⚠️ Principali preoccupazioni per la privacy
🎤 Privacy per Registrazioni Audio e Video
Gli strumenti di Meeting AI potrebbero registrare le conversazioni senza un chiaro consenso dei partecipanti
Registrazioni archiviate a tempo indeterminato con politiche di eliminazione poco chiare
Potenziale condivisione con fornitori, partner o enti governativi
📝 Analisi dei Contenuti e Addestramento dell’IA
Analisi tramite IA di discussioni aziendali sensibili e conversazioni personali
Utilizzare i dati delle riunioni per migliorare i modelli di IA senza consenso esplicito
Analisi comportamentale e monitoraggio del sentiment dei partecipanti
🌐 Posizione e Accesso ai Dati
Preoccupazioni relative all'archiviazione
- • Posizioni dei data center poco chiare
- • Trasferimenti transfrontalieri di dati
- • Vulnerabilità della sicurezza cloud
- • Politiche di accesso dei fornitori
Rischi di accesso
- • Accesso dei dipendenti alle registrazioni
- • Richieste di sorveglianza da parte del governo
- • Esposizione alla violazione dei dati
- • Accesso non autorizzato da parte di terzi
🔒 Standard essenziali di protezione dei dati
🛡️ Requisiti di Crittografia
In transito
- • Crittografia TLS 1.3
- • Connessioni HTTPS
- • WebRTC sicuro
- • Convalida del certificato
A riposo
- • Crittografia AES-256
- • Basi di dati crittografate
- • Archiviazione sicura dei file
- • Gestione delle chiavi
End-to-End
- • Crittografia lato client
- • Architettura a conoscenza zero
- • Controllo della chiave privata
- • Nessun accesso al server
📋 Controlli di Accesso e Autenticazione
MFA obbligatoria per tutti gli account utente e per l’accesso amministrativo
Controlli di accesso granulari basati sui ruoli e sulle responsabilità degli utenti
Gestione sicura delle sessioni con controlli di timeout e logout
Registri completi di tutte le attività di accesso e trattamento dei dati
🌍 Requisiti di conformità GDPR
📋 Diritti dell'interessato
⚖️ Requisiti di Base Legale
Consenso libero, specifico e informato per il trattamento dei dati
Bilanciare le esigenze aziendali con i diritti individuali alla privacy
Trattamento necessario per l'esecuzione del contratto
DPO designato per la supervisione della privacy e la conformità
📊 Valutazione d'Impatto sulla Privacy
Valutazione del rischio
- • Identificazione dell'elaborazione ad alto rischio
- • Valutazione dell'impatto sulla privacy
- • Progettazione delle misure di mitigazione
- • Revisione e aggiornamenti regolari
Documentazione
- • Registri delle attività di trattamento
- • Trasparenza dell'informativa sulla privacy
- • Registri di gestione del consenso
- • Mappatura dei flussi di dati
Risposta alla violazione
- • Requisito di preavviso di 72 ore
- • Notifica al soggetto interessato
- • Documentazione degli incidenti
- • Misure di rimedio
🗓️ Politiche di conservazione e cancellazione dei dati
⏰ Tempi di conservazione
📹 Registrazioni delle riunioni
📝 Trascrizioni e Note
🗑️ Meccanismi di eliminazione
Eliminazione programmata in base alle politiche di conservazione e alle preferenze dell'utente
Funzionalità di eliminazione self-service con effetto immediato
Eliminazione crittografica e sovrascrittura dei dati per la rimozione completa
Tracciabilità delle operazioni e certificati che confermano l’avvenuta eliminazione dei dati
🔍 Trasparenza e Responsabilità dei Fornitori
📋 Requisiti di Trasparenza
🔍 Informativa sulle pratiche relative ai dati
- • Linguaggio chiaro dell’informativa sulla privacy
- • Finalità di raccolta dei dati
- • Pratiche di condivisione con terze parti
- • Divulgazione della posizione di elaborazione
- • Specifiche del periodo di conservazione
🛡️ Trasparenza delle Misure di Sicurezza
- • Dettagli di implementazione della crittografia
- • Stato della certificazione di sicurezza
- • Procedure di risposta agli incidenti
- • Politica di divulgazione delle vulnerabilità
- • Risultati regolari degli audit di sicurezza
🎯 Domande da porre ai fornitori
Gestione dei dati
- • Dove sono archiviati geograficamente i nostri dati?
- • Chi ha accesso alle registrazioni delle nostre riunioni?
- • Come vengono utilizzati i nostri dati per l’addestramento dei modelli di IA?
- • Possiamo disattivare le funzionalità di analisi dei dati?
Sicurezza e Conformità
- • Quali certificazioni di sicurezza mantenete?
- • Come gestisci le violazioni dei dati?
- • Quali standard di conformità rispettate?
- • Puoi fornire i report SOC 2?
Controllo utente
- • Come possono gli utenti eliminare i propri dati?
- • Quali controlli granulari sulla privacy sono disponibili?
- • Possiamo esportare i nostri dati se ce ne andiamo?
- • Come gestite il consenso degli utenti?
⚖️ Diritti degli utenti e controlli sulla privacy
🎛️ Controlli essenziali della privacy
Controlli di registrazione
- • Consenso per l’attivazione della registrazione
- • Indicatori visivi di registrazione
- • Notifica ai partecipanti
- • Capacità di interrompere la registrazione
Accesso ai dati
- • Dashboard dei dati personali
- • Opzioni di download dei dati
- • Gestione delle richieste di accesso
- • Log di condivisione con terze parti
Gestione del Consenso
- • Opzioni di consenso granulari
- • Revoca del consenso
- • Consenso specifico per lo scopo
- • Tracciamento della cronologia del consenso
🔧 Confronto di Strumenti Attenti alla Privacy
| Strumento | Crittografia end-to-end | Conforme al GDPR | Controllo dei dati dell'utente |
|---|---|---|---|
| Sembly | ✅ E2EE completa | ✅ Certificato | ✅ Controllo completo |
| Fathom | ✅ Disponibile | ✅ Conforme | ✅ Buoni controlli |
| Krisp IA | ✅ Privacy senza bot | ✅ Conforme | ✅ Elaborazione locale |
| Supernormale | ⚠️ Parziale | ✅ Conforme | ⚠️ Limitato |
| Otter.ai | ❌ Non disponibile | ⚠️ Parziale | ⚠️ Base |
✅ Migliori Pratiche per la Protezione della Privacy
🔒 Per organizzazioni
Scegli strumenti con una crittografia robusta e politiche sulla privacy trasparenti
Stabilisci politiche aziendali a livello aziendale sulla registrazione delle riunioni e sul consenso
Condurre revisioni periodiche della gestione dei dati e della conformità dei fornitori
Formare il personale sui requisiti di privacy e sul corretto utilizzo degli strumenti
👤 Per utenti individuali
Controlla e aggiorna regolarmente le impostazioni sulla privacy nei tuoi strumenti per le riunioni
Leggi le informative sulla privacy e comprendi come vengono trattati i tuoi dati
Richiedi l’accesso ai dati, le correzioni o le cancellazioni quando necessario
Monitora le modifiche alle informative sulla privacy e le divulgazioni di incidenti di sicurezza