a folder conveniently named Recordings, and every video from that channel's meetings lives right there.
Bagan alur ini adalah cara yang bagus untuk memvisualisasikan ke mana rekaman Anda akan berakhir berdasarkan jenis rapatnya.
Seperti yang bisa Anda lihat, ini cukup sederhana: rapat standar disimpan ke OneDrive perekam, sementara rapat saluran disimpan di situs SharePoint bersama tim.
Mengakses Video di Aplikasi Web Teams
Aplikasi web Teams terasa hampir identik dengan aplikasi desktop, yang bagus untuk konsistensi. Jika Anda bekerja dari browser, semua trik yang sama berlaku. Anda dapat memeriksa obrolan rapat, menelusuri kalender Anda, atau membuka tab Files di sebuah channel.
Satu-satunya perbedaan nyata adalah ketika Anda mengeklik untuk memutar rekaman, rekaman tersebut akan terbuka di tab browser baru—langsung di Stream, OneDrive, atau SharePoint—alih-alih di jendela desktop terpisah. Ini adalah alur kerja berbasis browser yang rapi, dan sangat cocok jika Anda lebih suka tidak menginstal aplikasi lengkap.
Cara Menemukan Rekaman Teams di Ponsel Anda
Menemukan rekaman saat bepergian sama pentingnya, dan aplikasi seluler Teams menanganinya dengan baik. Karena tata letaknya dibuat untuk layar yang lebih kecil, navigasinya sedikit berbeda, tetapi tetap intuitif.
Ini adalah cara paling sederhana untuk melacak rekaman di ponsel Anda:
- Open the Teams app and tap the Chat icon in the bottom menu.
- Temukan obrolan rapat di daftar percakapan terbaru Anda dan ketuk obrolan tersebut.
- Gulir ke atas melalui chat—kamu akan melihat rekaman sebagai thumbnail yang bisa kamu ketuk untuk langsung memutarnya.
You can also use the calendar on mobile, which is a lifesaver for finding older recordings. Just tap the Calendar icon, find the day of the meeting, and select the event. The recording will be linked right in the meeting details. This is my go-to method when I know a meeting happened a few weeks ago and don't want to scroll endlessly through my chat feed.
Tidak peduli perangkat apa yang Anda gunakan, obrolan rapat adalah tempat paling andal untuk memulai. Obrolan berfungsi sebagai catatan resmi acara, dan Teams secara otomatis memposting rekaman di sana segera setelah diproses dan siap untuk ditonton.
Metode Pencarian Lanjutan untuk Admin
Sebagai admin TI, menemukan rekaman Teams tertentu jarang hanya soal mencari sebuah file. Biasanya itu terkait dengan tugas yang jauh lebih besar, seperti peninjauan kepatuhan, permintaan e-discovery hukum, atau audit internal. Saat Anda bertanggung jawab atas ratusan atau bahkan ribuan pengguna, menelusuri satu per satu situs OneDrive atau SharePoint sama sekali bukan pilihan.
This is where you have to go beyond the user-level tools. The Microsoft 365 ecosystem offers some incredibly powerful features for admins, allowing you to pinpoint recordings based on metadata, user activity, and even file content, regardless of where a file has been moved or what it’s been named. You’re no longer just finding your recording; you’re equipped to find any recording across the entire organization.
Menggunakan Log Audit untuk Mencatat Discovery
Your first port of call for tracking down a recording should be the Microsoft Purview compliance portal. The unified audit log here is a true goldmine, capturing a detailed history of user and admin activities across Microsoft 365, including everything that happens to a meeting recording.
Anggap saja ini sebagai alat forensik. Log audit dapat membantu Anda menjawab pertanyaan-pertanyaan kritis seperti:
- Who actually hit the record button? Search for the "Started recording" activity to nail down the user who kicked it off.
- Where did the file end up? The log entry usually includes the file path, pointing you straight to its home in OneDrive or SharePoint.
- Who has touched this file since? You can track a recording’s entire lifecycle by looking for "Accessed file" or "Shared file" activities.
A great starting point is to filter the audit log for "file and page activities" and then narrow it down with a keyword like .mp4. This approach is your best bet when all you have to go on is a vague meeting time or one of the participant's names.
Pencarian Konten dan eDiscovery untuk Legal Hold
When the stakes are higher—say, for legal or compliance reasons—the standard audit log might not be enough. This is the time to bring out the heavy hitters: Content Search and eDiscovery, both found within Microsoft Purview. These tools are built for comprehensive, tenant-wide searches that are defensible in legal settings.
Pencarian Konten memungkinkan Anda menjalankan pencarian terarah di seluruh situs SharePoint dan akun OneDrive di organisasi Anda. Misalnya, Anda dapat mencari semua rekaman yang dibuat oleh pengguna tertentu pada kuartal terakhir atau rekaman apa pun dengan kode proyek tertentu di nama filenya. Anda kemudian dapat mengekspor hasilnya untuk ditinjau tanpa menyentuh file aslinya.
For businesses dealing with a massive amount of video content, specialized digital asset management software can offer more advanced features for categorizing, storing, and quickly retrieving recordings beyond what Microsoft’s native tools provide.
Tantangan Skala dan Penyimpanan
The sheer volume of data that recordings generate is precisely why these admin tools are so critical. The storage footprint of Teams recordings can be staggering. To put it in perspective, an organization with 1 million active users could generate roughly 8.32 TB of raw recording files every year, and that's based on fairly modest usage. This massive scale makes any manual search process impossible.
Ini juga menyoroti perlunya mengindeks rekaman dengan metadata yang kaya—seperti penyelenggara, ID rapat, dan stempel waktu—menggunakan metode yang lebih otomatis dan terprogram.
Mengotomatiskan Discovery dengan PowerShell dan Graph API
When you're operating at scale, clicking through a graphical interface just won't cut it. This is where scripting and automation become your best friends. Both PowerShell and the Microsoft Graph API give you programmatic access to all this data, letting you build custom reports and discovery scripts tailored to your needs.
- You can use cmdlets for SharePoint Online and OneDrive to script a search for all files ending in ".mp4" across every single user site. This is fantastic for creating a complete inventory or finding all recordings tied to a specific project.
- Microsoft Graph API: The Graph API is even more powerful. It’s a unified endpoint for accessing data across all of Microsoft 365. You can use it to query meeting details, locate the associated recording files, and pull metadata that isn't even visible in the user interface. You could even build a custom dashboard to view all recording data across the organization.
Meskipun metode ini memerlukan beberapa pengetahuan teknis, metode ini memberi Anda kendali yang tak tertandingi. Anda dapat membangun alat tata kelola dan pelaporan yang tepat yang dibutuhkan organisasi Anda untuk mendapatkan kendali yang kuat atas perpustakaan rekaman Teams yang terus berkembang.
Memecahkan Masalah Umum pada Perekaman
Kita semua pernah mengalaminya. Kamu baru saja menyelesaikan sebuah rapat besar, dan seseorang langsung bertanya, "Rekaman rapatnya di mana?" Tapi saat kamu mengecek chat, tidak ada apa-apa di sana. Atau lebih parah lagi, kamu menemukan link-nya, mengkliknya, dan malah mendapat pesan "akses ditolak" yang sangat menjengkelkan.
Sangat mudah untuk berpikir bahwa rekaman tersebut hilang selamanya, tetapi jangan panik. Masalah-masalah ini sangat umum terjadi dan hampir selalu bisa diperbaiki begitu Anda tahu harus mencari di mana. Sebagian besar waktu, penyebabnya hanyalah penundaan pemrosesan sederhana, gangguan izin, atau kebijakan otomatis perusahaan yang bahkan tidak Anda ketahui keberadaannya.
Mengapa Rekaman Saya Sepenuhnya Hilang?
Penyebab paling sering dari rekaman yang “hilang” biasanya hanyalah keterlambatan. Ketika sebuah rapat berakhir, file video harus diproses terlebih dahulu oleh server Microsoft sebelum dapat muncul. Semakin lama rapatnya, semakin besar filenya, dan semakin banyak waktu yang diperlukan.
A one-hour meeting can easily take 20-30 minutes or more to process. If it was a multi-hour session, you might need to wait a bit longer. If a few hours pass and it's still MIA, the recording might have failed to save. This can happen if the person recording had a spotty internet connection or left the meeting abruptly before the file could finalize.
Berikut adalah daftar periksa cepat untuk kamu jalankan:
- Give It Time: For longer meetings, wait at least an hour before you start to worry.
- Check the Recorder's OneDrive: If it was a standard meeting, the file lives in the "Recordings" folder of whoever hit the record button. Have them check their OneDrive directly.
- Look in the Channel's SharePoint: For channel-based meetings, the recording should be in the channel's "Files" tab, inside a folder named "Recordings."
Memecahkan Masalah "Akses Ditolak"
Mendapatkan error "access denied" hampir selalu merupakan masalah izin, dan ini mudah diperbaiki. Secara default, hanya orang internal yang ada di undangan rapat asli yang mendapatkan hak menonton otomatis. Jika Anda adalah tamu eksternal atau seseorang menambahkan Anda ke panggilan setelah dimulai, Anda tidak akan memiliki akses.
The solution? Just ask the owner of the recording to share it with you. The owner is the person who initiated the recording, not necessarily the person who organized the meeting. They can find the file in their OneDrive or SharePoint, click the "Share" button, and grant you access directly.
