Taking Minutes of Meeting a Practical Guide

मीटिंग मिनट्स लेना मूल रूप से मीटिंग के दौरान क्या चर्चा हुई, क्या निर्णय लिए गए, और किसे कौन-सा काम सौंपा गया—इन सबका लिखित रिकॉर्ड तैयार करना है। यह सुनने में भले ही आसान लगे, लेकिन यही एक आदत प्रोडक्टिव बातचीत को पूरी तरह समय की बर्बादी से अलग करती है। इसी के ज़रिए आप बातों को असली, मापने योग्य प्रगति में बदलते हैं।

क्यों बेहतरीन मीटिंग मिनट्स हैं गेम-चेंजर

आइए सच्चाई मानें—मिनट्स लिखना अक्सर ऐसा काम लगता है जो कोई करना नहीं चाहता। लेकिन अगर मैं आपसे कहूँ कि यह आपकी टीम के पास मौजूद सबसे शक्तिशाली टूल्स में से एक है? सही तरीके से किया जाए तो मिनट्स लिखना सिर्फ एक प्रशासनिक काम नहीं रहता; यह एक रणनीतिक कदम बन जाता है जो उन महंगी गलतफहमियों और प्रोजेक्ट में होने वाली देरी को रोकता है, जो बहुत सी टीमों को पीछे रखती हैं।

इस बारे में सोचिए: एक प्रोजेक्ट टीम कॉल खत्म करती है, और सभी को लगता है कि वे एक ही पेज पर हैं। लेकिन नोट्स बहुत अस्पष्ट हैं, बस एक पंक्ति: "मार्केटिंग प्लान पर चर्चा की गई।" एक हफ्ते बाद, डिज़ाइनर सोशल मीडिया कैंपेन लेकर आता है, लेकिन राइटर ने कई दिन लगाकर ब्लॉग सीरीज़ का ड्राफ्ट तैयार किया होता है। दोनों ने अच्छा काम किया, लेकिन वे पूरी तरह से असंगत थे। घंटों की मेहनत बेकार चली गई।

सभी को उत्तरदायी और एकजुट रखें

इस तरह की चीज़ें हर समय होती रहती हैं। किसने, क्या और कब तक करने की प्रतिबद्धता की है, इसका स्पष्ट रिकॉर्ड न हो तो जवाबदेही बस गायब हो जाती है। विस्तृत मिनट्स उस एकल सत्य स्रोत को बनाते हैं जो पूरी टीम को एक ही दिशा में आगे बढ़ने में मदद करता है—जो आजकल बिल्कुल महत्वपूर्ण हो गया है, क्योंकि हमारे कैलेंडर लगातार वर्चुअल कॉल्स से भरे रहते हैं।

And the need for this skill is only getting bigger. The total number of meetings worldwide was projected to climb by 11% in 2023, with predictions showing a massive jump to 34% within five years. This explosion is mostly thanks to virtual meetings, which skyrocketed from 48% of all meetings in 2020 to an incredible 77% in 2022. You can dig deeper into these meeting trends in this detailed report.

बातचीत को कार्रवाई में बदलना

मिनिट्स अच्छी तरह से बनाना सीखना ही वह तरीका है जिससे आप सुनिश्चित करते हैं कि मूल्यवान चर्चा वास्तविक परिणामों तक पहुँचे। एक अच्छी तरह लिखी गई सारांश यह सुनिश्चित करती है कि मीटिंग की रफ्तार सभी के लॉग ऑफ करते ही बस यूं ही खत्म न हो जाए। यह एक आधिकारिक रिकॉर्ड बन जाता है, जो स्पष्ट करता है कि किसकी क्या ज़िम्मेदारी है और भविष्य के लिए एक उपयोगी संदर्भ के रूप में काम करता है।

आख़िरकार, बेहतरीन मीटिंग मिनट्स का मकसद सिर्फ़ यह दर्ज करना नहीं होता कि क्या कहा गया था, बल्कि इससे ज़्यादा यह होता है कि आगे क्या होने वाला है उसके लिए एक साफ़ रोडमैप दिया जाए।

बैठक शुरू होने से पहले कैसे तैयारी करें

Great meeting minutes are made before the meeting ever starts. I've learned this the hard way. If you walk in cold, you’ll spend the entire time just trying to keep up, frantically typing without really understanding what matters.

लेकिन थोड़ी सी तैयारी के साथ, आप एक साधारण नोट लेने वाले से उस व्यक्ति में बदल सकते हैं जो वास्तव में मीटिंग के महत्वपूर्ण निष्कर्षों को दर्ज करता है। यह खुद को सफलता के लिए तैयार करने के बारे में है।

सबसे पहले, उस व्यक्ति से जल्दी से बात कर लो जिसने मीटिंग आयोजित की है। सिर्फ एजेंडा लेकर भाग मत जाओ। उनसे साफ-साफ पूछो: "यहाँ मुख्य लक्ष्य क्या है?" या "हमें इस मीटिंग के अंत तक क्या तय करना है?"

वांछित परिणाम को समझना आपका फ़िल्टर है। यह आपको अनावश्यक बातों को नज़रअंदाज़ करते हुए महत्वपूर्ण चर्चाओं और निर्णयों पर सीधे फ़ोकस करने में मदद करता है।

पहले से अपना दस्तावेज़ सेट करें

Never, ever start with a blank page. That’s a recipe for chaos. Instead, use the agenda to build a skeleton for your notes before anyone joins the call. This is probably the biggest game-changer for staying organized.

एक दस्तावेज़ बनाएं और आपके पास पहले से मौजूद सभी विवरण उसमें जोड़ें:

यह तैयारी का कार्य किसी बातचीत को वास्तविक कार्रवाई में बदलने की नींव है, जैसा कि आप इस सरल वर्कफ़्लो में देख सकते हैं।

जैसा कि आरेख दिखाता है, ठोस प्रलेखन चर्चा और काम पूरा होने के बीच की कड़ी है। शुरुआत में थोड़ा सा ढांचा देने से बाद की सारी चीज़ें और भी सुगम और अधिक सटीक हो जाती हैं।

पिछली बैठक की कार्यवाही की समीक्षा करें संदर्भ के लिए

यहाँ एक कदम है जिसे ज़्यादातर लोग छोड़ देते हैं, लेकिन यह बड़ा लाभ देता है: पिछली संबंधित मीटिंग की मिनट्स को जल्दी से स्कैन करें। यह किसी टीवी शो के "previously on" वाले हिस्से को देखने जैसा है—यह आपको ज़रूरी संदर्भ दे देता है।

You’ll spot unresolved action items to listen for, or you might see parked topics that are likely to pop up again.

यह पृष्ठभूमि ज्ञान आपका गुप्त हथियार है। आप नई निर्णयों को पुरानी चर्चाओं से जोड़ पाएंगे, जिससे आपके मिनट्स पूरे टीम के लिए कहीं अधिक सूझबूझ भरे और मूल्यवान हो जाएंगे।

मीटिंग के दौरान महत्वपूर्ण बातों को कैप्चर करना

मीटिंग शुरू हो चुकी है, और विचार उड़ान भर रहे हैं। अगर आप हर एक शब्द लिखने की कोशिश करेंगे, तो आप डूब जाएंगे। आप पीछे रह जाएंगे और वे ही चीज़ें मिस कर देंगे जिन्हें आपको कैप्चर करना था।

मिनट्स लेने की असल कला न्यायालय के स्टेनोग्राफर बनने की नहीं, बल्कि रणनीतिक रूप से सुनने की होती है। आपका काम है शोर के बीच से असली संदेश को पहचानना।

Think of yourself as a detective. You're hunting for three specific clues: decisions made, actions assigned, and the key discussion points that led to them. Everything else is just context. A simple way to stay focused is to think like a journalist: Who is doing what, by when, and why?

सिर्फ बातचीत नहीं, कार्रवाई पर ध्यान दें

तेज़ी से चल रही चर्चा में बह जाना बेहद आसान है। तरकीब यह है कि अपने कान को इस तरह से प्रशिक्षित करें कि वह कुछ खास ट्रिगर वाक्यों पर चौकन्ना हो जाए। जैसे ही आप किसी को यह कहते सुनें, "तो, निर्णय यह है..." या "Sarah, क्या तुम इसे संभाल सकती हो?", आपका पेन कागज़ पर चलने लगना चाहिए (या आपकी उंगलियाँ टाइप करना शुरू कर दें)।

कदम मिलाकर चलने के लिए, आपको एक सिस्टम की ज़रूरत है। मैंने पाया है कि एक साधारण शॉर्टहैंड बहुत बड़ा फ़र्क डालता है। आपको कोई नई भाषा सीखने की ज़रूरत नहीं, बस अपने लिए कुछ सुसंगत शॉर्टकट बना लें।

This small change will dramatically speed up your note-taking, letting you keep pace without losing accuracy. For a deeper look at these kinds of techniques, our guide on how to take better meeting notes has a ton of practical tips.

और कृपया, बोलने से मत घबराएँ। अगर कोई एक्शन आइटम धुंधला लगे—जैसे "किसी को Q3 बजट देखना चाहिए"—तो विनम्रता से स्पष्टता माँगें। "सिर्फ़ साफ़ करने के लिए, हमें कौन सी विशिष्ट जानकारी चाहिए, और अंततः उस कार्य की ज़िम्मेदारी किसकी है?" इस तरह का एक साधारण सवाल आगे चलकर सभी को उलझन से बचा सकता है।

Considering how much time we spend in meetings, that clarity is essential. Professionals attend an average of 17.1 meetings per week, which adds up to nearly 15 hours. With the typical meeting running almost 52 minutes, making sure that time leads to clear outcomes is crucial. You can find more details in these meeting statistics.

विभिन्न परिदृश्यों के लिए बैठक कार्यवृत टेम्पलेट्स

जिस तरह आप औपचारिक बोर्ड मीटिंग के लिए नोट्स लेते हैं, वह पूरी तरह अलग होना चाहिए इस बात से कि आप एक मुक्त-शैली की रचनात्मक ब्रेनस्टॉर्मिंग को कैसे संभालते हैं। आपको स्थिति के अनुसार अपने टेम्पलेट और अपने फोकस को अनुकूलित करने की आवश्यकता होती है।

यहाँ तीन सामान्य मीटिंग प्रकारों के प्रति मेरे दृष्टिकोण का एक त्वरित सारांश है।

मीटिंग के अनुसार अपनी शैली मिलाने से यह सुनिश्चित होता है कि आपके नोट्स वास्तव में उपयोगी हों, न कि केवल टेक्स्ट की एक दीवार जिसे कोई दोबारा कभी नहीं पढ़ेगा।

And here’s a pro tip for virtual meetings: use timestamps. If a critical decision happens at the 15:32 mark of the recording, just jot down 32) next to your note. It makes it ridiculously easy for anyone to find the exact context later without having to scrub through the entire video.

अपने नोट्स को क्रियान्वयन योग्य मिनट्स में बदलना

बैठक के दौरान जो नोट्स आपने लिए? वो आपके लिए हैं। जो सुस्पष्ट मिनट्स आप बाद में भेजते हैं? वो बाकी सबके लिए हैं। असली काम यहीं से शुरू होता है—अपने बिखरे हुए नोट्स को ऐसे दस्तावेज़ में बदलना, जो सच में काम को आगे बढ़ाए।

इस चरण के बिना, सबसे विस्तृत नोट्स भी फीके पड़ सकते हैं और स्पष्टता से ज़्यादा उलझन पैदा कर सकते हैं। पूरा मकसद ऐसा रिकॉर्ड बनाना है जो इतना स्पष्ट हो कि जो व्यक्ति मीटिंग में था ही नहीं, वह भी उसे पढ़कर ठीक-ठीक समझ सके कि क्या तय हुआ और उसे आगे क्या करना है। आप केवल लिप्यंतरण करने वाले से नतीजों की कहानी कहने वाले बन रहे हैं।

कच्ची नोट्स से परिष्कृत रिकॉर्ड तक

इसे एक संपादन का काम समझें। आपका पहला चरण बेहद सख्त होना चाहिए। सारी फालतू बातों को हटा दें—साइड बातचीत, भटकाव, वे राय जो किसी निर्णय तक नहीं पहुँचीं। जो बचे, वही मीटिंग का सार होना चाहिए।

हर अच्छी मीटिंग मिनट्स के सेट को, चाहे मीटिंग का प्रकार कोई भी हो, इन बुनियादी बातों को सही ढंग से करना ज़रूरी है:

A vague note like "Tom will handle the deck" is a recipe for disaster. A properly documented action item looks like this: " Tom Smith to finalize the Q3 sales deck and share it with leadership by EOD Friday, July 26th." There's no ambiguity there. If you want to dig deeper, our guide to mastering action item tracking for teams has more tips on this.

इसे संक्षिप्त रखें, इसे तेज़ भेजें

यहाँ एक ऐसी बात है जो बहुत से लोगों को चौंका देती है: बेहतरीन मीटिंग मिनट्स छोटे होते हैं। एक घंटे की मीटिंग के लिए शायद ही कभी आधे पेज से ज़्यादा मिनट्स की ज़रूरत पड़ती है। ध्यान हमेशा स्पष्टता पर होता है—उपस्थित लोग, लिए गए फ़ैसले और सौंपे गए काम। बस इतना ही। यही वजह है कि आजकल इतनी सारी टीमें टेम्पलेट्स और डिजिटल टूल्स पर निर्भर करती हैं; ये फ़ॉर्मैट को मानकीकृत करते हैं और सभी को एक ही पेज पर रखते हैं, बिना पिछली मीटिंग को समझाने के लिए एक और मीटिंग बुलाने की ज़रूरत के।

एक त्वरित सारांश भेजना जवाबदेही को मजबूत करता है और प्रोजेक्ट को आगे बढ़ाए रखता है। यह एक छोटी सी बात है, लेकिन अक्सर यही एक उत्पादक टीम और ऐसी टीम के बीच अंतर होता है जो बस अंतहीन चर्चाओं में उलझकर रह जाती है।

स्मार्ट मीटिंग मिनट्स के लिए AI टूल्स का उपयोग

ईमानदारी से कहें तो, मीटिंग मिनट्स मैन्युअल रूप से लेना वाकई उबाऊ काम हो सकता है। आप एक साथ टाइप करने, सुनने और भाग लेने की कोशिश कर रहे होते हैं, और ऐसे में ज़रूरी बातें नज़रअंदाज़ हो जाना आसान है। शुक्र है कि अब हम सिर्फ़ पेन और पेपर तक सीमित नहीं हैं। टेक्नोलॉजी ने हमें मीटिंग नोट्स संभालने का इससे कहीं बेहतर तरीका दे दिया है।

AI-संचालित टूल अब आपकी मीटिंग्स में शामिल होकर एक समर्पित असिस्टेंट की तरह काम कर सकते हैं, उबाऊ ट्रांसक्रिप्शन का काम संभालते हुए ताकि आप वास्तव में बातचीत पर ध्यान दे सकें। यह खेल बदल देने वाली चीज़ है।

Think about tools like Otter.ai or Fireflies.ai. These platforms can join your call, automatically transcribe the entire conversation in real time, and even figure out who said what. The result is a searchable, time-stamped log of the whole discussion. This means you can finally stop worrying about capturing every single word and start contributing more to the meeting itself.

कैसे AI आपकी भूमिका को बेहतर बनाता है

यहाँ सबसे बड़ी जीत दक्षता है। जब कोई AI कच्चा ट्रांसक्रिप्शन संभाल रहा होता है, तो आपकी भूमिका बहुत शक्तिशाली तरीके से बदल जाती है। अब आप लैपटॉप में सिर गड़ाए घबराए हुए टाइपिस्ट नहीं रहते।

इसके बजाय, आप बातचीत में पूरी तरह शामिल हो सकते हैं। आप आगे के प्रश्न पूछ सकते हैं, माहौल समझ सकते हैं और बातचीत का रुख तय कर सकते हैं। AI भारी काम संभालता है, और कई टूल्स तो आपके लिए ड्राफ्ट सारांश निकाल सकते हैं, मुख्य विषयों को हाइलाइट कर सकते हैं, और संभावित कार्यों को फ़्लैग भी कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, Fireflies.ai का यह डैशबोर्ड दिखाता है कि आउटपुट कितना सुव्यवस्थित हो सकता है। आपको एक साफ-सुथरा ट्रांसक्रिप्ट, वक्ताओं की सूची, और विषय मिलते हैं जो आपके लिए अच्छे से व्यवस्थित होते हैं।

इस तरह की संरचना मीटिंग ख़त्म होते ही आपका ढेर सारा समय बचाती है। लंबी रिकॉर्डिंग को बार‑बार देखकर समय बर्बाद करने की ज़रूरत नहीं; अब आप बस किसी कीवर्ड को सर्च कर सकते हैं या सीधे बातचीत के उसी हिस्से पर जा सकते हैं जिसे आपको दोबारा देखना है।

लाभ और अंधे धब्बे

हालाँकि ये टूल बेहतरीन हैं, लेकिन समझदारी इसी में है कि आप इन्हें पूरी जागरूकता के साथ इस्तेमाल करें। एआई ट्रांसक्रिप्शन पूरी तरह दोषरहित नहीं है। यह कभी-कभी तेज़ या अलग लहजे, किसी उद्योग-विशेष की तकनीकी भाषा, या उन पलों में जब सब एक-दूसरे के ऊपर बोल रहे हों, से उलझ सकता है। इससे कुछ ऐसी गलतियाँ हो सकती हैं जिन्हें ठीक करने के लिए मानवीय हस्तक्षेप की ज़रूरत पड़ती है।

यहाँ गोपनीयता और सुरक्षा का मुद्दा भी है। जब आप किसी मीटिंग में कोई AI टूल लाते हैं, तो उसके बारे में पारदर्शी होना ज़रूरी है। सुनिश्चित करें कि कॉल पर मौजूद सभी लोग—चाहे आंतरिक टीम के सदस्य हों या बाहरी मेहमान—जानते हों कि सत्र को किसी थर्ड-पार्टी सेवा द्वारा रिकॉर्ड और ट्रांसक्राइब किया जा रहा है।

To see what a purpose-built AI tool for minutes can do, the faqir.ai product page offers a good look at specific features. And if you're looking to compare the top options out there, our complete guide on the best AI meeting assistant tools for 2025 breaks it all down.

कुंजी यह है कि आप इन उपकरणों का उपयोग अपनी खुद की क्षमताओं को बढ़ाने के लिए करें, न कि बैठक का सटीक और विश्वसनीय रिकॉर्ड बनाने की ज़िम्मेदारी पूरी तरह से इन्हीं पर छोड़ दें।

मीटिंग मिनट्स लेने को लेकर सवाल हैं? हमारे पास उनके जवाब हैं।

Even with the best templates and a solid game plan, meetings can get messy. When you're the one taking notes, you'll inevitably run into situations that make you pause and wonder, "How am I supposed to write this down?"

चिंता मत करो, यह सबके साथ होता है। चलो उन कुछ सबसे आम मुश्किल हालात को समझते हैं जिनका तुम सामना करोगे और उन्हें ऐसे संभालना सीखते हैं जैसे तुम सालों से ऐसा कर रहे हो।

बहुत ज़्यादा विस्तार कितना होता है?

यह सबसे महत्वपूर्ण बिंदु है। पूरे मीटिंग की हर बात को शब्दशः लिख लेने की कोशिश करना बहुत लुभावना लगता है। उस इच्छा पर काबू रखें। आपका काम कोर्ट रिपोर्टर बनना नहीं है; आपका काम यह है कि जो सच में महत्वपूर्ण था उसका स्पष्ट और संक्षिप्त रिकॉर्ड बनाएं।

परिणामों पर ध्यान दें। कौन से निर्णय लिए गए? वे कौन से कुछ मुख्य बिंदु थे जिन्होंने उन निर्णयों तक पहुँचाया? और आगे क्या करने की ज़िम्मेदारी किसकी है? वही असली सोना है।

यहाँ एक सरल अंतर्ज्ञान-जांच है जिसे मैं हर समय उपयोग करता हूँ:

अगर आप आत्मविश्वास से "हाँ" कह सकते हैं, तो आपने इसे सही कर लिया है। बगल की बातों और हूबहू उद्धरणों को भूल जाएँ, जब तक कि कोई खास वाक्य किसी निर्णय को समझने के लिए बिल्कुल ज़रूरी न हो।

जब बातचीत पटरी से उतर जाए तो मैं क्या करूँ?

आह, क्लासिक टैंजेंट। यह लगभग हर मीटिंग में होता है। कोई पूरी तरह असंबंधित (लेकिन शायद ज़रूरी!) विषय उठा देता है, और अचानक बातचीत रास्ते से भटक जाती है।

नोट लेने वाले के रूप में, आपका काम बैठक के पुलिस की तरह व्यवहार करना और हर किसी को खींचकर दोबारा एजेंडा पर ले आना नहीं है। आपकी भूमिका बस यह दर्ज करना है कि क्या हो रहा है।

But you don't have to give these tangents prime real estate in your notes. A great little trick is to create a section at the bottom of your minutes called a "Parking Lot" or "For Later Discussion." Just jot down a quick note about the off-topic point. This keeps the main minutes clean and focused while making sure good ideas don't get lost.

औपचारिक बैठकों में प्रस्ताव और मतदान कैसे दर्ज करें

जब आप किसी औपचारिक बैठक, जैसे बोर्ड या समिति की कार्यवाही लिख रहे होते हैं, तो नियम बदल जाते हैं। सटीकता सबसे महत्वपूर्ण होती है। आपको किसी भी औपचारिक प्रस्ताव को ठीक वैसा ही दर्ज करना होता है जैसा वह कहा गया हो। यहाँ पर भावानुवाद की कोई गुंजाइश नहीं होती।

हर क्रिया के लिए, आपको तीन महत्वपूर्ण जानकारियाँ दर्ज करनी होती हैं: