Privasi Transkripsi Rapat 🔒

Alat transkripsi AI sering memproses informasi sensitif atau rahasia. Penting untuk meninjau syarat layanan dan kebijakan privasi dari setiap penyedia AI untuk memahami bagaimana data ditangani. Organisasi harus menerapkan langkah-langkah keamanan yang kuat termasuk enkripsi, akses yang dilindungi kata sandi, dan kontrol akses yang ketat.

Saat menggunakan layanan pihak ketiga, pastikan mereka menandatangani perjanjian yang menegaskan tidak ada penyimpanan data melampaui periode pemrosesan yang diperlukan, tidak menggunakan data Anda untuk pelatihan model, standar enkripsi yang ketat, serta penghapusan data secara langsung setelah sesi berakhir.

Organisasi yang menggunakan transkripsi rapat AI harus menghadapi lanskap regulasi yang semakin kompleks. Undang-Undang Privasi Konsumen California (CCPA) menerima pembaruan signifikan pada tahun 2026, dengan aturan baru mengenai teknologi pengambilan keputusan otomatis terkait AI, audit keamanan siber, dan penilaian risiko yang mempengaruhi bisnis yang menangani informasi pribadi penduduk California.

Di bawah GDPR, rekaman suara dan transkrip dianggap sebagai data pribadi yang memerlukan dasar hukum yang eksplisit untuk diproses. Organisasi harus memberikan pemberitahuan yang jelas tentang informasi apa yang dikumpulkan, tujuannya, siapa yang dapat mengaksesnya, dan berapa lama data tersebut akan disimpan. Ketidakpatuhan dapat mengakibatkan sanksi mencapai $7,988 per pelanggaran yang disengaja berdasarkan CCPA, dengan denda rekor yang melebihi $1,3 juta yang dikeluarkan pada tahun 2026.

Hukum federal di bawah Undang-Undang Privasi Komunikasi Elektronik beroperasi dengan dasar "persetujuan satu pihak", yang berarti merekam adalah legal jika setidaknya satu orang memberi persetujuan. Namun, banyak negara bagian memiliki persyaratan "persetujuan semua pihak" yang lebih ketat. Pada tahun 2026, negara bagian yang membutuhkan persetujuan semua pihak termasuk California, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania, dan Washington.

Jika bahkan satu peserta rapat berada di negara bagian dengan aturan persetujuan semua pihak, penyelenggara harus memperoleh persetujuan dari semua pihak yang terlibat. Banyak alat transkripsi AI juga membuat sidik suara (voiceprint) untuk identifikasi pembicara, yang dapat memicu undang-undang privasi biometrik tertentu seperti BIPA di Illinois yang mengharuskan adanya persetujuan tertulis sebelum mengumpulkan data biometrik.

Organisasi harus menetapkan Kebijakan Penggunaan AI yang Dapat Diterima (AI Acceptable Use Policy) yang jelas, yang menjabarkan bagaimana AI dapat digunakan, mengidentifikasi alat yang disetujui, dan mendefinisikan praktik yang dilarang. Pelatihan tahunan membantu karyawan memahami risiko dan manfaat AI, mengurangi tanggung jawab hukum, dan menunjukkan pengelolaan teknologi yang bertanggung jawab.

Anggap semua rekaman, catatan, dan transkripsi AI dapat ditemukan dalam proses litigasi. Materi-materi ini dapat dijadikan bukti, dan sampai pengadilan secara tegas membatasi surat panggilan, pengacara yang menggunakan alat AI berisiko dipaksa menyerahkan transkrip sensitif. Pertimbangkan untuk menggunakan model AI on-premise atau offline untuk diskusi yang paling sensitif.

Tidak semua alat transkripsi rapat diciptakan sama dalam hal privasi. Beberapa penyedia memprioritaskan keamanan dengan kepatuhan tingkat perusahaan, sementara yang lain fokus pada kenyamanan dengan mengorbankan perlindungan data. Berikut adalah opsi yang paling fokus pada privasi yang tersedia pada tahun 2026: