ミーティング文字起こしのプライバシー 🔒

AI文字起こしツールは、しばしば機密性の高い、あるいは秘密情報を扱います。データがどのように取り扱われるかを理解するために、あらゆるAIプロバイダーの利用規約とプライバシーポリシーを確認することが極めて重要です。組織は、暗号化、パスワード保護されたアクセス、厳格なアクセス制御などを含む強固なセキュリティ対策を実施する必要があります。

サードパーティサービスを利用する際は、必要な処理期間を超えたデータの保存を行わないこと、あなたのデータをモデル学習に使用しないこと、厳格な暗号化基準を遵守すること、そしてセッション終了後にデータを即時削除することを確認する同意書に署名させてください。

AI会議トランスクリプションを使用する組織は、ますます複雑化する規制環境を乗り越えなければなりません。カリフォルニア消費者プライバシー法（CCPA）は2026年に重要な更新を受け、カリフォルニア居住者の個人情報を扱う企業に影響を与えるAI関連の自動意思決定技術、サイバーセキュリティ監査、およびリスク評価に関する新しい規則が追加されました。

GDPRの下で、音声録音およびトランスクリプトは個人データと見なされ、処理には明示的な法的根拠が必要です。組織は、どの情報が取得されるのか、その目的、誰がアクセスできるのか、どのくらいの期間保持されるのかについて明確な通知を提供しなければなりません。非遵守は、CCPAの下で意図的な違反ごとに$7,988に達する罰金を引き起こす可能性があり、2026年には1.3百万ドルを超える記録的な罰金が科されました。

連邦法は電子通信プライバシー法に基づいて「一方同意」で運営されており、少なくとも1人が同意すれば録音することが合法です。しかし、多くの州では「全員同意」の要件が厳しく定められています。2026年の時点で、全員同意を必要とする州にはカリフォルニア、コネチカット、デラウェア、フロリダ、イリノイ、メリーランド、マサチューセッツ、ミシガン、モンタナ、ネバダ、ニューハンプシャー、ペンシルベニア、ワシントンが含まれます。

会議の参加者のうち一人でもオールパーティーコンセント州（全当事者の同意が必要な州）に所在している場合、主催者は関係する全員から同意を得なければなりません。多くのAI文字起こしツールは、話者識別のためにボイスプリントも作成しており、これにより、生体データを収集する前に書面による同意を求めるイリノイ州のBIPAのような、特定の生体情報プライバシー法が適用される可能性があります。

組織は、AI の利用方法を明確に示し、承認済みツールを特定し、禁止される行為を定義する、明確な AI 利用規定（AI Acceptable Use Policy）を策定する必要があります。年次トレーニングを実施することで、従業員が AI のリスクと利点を理解し、責任あるテクノロジー管理を実践していることを示しつつ、法的責任を軽減できます。

すべてのAIによる録音、ノート、および文字起こしは、訴訟において開示対象になり得ると想定してください。これらの資料は証拠として利用される可能性があり、裁判所が召喚状を明示的に制限するまでは、AIツールを使用する弁護士は、機密性の高い書き起こしの提出を強制されるリスクを負うことになります。最も機密性の高い議論については、オンプレミスまたはオフラインのAIモデルの利用を検討してください。

すべての会議録音ツールはプライバシーの観点から同じではありません。一部のプロバイダーは、企業レベルのコンプライアンスを優先してセキュリティに重点を置いていますが、他のプロバイダーはデータ保護の犠牲に利便性に焦点を当てています。2026年に利用可能な最もプライバシー重視のオプションは次のとおりです：