Leyes federales de grabación en los Estados Unidos
La Ley Federal de Escuchas Telefónicas (18 U.S.C. Sección 2511), parte de la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA), establece una regla básica de consentimiento de una sola parte para todo Estados Unidos. Esto significa que, a nivel federal, grabar una conversación es legal siempre que al menos uno de los participantes consienta la grabación.
Sin embargo, los estados individuales pueden imponer requisitos más estrictos. Cuando la ley estatal es más restrictiva que la ley federal, la ley estatal tiene prioridad. Por eso es fundamental entender las leyes de tu estado específico para realizar grabaciones de reuniones de forma legal.
Nota importante
El consentimiento de una sola parte NO te permite dejar un dispositivo de grabación encendido y recogerlo más tarde. Debes estar físicamente presente y participando en la conversación para grabarla legalmente bajo las leyes de consentimiento de una sola parte.
Estados de consentimiento de una parte vs. de dos partes
Estados de consentimiento de una sola parte (38 estados)
En estos estados, puedes grabar legalmente una reunión o llamada si eres participante, sin necesidad de informar a los demás.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas
- Colorado, DC, Georgia, Hawái
- Idaho, Indiana, Iowa, Kansas
- Kentucky, Luisiana, Maine, Minnesota
- Misisipi, Misuri, Nebraska, Nueva Jersey
- Nuevo México, Nueva York, Carolina del Norte
- Dakota del Norte, Ohio, Oklahoma, Rhode Island
- Carolina del Sur, Dakota del Sur, Tennessee
- Texas, Utah, Virginia, Virginia Occidental
- Wisconsin, Wyoming
Estados de consentimiento de dos partes (12 estados)
En estos estados, TODOS los participantes deben dar su consentimiento para ser grabados. Grabar sin consentimiento puede resultar en sanciones penales.
- California - Delito grave
- Connecticut
- Delaware
- Florida - Delito grave de tercer grado
- Illinois - Delito grave de clase 4
- Maryland
- Massachusetts
- Míchigan
- Montana
- Nevada
- Nuevo Hampshire
- Pensilvania
- Washington
Llamadas interestatales
Cuando los participantes se encuentran en diferentes estados, los tribunales normalmente aplican la ley del estado donde se encuentra la persona que está siendo grabada. Por ejemplo, si tú estás en Nueva York (un solo participante) y grabas a alguien en California (todas las partes), se aplica la ley más estricta de California. Cumple siempre con la ley aplicable más estricta.
Leyes sobre grabación de reuniones virtuales
Las mismas leyes de consentimiento que se aplican a las llamadas telefónicas también se aplican a las videoconferencias en plataformas como Zoom, Microsoft Teams, Google Meet y WebEx. El trabajo remoto ha hecho esto más complicado porque los participantes pueden encontrarse en diferentes estados o países.
Notificaciones de la plataforma
- Muestra el indicador de grabación a todos los participantes
- Muestra el banner de notificación de grabación
- Google Meet: Anuncia cuando comienza la grabación
- Alertas de grabación visual y de audio
Nota: Las notificaciones de la plataforma por sí solas pueden no cumplir los requisitos legales de consentimiento en los estados donde se requiere el consentimiento de todas las partes.
Mejores prácticas para reuniones virtuales
- Incluir aviso de grabación en las invitaciones del calendario
- Anuncia verbalmente la grabación al inicio de la reunión
- Permitir que los participantes se opongan o se retiren
- Documenta el consentimiento en las notas de la reunión
- Usa plataformas con funciones de consentimiento integradas
RGPD y Requisitos Europeos de Grabación
En virtud del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), las grabaciones de reuniones que capturan datos personales requieren una base jurídica clara. En la mayoría de las situaciones empresariales, esto implica obtener el consentimiento explícito de todos los participantes antes de grabar.
Requisitos de consentimiento del RGPD
Según el RGPD, el consentimiento para la grabación debe ser:
- Los participantes saben por qué se graba la llamada y cómo se utilizarán los datos
- Dado mediante una elección activa (por ejemplo, decir que sí, hacer clic en aceptar)
- Dado libremente: Sin presión ni desventaja si se niegan
- Las organizaciones deben poder demostrar que se obtuvo el consentimiento
Bases legales para la grabación
- Más común para fines de capacitación/calidad
- Interés legítimo Documentación de acuerdos contractuales
- Necesidad contractual Requerido para transacciones específicas
Sanciones del RGPD
- Multas de hasta 20 millones de euros
- O el 4% de la facturación global anual
- Se aplica el monto que sea más alto
- Más posible responsabilidad civil
Derecho al olvido
Según el Artículo 17 del RGPD, cuando un residente de la UE ejerce su derecho al olvido, las organizaciones deben eliminar todos sus datos personales, incluidas las grabaciones de llamadas. Debe existir un mecanismo para localizar y eliminar estos datos a petición del interesado.
Leyes sobre grabaciones en el lugar de trabajo
Grabar conversaciones en el trabajo implica consideraciones adicionales más allá de las leyes estándar de consentimiento. La Junta Nacional de Relaciones Laborales (NLRB) ha dictaminado que la Ley Nacional de Relaciones Laborales puede tener prioridad sobre las leyes estatales de consentimiento para grabar cuando los empleados participan en una actividad protegida.
Decisión de 2023 de la NLRB sobre Starbucks
La NLRB determinó que los empleados pueden estar protegidos cuando graban conversaciones que documentan presuntas violaciones de las leyes laborales, incluso en estados con leyes de consentimiento de dos partes. Esto significa que los empleadores podrían enfrentar responsabilidad si despiden a empleados que graban en secreto con el propósito de documentar violaciones en el lugar de trabajo.
Para empleadores
- Establecer políticas claras de grabación en el manual del empleado
- Capacitar a los empleados sobre las reglas de grabación
- Obtén el consentimiento por escrito para las reuniones grabadas
- Ten en cuenta las protecciones de la NLRA para los empleados
Para empleados
- Conoce las leyes de consentimiento de tu estado
- Revisa las políticas de grabación del empleador
- Comprende las protecciones de la NLRA
- En caso de duda, consulta con Recursos Humanos o con el asesor legal
Mejores prácticas para la grabación de reuniones legales
Siempre hazlo
- Consulta las leyes aplicables: Investiga las leyes de grabación federales, estatales e internacionales antes de cualquier reunión
- Informar a los participantes: Notifica claramente a todos que se llevará a cabo una grabación
- Proporcionar opciones de exclusión Permitir que los participantes rechacen la grabación o se retiren
- Consentimiento para el documento: Conserva registros de cómo y cuándo se obtuvo el consentimiento
- Grabaciones seguras Almacena las grabaciones con el cifrado adecuado y controles de acceso apropiados
- Establecer políticas de retención: Define cuánto tiempo se conservarán las grabaciones y cuándo se borrarán
Nunca hagas
- Grabación secreta: Nunca grabes sin notificación en jurisdicciones de consentimiento bilateral
- Asume que los avisos de la plataforma son suficientes: Las notificaciones integradas pueden no cumplir todos los requisitos legales
- Compartir sin permiso: Nunca distribuyas grabaciones a partes no autorizadas
- Conserva las grabaciones indefinidamente: Establecer y seguir cronogramas de retención de datos
- Graba sin estar presente Dejar un dispositivo grabando mientras estás ausente es ilegal
Herramientas de reuniones con IA y cumplimiento
Los asistentes de reuniones con IA que graban y transcriben reuniones deben cumplir con los mismos requisitos legales que cualquier otro método de grabación. La mayoría de las herramientas de reuniones con IA de buena reputación incluyen funciones de cumplimiento para ayudar a las organizaciones a cumplir con sus obligaciones legales.
Herramientas de reuniones de IA conformes
Opciones preparadas para empresas
- Otter.ai - Certificado SOC 2 Tipo II
- Fireflies.ai - Compatible con el RGPD
- Gong - Seguridad empresarial
- Coro - Certificado GDPR/SOC 2
Funciones Clave de Cumplimiento
- Notificaciones automáticas de consentimiento
- Flujos de trabajo de consentimiento de grabación
- Cifrado de datos en reposo y en tránsito
- Gestión de la política de retención
- Registros de auditoría y de acceso
Consecuencias de la grabación ilegal
Penas penales
- Delito grave de Clase 4, hasta 3 años de prisión
- Multa de hasta $2,500 y/o 1 año de cárcel
- Delito grave de tercer grado, hasta 5 años de prisión
- Hasta 5 años de prisión
Responsabilidad civil
- Daños reales sufridos por la víctima
- Daños legales (pueden ser significativos)
- Honorarios de abogado y costas judiciales
- Daños punitivos en algunos casos
- La grabación podría ser inadmisible como prueba