Preocupaciones Comunes de Privacidad con la IA para Reuniones
Fuga de datos y entrenamiento de LLM
Los asistentes de reuniones con IA utilizan tecnología de modelos de lenguaje grandes (LLM), y tus datos pueden ser enviados a estos modelos con fines de entrenamiento sin tu conocimiento explícito.
Los tomadores de notas de IA capturan todo: conversaciones empresariales sensibles, detalles de propiedad intelectual, información de clientes, planes estratégicos e incluso conversaciones informales.
Estos datos suelen procesarse en servidores de terceros con distintos niveles de controles de seguridad, lo que genera una posible exposición de información confidencial.
Recopilación de datos biométricos
Una demanda de 2026 presentada en un tribunal federal de Illinois alega que los asistentes de reuniones de IA están recolectando y almacenando ilegalmente los datos biométricos de voz de las personas sin su conocimiento o consentimiento.
Las herramientas que ofrecen transcripción e identificación de hablantes en plataformas como Zoom y Microsoft Teams pueden estar recopilando identificadores biométricos sin la debida divulgación.
IA en la sombra y riesgos de gobernanza
Muchas herramientas de toma de notas con IA ingresan a las organizaciones no a través de una evaluación cuidadosa de TI, sino mediante usuarios individuales que se registran con sus direcciones de correo electrónico del trabajo.
Muchas herramientas de toma de notas con IA son ofrecidas por startups que priorizan el crecimiento por encima de la madurez en seguridad, lo que da como resultado medidas de seguridad inadecuadas y políticas de retención de datos poco claras.
Funciones de seguridad a tener en cuenta
Certificaciones Esenciales de Seguridad
Certificaciones principales
- SOC 2 Tipo II - Controles de seguridad operativa
- ISO 27001 - Gestión de la seguridad de la información
- Cumplimiento del RGPD - Protección de datos en la UE
- Cumplimiento HIPAA - Protección de datos de atención médica
Estándares Adicionales
- SOC 3 - Certificación de confianza pública
- Cumplimiento CCPA - Privacidad en California
- FERPA - Protección de registros educativos
- FedRAMP: seguridad en la nube del gobierno de EE. UU.
Funciones técnicas de seguridad
Cifrado
- Cifrado de extremo a extremo
- TLS 1.3 en tránsito
- AES-256 en reposo
- Opciones de conocimiento cero
Controles de acceso
- Autenticación multifactor
- Permisos basados en roles
- Integración SSO
- Registro de auditoría
Protección de datos
- Controles de residencia de datos
- Eliminación automatizada
- Opciones de exportación de datos
- Cifrado de copias de seguridad
Mejores Prácticas de Protección de Datos
Para organizaciones
Evaluar e implementar un único asistente de reuniones de IA gobernado para mitigar riesgos, centrándose en el uso de datos, los períodos de retención y los acuerdos con proveedores.
Implemente procedimientos claros para informar a los participantes cuando se realicen grabaciones o procesamiento con IA, con salvaguardas redundantes para quienes se unan tarde o participen de forma híbrida.
Cuando sea posible, elige soluciones que procesen los datos dentro de tu infraestructura existente y evita depender innecesariamente de servicios de terceros o bots de grabación.
Revisa periódicamente qué herramientas de IA están utilizando los empleados y evalúa su postura de seguridad y sus prácticas de manejo de datos.
Para usuarios individuales
Confirma si la herramienta utiliza los datos de tus reuniones para el entrenamiento de modelos de IA y, si es posible, exclúyete. Zoom, por ejemplo, declara que no utiliza el contenido de los clientes para el entrenamiento de IA.
Antes de usar cualquier herramienta de reuniones con IA, lee la política de privacidad para entender cómo se recopilan, utilizan, almacenan y comparten tus datos.
Considera desactivar las funciones de IA para reuniones altamente confidenciales que involucren secretos comerciales, discusiones de fusiones y adquisiciones (M&A) o asuntos personales sensibles.
Evita registrarte en herramientas de reuniones con IA usando tu correo de trabajo sin la aprobación de TI, ya que esto crea riesgos de IA en la sombra.
Consideraciones de Cumplimiento
RGPD y regulaciones europeas
La Unión Europea y sus estados miembros, especialmente Alemania y Francia, ofrecen protecciones de privacidad más sólidas en el lugar de trabajo. Los requisitos clave incluyen:
Derechos del Sujeto de Datos
- Derecho de acceso a los datos personales
- Derecho al borrado ("derecho a ser olvidado")
- Derecho a la portabilidad de los datos
- Derecho a oponerse al tratamiento
Requisitos Organizacionales
- Evaluaciones de Impacto en la Protección de Datos
- Base jurídica para el tratamiento
- Principios de minimización de datos
- Restricciones a las transferencias transfronterizas
Cumplimiento de HIPAA y Atención Médica
Las organizaciones de atención médica deben garantizar que las herramientas de reuniones con IA cumplan con los requisitos de HIPAA cuando se pueda hablar de Información de Salud Protegida (PHI):
- Se requieren Acuerdos de Asociado Comercial (BAA)
- Cifrado de extremo a extremo obligatorio
- Controles de acceso y registro de auditoría
- Políticas de retención y destrucción de datos
- Principio de minimización de datos necesarios
- Requisitos de autorización del paciente
- Procedimientos de notificación de brechas
- Documentación de capacitación del personal
Leyes de consentimiento para grabaciones
El incumplimiento de las leyes de grabación puede dar lugar a responsabilidad penal y daños civiles. Solo en California se han presentado más de 400 casos relacionados con grabaciones ilícitas.
Estados de consentimiento de dos partes
California, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania y Washington exigen el consentimiento de todas las partes para la grabación.
Estados de consentimiento unipersonal
La mayoría de los demás estados solo requieren el consentimiento de una de las partes, pero la mejor práctica es notificar siempre a todos los participantes cuando la grabación con IA esté activa.
Cómo Evaluar la Seguridad de las Herramientas de Reuniones con IA
Lista de verificación de seguridad
Preguntas sobre el manejo de datos
- ¿Dónde se almacenan geográficamente los datos de las reuniones?
- ¿Quién tiene acceso a las grabaciones y transcripciones de las reuniones?
- ¿Se utilizan los datos de las reuniones para entrenar modelos de IA? ¿Se puede optar por no participar?
- ¿Cuál es el periodo de conservación de los datos? ¿Se puede personalizar?
- ¿Cómo se maneja la eliminación de datos cuando se cancela el servicio?
Preguntas sobre Seguridad y Cumplimiento
- ¿Qué certificaciones de seguridad tiene el proveedor (SOC 2, ISO 27001)?
- ¿Puede el proveedor proporcionar informes recientes de auditoría SOC 2 Tipo II?
- ¿Qué estándares de cifrado se utilizan en tránsito y en reposo?
- ¿Está disponible el cifrado de extremo a extremo?
- ¿Cuál es el proceso de respuesta a incidentes y notificación de brechas?
Preguntas sobre Privacidad y Control
- ¿Cómo se notifica a los participantes de la reunión sobre la grabación con IA?
- ¿Pueden los usuarios optar por no participar en la transcripción y el análisis?
- ¿Hay control granular sobre qué datos se recopilan?
- ¿Se pueden exportar los datos en un formato portátil?
- ¿Hay un Delegado de Protección de Datos o un contacto de privacidad dedicado?
Lo que dicen las principales instituciones
Guía de la Universidad de Harvard
La Universidad de Harvard ha declarado que no se deben utilizar asistentes de reuniones con IA en las reuniones de Harvard, con la excepción de las herramientas aprobadas que cuenten con protecciones contractuales, según se detalla en sus directrices.
Política de Zoom AI Companion
Zoom ha anunciado que no utiliza ningún contenido de audio, video, chat, uso compartido de pantalla, archivos adjuntos u otros contenidos de comunicación similares de los clientes para entrenar los modelos de inteligencia artificial de Zoom ni de terceros.
Herramientas de reuniones con IA centradas en la privacidad
| Herramienta | SOC 2 | RGPD | HIPAA | Sin entrenamiento de IA |
|---|---|---|---|---|
| Fathom | Sí | Sí | BAA disponible | Sí |
| Sembly | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Krisp IA | Sí | Sí | Limitado | Procesamiento local |
| Fireflies.ai | Sí | Sí | BAA disponible | Opción de exclusión disponible |
| Otter.ai | Sí | Parcial | Limitado | Poco claro |