¿Alguna vez terminas una gran reunión y deseas poder darle a rebobinar? Todos hemos estado ahí.
Fortunately, recording a Zoom meeting is pretty straightforward. If you're the host, it's as simple as hitting the 'Record' button at the bottom of your screen. You'll get a choice: save the file right to your computer (local recording) or send it to the Zoom cloud.
Para los participantes, es una historia diferente. Primero necesitarás obtener permiso del anfitrión. Una vez que lo concedan, verás que aparece el botón de grabación. Esta sencilla función se ha convertido en una piedra angular absoluta de cómo trabajan juntos los equipos modernos.
Por qué grabar reuniones de Zoom lo cambia todo
Grabar reuniones ya no es solo una función “agradable de tener”; es una práctica empresarial estándar. Es más que solo archivar: es una herramienta poderosa para aumentar la productividad, crear materiales de capacitación y asegurarse de que ninguna idea brillante se pierda entre tanto. Cuando un miembro clave del equipo no puede asistir a la llamada en vivo, una grabación lo pone al día con todo el contexto crucial.
This has become more important than ever. Zoom's explosive growth led to over 3.3 trillion annual meeting minutes worldwide. With the average meeting running about 52 minutes and a whopping 89% of usage being for business, it's clear why. Recording has become essential for everything from compliance and training to simply reviewing important discussions across its 504,900 business customers. You can explore more data on video conferencing trends to see just how much these tools are shaping the way we work.
Beneficios clave de grabar tus reuniones
Más allá de simplemente tener una copia de seguridad, grabar tus reuniones desbloquea algunas ventajas realmente prácticas que pueden mejorar de inmediato el flujo de trabajo de tu equipo. Piénsalo como convertir una conversación de una sola vez en un activo duradero.
- Asynchronous Collaboration: Recordings are a lifesaver for teams spread across different time zones. Everyone can stay aligned without having to be in every live session. They can catch up on discussions, understand the decisions, and contribute when they're back online.
- Enhanced Training and Onboarding: Imagine having a library of recorded training sessions, product demos, or client kickoffs. It creates a consistent, scalable resource for getting new hires up to speed quickly and effectively.
- Improved Accuracy and Accountability: Ever try to remember a specific detail, date, or commitment from a past meeting? A recording is your single source of truth, cutting through any "he-said, she-said" confusion.
- Content Repurposing: That one webinar or expert interview you hosted? It can be sliced and diced into blog posts, social media clips, or internal knowledge base articles, getting way more mileage out of the original event.
Understanding why you're recording helps you get the most out of the how. Before we get into the step-by-step, you need to know your options. The two main ways to record in Zoom are local recording and cloud recording, and they each have their own pros and cons. Your choice will really depend on your account type, how much storage you need, and what you plan to do with the video later on.
Cómo los anfitriones pueden grabar una reunión de Zoom
Como anfitrión, estás al mando. Tienes control total sobre la grabación de la reunión, y ese poder comienza mucho antes de que alguien siquiera se una a la llamada. Unos minutos dedicados a tus ajustes de antemano pueden ahorrarte un enorme dolor de cabeza después y garantizar que captures exactamente lo que necesitas.
Lo primero es lo primero: tienes que asegurarte de que la función de grabación esté activada en tu cuenta. Es una configuración sencilla, única, que actúa como el interruptor principal y te da la posibilidad de grabar cuando estás en directo.
Habilitar la grabación en la configuración de tu cuenta
You won’t find this option in the desktop app. To activate recording, you need to log into your account on the Zoom web portal using a browser.
Once you’re signed in, look for the Settings section in the menu on the left, then click into the Recording tab. You'll see two key options: Local recording and Cloud recording. Go ahead and flip the switch for one or both, depending on what your plan allows and what you need.
A real game-changer here is the Automatic recording setting. If you're running critical meetings you can't afford to forget—like a client kickoff or a compliance session—you can set Zoom to start recording the second the meeting begins. It's a fantastic safety net.
Con tu configuración lista, puedes entrar a tu reunión y empezar a grabar con confianza.
Iniciando la grabación en una reunión en vivo
Alright, your meeting is live. Take a look at the control bar at the bottom of the Zoom window and you'll see a Record button. If it's not immediately visible, it might be hiding under the More menu, which looks like three dots (...).
Haz clic en él. Si habilitaste ambos tipos de grabación en tu configuración, Zoom te preguntará dónde quieres guardarla:
- Record on this Computer: This saves the meeting files directly onto your hard drive. It’s available on both free and paid plans.
- Record to the Cloud: This saves the recording to your online Zoom account. You'll need a paid subscription for this one.
Una vez que hayas hecho tu elección, la grabación comienza al instante. Verás una pequeña luz roja y un indicador de "Grabando..." aparecer en la esquina superior izquierda. Esto es visible para todos, así que no hay misterio sobre si la reunión está siendo grabada.
Gestionar los controles de grabación
While the meeting is being recorded, you have a couple of handy controls. You can Pause the recording to skip over a scheduled break or some off-topic chatter, then hit Resume when you're ready to get back to the important stuff. This little trick can save you a ton of editing time later.
When you want to end the recording completely, just click Stop. You can actually stop and restart the recording multiple times in one meeting. Every time you do, Zoom creates a brand-new, separate video file.
Esto es increíblemente útil para sesiones largas. Imagina que estás dirigiendo un taller de tres horas. Podrías grabar la primera hora sobre "Teoría", detenerla y luego iniciar una nueva grabación para "Aplicación práctica". Esto divide el contenido en partes fáciles de digerir, lo que hace mucho más sencillo que la gente encuentre exactamente lo que necesita más adelante.
Qué sucede después de que termina la reunión
The final step is completely automatic. As soon as you click End Meeting, Zoom gets to work.
- For Local Recordings: A small window will appear telling you the recording is "converting." The longer the meeting, the longer this takes. When it's done, a folder will pop right up on your screen containing the MP4 video, M4A audio, and chat text files.
- For Cloud Recordings: You don't have to lift a finger. Zoom handles all the processing on its own servers. A little while later, you’ll get an email letting you know your recording is ready to view, share, or download from the Recordings section of your Zoom web portal. This is a huge benefit, as it doesn't tie up your computer's resources or eat up your hard drive space.
Entender estas opciones significa que puedes pulsar grabar sin pensarlo dos veces y siempre saber exactamente dónde encontrar tus archivos cuando la reunión haya terminado.
Grabar una reunión de Zoom como participante
So, you're not the host, but you absolutely need a copy of the meeting. This happens all the time, especially with jam-packed training sessions or critical client debriefs where every little detail matters. The good news? You can record a Zoom meeting as a participant.
La cuestión, sin embargo, es que todo depende de obtener permiso.
Zoom está diseñado con la privacidad como eje central, así que ni siquiera verás un botón de grabación hasta que el anfitrión te dé luz verde. Intentar saltarte esto con grabadores de pantalla de terceros es una mala idea: puede causar fallos técnicos y, lo que es más importante, es una gran ruptura de confianza que podría violar las políticas de privacidad. La mejor manera es siempre la más directa: simplemente pregunta.
Cómo solicitar acceso a una grabación de manera profesional
Asking for permission doesn't need to be a big deal. The trick is to be polite, clear, and briefly explain why you need to record. My go-to method is sending a private message to the host right in the Zoom chat. It's discreet and doesn't interrupt the meeting for everyone else.
Aquí tienes algunas formas en que he visto que esto se formula de manera eficaz:
- For better note-taking: "Hi [Host's Name], this is great info. To make sure I capture all the details accurately, would you mind enabling recording for me?"
- To share with a teammate: "Hi [Host's Name], my colleague [Colleague's Name] couldn't make it today but would really benefit from this. Would it be okay if I recorded the session to share with them?"
- For complex projects: "Hi [Host's Name], this is a very detailed kickoff. Could you please grant me permission to record so our team can refer back to the specific requirements?"
Una solicitud simple y respetuosa como esta ayuda mucho. En la mayoría de los entornos profesionales, los anfitriones están encantados de acceder una vez que saben por qué lo estás pidiendo.
Qué sucede cuando el anfitrión concede permiso
Once the host gives you the go-ahead, you'll see a notification pop up. Suddenly, the Record button will appear in your control bar at the bottom of the screen. If you don't spot it right away, check under the More menu (the three dots), as it sometimes hides in there.
Go ahead and click Record.
One key difference to know: unlike hosts with paid accounts, participants are almost always limited to a local recording. This just means the video file saves directly onto your computer, not to the Zoom cloud.
Just like the host, you’ll have controls to Pause or Stop the recording whenever you need. This is super handy for skipping over a 10-minute break or an off-topic side conversation.
Cuando termine la reunión, no te preocupes si el archivo no está ahí inmediatamente. Zoom necesita unos minutos para procesar y convertir el video. Aparecerá una pequeña ventana mostrando el progreso. Cuando esté listo, se abrirá automáticamente una carpeta directamente en tu computadora. Dentro, encontrarás tu archivo de video MP4, un archivo de audio M4A por separado y cualquier registro de chat guardado.
Just a heads-up: make sure you have enough free space on your computer beforehand. High-quality video files can be surprisingly large—a one-hour meeting can easily eat up several hundred megabytes, sometimes even more.
Dominar la configuración y los permisos de grabación de Zoom
If you want to move beyond basic recordings and create a truly polished asset, you’ll need to look past the in-meeting controls. The real power lies in your account settings on the Zoom web portal.
Head over to Settings, then click the Recording tab. This is your command center for customizing everything about your final video, ensuring it captures exactly what you and your audience need.
Personalizando el diseño de tu grabación en la nube
One of the most important decisions you'll make is the video layout. Zoom offers a few different flavors for cloud recordings, and each one serves a unique purpose.
- Active speaker with shared screen: This is my go-to for most situations. It keeps the focus squarely on the presenter while making sure any slides or documents are perfectly clear.
- Gallery view with shared screen: When you want to capture the energy and reactions of the whole team during a presentation, this is the perfect choice. I find it’s especially useful for collaborative workshops or brainstorming sessions.
- Record active speaker, gallery view, and shared screen separately: This is the power-user option. It saves each view as a separate video file, giving you incredible flexibility in post-production. A video editor can then switch between views to create a much more dynamic and engaging final cut.
Piensa en el objetivo de tu reunión. Para un webinar formal, la vista del orador activo es limpia y profesional. Para una sincronización animada del equipo, la vista de galería conserva ese ambiente colaborativo.
Desbloqueando funciones avanzadas de grabación
Más allá del diseño, la página de configuración ofrece algunos controles granulares fantásticos que pueden aumentar seriamente el valor de tu grabación. Estos son los pequeños detalles que marcan una gran diferencia.
One of my favorite features is the ability to create separate audio files for each participant. For anyone who’s ever tried to edit audio, you know this is an absolute game-changer. If one person has a barking dog in the background, you can simply edit their audio track without ruining the sound for everyone else.
Algunas otras configuraciones potentes que siempre recomiendo revisar:
- Add a timestamp to the recording: This is a simple checkbox that overlays the date and time on the video. It can be a lifesaver for compliance or official record-keeping.
- Display participants' names in the recording: This little touch adds a lot of clarity, making sure viewers always know who is speaking.
- Audio transcript: By enabling this, Zoom will automatically transcribe your cloud recording's audio, giving you a searchable text file of the entire conversation.
Como muestra este árbol de decisiones, el proceso para que un participante grabe es bastante sencillo.
La conclusión clave es clara: como participante, tu capacidad para grabar depende completamente de obtener el permiso del anfitrión de la reunión.
Gestionar permisos y compartir de forma segura
Si estás gestionando una cuenta de equipo, obtienes una capa adicional de control. Desde el panel de administración, puedes decidir quién puede grabar. Podrías desactivar la grabación para ciertos grupos de usuarios o aplicar configuraciones específicas para todos, como exigir la grabación automática para todas las reuniones organizadas por tu equipo de ventas. Esto es excelente para mantener la consistencia y el cumplimiento.
Una vez que tu grabación en la nube esté lista, compartirla es fácil, pero conviene ser inteligente con la seguridad. Cuando obtienes el enlace para compartir, Zoom te ofrece algunas opciones:
- Set an expiration date: The link will automatically deactivate after a date you choose—perfect for time-sensitive info.
- Require a passcode: Add an extra layer of security by making viewers enter a password to access the recording.
- Allow viewers to download: You can decide whether people can only stream the recording or if they can download the MP4 file to their own computer.
Of course, after a recording is saved, you need to find it. If you're not sure where your files end up, our guide on where Zoom saves recordings can help you track them down on any device. Getting a handle on these settings ensures your valuable meeting content is not only well-produced but also properly protected.
Consejos para grabaciones de Zoom de alta calidad
Pulsar el botón de grabar es fácil. Pero crear una grabación que la gente realmente quiera ver—una que sea clara, profesional y que no haga que desconecten—requiere un poco más de reflexión. La buena noticia es que unos pequeños ajustes antes de ponerte en vivo pueden marcar una gran diferencia.
Piensa en tu grabación como un activo valioso. Ya sea que la estés creando para formación, cumplimiento normativo o simplemente para poner al día a colegas que no pudieron asistir, un producto final pulido dice mucho. Veamos algunos consejos prácticos para mejorar tu próxima grabación.
Perfecciona la calidad del audio
Nada arruina una grabación más rápido que un audio malo. Si la gente no puede escuchar con claridad lo que se está diciendo, el video es básicamente inútil. El micrófono integrado de tu portátil puede estar bien para una videollamada rápida, pero para una grabación es un lastre. Suelen captar cada clic del teclado, el zumbido del ventilador y el eco en la habitación.
La mejora más grande que puedes hacer es conseguir un micrófono externo.
- USB Microphones: These are my go-to recommendation. They're plug-and-play and offer a massive leap in clarity, isolating your voice and cutting down on distracting background noise.
- Headsets with a Boom Mic: A good headset is also a fantastic option. It keeps the microphone a consistent distance from your mouth, so your volume and clarity stay steady, even if you move around.
If you really want to get serious about sound, it’s worth understanding microphone polar patterns. This will help you pick a mic that’s designed to capture your voice while ignoring other sounds around you.
Optimiza tu vídeo y la iluminación
Un video claro mantiene a tu audiencia comprometida. También ayuda a transmitir todas esas señales no verbales que se pierden en un formato solo de audio. No necesitas un presupuesto de Hollywood, solo algunos aspectos básicos para verte lo mejor posible.
Lighting is everything. The most common mistake I see is people sitting with a bright window behind them, which instantly turns them into a dark silhouette. You want the light source in front of you, not behind. Natural light from a window you're facing is often the most flattering. If that’s not an option, even a simple desk lamp or a ring light will do wonders.