In einer schnelllebigen Arbeitsumgebung ist manuelles Mitschreiben ein Rezept für verpasste Details. Wichtige Entscheidungen, Aufgabenpunkte und entscheidendes Kundenfeedback gehen häufig im Durcheinander von aufeinanderfolgenden Anrufen verloren. Das Kernproblem ist nicht mangelnde Konzentration, sondern die Unmöglichkeit, gleichzeitig aktiv an einem Gespräch teilzunehmen und es perfekt zu dokumentieren. Hier kommen automatisierte Tools ins Spiel, die sicherstellen, dass jeder wichtige Moment präzise erfasst wird.
The best meeting transcription software does more than just convert speech to text. It uses AI to automatically record, transcribe, summarize, and identify key takeaways from your discussions on platforms like Zoom, Google Meet, and Microsoft Teams. This frees up your team to engage fully in the conversation, confident that a reliable, searchable record is being created in the background. Finding the right tool, however, depends entirely on your specific needs, team size, and workflow.
Dieser Leitfaden bietet eine umfassende Aufschlüsselung der 12 besten Plattformen, die im Jahr 2025 verfügbar sind. Wir schneiden durch das Marketing-Jargon und liefern Ihnen eine klare, praxisnahe Analyse jeder Option. Sie finden:
- Eine Rangliste basierend auf realer Leistung und Funktionen.
- Detaillierte Vor- und Nachteile sowie konkrete Anwendungsszenarien.
- Klare Preisaufschlüsselungen für unterschiedliche Teamgrößen.
- Screenshots und direkte Links, die dir helfen, jedes Tool schnell zu bewerten.
Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, die ideale Software auszuwählen, um die Gespräche Ihres Teams in umsetzbare Erkenntnisse zu verwandeln, Zeit zu sparen und die Nachfass-E-Mails à la „Wer sollte was machen?“ zu eliminieren. Finden wir die Lösung, die zu Ihrem Arbeitsablauf passt.
1. Otter.ai
Otter.ai ist in dieser Kategorie ein bekannter Name und festigt seine Spitzenposition, indem es weniger wie ein einfaches Transkriptionstool und mehr wie ein dedizierter KI-Meeting-Assistent agiert. Es integriert sich nahtlos mit Zoom, Google Meet und Microsoft Teams und schickt seinen „OtterPilot“-Bot, um automatisch an deinen Anrufen teilzunehmen, sie aufzuzeichnen und zu transkribieren. Das macht es zu einer der besten Meeting-Transkriptionssoftware-Optionen für Teams, die eine zuverlässige „Einrichten-und-vergessen“-Lösung benötigen.
The platform truly excels in its post-meeting workflow. Users get an AI-generated summary, a list of action items, and a fully searchable transcript with clear speaker identification. You can even ask Otter's AI Chat questions about the meeting content, such as "What were the Q3 budget concerns?" to get instant answers without rereading the entire transcript. This feature alone makes it invaluable for busy professionals and distributed teams. For a deeper dive into its capabilities, you can explore what Otter.ai is and how it streamlines communication.
Hauptfunktionen & Preise
Die Stärke von Otter.ai liegt in seinem ausgewogenen Funktionsumfang und den großzügigen Planlimits. Besonders der Business-Tarif bietet eine beträchtliche Anzahl an Transkriptionsminuten und ist damit eine kosteneffiziente Wahl für aktive Teams.
- Best For: Individuals and teams of all sizes needing automated meeting documentation and collaborative follow-up.
- Standout Feature: The OtterPilot automatically joins and transcribes calendar events, and its AI Chat lets you query meeting content for quick insights.
- Pros: Excellent mobile apps, extensive collaboration tools, and high per-conversation transcription limits.
- Cons: Advanced integrations, like connecting to HubSpot or other CRMs, are locked behind the more expensive Enterprise plan.
- Pricing: Offers a free Basic plan. Paid plans start with Pro at 16.99/user/month and Business at 35/user/month, with custom pricing for Enterprise.
Website: //otter.ai
2. Fireflies.ai
Fireflies.ai schafft sich seinen Platz als eine der besten Optionen für Meeting-Transkriptionssoftware, indem es sich auf tiefgehende Integrationen und leistungsstarke, vertriebsorientierte Analysen konzentriert. Wie seine Mitbewerber schickt es einen KI-Notetaker namens „Fred“ zu deinen Kalendereinträgen auf Zoom, Google Meet und Microsoft Teams, um Gespräche aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Es ist eine ideale Wahl für Teams, die möchten, dass ihre Meetingdaten direkt in ihre bestehenden Workflows und CRMs einfließen.
The platform's strength lies in its Conversation Intelligence features, which are particularly useful for sales and customer success teams. Fireflies.ai can analyze talk time, sentiment, and keyword mentions across all your meetings, providing valuable insights into team performance and customer interactions. Its AI assistant, AskFred, allows you to chat with your meetings to pull up key information instantly. You can get a better sense of its capabilities by exploring what Fireflies.ai is and how its features work together.
Hauptfunktionen & Preise
Fireflies.ai zeichnet sich durch unbegrenzte Transkriptionsminuten in den kostenpflichtigen Tarifen und umfassende Unterstützung für über 69 Sprachen aus und ist damit eine äußerst skalierbare und kosteneffiziente Lösung für global agierende Teams.
- Best For: Sales teams, global organizations, and businesses wanting to integrate meeting data directly into their CRMs.
- Standout Feature: Conversation Intelligence provides analytics on speaker talk time and sentiment, while its wide range of native integrations connects seamlessly to platforms like Salesforce and HubSpot.
- Pros: Generous unlimited transcription on paid plans, extensive language support, and powerful analytics for performance tracking.
- Cons: The best analytics and conversation intelligence features are reserved for the more expensive Business plan, and some AI features operate on a separate credit system.
- Pricing: Offers a free plan with limited transcription credits. Paid plans start with Pro at 18/user/month and Business at 29/user/month, with custom Enterprise pricing available.
Website: //fireflies.ai
3. Fathom
Fathom schafft sich seine Nische, indem es sich als KI-Notiztool positioniert, das speziell für kundenorientierte Teams optimiert ist, insbesondere in Vertrieb und Customer Success. Es integriert sich direkt in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams, um Anrufe automatisch aufzuzeichnen, zu transkribieren und zusammenzufassen. Seine wahre Stärke liegt in der Fähigkeit, maßgeschneiderte Zusammenfassungen basierend auf der Art des Meetings zu erstellen, was es zu einer der besten Meeting-Transkriptionssoftwares für Teams macht, die bestimmten Playbooks folgen.
Die Plattform geht über einfache Transkription hinaus, indem sie es Nutzern ermöglicht, während eines Anrufs Highlights zu erstellen und wichtige Erkenntnisse direkt an CRMs wie HubSpot und Salesforce zu übermitteln. Diese Workflow-Automatisierung ist ein Wendepunkt für Vertriebsmitarbeiter, die Deal-Notizen aktualisieren müssen, oder für Support-Mitarbeiter, die Kundenfeedback protokollieren. Fathoms Fokus auf strukturierte, rollenbasierte Zusammenfassungen und die direkte CRM-Integration macht es zu einem leistungsstarken Tool, um administrative Aufgaben nach Meetings zu straffen und sicherzustellen, dass wichtige Daten niemals verloren gehen.
Hauptfunktionen & Preise
Fathoms Reiz liegt in seinem großzügigen kostenlosen Angebot und seinem Fokus auf teambasierte Arbeitsabläufe. Die Möglichkeit, Anrufdaten direkt in ein CRM zu synchronisieren, ohne manuelle Eingabe, ist für umsatzorientierte Teams eine enorme Zeitersparnis.
- Best For: Sales teams, customer success managers, and any client-facing professional needing to sync meeting notes with their CRM.
- Standout Feature: The ability to generate customized summary templates (e.g., for sales discovery or support calls) and one-click CRM sync for call notes and highlights.
- Pros: Offers unlimited recordings and transcriptions on its free plan, excellent CRM and Slack integrations, and powerful team collaboration features like call playlists.
- Cons: Advanced administrative controls, such as SSO and data retention policies, are reserved for the more expensive Team Edition plan.
- Pricing: Offers a robust free plan for individuals. The Team Edition starts at $24/user/month, with custom pricing available for enterprise needs.
Website: //fathom.video
4. Avoma
Avoma positioniert sich als End-to-End-Assistent für den gesamten Meeting-Lebenszyklus und geht über einfache Transkription hinaus, indem es Terminplanung, KI-generierte Notizen und tiefgehende Gesprächsanalysen umfasst. Es verbindet sich mit allen wichtigen Konferenzplattformen, CRMs und Dialern, zeichnet Gespräche automatisch auf und transkribiert sie, um eine einheitliche Quelle der Wahrheit zu schaffen. Dadurch ist es eine der besten Optionen für Meeting-Transkriptionssoftware für Vertriebs-, Customer-Success- und umsatzorientierte Teams, die Gespräche in großem Umfang analysieren müssen.
Die Plattform überzeugt, indem sie direkt aus Meetingdaten umsetzbare Erkenntnisse liefert. Sie extrahiert automatisch zentrale Themen, identifiziert To-dos und erstellt detaillierte KI-Zusammenfassungen, die direkt in Ihr CRM übertragen werden können. Mit Funktionen wie Gesprächs-Playlists für Schulung und Coaching sowie einem „Ask Avoma“-Assistenten, mit dem sich Meetingdetails abfragen lassen, verwandelt sie rohe Transkripte in strategische Assets. Ihr großzügiges Preismodell, bei dem nur aufzeichnende Nutzer eine kostenpflichtige Lizenz benötigen, macht es ganzen Organisationen möglich, Meeting-Intelligenz anzusehen und gemeinsam daran zu arbeiten.
Hauptfunktionen & Preise
Der einzigartige Mehrwert von Avoma liegt in seinem modularen Design, das Teams ermöglicht, zunächst mit leistungsstarker Transkription und KI-Notizen zu starten und später erweiterte Funktionen für Gesprächs- und Umsatz-Intelligence hinzuzufügen, wenn sie wachsen. Diese Skalierbarkeit, kombiniert mit robuster Sicherheit, macht es zu einem starken Anwärter.
- Best For: Sales, customer success, and revenue teams needing a unified platform for meeting intelligence, coaching, and CRM integration.
- Standout Feature: The AI Note Taker provides real-time transcription and generates structured summaries, while its deep CRM integrations automatically sync call data.
- Pros: Free view-only seats for non-recording team members, enterprise-grade security (SOC 2, HIPAA), and modular add-ons for specialized intelligence.
- Cons: Add-on costs for revenue and conversation intelligence can increase the total price significantly, and enterprise plans have minimum seat requirements.
- Pricing: Offers a free Basic plan. Paid plans start with Starter at 24/user/month and Plus at 59/user/month. Advanced and Enterprise plans are also available.
Website: //www.avoma.com
5. Grain
Grain ist für Teams gemacht, die nicht nur Meetings transkribieren, sondern Erkenntnisse aus Kundengesprächen extrahieren, teilen und skalieren möchten. Es fungiert als KI-Notizenschreiber, der deinen Anrufen in Zoom, Google Meet und Microsoft Teams beitritt, aber seine eigentliche Stärke liegt darin, aus euren Gesprächen eine teilbare Videobibliothek zu erstellen. Das macht es zu einer der besten Optionen für Meeting-Transkriptionssoftware für Vertriebs-, Customer-Success- und Produktteams, die die Stimme der Kund:innen direkt in ihre Workflows integrieren müssen.
Die Plattform überzeugt darin, lange Aufzeichnungen in umsetzbare, leicht verdauliche Assets zu verwandeln. Während eines Calls kannst du Schlüsselmomente in Echtzeit hervorheben, die Grain dann in teilbare Videoausschnitte mit vollständigen Transkripten verwandelt. Diese Clips können in „Stories“ oder Playlists organisiert werden, um Produktfeedback, Kundenreferenzen oder Verkaufs-Einwände zu präsentieren. Das direkte Synchronisieren dieser Erkenntnisse in Tools wie Slack, Notion oder Salesforce verwandelt Meeting-Daten von einem statischen Protokoll in eine dynamische, kollaborative Ressource.
Hauptfunktionen & Preise
Grains einzigartiger Wert liegt in seinem Fokus auf die Schaffung eines Hubs für „Conversation Intelligence“. Sein großzügiger Gratis-Tarif ist ein großartiger Einstiegspunkt für Einzelpersonen, während die kostenpflichtigen Stufen leistungsstarke Team-Analysen freischalten.
- Best For: Customer-facing teams (sales, success, research) that need to share key meeting moments and build a customer insights library.
- Standout Feature: The ability to create and share video highlight clips from meetings, complete with transcripts, which can be embedded in other tools.
- Pros: Excellent for clipping and sharing key insights, strong team collaboration features, and a generous free plan with unlimited recordings.
- Cons: Uploading past recordings is limited on the free tier, and advanced conversation intelligence features require more expensive plans.
- Pricing: Offers a free "Notetaker" seat. Paid plans start with the Starter plan at 19/user/month and the Business plan at 39/user/month.
Website: //grain.com
6. Notta
Notta positioniert sich als leistungsstarker KI-Meeting-Recorder, Transkribierer und Zusammenfasser mit einem starken Fokus auf mehrsprachige Unterstützung. Es ist für globale Teams konzipiert, die häufig in verschiedenen Sprachen kommunizieren, und bietet nahtlose Live-Transkription und -Übersetzung. Die Plattform integriert sich mit wichtigen Meeting-Tools wie Zoom und Google Meet, indem sie ihren Bot zum Aufzeichnen und Transkribieren von Sitzungen sendet, was sie zu einem starken Anwärter auf die beste Meeting-Transkriptionssoftware für internationale Unternehmen macht.
Besonders nützlich ist Notta durch seinen Fokus auf sprachübergreifende Workflows. Nutzer können nicht nur ein genaues Transkript mit Sprechererkennung erhalten, sondern es auch direkt in der Plattform in mehrere Sprachen übersetzen. Die Benutzeroberfläche ist klar und intuitiv, was den Prozess der Verwaltung von Aufnahmen, der Anpassung des Vokabulars für höhere Genauigkeit und des Exports von Transkripten vereinfacht. Die Einbindung von CRM- und Zapier-Integrationen in den Business-Tarifen hilft außerdem, nachgelagerte Maßnahmen nach Meetings für Vertriebs- und Operationsteams zu optimieren.
Hauptfunktionen & Preise
Notta bietet ein ausgewogenes Verhältnis von Transkriptionsminuten und erweiterten Funktionen, insbesondere für Teams, die administrative Aufsicht und mehrsprachige Möglichkeiten benötigen. Die Enterprise-Kontrollen der Plattform, wie SSO, bieten einen erheblichen Mehrwert für größere Organisationen.
- Best For: Global and cross-language teams needing accurate transcription with built-in translation.
- Standout Feature: The Transcript Translation capability allows users to instantly convert meeting notes into different languages, breaking down communication barriers.
- Pros: Competitive pricing for the number of transcription minutes offered, intuitive user interface, and robust enterprise-level admin controls like SSO and audit logs.
- Cons: Some translation add-ons come with extra fees, and per-conversation time limits are based on the subscription plan.
- Pricing: A free plan is available. Paid plans start with Pro at 14.99/user/month and Business at 59/user/month, with custom pricing for Enterprise.
Website: //www.notta.ai
7. Tactiq
Tactiq hebt sich als leichtgewichtiges, aber leistungsstarkes Transkriptionstool hervor, das hauptsächlich über eine einfache Chrome-Erweiterung bereitgestellt wird. Es integriert sich direkt in deinen Browser, um Gespräche aus Google Meet, Zoom und Microsoft Teams zu erfassen, wodurch der Einrichtungsprozess unglaublich schnell und unkompliziert wird. Dieser Ansatz positioniert Tactiq als eine der besten Meeting-Transkriptionssoftwares für Nutzer, die sofortigen Mehrwert ohne komplexe Installationen oder administrativen Aufwand wünschen.
The platform generates real-time captions and transcripts, but its real value comes from its post-meeting AI features. Tactiq provides AI-generated summaries, action items, and even allows you to ask questions about the meeting content. Its innovative AI Workflow Builder lets you automate post-meeting tasks, like sending key takeaways to a Notion page or creating follow-up tickets in a project management tool. This focus on automation helps teams streamline their workflows and discover how to take better meeting notes with minimal effort.
Hauptfunktionen & Preise
Tactiq bietet eine überzeugende Mischung aus Zugänglichkeit und fortschrittlicher KI-Funktionalität, mit transparenten Preisen, die sowohl für Einzelpersonen als auch für wachsende Teams attraktiv sind. Die Plattform ist außerdem SOC 2- und ISO 27001-zertifiziert und gewährleistet damit Sicherheit auf Enterprise-Niveau.
- Best For: Individuals, freelancers, and teams looking for an easy-to-deploy browser extension for real-time transcription and AI-powered meeting summaries.
- Standout Feature: The AI Workflow Builder and Meeting Agents automate post-meeting actions, saving significant time on administrative follow-up.
- Pros: Extremely fast and simple setup, clear and affordable pricing tiers, and a good balance of transcription accuracy and AI-generated insights.
- Cons: Lacks the deep conversation intelligence analytics of some dedicated CI platforms, and expanded admin controls are reserved for higher-tier plans.
- Pricing: Offers a free plan with 10 meeting transcriptions. Paid plans start with Pro at 12/user/month and Team at 20/user/month, with custom Enterprise options.
Website: //tactiq.io
8. Rev
Rev sichert sich seinen Platz, indem es einen leistungsstarken hybriden Ansatz bietet, der KI-gesteuerte Geschwindigkeit mit menschlicher Genauigkeit kombiniert. Während sich viele Tools ausschließlich auf Automatisierung konzentrieren, stellt Rev eine integrierte Plattform bereit, auf der du ein sofortiges KI-Transkript von deinem Zoom-, Google Meet- oder Microsoft Teams-Call erhältst und dann nahtlos auf ein zu 99 % genaues, menschlich erstelltes Transkript upgraden kannst, wenn es besonders wichtig ist. Diese Flexibilität macht es zu einer der besten Optionen für Meeting-Transkriptionssoftware für Nutzer, die sowohl alltägliche Effizienz als auch garantierte Präzision für kritische Aufzeichnungen benötigen.
Die Plattform ist ideal für Organisationen, die mit sensiblen oder komplexen Inhalten arbeiten, bei denen Transkriptionsfehler ausgeschlossen sind, wie etwa rechtlichen Aussagen, medizinischen Konsultationen oder Vorstandssitzungen. Der KI-Notetaker übernimmt die alltägliche Dokumentation, während die bedarfsgesteuerten professionellen Dienstleistungen für Transkription, Untertitel und Untertitelung Barrierefreiheit und Compliance sicherstellen. Diese zweigleisige Strategie ermöglicht es Teams, Kosten effektiv zu steuern, indem sie KI für große Mengen und menschliche Experten für Qualitätssicherung einsetzen, wenn es am wichtigsten ist.
Hauptfunktionen & Preise
Revs einzigartiges Wertversprechen ist sein All-in-One-Servicemodell, das ein breites Spektrum an Anforderungen in Bezug auf Genauigkeit und Budget abdeckt. Das Abonnement umfasst eine großzügige Menge an KI-Transkription mit klarer Minutenpreisgestaltung für menschliche Dienste.
- Best For: Organizations in legal, media, and academic fields requiring a mix of fast AI transcription and high-accuracy, human-verified transcripts.
- Standout Feature: The ability to escalate an AI transcript to a human professional with a single click, providing a seamless workflow from automated draft to polished final document.
