🎯 Kriteria Pemilihan Inti
🚀 Persyaratan Fungsional
Fitur Inti
- ✓Kemampuan perekaman rapat
- ✓Akurasi transkripsi otomatis
- ✓Ringkasan bertenaga AI
- ✓Ekstraksi item tindakan
- ✓Identifikasi pembicara
Fitur Lanjutan
- ✓Dukungan multi-bahasa
- ✓Kolaborasi waktu nyata
- ✓Template khusus
- ✓Analitik dan wawasan
- ✓Kemampuan pencarian
🔧 Spesifikasi Teknis
Dukungan Platform
- • Integrasi Zoom
- • Dukungan Microsoft Teams
- • Kompatibilitas Google Meet
- • Integrasi Webex
- • Platform mandiri
Fitur Keamanan
- • Enkripsi end-to-end
- • Kepatuhan SOC 2
- • Kepatuhan GDPR
- • Kontrol residensi data
- • Izin akses
Performa
- • Batasan skalabilitas
- • Kecepatan pemrosesan
- • Keandalan waktu aktif
- • Waktu respons API
- • Kinerja seluler
👥 Faktor Pengalaman Pengguna
🎨
Desain Antarmuka:
Navigasi intuitif, tata letak yang rapi, kepatuhan terhadap aksesibilitas
📚
Kurva Pembelajaran
Kompleksitas penyiapan, kebutuhan pelatihan, onboarding pengguna
📱
Pengalaman Seluler:
Ketersediaan aplikasi, kesetaraan fitur, kemampuan offline
🎯
Adaptasi alur kerja, opsi branding, fleksibilitas konfigurasi
📊 Kerangka Evaluasi
⚖️ Matriks Penilaian Berbobot
| Kategori Kriteria | Berat % | Skor Alat A | Skor Alat B | Skor Alat C |
|---|---|---|---|---|
| Fungsionalitas | 35% | 8.5 | 7.2 | 9.1 |
| Pengalaman Pengguna | 25% | 7.8 | 9.0 | 8.3 |
| Persyaratan Teknis | 20% | 9.2 | 8.1 | 7.6 |
| Biaya & Nilai | 15% | 6.5 | 8.8 | 7.9 |
| Dukungan & Pelatihan | 5% | 8.0 | 7.5 | 8.7 |
| Total Tertimbang | 100% | 8.1 | 8.0 | 8.4 |
🔬 Kerangka Uji Coba Pilot
Fase 1: Penilaian Awal (Minggu 1–2)
- •Pengujian penyiapan dan konfigurasi
- •Verifikasi fungsionalitas dasar
- •Pemeriksaan kompatibilitas integrasi
- •Evaluasi antarmuka pengguna
Fase 2: Pengujian di Dunia Nyata (Minggu 3-6)
- •Rekaman rapat langsung
- •Pengumpulan umpan balik pengguna
- •Pemantauan kinerja
- •Pengujian integrasi alur kerja
Metrik Keberhasilan
Tingkat Adopsi
% pengguna yang aktif menggunakan alat
Skor Kepuasan:
Penilaian umpan balik pengguna (1-10)
Peningkatan Efisiensi
Waktu yang dihemat dibandingkan proses sebelumnya
🔍 Faktor Keputusan Utama
💰 Pertimbangan Biaya
Biaya Langsung
- • Biaya langganan bulanan/tahunan
- • Biaya lisensi per pengguna
- • Biaya penyiapan dan implementasi
- • Biaya pelatihan dan onboarding
- • Biaya pengembangan integrasi
Biaya Tersembunyi
- • Biaya kelebihan penyimpanan
- • Biaya dukungan premium
- • Biaya kustomisasi
- • Biaya migrasi
- • Persyaratan pemeliharaan berkelanjutan
Rumus Total Cost of Ownership (TCO):
TCO = (Biaya Awal + Langganan Tahunan + Biaya Dukungan + Biaya Pelatihan) × Jumlah Tahun
⏰ Timeline Implementasi
Mulai Cepat (1-2 minggu)Pengaturan dasar, kustomisasi minimal
Penyiapan Standar (1-2 bulan)Integrasi penuh, pelatihan pengguna
Penerapan Enterprise (3–6 bulan)Alur kerja kustom, kepatuhan keamanan
⚠️ Penilaian Risiko
Risiko Teknis
- • Masalah kompatibilitas integrasi
- • Tantangan migrasi data
- • Hambatan kinerja
- • Kerentanan keamanan
- • Keterbatasan skalabilitas
Risiko Bisnis
- • Kekhawatiran tentang keandalan vendor
- • Risiko penghentian fitur
- • Kesenjangan kepatuhan
- • Tantangan adopsi pengguna
- • Potensi eskalasi biaya
👥 Panduan Penilaian Pemangku Kepentingan
🗣️ Matriks Persyaratan Pemangku Kepentingan
| Pemangku kepentingan | Kekhawatiran Utama | Kriteria Keberhasilan | Tingkat Pengaruh |
|---|---|---|---|
| Departemen TI | Keamanan, integrasi, pemeliharaan | Penerapan tanpa hambatan, tiket dukungan minimal | Tinggi |
| Tim Ekblad, Chief Executive Officer (CEO) William McCann, President Kevin Vitale, Chief Operating Officer Steve Coleman, Chief Financial Officer (CFO) Dan Margosian, VP Sales & Marketing | ROI, penyelarasan strategis, kepatuhan | Peningkatan produktivitas yang terukur | Tinggi |
| Pengguna Akhir | Kemudahan penggunaan, keandalan, fitur | Peningkatan efisiensi rapat | Sedang |
| Legal/Kepatuhan | Perlindungan data, persyaratan regulasi | Jaminan kepatuhan penuh | Sedang |
| Keuangan | Pengendalian biaya, dampak anggaran | Biaya yang terprediksi, ROI yang jelas | Rendah |
🛠️ Alat & Template Penilaian
📝 Template Pengumpulan Kebutuhan
Persyaratan Fungsional
- □ Standar kualitas rekaman
- □ Ambang batas akurasi transkripsi
- □ Persyaratan integrasi
- □ Kebutuhan dukungan bahasa
- □ Persyaratan fitur AI
Persyaratan Non-Fungsional
- □ Tolok ukur kinerja
- □ Standar keamanan
- □ Persyaratan skalabilitas
- □ Target ketersediaan
- □ Kebutuhan kepatuhan
🎯 Daftar Periksa Evaluasi Vendor
Persiapan Pra-Demo
- □ Tentukan kasus penggunaan spesifik untuk demonstrasi
- □ Siapkan data uji yang realistis
- □ Daftarkan pemangku kepentingan utama untuk kehadiran demo
- □ Buat kartu penilaian evaluasi
- □ Tetapkan garis waktu dan kriteria pengambilan keputusan
Selama Penilaian Demo
- □ Uji dengan tipe rapat aktual Anda
- □ Evaluasi keintuitifan antarmuka pengguna
- □ Menilai kemampuan integrasi
- □ Tinjau fitur keamanan dan kepatuhan
- □ Uji fungsionalitas seluler dan offline
Tindak Lanjut Pasca Demo
- □ Minta rincian harga yang terperinci
- □ Dapatkan referensi pelanggan
- □ Tinjau dokumentasi keamanan
- □ Negosiasikan syarat uji coba
- □ Bandingkan dengan vendor lain
✨ Praktik Terbaik Seleksi
🎯 Yang Boleh
✓
Mulailah dengan persyaratan yang jelas:
Tetapkan fitur wajib dimiliki vs. fitur bagus untuk dimiliki sebelum evaluasi
✓
Libatkan pemangku kepentingan kunci:
Libatkan tim TI, pengguna akhir, dan pengambil keputusan dalam proses tersebut
✓
Lakukan uji coba menyeluruh:
Uji alat dalam skenario dunia nyata dengan pengguna sesungguhnya
✓
Rencana untuk manajemen perubahan:
Pertimbangkan kebutuhan pelatihan dan strategi adopsi
❌ Hal yang Tidak Boleh Dilakukan
✗
Buru-buru dalam mengambil keputusan:
Berikan waktu yang memadai untuk evaluasi dan pengujian yang tepat
✗
Fokus hanya pada fitur:
Pertimbangkan kegunaan, dukungan, dan total biaya kepemilikan
✗
Abaikan tantangan integrasi:
Verifikasi kompatibilitas dengan alat dan alur kerja yang sudah ada
✗
Mengabaikan stabilitas vendor:
Teliti latar belakang perusahaan, pendanaan, dan kelayakan jangka panjang