Undang-Undang Perekaman Federal (AS)
Undang-Undang Penyadapan federal (18 U.S.C. Bagian 2511), yang merupakan bagian dari Electronic Communications Privacy Act (ECPA), menetapkan aturan dasar persetujuan satu pihak. Ini berarti bahwa pada tingkat federal, perekaman percakapan adalah legal selama setidaknya satu peserta dalam percakapan tersebut menyetujui untuk direkam.
Namun, masing-masing negara bagian dapat memberlakukan persyaratan yang lebih ketat. Ketika hukum negara bagian lebih membatasi daripada hukum federal, hukum negara bagianlah yang berlaku. Inilah sebabnya memahami persyaratan persetujuan di negara bagian Anda sangat penting untuk perekaman rapat yang legal.
Catatan Penting
Persetujuan satu pihak TIDAK berarti Anda boleh meninggalkan perangkat perekam dalam keadaan menyala lalu mengambilnya nanti. Anda harus menjadi peserta aktif dalam percakapan tersebut untuk merekamnya secara legal berdasarkan undang-undang persetujuan satu pihak.
Negara dengan Persetujuan Satu Pihak vs Dua Pihak
Negara Bagian dengan Persetujuan Satu Pihak (38 Negara Bagian + DC)
Di negara bagian ini, Anda dapat secara legal merekam rapat jika Anda adalah peserta, tanpa perlu memberi tahu peserta lainnya.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Colorado
- DC, Georgia, Hawaii, Idaho, Indiana, Iowa
- Kansas, Kentucky, Louisiana, Maine, Minnesota
- Mississippi, Missouri, Nebraska, New Jersey
- New Mexico, New York, Carolina Utara
- Dakota Utara, Ohio, Oklahoma, Oregon (elektronik)
- Rhode Island, Carolina Selatan, Dakota Selatan
- Tennessee, Texas, Utah, Virginia
- Virginia Barat, Wisconsin, Wyoming
Negara Bagian dengan Persetujuan Dua Pihak (Semua Pihak)
Di negara bagian ini, SEMUA peserta harus menyetujui untuk direkam. Perekaman tanpa persetujuan dari semua pihak dapat mengakibatkan sanksi pidana.
- California - Kejahatan berat (felony), denda hingga $2.500
- Connecticut - Dua pihak untuk elektronik
- Delaware
- Florida - Kejahatan tingkat tiga
- Illinois - Kejahatan kelas 4
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Montana
- Nevada
- New Hampshire
- Pennsylvania
- Washington
Rapat Lintas Negara Bagian dan Jarak Jauh
Ketika peserta rapat berada di negara bagian yang berbeda, pengadilan biasanya menerapkan hukum negara bagian tempat orang yang direkam berada. Sebagai contoh, jika Anda berada di New York (satu pihak) merekam seseorang di California (semua pihak), maka hukum California yang lebih ketatlah yang berlaku. Untuk rapat jarak jauh, selalu patuhi hukum yang paling ketat yang berlaku di antara semua peserta.
Persetujuan Tersirat vs Eksplisit
Persetujuan Tersirat
Di beberapa yurisdiksi, persetujuan dapat diartikan secara implisit ketika para peserta melanjutkan percakapan setelah diberi pemberitahuan yang jelas bahwa percakapan tersebut sedang direkam, bahkan jika mereka tidak secara eksplisit menyatakan bahwa mereka menyetujui.
- Pengumuman lisan saat awal rapat
- Notifikasi platform (Zoom, Teams)
- Undangan rapat yang menyatakan perekaman
- Tetap berada dalam rapat setelah pengumuman
Persetujuan Eksplisit
Diwajibkan berdasarkan GDPR dan direkomendasikan sebagai praktik terbaik. Peserta secara aktif dan jelas menyetujui untuk direkam melalui suatu tindakan khusus.
- Formulir persetujuan tertulis ditandatangani
- “ya” verbal direkam pada audio
- Pengakuan klik/centang
- Konfirmasi email atas persetujuan
GDPR dan Persyaratan Eropa
Di bawah General Data Protection Regulation (GDPR), rekaman rapat yang menangkap data pribadi memerlukan dasar hukum yang jelas. Untuk sebagian besar situasi bisnis, ini berarti memperoleh persetujuan eksplisit dari semua peserta sebelum melakukan perekaman. Standar persetujuan yang sah berdasarkan GDPR secara signifikan lebih tinggi dibandingkan dengan persyaratan di Amerika Serikat.
Standar Persetujuan GDPR
Di bawah GDPR, persetujuan untuk perekaman harus:
- Diberikan secara sukarela: Tanpa tekanan atau kerugian jika menolak
- Jelas tentang apa yang direkam dan mengapa
- Peserta memahami tujuan dan penggunaan data
- Diberikan melalui tindakan afirmatif yang jelas (bukan keheningan atau kotak yang sudah dicentang sebelumnya)
Apa yang Dilarang oleh GDPR
- Diam atau tidak bertindak sebagai persetujuan
- Kotak persetujuan yang sudah tercentang sebelumnya
- Persetujuan yang digabungkan dengan ketentuan lain
- Merekam tanpa pemberitahuan yang jelas
- Persetujuan yang diperoleh di bawah tekanan
Hak GDPR untuk Peserta
- Hak untuk menarik persetujuan kapan saja
- Hak atas akses terhadap data yang direkam mereka
- Hak untuk meminta penghapusan
- Hak atas portabilitas data
- Hak untuk menolak pemrosesan
Sanksi GDPR
Ketidakpatuhan terhadap GDPR dapat mengakibatkan denda hingga 20 juta euro atau 4% dari omset global tahunan, mana saja yang lebih tinggi. Selain itu, individu dapat mengajukan gugatan perdata atas kerugian yang timbul akibat perekaman tanpa izin.
Persyaratan UK GDPR
Inggris sekarang beroperasi di bawah kerangka UK GDPR miliknya sendiri, yang mempertahankan arsitektur inti dari EU GDPR. Organisasi harus menunjukkan dasar hukum untuk merekam rapat, dengan persetujuan menjadi dasar yang paling umum untuk tujuan pelatihan dan kualitas.
Persyaratan Utama UK GDPR
- Simpan catatan yang jelas yang menunjukkan bagaimana persetujuan diperoleh
- Beritahu peserta sebelum merekam, bukan saat atau setelahnya
- Hak penarikan: Sediakan cara mudah untuk mencabut persetujuan kapan saja
- Tidak ada perekaman diam-diam: Merekam tanpa memberi tahu peserta adalah tindakan yang melanggar hukum
Pembaruan 2026
Karena Undang-Undang Data (Penggunaan dan Akses) akan berlaku mulai 19 Juni 2026, panduan UK GDPR sedang ditinjau dan mungkin akan berubah. Organisasi harus memantau pembaruan ICO untuk persyaratan terkini.
Persetujuan Rapat di Tempat Kerja
Perekaman rapat di tempat kerja melibatkan pertimbangan tambahan. Di bawah GDPR, persetujuan tidak dapat digunakan sebagai dasar hukum dalam konteks ketenagakerjaan karena adanya ketimpangan kekuasaan antara pemberi kerja dan karyawan. Sebagai gantinya, organisasi biasanya mengandalkan kepentingan yang sah, yang memerlukan penilaian terdokumentasi.
Untuk Pemberi Kerja
- Tetapkan kebijakan perekaman yang jelas dalam buku pedoman karyawan
- Lakukan Penilaian Kepentingan yang Sah (LIA)
- Latih manajer tentang prosedur perekaman
- Mendokumentasikan semua praktik perekaman
- Sadari perlindungan NLRA bagi karyawan
Untuk Karyawan
- Kenali undang-undang persetujuan di negara bagian Anda
- Tinjau kebijakan perekaman pemberi kerja
- Pahami perlindungan NLRA untuk mendokumentasikan pelanggaran
- Minta konfirmasi tertulis mengenai kebijakan persetujuan
- Jika ragu, konsultasikan dengan HR atau penasihat hukum
Fitur Persetujuan Platform Video
Platform konferensi video utama menyertakan notifikasi persetujuan bawaan, tetapi ini saja mungkin tidak memenuhi persyaratan hukum di semua yurisdiksi. Selalu lengkapi fitur platform dengan prosedur persetujuan Anda sendiri.
Notifikasi Platform
- Menampilkan indikator perekaman kepada semua peserta
- Microsoft Teams: Menampilkan banner notifikasi perekaman
- Google Meet: Mengumumkan saat perekaman dimulai
- Peringatan perekaman visual dan audio
Catatan: Notifikasi platform mungkin tidak memenuhi semua persyaratan persetujuan hukum, terutama di negara bagian dengan persetujuan dua pihak.
Praktik Terbaik untuk Rapat Virtual
- Sertakan pemberitahuan perekaman dalam undangan kalender
- Umumkan secara lisan bahwa rapat direkam saat rapat dimulai
- Izinkan peserta untuk menyampaikan keberatan atau keluar
- Mencatat persetujuan dalam catatan rapat
- Gunakan platform dengan fitur persetujuan yang dapat dikonfigurasi
- Minta pengakuan verbal dari semua peserta
Praktik Terbaik Persetujuan
Proses Persetujuan Praktik Terbaik
- Notifikasi pra-rapat: Sertakan pemberitahuan perekaman di semua undangan kalender
- Kebijakan tertulis: Bagikan kebijakan perekaman Anda sebelum rapat
- Pengumuman lisan: Nyatakan tujuan perekaman di awal rapat
- Konfirmasi pemilihan keluar: Izinkan peserta keluar tanpa penalti
- Persetujuan dokumen: Catat keputusan persetujuan untuk catatan kepatuhan
- Berikan akses: Bagikan cara peserta dapat mengakses data mereka
Contoh Pengumuman Persetujuan
"Rapat ini sedang direkam untuk [tujuan spesifik: pelatihan, dokumentasi, kepatuhan]. Dengan terus berpartisipasi, Anda menyetujui perekaman ini. Jika Anda tidak ingin direkam, silakan keluar dari rapat sekarang atau matikan kamera dan mikrofon Anda. Rekaman akan disimpan selama [periode penyimpanan] dan dapat diakses oleh [peran spesifik]. Jika Anda memiliki pertanyaan tentang kebijakan perekaman kami, silakan hubungi [informasi kontak]."
Alat Rapat AI dan Persetujuan
Asisten rapat AI yang merekam dan mentranskripsikan rapat harus mematuhi persyaratan persetujuan yang sama seperti metode perekaman lainnya. Sebagian besar alat rapat AI terkemuka menyertakan fitur untuk membantu organisasi memenuhi kewajiban hukum mereka.
Alat Rapat AI yang Patuh
Opsi Siap untuk Perusahaan
- Otter.ai - Tersertifikasi SOC 2 Tipe II
- Fireflies.ai - Patuh terhadap GDPR
- Gong - Keamanan tingkat perusahaan
- Sembly AI - Bersertifikat SOC 2
Fitur Persetujuan Utama
- Notifikasi persetujuan otomatis
- Alur kerja persetujuan perekaman
- Mekanisme pengunduran diri peserta
- Pencatatan persetujuan dan jejak audit
- Pesan notifikasi yang dapat dikonfigurasi
Konsekuensi Merekam Tanpa Izin
Sanksi Pidana (AS)
- Kejahatan kelas 4, hingga 3 tahun penjara
- Denda hingga $2.500 dan/atau 1 tahun penjara
- Kejahatan tingkat tiga, hingga 5 tahun penjara
- Hingga 5 tahun penjara
- Hingga 5 tahun penjara
Tanggung Jawab Perdata
- Kerugian nyata yang diderita oleh korban
- Ganti rugi berdasarkan undang-undang (dapat signifikan)
- Biaya pengacara dan biaya pengadilan
- Ganti rugi hukuman dalam beberapa kasus
- Rekaman mungkin tidak dapat diterima sebagai alat bukti
- Denda GDPR hingga 4% dari pendapatan global