Teams रिकॉर्डिंग खोजने के लिए आपका त्वरित गाइड
We’ve all been there: a crucial meeting ends, and you can't remember where the recording went. Don't worry, you're not alone. Finding your recording is usually simple once you know the secret: its location depends entirely on the type of meeting you just had.
यह खंड उस वीडियो को खोजने के लिए आपका एक्सप्रेस लेन है। तकनीकी बारीकियों में जाने से पहले, आइए तत्काल समस्या को हल करें।
Your recording will almost always be in one of two places: your personal OneDrive account or your team’s SharePoint site. Understanding this one difference is the key to solving most "where did my recording go?" mysteries.
जहाँ आपकी टीम की रिकॉर्डिंग संग्रहीत होती है
मैंने यह त्वरित-संदर्भ तालिका तैयार की है ताकि आप रिकॉर्ड की गई मीटिंग के आधार पर ठीक-ठीक जान सकें कि कहाँ देखना है। जब आप जल्दी में हों, तो यह वाकई जीवनरक्षक साबित होती है।
| मीटिंग प्रकार | रिकॉर्डिंग संग्रहण स्थान | डिफ़ॉल्ट रूप से किसके पास एक्सेस है |
|---|---|---|
| Standard Meeting (from your calendar) | आपका व्यक्तिगत OneDrive "Recordings" फ़ोल्डर। | रिकॉर्ड करने वाले व्यक्ति और सभी आंतरिक आमंत्रित। |
| Channel Meeting (started in a Team) | उस चैनल के लिए SharePoint साइट के "Recordings" फ़ोल्डर में। | उस विशेष टीम चैनल के सभी सदस्य। |
| एक-से-एक कॉल | उस व्यक्ति के OneDrive के "Recordings" फ़ोल्डर में जिसने रिकॉर्ड बटन दबाया था। | केवल कॉल के प्रतिभागी। |
This little cheat sheet should get you to the right folder fast. Once you know whether to check OneDrive or SharePoint, finding the actual file is a breeze.
अब जब आपके पास एक नक्शा है, तो आइए सबसे तेज़ तरीकों से चलते हैं जिनसे आप सीधे Teams ऐप के भीतर ही, चाहे आप अपने कंप्यूटर पर हों या अपने फ़ोन पर, वे रिकॉर्डिंग्स खोल सकते हैं।
OneDrive और SharePoint में रिकॉर्डिंग्स कैसे संग्रहीत की जाती हैं
क्या आपने कभी किसी प्रोजेक्ट मीटिंग को खत्म करने के बाद सोचा है कि उसकी रिकॉर्डिंग आपकी वन-ऑन-वन कॉल की रिकॉर्डिंग से बिल्कुल अलग जगह पर क्यों चली गई? यह बेतरतीब लग सकता है, लेकिन Microsoft Teams आपकी रिकॉर्डिंग्स को जहाँ सहेजता है, उसके पीछे एक सरल लॉजिक है। एक बार जब आप इसे समझ लेंगे, तो आपको हर बार बिल्कुल पता होगा कि कहाँ देखना है।
It all boils down to one simple question: Was the meeting part of a specific Team channel?
उस प्रश्न का उत्तर यह निर्धारित करता है कि वीडियो फ़ाइल आपके व्यक्तिगत OneDrive में जाएगी या किसी साझा SharePoint साइट में। यह अंतर केवल एक तकनीकी विवरण से कहीं अधिक है—यह तय करता है कि रिकॉर्डिंग कौन देख सकता है, इसे कैसे प्रबंधन किया जाता है, और आपको अपनी खोज कहां से शुरू करनी चाहिए।
OneDrive और SharePoint के बीच का अंतर समझाया गया
इसे व्यक्तिगत फ़ाइलों और टीम फ़ाइलों के अंतर के रूप में समझें। Microsoft अपने आप निजी चैट या स्टैंडअलोन मीटिंग्स की रिकॉर्डिंग्स को आपकी व्यक्तिगत चीज़ मानता है, जबकि चैनल मीटिंग्स की रिकॉर्डिंग्स को पूरी टीम की संपत्ति माना जाता है।
यहाँ सरल विवरण है:
- Standard Meetings Go to OneDrive: If you kick off a meeting from your Outlook or Teams calendar, or just start a group call that isn't connected to a channel, the recording goes into a special "Recordings" folder. This folder lives in the OneDrive for Business account of whoever hit the record button.
- Channel Meetings Go to SharePoint: When a meeting is scheduled or started inside a specific channel—say, the "Q4 Marketing Campaign" channel—the recording is saved to the "Recordings" folder within that channel's SharePoint document library.
यह सेटअप काफी समझ में आता है। यह डिफ़ॉल्ट रूप से टीम से संबंधित सामग्री को टीम के हर सदस्य के लिए सुलभ रखता है, जबकि आपकी निजी मीटिंग रिकॉर्डिंग्स आपके व्यक्तिगत नियंत्रण में रहती हैं।
यह स्टोरेज सिस्टम क्यों अच्छी चीज़ है
रिकॉर्डिंग्स को OneDrive और SharePoint में स्टोर करने की यह शिफ्ट पुराने Microsoft Stream (Classic) वाले दिनों की तुलना में एक बहुत बड़ा कदम है। पहले, सभी वीडियो एक अलग प्लेटफ़ॉर्म पर अलग-थलग रहते थे। अब, आपकी Teams रिकॉर्डिंग्स को किसी भी अन्य Office फ़ाइल की तरह ट्रीट किया जाता है, जैसे कि Word डॉक्युमेंट या Excel स्प्रेडशीट।
This integration is fantastic because it unlocks the full power of the Microsoft 365 ecosystem. You can manage permissions with the same familiar controls, find videos using Microsoft Search, and apply the same governance and retention policies you use for other documents. Our detailed guide on where Teams recordings go dives deeper into this modern storage approach.
रिकॉर्डिंग तैयार होने के बाद आपको और अन्य प्रतिभागियों को तुरंत पहुंच देने के लिए मीटिंग चैट में इस तरह का एक थंबनेल पॉप अप होगा।
मीटिंग समाप्त होने के तुरंत बाद अपनी रिकॉर्डिंग तक पहुँचने का यह सीधा लिंक अक्सर सबसे तेज़ तरीका होता है।
चैनल रिकॉर्डिंग्स के लिए SharePoint नेविगेट करना
जब कोई रिकॉर्डिंग किसी चैनल से संबंधित होती है, तो वह टीम की होती है। उसे ढूंढ़ना आसान होता है क्योंकि वह एक केंद्रीकृत, साझा स्थान पर संग्रहीत होती है।
Behind every Team you create, Microsoft automatically sets up a dedicated SharePoint site to store all the team's files. If you're new to this concept, understanding SharePoint Online is a great starting point, as this site is the collaboration hub for the team.
SharePoint के भीतर सीधे किसी चैनल रिकॉर्डिंग को खोजने के लिए, आपको यह करना होगा:
- उस Team और उस विशेष चैनल पर जाएँ जहाँ मीटिंग हुई थी।
- Click on the "Files" tab at the top.
- Inside, you'll find a folder named "Recordings." Just open it up.
- उस चैनल की सभी मीटिंग रिकॉर्डिंग्स वहीं पर होंगी।
चूंकि फ़ाइल SharePoint में रहती है, उस Team चैनल के हर सदस्य के पास अपने‑आप रिकॉर्डिंग देखने और डाउनलोड करने की अनुमति होती है। शेयरिंग लिंक के साथ छेड़छाड़ करने की ज़रूरत नहीं—यह बस काम करता है।
हालाँकि, IT एडमिन्स के लिए पूरी कंपनी में रिकॉर्डिंग्स को ट्रैक करना एक बिल्कुल अलग कहानी है। बड़े पैमाने पर Teams मीटिंग रिकॉर्डिंग्स खोजना संचालन की दृष्टि से बिखरा हुआ है; Teams Admin Center में ऐसा कोई एक डैशबोर्ड नहीं है जो सुविधाजनक तरीके से हर बनाई गई रिकॉर्डिंग को सूचीबद्ध करे। एडमिन्स को अक्सर ऑडिट लॉग्स और फ़ाइल सर्च से जानकारी जोड़कर यह पता लगाना पड़ता है कि अनगिनत OneDrive और SharePoint साइट्स पर बिखरी हुई रिकॉर्डिंग्स कहाँ हैं। यह वास्तविकता हमारे जैसे उपयोगकर्ताओं के लिए बुनियादी स्टोरेज नियमों को समझना और भी ज़्यादा महत्वपूर्ण बना देती है, ताकि हम अपनी फ़ाइलों को प्रभावी ढंग से मैनेज कर सकें।
अपनी रिकॉर्डिंग कहाँ पाएँ: डेस्कटॉप, वेब, और मोबाइल
No matter where you work—at your desk, in a browser, or on your phone—Microsoft Teams keeps your meeting recordings within reach. But the quickest way to find a recording can change depending on which app you're using. Knowing the little shortcuts for each one will save you from digging around.
मुख्य बात याद रखने की यह है कि रिकॉर्डिंग हमेशा मीटिंग के चैट इतिहास और मूल कैलेंडर ईवेंट से जुड़ी रहती है। असली तरकीब बस यह जानने की है कि वहाँ पहुँचने के लिए कहाँ क्लिक या टैप करना है, चाहे आपके पास Teams का कोई भी संस्करण खुला हो।
Teams डेस्कटॉप क्लाइंट पर रिकॉर्डिंग ढूँढना
हममें से अधिकांश लोग डेस्कटॉप ऐप में काम करते हैं, और शुक्र है कि यह आपको आपके वीडियो तक पहुँचने का सबसे सीधा रास्ता देता है। जैसे ही कोई मीटिंग ख़त्म होती है, रिकॉर्डिंग का लिंक सीधे मीटिंग चैट में पॉप अप हो जाता है। इसे नज़रअंदाज़ करना मुश्किल है।
यदि आप किसी पुरानी मीटिंग की रिकॉर्डिंग ढूंढ़ रहे हैं, तो आपके पास कुछ बेहतरीन विकल्प हैं:
- The Meeting Chat: This is always my first stop. Head over to the Chat pane on the left, find the specific meeting (it will have the same title as the meeting), and just scroll up a bit. You'll see the recording waiting for you as a big, clickable thumbnail.
- The Calendar Event: Jump over to your Calendar in Teams. Find the past meeting, double-click it, and the recording link will be sitting right at the top of the Details tab, along with the chat history.
- A Channel's "Files" Tab: If the meeting happened in a specific channel (say, "Project Alpha"), navigate to that Team and channel. Click the Files tab at the top. You’ll find a folder conveniently named Recordings, and every video from that channel's meetings lives right there.
यह फ्लोचार्ट मीटिंग के प्रकार के आधार पर आपकी रिकॉर्डिंग कहाँ पहुँचती है, इसे देखने का एक बेहतरीन तरीका है।
जैसा कि आप देख सकते हैं, यह काफ़ी सरल है: मानक मीटिंग्स रिकॉर्डर के OneDrive में सहेजी जाती हैं, जबकि चैनल मीटिंग्स टीम की साझा SharePoint साइट में संग्रहित की जाती हैं।
Teams वेब ऐप पर वीडियो एक्सेस करना
Teams वेब ऐप डेस्कटॉप क्लाइंट के लगभग समान महसूस होता है, जो स्थिरता के लिए बढ़िया है। अगर आप ब्राउज़र से काम कर रहे हैं, तो वही सारे तरीके यहाँ भी लागू होते हैं। आप मीटिंग चैट देख सकते हैं, अपने कैलेंडर में खोज कर सकते हैं, या किसी चैनल के Files टैब में जा सकते हैं।
एकमात्र वास्तविक अंतर यह है कि जब आप रिकॉर्डिंग चलाने के लिए क्लिक करेंगे, तो यह एक नए ब्राउज़र टैब में खुलेगी—जो सीधे Stream, OneDrive या SharePoint में लॉन्च होगी—बजाय एक अलग डेस्कटॉप विंडो के। यह एक साफ-सुथरा, ब्राउज़र-आधारित वर्कफ़्लो है, जो तब बिल्कुल उपयुक्त है जब आप पूरा एप्लिकेशन इंस्टॉल करना पसंद नहीं करते।
अपने फ़ोन पर Teams रिकॉर्डिंग्स कैसे खोजें
चलते-फिरते रिकॉर्डिंग ढूंढना भी उतना ही महत्वपूर्ण है, और Teams मोबाइल ऐप इसे अच्छी तरह संभालता है। चूंकि लेआउट छोटे स्क्रीन के लिए बनाया गया है, नेविगेशन थोड़ा अलग है, लेकिन फिर भी सहज है।
यहाँ आपके फ़ोन पर किसी रिकॉर्डिंग को ढूँढने का सबसे आसान तरीका है:
- Open the Teams app and tap the Chat icon in the bottom menu.
- अपनी हाल की बातचीतों की सूची में बैठक चैट खोजें और उस पर टैप करें।
- चैट में ऊपर स्क्रॉल करें — आपको रिकॉर्डिंग एक थंबनेल के रूप में दिखाई देगी जिस पर टैप करके आप तुरंत प्ले कर सकते हैं।
You can also use the calendar on mobile, which is a lifesaver for finding older recordings. Just tap the Calendar icon, find the day of the meeting, and select the event. The recording will be linked right in the meeting details. This is my go-to method when I know a meeting happened a few weeks ago and don't want to scroll endlessly through my chat feed.
चाहे आप किसी भी डिवाइस पर हों, मीटिंग चैट शुरू करने के लिए सबसे विश्वसनीय जगह है। यह इवेंट के आधिकारिक लॉग के रूप में काम करता है, और Teams वहाँ अपने आप रिकॉर्डिंग पोस्ट कर देता है जैसे ही वह प्रोसेस होकर देखने के लिए तैयार हो जाती है।
प्रशासकों के लिए उन्नत खोज विधियाँ
एक आईटी एडमिन के रूप में, किसी विशेष Teams रिकॉर्डिंग को ढूँढना शायद ही कभी सिर्फ एक फ़ाइल को खोजने भर की बात होती है। यह आमतौर पर कहीं बड़े काम से जुड़ा होता है, जैसे अनुपालन समीक्षा, कानूनी डिस्कवरी रिक्वेस्ट, या आंतरिक ऑडिट। जब आप सैकड़ों या हज़ारों यूज़र्स के लिए ज़िम्मेदार होते हैं, तो अलग‑अलग OneDrive या SharePoint साइट्स में खोजबीन करना बिल्कुल भी व्यावहारिक विकल्प नहीं होता।
This is where you have to go beyond the user-level tools. The Microsoft 365 ecosystem offers some incredibly powerful features for admins, allowing you to pinpoint recordings based on metadata, user activity, and even file content, regardless of where a file has been moved or what it’s been named. You’re no longer just finding your recording; you’re equipped to find any recording across the entire organization.
डिस्कवरी रिकॉर्ड करने के लिए ऑडिट लॉग्स का उपयोग करना
Your first port of call for tracking down a recording should be the Microsoft Purview compliance portal. The unified audit log here is a true goldmine, capturing a detailed history of user and admin activities across Microsoft 365, including everything that happens to a meeting recording.
इसे एक फोरेंसिक टूल के रूप में सोचें। ऑडिट लॉग आपको निम्न जैसी महत्वपूर्ण प्रश्नों के उत्तर देने में मदद कर सकता है:
- Who actually hit the record button? Search for the "Started recording" activity to nail down the user who kicked it off.
- Where did the file end up? The log entry usually includes the file path, pointing you straight to its home in OneDrive or SharePoint.
- Who has touched this file since? You can track a recording’s entire lifecycle by looking for "Accessed file" or "Shared file" activities.
A great starting point is to filter the audit log for "file and page activities" and then narrow it down with a keyword like .mp4. This approach is your best bet when all you have to go on is a vague meeting time or one of the participant's names.
कंटेंट सर्च और कानूनी होल्ड्स के लिए eDiscovery
When the stakes are higher—say, for legal or compliance reasons—the standard audit log might not be enough. This is the time to bring out the heavy hitters: Content Search and eDiscovery, both found within Microsoft Purview. These tools are built for comprehensive, tenant-wide searches that are defensible in legal settings.
कॉन्टेंट सर्च आपको आपके संगठन के हर SharePoint साइट और OneDrive अकाउंट में लक्षित खोज चलाने की सुविधा देता है। उदाहरण के लिए, आप पिछले क्वार्टर में किसी विशिष्ट यूज़र द्वारा बनाई गई सभी रिकॉर्डिंग्स खोज सकते हैं या किसी निश्चित प्रोजेक्ट कोड वाले फ़ाइलनाम की कोई भी रिकॉर्डिंग ढूंढ सकते हैं। इसके बाद आप मूल फ़ाइलों को छुए बिना समीक्षा के लिए परिणामों को एक्सपोर्ट कर सकते हैं।
For businesses dealing with a massive amount of video content, specialized digital asset management software can offer more advanced features for categorizing, storing, and quickly retrieving recordings beyond what Microsoft’s native tools provide.
स्केल और स्टोरेज की चुनौती
The sheer volume of data that recordings generate is precisely why these admin tools are so critical. The storage footprint of Teams recordings can be staggering. To put it in perspective, an organization with 1 million active users could generate roughly 8.32 TB of raw recording files every year, and that's based on fairly modest usage. This massive scale makes any manual search process impossible.
यह इस आवश्यकता को भी उजागर करता है कि रिकॉर्डिंग्स को समृद्ध मेटाडेटा—जैसे आयोजक, मीटिंग ID, और टाइमस्टैम्प—के साथ अधिक स्वचालित, प्रोग्रामेटिक तरीकों का उपयोग करके इंडेक्स किया जाए।
PowerShell और Graph API के साथ खोज को स्वचालित करना
When you're operating at scale, clicking through a graphical interface just won't cut it. This is where scripting and automation become your best friends. Both PowerShell and the Microsoft Graph API give you programmatic access to all this data, letting you build custom reports and discovery scripts tailored to your needs.
- You can use cmdlets for SharePoint Online and OneDrive to script a search for all files ending in ".mp4" across every single user site. This is fantastic for creating a complete inventory or finding all recordings tied to a specific project.
- Microsoft Graph API: The Graph API is even more powerful. It’s a unified endpoint for accessing data across all of Microsoft 365. You can use it to query meeting details, locate the associated recording files, and pull metadata that isn't even visible in the user interface. You could even build a custom dashboard to view all recording data across the organization.
हालाँकि इन तरीकों के लिए कुछ तकनीकी जानकारी की आवश्यकता होती है, वे आपको बेमिसाल नियंत्रण प्रदान करते हैं। आप वही सटीक गवर्नेंस और रिपोर्टिंग टूल बना सकते हैं जिनकी आपके संगठन को इसकी लगातार बढ़ती Teams रिकॉर्डिंग्स की लाइब्रेरी पर मज़बूत पकड़ रखने के लिए ज़रूरत है।
सामान्य रिकॉर्डिंग समस्याओं का समाधान
हम सब इस स्थिति से गुज़रे हैं। आप एक बड़ी मीटिंग खत्म करते हैं, और कोई तुरंत पूछता है, "रिकॉर्डिंग कहाँ है?" लेकिन जब आप चैट चेक करते हैं, तो वहाँ कुछ नहीं होता। या उससे भी बुरा, आपको लिंक मिल जाता है, आप उस पर क्लिक करते हैं, और आपको एक परेशान करने वाला "एक्सेस डिनाइड" संदेश मिल जाता है।
यह मान लेना आसान है कि रिकॉर्डिंग हमेशा के लिए खो गई है, लेकिन घबराएँ नहीं। ये समस्याएँ बेहद आम हैं और आमतौर पर ठीक की जा सकती हैं, बस आपको यह जानना होता है कि कहाँ देखना है। ज्यादातर समय, असली वजह एक साधारण प्रोसेसिंग देरी, परमिशन से जुड़ी छोटी सी दिक्कत, या कोई ऑटोमेटिक कंपनी पॉलिसी होती है जिसके बारे में आपको पता भी नहीं होता।
मेरा रिकॉर्डिंग पूरी तरह से गायब क्यों है?
"गुम" रिकॉर्डिंग का सबसे आम कारण केवल देरी होना है। जब कोई मीटिंग खत्म होती है, तो वीडियो फ़ाइल को दिखाई देने से पहले Microsoft के सर्वरों द्वारा प्रोसेस किया जाना पड़ता है। मीटिंग जितनी लंबी होगी, फ़ाइल उतनी बड़ी होगी, और उसे उतना ही अधिक समय लगेगा।
A one-hour meeting can easily take 20-30 minutes or more to process. If it was a multi-hour session, you might need to wait a bit longer. If a few hours pass and it's still MIA, the recording might have failed to save. This can happen if the person recording had a spotty internet connection or left the meeting abruptly before the file could finalize.
यहाँ एक त्वरित चेकलिस्ट है जिसे आप देख सकते हैं:
- Give It Time: For longer meetings, wait at least an hour before you start to worry.
- Check the Recorder's OneDrive: If it was a standard meeting, the file lives in the "Recordings" folder of whoever hit the record button. Have them check their OneDrive directly.
- Look in the Channel's SharePoint: For channel-based meetings, the recording should be in the channel's "Files" tab, inside a folder named "Recordings."
"Access Denied" समस्या का समाधान
"एक्सेस डिनाइड" त्रुटि लगभग हमेशा अनुमतियों (permissions) की समस्या होती है, और इसका समाधान आसान है। डिफॉल्ट रूप से, केवल वे आंतरिक लोग जिन्हें मूल मीटिंग इनवाइट पर जोड़ा गया था, उन्हें ही अपने आप देखने का अधिकार मिलता है। अगर आप एक बाहरी गेस्ट थे या आपको कॉल शुरू होने के बाद जोड़ा गया था, तो आपके पास एक्सेस नहीं होगा।
The solution? Just ask the owner of the recording to share it with you. The owner is the person who initiated the recording, not necessarily the person who organized the meeting. They can find the file in their OneDrive or SharePoint, click the "Share" button, and grant you access directly.
