प्रभावी बैठकें यूँ ही नहीं हो जातीं — वे तीखे बैठक एजेंडा के साथ योजनाबद्ध की जाती हैं।
Only 30% of meetings are actually productive. Yet 83% of employees spend a third of their time stuck in them — proof that a clear agenda is key to keeping things on track. Moreover, studies have shown that while 67% of employees believe a clear agenda is key to making a meeting productive, only 37% of meetings actually use one.
In this article, you’ll find 15 meeting agenda examples and templates you can adapt for nearly any business scenario in 2025.
प्रभावी बैठकों के लिए त्वरित एजेंडा सुझाव
- सभी प्रतिभागियों को 24–48 घंटे पहले भेजें — उन्हें तैयारी करने का समय दें
- समय सीमा शामिल करें — चर्चाओं को केंद्रित और समय पर बनाए रखता है
- महत्वपूर्ण वस्तुओं को पहले प्राथमिकता दें — जब ऊर्जा उच्च हो, तब महत्वपूर्ण विषयों को कवर करें
- तैयारी नोट्स जोड़ें — लोगों को बताएं कि क्या लाना है या क्या देखना/समीक्षा करना है
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15 मीटिंग एजेंडा उदाहरण
यहाँ विभिन्न व्यावसायिक परिदृश्यों में उपयोग के लिए बैठक एजेंडा के उदाहरण और टेम्पलेट दिए गए हैं, जिनका उपयोग आप अपनी बैठकों से अधिकतम लाभ प्राप्त करने के लिए कर सकते हैं।
साप्ताहिक टीम बैठक एजेंडा
एक साप्ताहिक टीम सिंक सभी को एकजुट रखता है, बाधाओं को जल्दी सामने लाता है, और यह सुनिश्चित करता है कि प्रोजेक्ट बिना किसी आश्चर्य के आगे बढ़ते रहें।
तैयारी
- बैठक से पहले अपने प्रोजेक्ट मेट्रिक्स और मुख्य कार्यों की समीक्षा करें।
- साझा करने के लिए विशिष्ट बाधाएँ, चुनौतियाँ या सफलताएँ लेकर आएँ।
- पहले से किसी भी संबंधित डैशबोर्ड या दस्तावेज़ों को अपडेट करें।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–10.10 | चेक-इन राउंड | सभी टीम सदस्य | त्वरित व्यक्तिगत/व्यावसायिक अपडेट साझा करें, अवरोधों की पहचान करें। |
| 10–10.35 | प्रोजेक्ट अपडेट्स | व्यक्तिगत स्वामी | प्रोजेक्ट्स पर वर्तमान प्रगति प्रस्तुत करें (जैसे, प्रोजेक्ट अल्फा, कैंपेन्स, OKRs)। |
| 35–10.50 | जरूरी निर्णय | टीम लीड / हितधारक | बजट आवंटन या नई नियुक्ति की प्राथमिकताओं जैसी लंबित वस्तुओं को हल करें। |
| 50–11.00 | कार्रवाई योग्य बिंदु और अगले कदम | सुविधाकर्ता | मालिकों और अंतिम तिथियाँ निर्धारित करें, फॉलो-अप शेड्यूल करें। |
2. प्रोजेक्ट किकऑफ़
एक किकऑफ़ हितधारकों को लक्ष्यों, दायरे और जिम्मेदारियों पर एकमत करता है ताकि प्रोजेक्ट स्पष्ट दिशा के साथ शुरू हो सके।
तैयारी
- प्रोजेक्ट चार्टर, आवश्यकताओं के दस्तावेज़, और तकनीकी विशिष्टताओं की समीक्षा करें।
- अपनी भूमिका और उपलब्धता पर नोट्स तैयार करें।
- प्रगति को प्रभावित करने वाली निर्भरताओं या बाधाओं की सूची लेकर आएँ।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–2.10 | परिचय एवं उद्देश्य | पीएम (सुविधादाता) | प्रसंग निर्धारित करें और बैठक के उद्देश्यों को तय करें। |
| 10–2.30 | परियोजना अवलोकन | शाम | लक्ष्यों, सफलता के मापदंडों और मील के पत्थरों पर सहमति बनाएं। |
| 30–2.55 | दायरा और आवश्यकताएँ | लीड इंजीनियर / प्रोडक्ट | इन-स्कोप बनाम आउट-ऑफ-स्कोप मदों को स्पष्ट करें। |
| 55–3.10 | संसाधन और बजट | वित्त / जन-नेतृत्वकर्ता | स्टाफ़िंग और बजट संबंधी प्रतिबंधों की पुष्टि करें। |
| 10–3.30 | संचार और जोखिम | शाम | लय, उपकरण, और प्रारंभिक जोखिम न्यूनीकरण निर्धारित करें। |
3. क्लाइंट चेक-इन (मासिक समीक्षा)
एक संरचित क्लाइंट समीक्षा रिश्ते को स्वस्थ रखती है, समस्याओं को जल्दी सामने लाती है, और प्राथमिकताओं पर सामंजस्य बनाती है।
तैयारी
- प्रदर्शन रिपोर्ट और KPI तैयार करें।
- क्लाइंट के प्रश्न और फीडबैक एकत्रित करें।
- सामग्री 24–48 घंटे पहले साझा करें।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–11.05 | स्वागत एवं एजेंडा | खाता प्रमुख | बैठक के उद्देश्यों और समय की पुष्टि करें। |
| 05–11.25 | प्रदर्शन समीक्षा | विश्लेषक / खाता प्रमुख | परिणामों और प्रमुख अंतर्दृष्टियों को प्रस्तुत करें। |
| 25–11.40 | आगामी पहलें | क्लाइंट और अकाउंट लीड | प्राथमिकताओं और संसाधन आवश्यकताओं पर एकमत हों। |
| 40–11.55 | रणनीतिक चर्चा | क्लाइंट + नेतृत्व | दीर्घकालिक लक्ष्यों और अवसरों पर चर्चा करें। |
| 55–12.00 | कार्रवाई योग्य बिंदु और अगले कदम | खाता प्रमुख | मालिकों को असाइन करें और फॉलो‑अप शेड्यूल करें। |
4. समस्या-समाधान बैठक
जब कोई अत्यावश्यक समस्या ग्राहकों या डिलीवरी को खतरे में डालती है, तो यह एजेंडा टीम को मूल कारण, विकल्पों और समाधान निकालने के लिए त्वरित योजना पर केंद्रित रखता है।
तैयारी
- लॉग्स, घटना रिपोर्ट, और ग्राहक फीडबैक एकत्र करें।
- प्रासंगिक डेटा डैशबोर्ड और टाइमलाइन लाएँ।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–1.15 | समस्या की परिभाषा | समर्थन प्रमुख | दायरा, प्रभाव, और तथ्यों पर सहमति बनाएं। |
| 15–1.45 | मूल कारण विश्लेषण | इंजीनियरिंग | संभावित कारणों और साक्ष्यों की पहचान करें। |
| 45–2.10 | समाधान विकल्प | क्रॉस-फंक्शनल टीम | उपशमन विकल्प उत्पन्न करें और उनका मूल्यांकन करें। |
| 10–2.30 | निर्णय और योजना | प्रोडक्ट / इंजीनियरिंग लीड | समाधान चुनें और कार्यान्वयन कार्य आवंटित करें। |
| 30–2.40 | संचार योजना | पीएम / समर्थन | ग्राहक/आंतरिक संदेश और स्वामियों का निर्धारण करें। |
5. रणनीतिक योजना सत्र
एक रणनीति योजना सत्र नेतृत्व को उद्देश्यों को निर्धारित करने, संसाधनों का आवंटन करने और अगले तिमाही के लिए एक रोडमैप बनाने में मदद करता है।
तैयारी
- पिछली तिमाही की समीक्षाएँ, बाज़ार अनुसंधान, और वित्तीय सारांश लेकर आएँ।
- SWOT सामग्रियों और रुझान रिपोर्टों को पहले से पढ़ें।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–9.45 | Q1 समीक्षा | रणनीति प्रमुख | सीखी गई बातों और प्रदर्शन पर सामंजस्य स्थापित करें। |
| 45–10.45 | बाज़ार विश्लेषण | रणनीति लीड | रुझानों और प्रतिस्पर्धी कदमों की पहचान करें। |
| 45–11.30 | SWOT | नेतृत्व टीम | शीर्ष ताकतों, कमजोरियों, अवसरों, खतरों पर सहमति बनाएं। |
| 00–2.30 | लक्ष्य निर्धारण | नेतृत्व | Q2 रणनीतिक उद्देश्यों और KPI निर्धारित करें। |
| 30–3.30 | संसाधन आवंटन | वित्त / मानव संसाधन | लक्ष्यों को बजट और लोगों को सौंपें। |
| 30–4.00 | कार्य योजना | पीएम्स | प्रारंभिक रोडमैप बनाएं और समीक्षा की आवृत्ति निर्धारित करें। |
1)
एक केंद्रित 1:1 संरेखण बनाता है, अवरोधों को सामने लाता है, और प्रबंधक व प्रत्यक्ष रिपोर्ट के बीच विकास संबंधी वार्तालापों को समर्थन देता है।
तैयारी
- प्रत्यक्ष रिपोर्ट 2–3 विषय और एक संक्षिप्त स्थिति तैयार करता/करती है।
- प्रबंधक प्रतिक्रिया और किसी भी कोचिंग बिंदुओं को तैयार करता है।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–0.10 | चेक-इन और सफलताएँ | प्रत्यक्ष अधीनस्थ | हाल की सफलताएँ और मनोबल साझा करें |
| 10–0.25 | वर्तमान प्राथमिकताएँ | प्रत्यक्ष अधीनस्थ | प्रगति और बाधाओं की समीक्षा करें। |
| 25–0.35 | विकास और लक्ष्य | प्रबंधक / प्रत्यक्ष रिपोर्ट | कैरियर वृद्धि और कौशल योजनाओं पर चर्चा करें। |
| 35–0.45 | कार्य आइटम्स | दोनों | अगले चरणों और आवश्यक समर्थन पर सहमति बनाएं। |
7. दैनिक स्टैंड-अप (Scrum)
संक्षिप्त दैनिक सिंक टीमों को प्रगति और अवरोधों पर बिना काम पटरी से उतारे एकजुट रखती हैं।
तैयारी
- प्रत्येक सदस्य 1–2 वाक्यों का अपडेट तैयार करता है: कल क्या किया, आज क्या कर रहा है, अवरोध (blocker) क्या है।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–9.02 | उद्घाटन | स्क्रम मास्टर | दिन के लिए त्वरित संदर्भ और मुख्य फोकस। |
| 02–9.12 | टर्न-बाय-टर्न अपडेट्स | टीम सदस्य | प्रत्येक सदस्य स्थिति और अवरोधों को साझा करता है। |
| 12–9.15 | ब्लॉकर ट्रायएज | स्क्रम मास्टर | जिन समस्याओं के लिए अधिक समय की आवश्यकता हो, उनके लिए फॉलो-अप असाइन करें। |
8. मासिक मार्केटिंग बैठक
एक मासिक मार्केटिंग समीक्षा रचनात्मक, प्रदर्शन और रणनीति को इस तरह संरेखित करती है कि अभियानों में क्रमिक रूप से सुधार होता रहे।
तैयारी
- ट्रैफ़िक, रूपांतरणों और अभियान खर्च के लिए डैशबोर्ड लाएँ।
- यदि लागू हो, तो एक संक्षिप्त रचनात्मक/प्रेरणादायक सार तैयार करें।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–3.10 | सारांश और सफलताएँ | मार्केटिंग लीड | शीर्ष उपलब्धियों और सीखों को उजागर करें। |
| 10–3.25 | अभियान प्रदर्शन | विश्लेषक | प्रति चैनल मीट्रिक्स और ROI की समीक्षा करें. |
| 25–3.45 | रचनात्मकता और विचार | क्रिएटिव लीड | अवधारणाएँ प्रस्तुत करें और प्रतिक्रिया एकत्र करें। |
| 45–4.00 | अगले चरण और जिम्मेदार व्यक्ति | मार्केटिंग लीड | प्रयोग असाइन करें और अंतिम तिथियाँ निर्धारित करें। |
9. औपचारिक बोर्ड बैठक
कुल मिलाकर रणनीति के लिए बोर्ड मीटिंग्स अनिवार्य होती हैं। इन्हें कड़े शासन की आवश्यकता होती है — निर्णयों को दर्ज किया जाना चाहिए, और रिपोर्टें पहले से वितरित की जानी चाहिए।
तैयारी
- वित्तीय विवरण, कार्यवृत्त, और प्रस्तावों सहित बोर्ड पैकेट कम से कम एक सप्ताह पहले वितरित करें।
- बोर्ड सदस्य पहले से ही सामग्री की समीक्षा करते हैं।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–10.05 | आदेश हेतु आह्वान और अनुमोदन | कुर्सी | पिछली कार्यवृत्त और कार्यसूची को अनुमोदित करें। |
| 05–10.35 | अधिकारी रिपोर्ट्स | CFO / COO | वर्तमान वित्तीय और परिचालन अपडेट प्रस्तुत करें। |
| 35–11.35 | रणनीतिक प्रस्ताव | कार्यपालक | प्रमुख रणनीतिक बिंदुओं पर चर्चा करें और निर्णय लें। |
| 35–12.15 | मतदान और प्रस्ताव | बोर्ड | निर्णयों को औपचारिक रूप दें और मतों को दर्ज करें। |
| 15–12.30 | कार्रवाई मद्दे और समापन | कुर्सी / सचिव | फॉलो-अप असाइन करें और अगली मीटिंग की पुष्टि करें। |
10. कार्यक्रम एजेंडा (कस्टमर समिट)
कस्टमर समिट्स सीखने, नेटवर्किंग और संबंध निर्माण के लिए क्लाइंट्स और स्टेकहोल्डर्स को एक साथ लाते हैं।
एक स्पष्ट एजेंडा सुनिश्चित करता है कि दिन सुचारू रूप से चले, प्रस्तुतियों और सहभागिता के बीच संतुलन बना रहे, और प्रतिभागियों के लिए अधिकतम मूल्य प्राप्त हो।
तैयारी
- वक्ताओं द्वारा स्लाइड्स और एवी (ऑडियो-विज़ुअल) आवश्यकताओं की पुष्टि की जाती है।
- उपस्थित लोगों को कार्यक्रम की रूपरेखा और स्थल से संबंधित लॉजिस्टिक जानकारी प्राप्त होती है।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–9.30 | पंजीकरण और नेटवर्किंग | इवेंट्स टीम | उपस्थित लोग चेक-इन करते हैं और आपस में जुड़ते हैं। |
| 30–9.45 | उद्घाटन remarks | सीईओ | लक्ष्य निर्धारित करें और एजेंडा को हाइलाइट करें। |
| 45–11.15 | मुख्य भाषण और पैनल | वक्ता | जानकारी और सर्वोत्तम प्रथाएँ प्रस्तुत करें। |
| 15–13.15 | ब्रेकआउट्स | सुविधाकर्ता | इंटरैक्टिव सत्र और कार्यशालाएँ। |
| 15–14.15 | लंच और नेटवर्किंग | इवेंट्स टीम | अनौपचारिक संपर्क और डेमो। |
| 15–16.30 | दोपहर के सत्र | विविध | गहन अध्ययन और व्यावहारिक कार्यशालाएँ। |
| 30–17.00 | समापन और अगले कदम | इवेंट्स टीम | सारांशित मुख्य बिंदु और फ़ॉलो-अप तैयार करें। |
11. विचार-मंथन सत्र
एक संरचित आइडिएशन सत्र रचनात्मकता और एकाग्रता के बीच संतुलन बनाता है, कई विचार उत्पन्न करता है और साथ ही प्राथमिकता तय करने की प्रक्रिया की ओर तेज़ी से आगे बढ़ता है।
तैयारी
- चुनौती का संक्षिप्त विवरण और कोई भी पृष्ठभूमि अनुसंधान साझा करें।
- प्रतिभागियों से 3–5 विचारों के साथ आने के लिए कहें।
कार्यसूची
| समय | विषय | मालिक | लक्ष्य/परिणाम |
|---|---|---|---|
| 00–2.05 | समस्या रूपरेखा | सुविधाकर्ता | दायरा और सफलता के मापदंड स्पष्ट करें। |
| 05–2.15 | मौन विचार उत्पन्न करना | प्रतिभागी | पक्षपात के बिना व्यक्तिगत रूप से विचार उत्पन्न करें। |
| 15–2.35 | साझा करें और समूहित करें | सुविधाकर्ता | विचार एकत्र करें और विषयों को समूहबद्ध करें। |
| 35–2.50 | प्राथमिकता दें | समूह | वोट करें और प्रोटोटाइप के लिए शीर्ष विचार चुनें। |
| 50–3.00 | अगले कदम | सुविधाकर्ता | फॉलो-अप प्रयोगों के लिए मालिक असाइन करें। |
12. उत्पाद लॉन्च योजना
एक लॉन्च योजना बैठक प्रोडक्ट, मार्केटिंग और ऑप्स को इस तरह संरेखित करती है कि रिलीज़ समय पर हो और प्रभावशाली रहे।
तैयारी
- उत्पाद रोडमैप और फीचर सूची की समीक्षा करें।
- मार्केटिंग अभियान के मॉकअप और मेट्रिक्स तैयार करता है।
- वित्त बजट और व्यय पूर्वानुमानों को अपडेट करता है।
- किसी भी ज्ञात अवरोधों को नोट करें।
