अनुत्पादक बैठकों की छुपी हुई लागत
समाधानों में उतरने से पहले, आइए समस्या को समझें। औसत पेशेवर प्रति सप्ताह 21 घंटे से अधिक समय मीटिंग्स में बिताता है - यह संख्या 2020 से तीन गुना बढ़ गई है। Atlassian द्वारा किए गए अध्ययनों में पाया गया कि कर्मचारी हर महीने 31 घंटे से अधिक समय गैर-उत्पादक मीटिंग्स में बिताते हैं। यह बर्बाद हुआ मीटिंग समय केवल USA में ही व्यवसायों को प्रति वर्ष अनुमानित 37 अरब डॉलर का खर्च करवाता है।
21+ घंटे
बैठकों में औसत साप्ताहिक समय
31 घंटे
गैर-उत्पादक बैठकों में मासिक समय
$37 बिलियन
यूएसए में बैठकों की बर्बादी की वार्षिक लागत
बैठक का समय कम करने के 8 सिद्ध तरीके
1. स्पष्ट एजेंडा और उद्देश्यों को निर्धारित करें
क्या आप कभी किसी बैठक में गए हैं और सोचा है, "मैं यहाँ क्यों हूँ?" यह एक ऐसे बैठक का संकेत है जिसमें स्पष्ट उद्देश्य नहीं है। स्पष्टता के बिना बैठकें अक्सर गोल-गोल चर्चाओं की ओर ले जाती हैं, जिससे सभी नाराज होते हैं।
- • किसी भी मीटिंग को शेड्यूल करने से पहले विशिष्ट उद्देश्यों को निर्धारित करें
- • एजेंडा की रूपरेखा तैयार करें और इसे कम से कम 24 घंटे पहले साझा करें
- • प्रत्येक एजेंडा आइटम के लिए समय सीमा निर्धारित करें
- • हर बैठक को स्पष्ट कार्य बिंदुओं और जिम्मेदार लोगों के साथ समाप्त करें
2. डिफ़ॉल्ट मीटिंग की अवधि कम करें
औसत मीटिंग की अवधि 50.6 मिनट होती है, लेकिन इसका मतलब यह नहीं है कि हर मीटिंग उतनी लंबी होनी चाहिए। अपनी मीटिंग एजेंडा की योजना बनाते समय, अनुमान लगाएँ कि प्रत्येक विषय के लिए आपको कितने समय की आवश्यकता होगी।
- • 30-मिनट की मीटिंग्स की बजाय 25-मिनट की मीटिंग्स आज़माएँ
- • घंटे भर की बैठकों की बजाय 50 मिनट की बैठकों का उपयोग करें
- • अधिकांश बैठकों के लिए अधिकतम समय सीमा निर्धारित करें (जैसे, 30 मिनट)
- • सभी बैठकों की अवधि में 10% की कमी करें - छोटी बचतें मिलकर घंटों में बदल जाती हैं
3. प्रतिभागियों को केवल आवश्यक सदस्यों तक सीमित रखें
केवल प्रमुख हितधारकों को आमंत्रित करने से निर्णय लेने की प्रक्रिया सुव्यवस्थित होती है और अप्रासंगिक चर्चाओं की आवृत्ति कम हो जाती है। यह सुनिश्चित करके कि केवल वे लोग मौजूद हों जो सीधे एजेंडा आइटमों से जुड़े हों, बैठकें अधिक कुशल हो जाती हैं।
- • दो-पिज़्ज़ा नियम लागू करें: अगर आप समूह को दो पिज़्ज़ा से नहीं खिला सकते, तो वह बहुत बड़ा है
- • पूछें: क्या इस व्यक्ति को शामिल होना ज़रूरी है, या वे सिर्फ़ सारांश प्राप्त कर सकते हैं?
- • जब उनकी राय/योगदान महत्वपूर्ण न हो, तो उपस्थित लोगों को वैकल्पिक के रूप में चिह्नित करें
4. असिंक्रोनस संचार का उपयोग करें
जहाँ जटिल विषयों और ब्रेनस्टॉर्मिंग सत्रों के लिए आमने-सामने या वीडियो मीटिंग सबसे उपयुक्त होती हैं, वहीं कई मीटिंग्स को अधिक कुशल तरीकों से बदला जा सकता है।
- • स्टेटस अपडेट मीटिंग्स को लिखित रिपोर्ट्स या Slack अपडेट्स से बदलें
- • घोषणाओं के लिए रिकॉर्ड किए गए वीडियो संदेश (Loom) का उपयोग करें
- • घंटेभर लंबी चेक-इन्स के बजाय त्वरित 15-मिनट की स्टैंड-अप मीटिंग्स करें
- • प्रतिपुष्टि और समीक्षा सत्रों के लिए सहयोगात्मक दस्तावेज़ों का उपयोग करें
5. बिना-मीटिंग वाले दिन तय करें
सप्ताह में एक या एक से अधिक दिनों को बिना बैठक के दिनों के रूप में निर्धारित करें। इससे सभी को गहन कार्य पर ध्यान केंद्रित करने का निर्बाध समय मिलता है। कई कंपनियों ने "फोकस फ्रidays" या इसी तरह की नीतियों को बहुत सफलता के साथ अपनाया है।
- • प्रति सप्ताह कम से कम एक पूरा दिन बिना मीटिंग के अवश्य ब्लॉक करें
- • पूरी टीम को इस सीमा/मर्यादा का सम्मान करने के लिए प्रोत्साहित करें
- • इस समय का उपयोग केंद्रित, व्यक्तिगत कार्य के लिए करें
6. अपने कैलेंडर पर समय ब्लॉक करें
एक विशेषज्ञ रणनीति है कि केंद्रित काम के लिए आवर्ती समय को ब्लॉक करें। उदाहरण के लिए, "गहरा काम" के लिए रोजाना 8-10 प्रातः का समय ब्लॉक करने से दूसरों को उन घंटों के दौरान बैठकों का कार्यक्रम बनाने से रोका जा सकता है।
- • केंद्रित कार्य के लिए रोज़ाना 2-4 घंटे ब्लॉक करें
- • अपने कैलेंडर में समय को "व्यस्त" के रूप में चिह्नित करें
- • मीटिंग्स से अपने सबसे उत्पादक घंटों की रक्षा करें
7. AI बैठक टूल्स का लाभ उठाएँ
AI मीटिंग टूल्स मीटिंग्स को रिकॉर्ड और संक्षेपित कर सकते हैं, जिससे प्रतिभागी हर मीटिंग में शामिल हुए बिना ही मुख्य बिंदुओं की समीक्षा कर सकते हैं। यह विशेष रूप से उन हितधारकों के लिए उपयोगी है जिन्हें अपडेट की आवश्यकता होती है लेकिन जिन्हें सक्रिय रूप से भाग लेने की ज़रूरत नहीं होती।
बैठक का समय कम करने के लिए शीर्ष AI टूल्स
| उपकरण | मुख्य विशेषता | के लिए सर्वोत्तम |
|---|---|---|
| Otter.ai | रीयल-टाइम ट्रांसक्रिप्शन और AI सारांश | व्यक्तियों और छोटी टीमें |
| Fireflies.ai | स्वतः-शामिल होना, सारांश, CRM एकीकरण | सेल्स टीमें और उद्यम |
| मीटिंग कैनेरी | बैठक विश्लेषण और समय ट्रैकिंग | टीमें मीटिंग संस्कृति की निगरानी कर रही हैं |
| Fathom | असीमित निःशुल्क रिकॉर्डिंग और सारांश | बजट-सचेत उपयोगकर्ता |
8. Amazon की 6-पेज नैरेटिव विधि आज़माएँ
जेफ बेजोस द्वारा प्रोत्साहित की गई यह पद्धति स्लाइड डेक्स की जगह गहन, चिंतनशील गद्य को देती है। सहभागी शुरुआत के 15-30 मिनट संरचित मौन में बिताते हैं, जिसमें वे छह पन्नों के विस्तृत दस्तावेज़ को पढ़ते हैं। इससे यह सुनिश्चित होता है कि हर कोई एक ही व्यापक संदर्भ के साथ चर्चा में प्रवेश करे, जिससे मीटिंग्स छोटी और अधिक केंद्रित हो जाती हैं।
- • प्री-रीड दस्तावेज़ लंबी प्रस्तुतियों की आवश्यकता को समाप्त कर देते हैं
- • हर कोई चर्चा की शुरुआत समान संदर्भ के साथ करता है
- • ध्यान प्रस्तुति देने से चर्चा करने और निर्णय लेने की ओर स्थानांतरित हो जाता है
अतिरिक्त त्वरित सुझाव
यह करो ✓
- • बैठकें समय पर शुरू करें, भले ही सभी लोग उपस्थित न हों
- • सभी प्रतिभागियों को दिखाई देने वाला टाइमर उपयोग करें
- • छोटी मीटिंग्स के दौरान खड़े रहें ताकि वे संक्षिप्त रहें
- • मीटिंग्स को ट्रांज़िशन समय के लिए 5 मिनट पहले समाप्त करें
- • बैठक के तुरंत बाद बैठक के सारांश भेजें
इससे बचें ✗
- • यह जाँचे बिना मीटिंग शेड्यूल करना कि वे वास्तव में ज़रूरी हैं या नहीं
- • ईमेल में भेजी जा सकने वाली जानकारी के लिए मीटिंग्स का उपयोग करना
- • लोगों को आमंत्रित करना "बस इसके मामले में" कि उनके पास विचार हों
- • चर्चाओं को बिना मार्गदर्शन के विषय से भटकने देना
- • बिना किसी विराम के लगातार मीटिंग्स शेड्यूल करना
15-मिनट की मीटिंग्स पर विचार करें ⚡
कुछ कार्यकारी अब थकान कम करने और सहभागिता बनाए रखने के लिए मीटिंग के समय को केवल 15 मिनट तक सीमित कर रहे हैं। 15 मिनट का प्रारूप तब सबसे अच्छा काम करता है जब प्रतिभागी पहले से जानकारी भेजते और पढ़ते हैं, और केवल निर्णयों और परिणामों पर ध्यान केंद्रित करते हैं।