📊 Politiche di conservazione dei dati per strumento
| Strumento | Mantenimento del piano gratuito | Conservazione dei piani a pagamento | Politica personalizzata |
|---|---|---|---|
| Fireflies.ai | 12 mesi | Illimitato | ✅ Enterprise |
| Otter.ai | Limitato | Personalizzabile | ✅ Business/Enterprise |
| Zoom AI Companion | Per impostazioni dell'account | Per impostazioni dell'account | ✅ Opzione a conservazione zero |
| Jamie AI | Audio eliminato dopo l'elaborazione | Trascrizioni archiviate | ⚠️ Limitato |
| tl;dv | Archiviazione illimitata | Archiviazione illimitata | ✅ Enterprise |
Nota importante
Fireflies.ai mantiene una politica di conservazione dei dati a 0 giorni con i loro fornitori di trascrizione e LLM, il che significa che i tuoi dati non vengono archiviati né utilizzati per l’addestramento dell’IA da parte di terzi.
🇪🇺 I tuoi diritti ai sensi del GDPR
Diritto alla cancellazione (Articolo 17)
- ✓Richiedi in qualsiasi momento l’eliminazione di tutti i tuoi dati personali
- ✓Data must be deleted "without undue delay"
- ✓Si applica a registrazioni delle riunioni, trascrizioni e riepiloghi
- ✓Le aziende devono fornire meccanismi di eliminazione semplici
Diritto di accesso (Articolo 15)
- ✓Visualizza tutti i dati che l'azienda conserva su di te
- ✓Scopri per quanto tempo verranno conservati i dati
- ✓Comprendi chi ha accesso ai tuoi dati
- ✓Scarica i tuoi dati in formato portatile
Minimizzazione dei dati (Articolo 5)
- ✓Le aziende possono raccogliere solo i dati di cui hanno effettivamente bisogno
- ✓I dati non devono essere conservati più a lungo del necessario
- ✓I dati obsoleti o irrilevanti devono essere eliminati o anonimizzati
📁 Quali dati vengono archiviati?
🎙️ File Audio/Video
- •Spesso eliminato immediatamente dopo la trascrizione
- •Alcuni strumenti conservano per 30 giorni per controlli di qualità
- •L'IA di terze parti di Zoom conserva i dati fino a 30 giorni
- •I piani Enterprise spesso offrono una conservazione audio pari a zero
📝 Trascrizioni e Riassunti
- •Di solito archiviato per l'accesso dell'utente a tempo indeterminato
- •Può essere eliminato manualmente dagli utenti
- •Gli strumenti aziendali offrono una scadenza automatica
- •Gli elementi nel cestino vengono eliminati automaticamente dopo 30 giorni
👤 Dati dell'account e di utilizzo
- •Email, nome e informazioni di fatturazione
- •Cronologia di accesso e dati di sessione
- •Analisi sull'utilizzo delle funzionalità
- •Conservati fino all'eliminazione dell'account
🔗 Dati di Integrazione
- •Token di accesso al calendario
- •Sincronización de datos y contactos del CRM
- •Credenziali di connessione allo spazio di lavoro
- •Revocabile tramite le impostazioni dell’account
🛡️ Best practice per la sicurezza dei dati
Per singoli
- • Rivedi regolarmente ed elimina le vecchie registrazioni delle riunioni
- • Usa strumenti con chiare opzioni di eliminazione dei dati
- • Abilita la scadenza automatica delle trascrizioni quando disponibile
- • Scegli fornitori con sede nell'UE per un trattamento conforme al GDPR
- • Esamina le politiche sulla privacy prima di registrarti
Per le organizzazioni
- • Implementa politiche di conservazione a livello di organizzazione
- • Utilizza piani enterprise con controlli dei dati personalizzati
- • Esegui regolarmente audit e pulizia dei dati
- • Formare i dipendenti sulle procedure di gestione dei dati
- • Assicurarsi che sia in atto un DPA (Data Processing Agreement)
- • Scegli strumenti con certificazione SOC 2 Type II
Quando elimini il tuo account
- • Richiedi l’esportazione completa dei dati prima dell’eliminazione
- • Conferma i tempi di eliminazione (di solito entro 30 giorni)
- • Revoca prima tutte le integrazioni di terze parti
- • Controlla se anche i backup vengono eliminati
- • Ottieni una conferma scritta dell’eliminazione dei dati
⚙️ Funzionalità di Conformità Automatizzate
Gli strumenti di riunione basati sull'IA moderni offrono sempre più funzionalità di conformità automatizzate per aiutare le organizzazioni a soddisfare i requisiti normativi:
Gestione automatica della conservazione
- • Scadenza dei dati basata su policy
- • Regole di conservazione specifiche per categoria
- • Flussi di lavoro di eliminazione automatizzata
- • Dashboard di reportistica sulla conformità
Automazione del Controllo degli Accessi
- • Applicazione delle autorizzazioni basate sui ruoli
- • Principi di accesso basati sulla necessità di sapere
- • Generazione della traccia di controllo
- • Revoca automatica dell’accesso
📅 Aggiornamenti Normativi 2025-2026
- 📋Semplificazione GDPR: Si prevede che la Commissione europea proponga semplificazioni del GDPR entro giugno 2025, concentrandosi sulla riduzione degli oneri di tenuta dei registri per le PMI.
- 🔍Aumenti delle verifiche Le autorità di regolamentazione stanno dando priorità alle verifiche sulla conservazione e minimizzazione dei dati, prendendo di mira le aziende che mantengono i dati senza una giustificazione chiara.
- 🤖Linee guida specifiche per l'IA: Il Comitato europeo per la protezione dei dati ha condiviso pareri sull’uso dell’IA nella conformità al GDPR, con un’enfasi sui limiti di conservazione dei dati di addestramento.
- 📊Articolo 22 Esecuzione: Applicazione più rigorosa delle norme sulle decisioni automatizzate, che richieda la supervisione umana per i sistemi basati sull’IA.
❓ Domande da porre al tuo medico
- 1.Per quanto tempo conservate le registrazioni e le trascrizioni delle riunioni?
- 2.Posso impostare periodi di conservazione personalizzati per la mia organizzazione?
- 3.I miei dati vengono utilizzati per addestrare i vostri modelli di IA?
- 4.Cosa succede ai miei dati se cancello il mio abbonamento?
- 5.Dove sono archiviati geograficamente i miei dati?
- 6.Avete un Data Processing Agreement (DPA) disponibile?
- 7.A quali processori di terze parti hanno accesso ai miei dati?
- 8.Come posso richiedere l’eliminazione completa dei dati?