会議時間を短縮する方法 ⏰✂️

1. 明確なアジェンダと目的を設定する

会議に入って「なぜここにいるのか？」と思ったことはありませんか？それは明確な目的のない会議の兆候です。明確性のない会議はしばしば堂々巡りの議論を招き、皆をフラストレーションの渦に巻き込むことになります。

• • 会議をスケジューリングする前に、具体的な目的を明確に定義する
• • 議題をまとめ、少なくとも24時間前までに共有してください
• • 各議題項目に時間制限を設定する
• • すべての会議を、明確なアクション項目と担当者を定めて終わらせましょう

2. デフォルトの会議時間を短くする

平均的な会議時間は50.6分ですが、だからといってすべての会議がその長さである必要はありません。会議のアジェンダを計画する際には、各トピックにどれくらいの時間が必要かを見積もりましょう。

• • 30分ではなく25分のミーティングにしてみましょう
• • 1時間ではなく50分のミーティングにする
• • ほとんどの会議には（例：30分など）最大時間制限を設定する
• • すべての会議時間を10％短縮しましょう――小さな節約が積み重なって何時間分にもなります

3. 参加者を必要不可欠なメンバーに限定する

主要なステークホルダーだけを招待することで、意思決定のプロセスが合理化され、無関係な議論の頻度を減らすことができます。アジェンダ項目に直接関わる人だけが出席するようにすることで、会議はより効率的になります。

• • 二枚のピザのルールを適用しよう：二枚のピザでそのグループ全員を満足させられないなら、そのグループは大きすぎる
• • この人は出席する必要がありますか？それともサマリーを受け取るだけでよいですか？
• • 参加者の意見が重要でない場合は、その参加者を任意参加としてマークする

4. 非同期コミュニケーションを活用する

複雑なトピックやブレインストーミングのセッションは対面またはビデオ会議に最適ですが、多くの会議はより効率的な方法に置き換えることができます。

• • ステータス更新の会議は、書面のレポートやSlackでのアップデートに置き換えましょう
• • お知らせには録画済みビデオメッセージ（Loom）を使う
• • 1時間のチェックインではなく、15分の短いスタンドアップミーティングを行う
• • フィードバックやレビューセッションには共同編集ドキュメントを活用する

5. ノーミーティングデーを設定する

週に1日または複数の日を会議なしの日に指定します。これにより、誰もが深い作業に集中できる中断のない時間を得られます。多くの企業が「フォーカス・フライデー」や類似のポリシーを導入し、大きな成功を収めています。

• • 週に少なくとも丸一日は、会議のない日として確保する
• • この境界線をチーム全体で尊重するよう促してください
• • この時間を集中した個人作業に使ってください

6. カレンダーに時間をブロックする

専門家の戦略の1つは、集中作業のために定期的な時間をブロックすることです。たとえば、毎日午前8時から10時を「ディープワーク」のためにブロックすることで、その時間に他の人がミーティングをスケジュールするのを防ぐことができます。

• • 集中作業のために毎日2～4時間を確保する
• • カレンダーでブロックした時間を「忙しい」としてマークしてください
• • 最も生産的な時間帯を会議から守りましょう

7. AIミーティングツールを活用する

AI会議ツールは会議を録音・要約できるため、参加者はすべての会議に出席しなくても重要なポイントを振り返ることができます。これは、積極的に参加する必要はないものの、最新情報は必要とするステークホルダーにとって特に有用です。

会議時間を削減するためのトップAIツール

8. Amazonの6ページナラティブ手法を試してみる

ジェフ・ベゾスが推奨するこの手法では、スライド資料の代わりに深く練られた散文を用います。参加者は最初の15〜30分間を「構造化された沈黙」の中で過ごし、詳細な6ページの文書を読み込みます。こうすることで、全員が同じ包括的な前提知識を持って議論に臨むことができ、会議はより短く、より集中したものになります。

• • 事前読資料があれば、長々としたプレゼンテーションは必要ありません
• • 誰もが同じ前提条件を共有して議論を始める
• • 焦点が、プレゼンから議論と意思決定へと移る