Understanding where Microsoft Teams recordings are stored has become increasingly important as organizations rely more heavily on video conferencing for business communications. Whether you're searching for a missing recording, managing storage quotas, or setting up sharing permissions, knowing the ins and outs of Teams recording storage can save you time and frustration. This comprehensive guide explains exactly where your Teams recordings go and how to access, manage, and optimize their storage.
Archiviazione delle registrazioni di Microsoft Teams: la panoramica completa
Microsoft Teams recordings are stored in two primary locations within the Microsoft 365 ecosystem: OneDrive for Business and SharePoint. The specific location depends on the type of meeting you're recording, with different rules applying to channel meetings versus private meetings. Understanding this distinction is crucial for locating recordings and managing permissions effectively.
Since Microsoft transitioned away from Stream storage in 2021, all Teams recordings now integrate directly with your organization's existing OneDrive and SharePoint infrastructure. This change provides better integration with Microsoft 365 but also means recordings count toward your storage quotas and follow your organization's file management policies.
Posizioni di archiviazione per tipo di riunione
Riunioni private e ad hoc
For meetings that aren't associated with a specific Teams channel, recordings are stored in the meeting organizer's OneDrive for Business account, regardless of who actually started the recording.
- One-on-one calls: Saved to organizer's OneDrive Recordings folder
- Group meetings: Stored in organizer's OneDrive regardless of who records
- Riunioni programmate: Va alla persona che ha creato l'invito alla riunione
- Riunioni istantanee: Salvato alla persona che ha avviato la riunione
- External meetings: Stored in the internal organizer's OneDrive account
Riunioni dei canali
When meetings are conducted within a Teams channel, recordings are automatically stored in the team's SharePoint site, making them accessible to all channel members.
- Posizione del canale: sito SharePoint di Teams nella cartella Recordings
- Struttura del percorso: Documenti > Generale > Registrazioni
- Diritti di accesso: Disponibili per impostazione predefinita a tutti i membri del canale
- Organizzazione: Organizzato automaticamente per data e argomento della riunione
- Permessi: Eredita la struttura delle autorizzazioni del canale
Accedere alle registrazioni del tuo team
Trovare le registrazioni in OneDrive
- Apri l'applicazione desktop o web di Microsoft Teams
- Click on 'Files' in the left sidebar
- Select 'OneDrive' from the available options
- Look for the 'Recordings' folder (created automatically when first recording)
- Sfoglia le registrazioni organizzate per data e titolo della riunione
- Fai clic su qualsiasi registrazione per riprodurre, scaricare o condividere
Individuazione delle registrazioni delle riunioni del canale
- Vai al canale specifico di Teams in cui si è svolta la riunione
- Click on the 'Files' tab at the top of the channel
- Look for the 'Recordings' folder in the file listing
- Apri la cartella per vedere tutte le registrazioni delle riunioni del canale
- Usa la funzione di ricerca per trovare registrazioni specifiche per data o titolo
Accesso Diretto Tramite Chat
- Torna alla chat originale della riunione in cui è stata avviata la registrazione
- Cerca notifiche automatiche sul completamento della registrazione
- Fai clic sul link diretto fornito nel messaggio della chat
- Accedi alle opzioni di registrazione, inclusi riproduci, scarica e condividi
- Visualizza i dettagli e i metadati della registrazione
Comprendere quote e limitazioni di archiviazione
Impatto della quota di archiviazione
Tutte le registrazioni delle riunioni di Teams vengono conteggiate nelle quote di archiviazione esistenti di OneDrive e SharePoint, il che può influire sulla tua possibilità di creare nuove registrazioni se vengono raggiunti i limiti di archiviazione.
- Quota di OneDrive: in genere 1 TB per utente nella maggior parte dei piani Microsoft 365
- Quota di SharePoint: Condivisa tra tutti i membri del team e i contenuti
- Stime delle dimensioni dei file: circa 400 MB per ogni ora di registrazione
- Impostazioni di qualità: Registrazioni di qualità superiore consumano più spazio di archiviazione
- Notifiche automatiche: Avvisi quando ci si avvicina ai limiti di archiviazione
Cosa succede quando l’archiviazione è piena
- Errore di registrazione: Le nuove registrazioni potrebbero non essere salvate correttamente
- Archiviazione temporanea: Microsoft fornisce uno spazio di backup temporaneo di 21 giorni
- Opportunità di download: Gli utenti hanno tempo limitato per salvare le registrazioni altrove
- Eliminazione automatica: le registrazioni temporanee vengono eliminate definitivamente dopo 21 giorni
- Notifiche di errore: messaggi chiari sui problemi di archiviazione e sulle soluzioni
Gestire lo spazio di archiviazione in modo efficace
- Pulizia regolare: elimina periodicamente le registrazioni vecchie o non necessarie
- Backup esterno: Sposta le registrazioni importanti su soluzioni di archiviazione esterne
- Opzioni di compressione: utilizza le funzionalità di compressione integrate per ridurre le dimensioni dei file
- Politiche di conservazione: implementa politiche organizzative per la pulizia automatica
- Monitoraggio delle quote: controlli regolari sull’utilizzo dello spazio di archiviazione in tutta l’organizzazione
Autorizzazioni di Registrazione e Controllo degli Accessi
Struttura di Autorizzazioni Predefinita
Microsoft Teams assegna automaticamente le autorizzazioni in base alla partecipazione alle riunioni e alle relazioni organizzative, ma queste possono essere personalizzate dagli organizzatori delle riunioni.
- Partecipanti alla riunione: accesso automatico alla visualizzazione per tutti i partecipanti interni
- Ospiti esterni: Nessun accesso automatico a meno che non venga esplicitamente condiviso
- Diritti dell’organizzatore: Controllo completo, inclusa la condivisione, la modifica e l’eliminazione
- Iniziatore della registrazione: Autorizzazioni di modifica e gestione
- Membri del canale: Accesso in sola visualizzazione alle registrazioni delle riunioni del canale
Personalizzare i livelli di accesso
Gli organizzatori della riunione possono modificare l’accesso alle registrazioni tramite tre opzioni principali:
- Tutti: Tutti i partecipanti alla riunione possono accedere alla registrazione
- Organizzatori e co-organizzatori: accesso limitato solo alla leadership
- Persone specifiche: selezione personalizzata di chi può visualizzare o modificare
- Accesso basato sul tempo: Link di condivisione temporanei con date di scadenza
- Protezione tramite password: sicurezza aggiuntiva per le registrazioni sensibili
Considerazioni sulla condivisione esterna
- Politiche dell'organizzazione: Conformità alle restrizioni sulla condivisione esterna
- Accesso ospite: Permessi limitati per i partecipanti esterni
- Condivisione dei link: link anonimi per una distribuzione più ampia, se consentito
- Restrizioni di download: Controllo sulla possibilità per gli utenti esterni di effettuare download
- Tracciabilità: monitoraggio degli accessi esterni e delle attività di condivisione
Download e Condivisione delle Registrazioni
Processo di download per le registrazioni OneDrive
- Accedi alla registrazione tramite File di Teams o direttamente da OneDrive
- Fai clic sul file di registrazione per aprire il menu delle opzioni
- Select 'Download' from the available actions
- Scegli la qualità e il formato di download se sono disponibili opzioni
- Attendi il completamento del download e verifica l’integrità del file
- Salva nella posizione preferita sul dispositivo locale o su un’unità di archiviazione esterna
Download registrazioni del canale SharePoint
- Vai al canale del team in cui è stata registrata la riunione
- Apri la scheda File e individua la cartella Registrazioni
- Fai clic con il tasto destro sul file di registrazione desiderato
- Seleziona l’opzione di download dal menu contestuale
- Conferma di avere l’autorizzazione per effettuare il download (potrebbe essere necessaria l’approvazione del proprietario del canale)
- Monitora l'avanzamento del download e verifica l'avvenuto completamento con successo
Condivisione di Metodi e Best Practice
- Link diretti: Condividi link di visualizzazione senza richiedere il download dei file
- Integrazione email: Invia registrazioni tramite Outlook con le autorizzazioni appropriate
- Copia link: genera URL condivisibili con livelli di accesso personalizzabili
