मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन गोपनीयता 🔒

AI ट्रांसक्रिप्शन टूल्स अक्सर संवेदनशील या गोपनीय जानकारी को प्रोसेस करते हैं। यह समझने के लिए कि डाटा को कैसे हैंडल किया जाता है, किसी भी AI प्रदाता की सेवा शर्तों और गोपनीयता नीतियों की समीक्षा करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। संगठनों को एन्क्रिप्शन, पासवर्ड-सुरक्षित एक्सेस, और सख्त एक्सेस नियंत्रण सहित मजबूत सुरक्षा उपाय लागू करने चाहिए।

जब आप तृतीय-पक्ष सेवाओं का उपयोग करें, तो सुनिश्चित करें कि वे ऐसे समझौतों पर हस्ताक्षर करें जिनमें आवश्यक प्रोसेसिंग अवधि से अधिक डेटा संग्रहन न करना, आपके डेटा का मॉडल प्रशिक्षण के लिए उपयोग न करना, कड़े एन्क्रिप्शन मानकों का पालन करना, और सत्र समाप्त होते ही डेटा को तुरंत हटाना शामिल हो।

AI मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन का उपयोग करने वाले संगठनों को एक बढ़ती हुई जटिल नियामक परिदृश्य में नेविगेट करना होगा। कैलिफोर्निया उपभोक्ता गोपनीयता अधिनियम (CCPA) को 2026 में महत्वपूर्ण अपडेट मिले, जिसमें कैलिफोर्निया निवासियों की व्यक्तिगत जानकारी से निपटने वाले व्यवसायों पर प्रभाव डालने वाली AI-संबंधित स्वचालित निर्णय लेने वाली तकनीकों, साइबर सुरक्षा ऑडिट और जोखिम आकलन पर नए नियम शामिल हैं।

जीडीपीआर के तहत, वॉयस रिकॉर्डिंग और ट्रांसक्रिप्ट को व्यक्तिगत डेटा माना जाता है, जिसके लिए प्रसंस्करण के लिए स्पष्ट कानूनी आधार की आवश्यकता होती है। संगठनों को यह स्पष्ट रूप से सूचित करना चाहिए कि कौन सी जानकारी कैप्चर की जा रही है, इसका उद्देश्य क्या है, कौन इसे एक्सेस कर सकता है, और इसे कितनी देर तक रखा जाएगा। अनुपालन न करने पर, सीसीपीए के अंतर्गत जानबूझकर उल्लंघन पर जुर्माने 7,988 डॉलर तक पहुंच सकते हैं, जबकि 2026 में रिकॉर्ड जुर्माने 1.3 मिलियन डॉलर से अधिक लगाए गए हैं।

संघीय कानून इलेक्ट्रॉनिक संचार गोपनीयता अधिनियम के तहत "एक-पार्टी सहमति" के आधार पर काम करता है, जिसका अर्थ है कि यदि कम से कम एक व्यक्ति सहमत है तो रिकॉर्ड करना कानूनी है। हालांकि, कई राज्यों में अधिक कड़े "सभी-पार्टी सहमति" आवश्यकताएँ हैं। 2026 के रूप में, सभी-पार्टी सहमति की आवश्यकता वाले राज्यों में कैलिफोर्निया, कनेक्टिकट, डेलावेयर, फ्लोरिडा, इलिनोइस, मैरीलैंड, मैसाचुसेट्स, मिशिगन, मोंटाना, नेवादा, न्यू हैम्पशायर, पेनसिल्वेनिया और वाशिंगटन शामिल हैं।

यदि किसी भी एक बैठक प्रतिभागी का स्थान ऑल-पार्टी सहमति वाले राज्य में है, तो आयोजक को शामिल सभी लोगों से सहमति प्राप्त करनी होगी। कई AI ट्रांसक्रिप्शन टूल्स स्पीकर की पहचान के लिए वॉइसप्रिंट भी बनाते हैं, जो इलिनॉय के BIPA जैसे विशिष्ट बायोमेट्रिक गोपनीयता कानूनों को सक्रिय कर सकते हैं, जो बायोमेट्रिक डेटा एकत्र करने से पहले लिखित सहमति की मांग करते हैं।

संगठनों को एक स्पष्ट AI Acceptable Use Policy स्थापित करनी चाहिए जो यह बताती हो कि AI का उपयोग कैसे किया जा सकता है, स्वीकृत टूल्स की पहचान करती हो, और निषिद्ध प्रथाओं को परिभाषित करती हो। वार्षिक प्रशिक्षण कर्मचारियों को AI के जोखिमों और लाभों को समझने में मदद करता है, ज़िम्मेदारी को कम करता है और जिम्मेदार तकनीकी प्रबंधन को प्रदर्शित करता है।

मान लें कि सभी AI रिकॉर्डिंग, नोट्स और प्रतिलिपियाँ मुकदमेबाजी में खोज योग्य हैं। ये सामग्री साक्ष्य के रूप में काम कर सकती हैं, और जब तक अदालतें समन पर स्पष्ट रूप से सीमाएँ नहीं लगातीं, AI टूल्स का उपयोग करने वाले वकील संवेदनशील प्रतिलेखों के जबरन प्रस्तुतिकरण के जोखिम में रहते हैं। सबसे संवेदनशील चर्चाओं के लिए ऑन-प्रिमाइस या ऑफ़लाइन AI मॉडल का उपयोग करने पर विचार करें।

सभी मीटिंग ट्रांसक्रिप्शन उपकरण समान नहीं होते हैं जब बात गोपनीयता की आती है। कुछ प्रदाता सुरक्षा को एंटरप्राइज-ग्रेड अनुपालन के साथ प्राथमिकता देते हैं, जबकि अन्य डेटा सुरक्षा की कीमत पर सुविधा पर ध्यान केंद्रित करते हैं। 2026 में उपलब्ध सबसे गोपनीयता-केंद्रित विकल्प यहाँ हैं: