📊 Políticas de Retención de Datos por Herramienta
| Herramienta | Retención del Plan Gratuito | Retención de Planes de Pago | Política Personalizada |
|---|---|---|---|
| Fireflies.ai | 12 meses | Ilimitado | ✅ Enterprise |
| Otter.ai | Limitado | Personalizable | ✅ Negocio/Empresarial |
| Zoom AI Companion | Según la configuración de la cuenta | Según la configuración de la cuenta | ✅ Opción de cero retención |
| Jamie IA | Audio eliminado después del procesamiento | Transcripciones almacenadas | ⚠️ Limitado |
| tl;dv | Almacenamiento ilimitado | Almacenamiento ilimitado | ✅ Enterprise |
Nota Importante
Fireflies.ai mantiene una Política de retención de datos de 0 días con sus proveedores de transcripción y LLM, lo que significa que tus datos no se almacenan ni se utilizan para el entrenamiento de IA por parte de terceros.
🇪🇺 Tus derechos bajo el RGPD
Derecho de supresión (Artículo 17)
- ✓Solicita la eliminación de todos tus datos personales en cualquier momento
- ✓Data must be deleted "without undue delay"
- ✓Se aplica a grabaciones de reuniones, transcripciones y resúmenes
- ✓Las empresas deben proporcionar mecanismos de eliminación sencillos
Derecho de acceso (Artículo 15)
- ✓Ver todos los datos que la empresa tiene sobre ti
- ✓Saber cuánto tiempo se almacenarán los datos
- ✓Comprende quién tiene acceso a tus datos
- ✓Descarga tus datos en formato portátil
Minimización de datos (Artículo 5)
- ✓Las empresas solo pueden recopilar los datos que realmente necesitan
- ✓Los datos no deben conservarse por más tiempo del necesario
- ✓Los datos obsoletos o irrelevantes deben eliminarse o anonimizarse
📁 ¿Qué datos se almacenan?
🎙️ Archivos de Audio/Video
- •A menudo se elimina inmediatamente después de la transcripción
- •Algunas herramientas conservan los datos durante 30 días para controles de calidad
- •La IA de terceros de Zoom conserva los datos hasta 30 días
- •Los planes empresariales a menudo ofrecen cero retención de audio
📝 Transcripciones y Resúmenes
- •Normalmente se almacena indefinidamente para acceso del usuario
- •Puede ser eliminado manualmente por los usuarios
- •Las herramientas empresariales ofrecen expiración automática
- •Los elementos de la papelera se eliminan automáticamente después de 30 días
👤 Datos de Cuenta y Uso
- •Correo electrónico, nombre e información de facturación
- •Historial de inicio de sesión y datos de sesión
- •Analítica de uso de funciones
- •Conservado hasta la eliminación de la cuenta
🔗 Datos de Integración
- •Tokens de acceso al calendario
- •Sincronización de datos y contactos del CRM
- •Credenciales de conexión al espacio de trabajo
- •Revocable a través de la configuración de la cuenta
🛡️ Mejores Prácticas de Seguridad de Datos
Para individuos
- • Revisa y elimina periódicamente las grabaciones de reuniones antiguas
- • Usa herramientas con opciones claras de eliminación de datos
- • Habilita la expiración automática de transcripciones cuando esté disponible
- • Elige proveedores con sede en la UE para un procesamiento conforme al RGPD
- • Revisa las políticas de privacidad antes de registrarte
Para organizaciones
- • Implementar políticas de retención a nivel organizacional
- • Usa planes empresariales con controles de datos personalizados
- • Realiza auditorías de datos y limpieza con regularidad
- • Capacitar a los empleados en los procedimientos de manejo de datos
- • Asegúrate de que exista un DPA (Acuerdo de Tratamiento de Datos) en vigor
- • Elige herramientas con certificación SOC 2 Tipo II
Al eliminar tu cuenta
- • Solicita la exportación completa de datos antes de la eliminación
- • Confirmar el plazo de eliminación (generalmente dentro de 30 días)
- • Revoca primero todas las integraciones de terceros
- • Comprueba si las copias de seguridad también se eliminan
- • Obtén una confirmación por escrito de la eliminación de los datos
⚙️ Funciones de Cumplimiento Automatizado
Las modernas herramientas de reuniones con IA ofrecen cada vez más funciones automatizadas de cumplimiento para ayudar a las organizaciones a cumplir con los requisitos normativos:
Gestión Automática de Retención
- • Expiración de datos basada en políticas
- • Reglas de retención específicas por categoría
- • Flujos de trabajo de eliminación automatizada
- • Paneles de informes de cumplimiento
Automatización del Control de Acceso
- • Aplicación de permisos basada en roles
- • Principios de acceso de información necesaria
- • Generación de registro de auditoría
- • Revocación automática de acceso
📅 Actualizaciones Regulatorias 2025-2026
- 📋Simplificación del RGPD: Se espera que la Comisión Europea proponga simplificaciones del RGPD para junio de 2025, centrándose en reducir las cargas de mantenimiento de registros para las pymes.
- 🔍Auditorías Aumentadas Los reguladores están dando prioridad a las auditorías de retención y minimización de datos, enfocándose en las empresas que conservan datos sin una justificación clara.
- 🤖Pautas Específicas para IA: El Comité Europeo de Protección de Datos ha compartido opiniones sobre el uso de la IA en el cumplimiento del RGPD, con énfasis en los límites de conservación de los datos de entrenamiento.
- 📊Artículo 22 Aplicación: Aplicación más estricta de las normas sobre toma de decisiones automatizada, que exige supervisión humana para los sistemas basados en IA.
❓ Preguntas para Hacerle a su Proveedor
- 1.¿Cuánto tiempo conservan las grabaciones y transcripciones de las reuniones?
- 2.¿Puedo establecer períodos de retención personalizados para mi organización?
- 3.¿Se utilizan mis datos para entrenar sus modelos de IA?
- 4.¿Qué sucede con mis datos si cancelo mi suscripción?
- 5.¿Dónde se almacenan geográficamente mis datos?
- 6.¿Tienen disponible un Acuerdo de Procesamiento de Datos (DPA)?
- 7.¿Qué procesadores de terceros tienen acceso a mis datos?
- 8.¿Cómo solicito la eliminación completa de datos?