A Practical Guide: how to improve sales team performance

किसी समस्या को ठीक करने से पहले, आपको यह जानना होता है कि वह है क्या। जब बिक्री कम होती है तो सीधे समाधान पर कूद पड़ना आकर्षक लगता है—कोई नया प्रशिक्षण कार्यक्रम, कोई अतिरिक्त बोनस, कोई अलग प्रोत्साहन योजना। लेकिन बिना स्पष्ट निदान के, आप बस यूँ ही अंदाज़े लगा रहे होते हैं, समय और पैसे दोनों बर्बाद करते हुए अपनी टीम को भी निराश कर रहे होते हैं।

A real solution starts with a deep dive to uncover what's actually holding your team back.

जानें कि आपकी सेल्स टीम के कम प्रदर्शन का असली कारण क्या है

अपने आप को एक जासूस की तरह सोचें। आपका काम है मान्यताओं से आगे बढ़कर ठोस सबूत जुटाना। क्या समस्या कम गतिविधि की है, कमजोर क्वालिफिकेशन की, या क्लोज़िंग स्किल्स की कमी की? क्या कुछ सेल्स प्रतिनिधि बाकी टीम से पीछे छूट रहे हैं? क्या आपकी सेल्स फ़नल का कोई एक ख़ास स्टेज पूरी तरह से bottleneck बना हुआ है? इन सवालों के जवाब पाने का मतलब है कि आपको सख़्त डेटा और वास्तविक दुनिया के अवलोकन—दोनों के साथ गहराई से काम करना होगा।

आपको सिर्फ एक झलक नहीं, पूरी तस्वीर देखनी चाहिए।

डेटा फ़नल से शुरू करें

संकेतों की तलाश के लिए आपका CRM ही पहली जगह है। शुरुआत करें अपने सेल्स फ़नल को स्टेज-दर-स्टेज देखते हुए और कन्वर्ज़न रेट्स को बारीकी से परखते हुए। बहुत सारे नए लीड्स लेकिन बहुत कम डिस्कवरी कॉल्स होना हमेशा लीड जेन की समस्या नहीं होती; अधिकतर मामलों में यह क्वालिफिकेशन या शुरुआती आउटरीच में कमजोरी की ओर इशारा करता है।

विशिष्ट ड्रॉप-ऑफ़ बिंदुओं को सटीक रूप से पहचानें:

लेकिन टीम स्तर के नज़रिए पर ही मत रुकिए। इन डेटा को व्यक्तिगत प्रतिनिधि, क्षेत्र, या यहाँ तक कि लीड स्रोत के अनुसार सेगमेंट कीजिए। हो सकता है आप पाएँ कि एक टीम इनबाउंड लीड्स में तो धमाकेदार प्रदर्शन कर रही है लेकिन आउटबाउंड में बिल्कुल प्रगति नहीं कर पा रही, या दो प्रतिनिधि पूरे टीम का औसत नीचे खींच रहे हैं। ये पैटर्न आपका रोडमैप हैं, जो सीधे आपको समस्या की ओर इशारा करते हैं।

यह इन्फोग्राफिक एक सरल निर्णय वृक्ष प्रस्तुत करता है जो आपको यह समझने में मदद करता है कि मूल कारण मेट्रिक-आधारित है या व्यवहार-आधारित।

यह एक शानदार दृश्य अनुस्मारक है कि खराब संख्याएँ अक्सर टूटी हुई प्रक्रियाओं की ओर इशारा करती हैं, जबकि असंगत व्यवहार आमतौर पर सीधे, एक-से-एक कोचिंग की माँग करते हैं।

सिर्फ़ आंकड़ों से आगे गहराई में जाएँ

इससे पहले कि आप वास्तव में यह पता लगा सकें कि क्या हो रहा है, आपको निगरानी करने के लिए स्पष्ट महत्वपूर्ण संकेतों (vital signs) का एक सेट चाहिए। ये ही प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPIs) हैं, जो आपको आपकी सेल्स फ़नल के शीर्ष से लेकर निचले हिस्से तक की सेहत की नब्ज बताते हैं।

गुणात्मक विश्लेषण के साथ संख्याओं से आगे बढ़ें

यहीं से वास्तविक अंतर्दृष्टियाँ मिलती हैं। कॉल रिकॉर्डिंग सुनना या लाइव सेल्स कॉल्स पर जुड़ना अमूल्य होता है। आप प्रत्यक्ष रूप से सुन सकते हैं कि आपके प्रतिनिधि आपत्तियों को कैसे संभालते हैं, आपके प्रोडक्ट के मूल्य को कैसे समझाते हैं, और बातचीत को कैसे आगे बढ़ाते हैं। यह आपको वह संदर्भ देता है जो कोई भी डैशबोर्ड नहीं दे सकता।

This approach also throws a spotlight on just how critical proper skill development is. The payoff for good training is massive—companies that invest in it see a return of $4.53 for every dollar spent.

And yet, there’s a major disconnect. Only 18% of buyers feel that salespeople are actually well-prepared for their conversations. That gap shows that too many organizations treat training as a one-and-done event instead of a core part of their strategy. If you want to dig deeper, these sales training statistics paint a very clear picture of the opportunity you're missing.

ऐसा कोचिंग प्रोग्राम बनाएं जो वाकई काम करे

जैसे ही आप उन प्रदर्शन अंतरालों की पहचान कर लेते हैं जो आपकी टीम को पीछे खींच रहे हैं, असली काम शुरू हो जाता है। ईमानदारी से कहें तो: वे सामान्य, एक जैसा सबके लिए वाला प्रशिक्षण सेमिनार शायद ही कभी असरदार साबित होते हैं। वे उन अनोखी चुनौतियों को संबोधित ही नहीं करते जिनका हर प्रतिनिधि रोज़ सामना करता है। वास्तविक और टिकाऊ सुधार देखने के लिए, आपको व्यापक, सतही प्रशिक्षण से हटकर लक्षित, एक-से-एक कोचिंग पर जाना होगा।

यह आपके प्रबंधकों को सिर्फ निगरानी करने वालों के बजाय ऐसे सच्चे परफ़ॉर्मेंस कोच में बदलने के बारे में है जो प्रतिनिधियों को सशक्त बनाते हैं। यह समूह को उपदेश देने से एक व्यक्ति के विकास पर ध्यान देने की एक बुनियादी बदलाव है।

प्रबंधक से प्रदर्शन गुणक तक

एक प्रबंधक का सबसे महत्वपूर्ण काम सिर्फ एक डैशबोर्ड देखना नहीं होता; बल्कि अपनी टीम के लोगों को विकसित करना होता है। बेहतरीन कोचिंग उन विशिष्ट व्यवहारों और कौशलों पर केंद्रित होती है जिन्हें सुधार की ज़रूरत है, और फिर समय के साथ उन्हें विकसित करने के लिए प्रतिनिधि के साथ साझेदारी करती है। इन बातचीतों को उत्पादक बनाने के लिए, आपको थोड़ी संरचना की ज़रूरत होती है।

Many of the best teams I've seen use a simple framework to keep these talks focused and forward-looking. One of the most effective is the GROW model.

ऐसा फ्रेमवर्क इस्तेमाल करने से एक धुंधला, बेकार-सा "तुम्हें discovery में बेहतर होना पड़ेगा" जैसी बात एक ठोस प्लान में बदल जाती है, जिसका मालिकाना खुद रिप के पास होता है। यह एक बातचीत है, कोई आदेश नहीं।

सटीक फ़ीडबैक के लिए कॉल रिकॉर्डिंग का लाभ उठाएँ

The single most powerful tool in any sales coach’s kit is the call recording. Abstract feedback is easy to forget, but hearing a specific moment in a call provides undeniable context. You can stop saying, "You need to handle objections better," and start saying, "Let's listen to that Acme Corp call at the 20 mark. When they brought up budget, what else could we have asked to dig into the real issue?"

This data-driven approach takes the emotion and subjectivity out of it. It’s like watching game tape together. You can analyze precise moments and find tangible opportunities for improvement. This is where modern tools are a game-changer. For instance, using AI for sales coaching can automatically flag keywords, spot long monologues, or highlight common objections, saving managers hours of sifting through calls.

यही त्वरित फ़ीडबैक प्रक्रिया है जिसके ज़रिए आप B-प्लेयरों को A-प्लेयरों में बदलते हैं और अपने शीर्ष प्रदर्शन करने वालों को अतिरिक्त बढ़त देते हैं।

व्यक्तिगत विकास योजनाएँ बनाएं

हर प्रतिनिधि अलग होता है। आपका स्टार क्लोज़र प्रॉस्पेक्टिंग में बहुत ख़राब हो सकता है, जबकि एक शानदार रिश्ते बनाने वाला व्यक्ति तात्कालिकता पैदा करने में संघर्ष कर सकता है। एक सामान्य योजना काम नहीं करेगी। आपकी कोचिंग बातचीतों को एक सरल, प्रलेखित व्यक्तिगत विकास योजना (IDP) तक ले जानी चाहिए।

एक प्रभावी आईडीपी कोई जटिल एचआर दस्तावेज़ नहीं है। यह एक स्पष्ट उद्देश्य वाली जीवंत मार्गदर्शिका है।

IDP सभी संबंधित लोगों के लिए जवाबदेही पैदा करता है। यह सुनिश्चित करता है कि कोचिंग सिर्फ़ इधर‑उधर की बेतरतीब बातचीत न रहे, बल्कि वास्तविक, मापने योग्य सुधार की ओर एक केंद्रित यात्रा बने।

सुरक्षित माहौल में अभ्यास करें

आप किसी पायलट को फ्लाइट सिम्युलेटर में समय दिए बिना तूफान में नहीं भेजेंगे, फिर भी हम प्रतिनिधियों को मुश्किल दांव वाले कॉल्स पर बिना ज़्यादा अभ्यास के ही उतार देते हैं। रोल-प्लेइंग और डील सिम्युलेशन कम जोखिम वाले माहौल में मसल मेमोरी बनाने के लिए बेहद ज़रूरी हैं।

ये अभ्यास आत्मविश्वास बढ़ाते हैं और प्रतिनिधियों को असफल होने, सीखने और अपनी रणनीति को निखारने के लिए एक ऐसा स्थान देते हैं जहाँ वे किसी वास्तविक अवसर को खोए बिना ऐसा कर सकें। यही निरंतर और व्यावहारिक अनुप्रयोग नई कौशलों को पक्का करता है और पूरे संगठन में बेहतर प्रदर्शन को बढ़ावा देता है।

सच कहें तो: अगर आपके बेहतरीन सेल्स प्रतिनिधि किसी भद्दे, गैर-कारगर सिस्टम से जूझ रहे हैं, तो वे भी डगमगाने लगेंगे। एक उलझी हुई सेल्स प्रक्रिया या खराब तरह से कॉन्फ़िगर किया गया CRM दलदल में दौड़ने जैसा है—यह सबको धीमा कर देता है और आपकी टीम को प्रशासनिक काम में डुबो देता है, जबकि उन्हें बिक्री करनी चाहिए।

यहाँ लक्ष्य अधिक चरण या फ़ील्ड जोड़ना नहीं है। लक्ष्य है उन सभी चीज़ों को हटाना जो सीधे तौर पर डील क्लोज़ करने में मदद नहीं करतीं। आपकी प्रक्रिया और टूल्स एक गुप्त हथियार होने चाहिए, रोज़ाना होने वाला सिरदर्द नहीं। अगर आपके प्रतिनिधि Salesforce को अपडेट करने में संभावित ग्राहकों से बात करने से ज़्यादा समय बिता रहे हैं, तो कुछ न कुछ गंभीर रूप से गड़बड़ है।

अपनी बिक्री चरणों का ऑडिट करें और उन्हें सरल बनाएं

सबसे पहले, आपको अपनी मौजूदा सेल्स प्रक्रिया के प्रति बेहद कठोर होना होगा। अपनी टीम को एक कमरे में (वर्चुअल या फिज़िकल) इकट्ठा करें और डील के हर एक चरण का नक्शा बनाएं, पहले संपर्क से लेकर कॉन्ट्रैक्ट साइन होने तक।

Start asking the hard questions: Why do we have this stage? Does this step actually add value? Is this CRM field essential, or just a "nice-to-have" that someone requested three years ago?

I’ve seen this happen time and time again. Sales processes bloat over the years, collecting stages that seemed like a good idea at the time but now just create bottlenecks. I once worked with a company that had a dizzying 12-stage process. Deals would get stuck for weeks in vague purgatories like "Nurturing" or "Technical Review," which made forecasting a complete guessing game.

एक गंभीर ऑडिट के बाद, हमने इसे घटाकर एक सरल, 5-चरणीय मॉडल बना दिया है:

The impact was immediate. Deal velocity jumped by 20% because reps had a clear path forward. Forecasting accuracy skyrocketed because there was no ambiguity about where an opportunity really stood.

अपने CRM को एक एक्शन हब में बदलें

आपका CRM एक अंतहीन स्प्रेडशीट से ज़्यादा, एक पायलट के कॉकपिट जैसा महसूस होना चाहिए। इसे सही समय पर सही जानकारी सामने लानी चाहिए ताकि आपके प्रतिनिधि तुरंत और समझदारी भरे कदम उठा सकें। दर्जनों बेकार फ़ील्ड्स वाला भरा-पूरा इंटरफ़ेस सिर्फ़ शोर पैदा करता है और प्रतिनिधियों को इसे इस्तेमाल करना बंद करने का एक बढ़िया बहाना दे देता है।

Focus on building dashboards that highlight critical metrics and, most importantly, next steps. A healthy pipeline starts with quality leads, so embedding proven strategies to generate business leads right into your process is a must. From there, automate everything you possibly can. Call logging, email tracking, follow-up reminders—every manual task you eliminate is another minute your rep can spend talking to a customer.

Think about it. A simple automation that creates a follow-up task five days after a proposal is sent can be a game-changer. Why? Because research shows 80% of sales require at least five follow-ups, yet a staggering 44% of reps give up after just one. By building these best practices directly into your CRM workflow, you systematically lift the performance of your entire team.

घर्षण को समाप्त करने के लिए अपने टूल्स को एकीकृत करें

आज की सेल्स टीमें ढेर सारे टूल्स का इस्तेमाल करती हैं। लेकिन जब उनका टेक स्टैक एक‑दूसरे से कटा हुआ होता है, तो इससे बस और काम बढ़ता है। प्रतिनिधि अपना फ़ोकस खो देते हैं और अपने इनबॉक्स, कैलेंडर, कॉलिंग सॉफ़्टवेयर और CRM के बीच बार‑बार स्विच करते हुए कीमती समय बर्बाद कर देते हैं। असली कमाल तो तब होता है जब ये सारे टूल्स आपस में बात करते हैं।

Imagine your meeting transcription tool automatically logging call notes and summaries directly into the correct opportunity in your CRM. That’s not a futuristic dream; it’s a massive time-saver for every single person on your team. This is why exploring //summarizemeeting.com/feature/integrations becomes such a powerful move for boosting efficiency.

अपने सिस्टम्स को कनेक्ट करके, आप एक सिंगल सोर्स ऑफ ट्रुथ बनाते हैं और उस भयानक "डबल डेटा एंट्री" को खत्म कर देते हैं जिसे सभी रीप्स नापसंद करते हैं। यह सिर्फ आपके डेटा की सटीकता में सुधार नहीं करता—यह टीम की मनोबल को भी बढ़ाता है और उन टूल्स को अपनाने में मदद करता है जिनमें आप पहले ही निवेश कर चुके हैं।

प्रेरणा बढ़ाने के लिए अपने लक्ष्यों और पारिश्रमिक को संरेखित करें

सच कहें तो: प्रेरणा किसी भी सेल्स टीम का इंजन होती है। लेकिन अगर आपका एकमात्र साधन कमीशन चेक है, तो आप सिर्फ़ पैसे मेज़ पर नहीं छोड़ रहे—आप पूरी बात ही चूक रहे हैं। वास्तव में ऊर्जावान टीम स्पष्ट लक्ष्यों, उचित भुगतान और ऐसी संस्कृति के मिश्रण पर चलती है जो सिर्फ़ अंतिम संख्या नहीं, बल्कि सही व्यवहारों का जश्न मनाती है।

This isn't about finding one secret lever. It's about building an entire system where a rep's personal drive lines up perfectly with the company's big-picture objectives. When you nail this alignment, you create an environment where people genuinely want to win.

कोटा ऐसे तय करें जो कड़े हों लेकिन न्यायसंगत भी

खराब तरीके से तय किया गया कोटा मनोबल को इससे तेज़ कुछ नहीं मारता। इसे बहुत आसान बना दो, तो आपके शीर्ष प्रदर्शनकर्ता महीने के दूसरे हफ्ते तक उसे हासिल कर लेंगे और फिर ढीले पड़ जाएंगे। इसे असंभव बना दो, तो आपकी पूरी टीम पहले ही दिन से हारी हुई महसूस करेगी। जादू उस मीठे संतुलन में है: चुनौतीपूर्ण, लेकिन पूरी तरह से हासिल करने योग्य।

This is where the classic SMART framework is your best friend. A good quota is:

इस दृष्टिकोण का उपयोग करने से एक अस्पष्ट लक्ष्य को एक स्पष्ट रोडमैप में बदल देता है। यह आपके प्रतिनिधियों को एक ऐसी फिनिश लाइन देता है जिसे वे वास्तव में देख सकते हैं और विश्वास कर सकते हैं कि वे उसे पार कर सकते हैं।

एक ऐसा मुआवज़ा योजना डिज़ाइन करें जो सही कार्रवाइयों को बढ़ावा दे

Your compensation plan is the loudest message you send about what you really value. It has to do more than just pay out on closed deals; it needs to reward the specific behaviors that lead to long-term, sustainable success.

यहाँ कोई एक जैसी सबके लिए उपयुक्त मॉडल नहीं है। सही संरचना पूरी तरह इस पर निर्भर करती है कि आप एक व्यवसाय के रूप में क्या हासिल करने की कोशिश कर रहे हैं।

उदाहरण के लिए, कोई स्टार्टअप जो किसी नए बाज़ार में प्रवेश करने की कोशिश कर रहा हो, वह उस क्षेत्र में पहले दस सौदों के लिए बड़े एक्सेलेरेटर्स के साथ एक आक्रामक योजना अपना सकता है। दूसरी ओर, कोई स्थापित कंपनी जो रिटेंशन पर केंद्रित हो, वह मल्टी-ईयर कॉन्ट्रैक्ट्स या नए प्रोडक्ट्स के क्रॉस-सेलिंग पर बोनस दे सकती है। योजना को रणनीति की सेवा में होना चाहिए।

वास्तविक प्रेरणा के लिए वेतन से परे देखें

पैसा एक बेहतरीन प्रेरक है, लेकिन शायद ही कभी वही वजह होता है जो आपके शीर्ष प्रदर्शन करने वालों को लंबे समय तक आपके साथ बनाए रखता है। बेहतरीन सेल्स कल्चर गैर-आर्थिक पुरस्कारों पर बने होते हैं, जो प्रतिनिधियों को यह महसूस कराते हैं कि उनकी कद्र की जाती है और उन्हें एक विजेता टीम का हिस्सा के रूप में पहचाना जाता है।

उस तरह की संस्कृति बनाने के ये सरल, कम-लागत वाले तरीके हैं: