Consejos para la Productividad en Reuniones 🚀📊

Popularizada por el fundador de Amazon, Jeff Bezos, la Regla de las Dos Pizzas sugiere limitar los asistentes a una reunión al número de personas que se podría alimentar cómodamente con dos pizzas; generalmente de 6 a 8 individuos. Esta restricción de tamaño fomenta una discusión enfocada, una participación activa y una toma de decisiones eficiente.

Las reuniones más grandes a menudo generan observadores pasivos que no contribuyen de manera significativa. Al mantener los grupos pequeños, cada participante tiene voz y responsabilidad sobre los resultados. Si necesitas compartir información con un grupo más amplio, considera actualizaciones asíncronas o informes grabados en su lugar.

La técnica de time boxing consiste en asignar franjas horarias específicas a cada punto de la agenda. Esta técnica garantiza que las discusiones se mantengan concisas y que la reunión avance de manera eficiente. Google incorpora el time boxing en sus design sprints y revisiones de producto, mientras que los equipos de software Agile lo utilizan para las reuniones diarias (daily stand-ups) y la planificación de sprints.

La Universidad de Carolina del Norte descubrió que las reuniones de 30 minutos son la duración ideal para cubrir información importante sin perder a la audiencia. Considera programar reuniones de 25 o 50 minutos en lugar de 30 o 60 para dar a los participantes tiempo de transición entre llamadas.

Los estudios sugieren que las mañanas a mitad de semana (de martes a jueves, entre las 10 a. m. y el mediodía) son las más efectivas para realizar reuniones. Evita programar reuniones temprano el lunes o tarde el viernes, cuando la energía y la concentración tienden a decaer. Este horario permite prepararse después del fin de semana mientras se mantiene el impulso antes de que termine.

El método PREP (Punto, Razón, Ejemplo, Punto) ofrece un marco estructurado de comunicación para presentaciones y discusiones. Esta técnica promueve la claridad y la concisión, ayudando a los participantes a organizar sus ideas y reduciendo las divagaciones o la comunicación poco clara en las reuniones.

Empresas como Pinterest, Atlassian y Asana han implementado "días sin reuniones" para que el personal pueda concentrarse en trabajo profundo. Después de aproximadamente 100 días sin reuniones los martes, miércoles y jueves para los colaboradores individuales de su equipo de ingeniería de producto, Pinterest descubrió que el 91,9% informó ser más productivo desde que adoptó este horario.

El director ejecutivo de Instagram, Adam Mosseri, recomienda que los empleados tengan reuniones individuales quincenales, rechacen reuniones durante los “bloques de enfoque” y que cada seis meses cancelen todas las reuniones periódicas y “solo vuelvan a agregar las que sean absolutamente necesarias”.

Cal Newport, profesor de la Universidad de Georgetown y autor de "Deep Work", enfatiza que tener demasiadas reuniones puede significar que "ya no tienes bloques suficientemente largos e ininterrumpidos para realmente avanzar en las cosas de las que hablas en las reuniones". Newport recomienda organizar tu semana laboral por bloques de tiempo, incluyendo bloquear trabajo profundo en tu calendario como si fuera una reunión.

Las reuniones sin agenda tienen más probabilidades de alargarse y dar lugar a discusiones sin rumbo. Establece como norma no programar ninguna reunión sin una. Comparte las agendas al menos con 24-48 horas de antelación para que los participantes puedan prepararse.

Para garantizar que las reuniones conduzcan a la acción, resume las decisiones clave y asigna tareas al final de cada reunión. De lo contrario, las personas pueden irse sin tener claro qué se supone que deben hacer antes de la siguiente reunión.

Haz un seguimiento de la frecuencia con la que tus reuniones comienzan y terminan a tiempo para descubrir dónde estás desperdiciando minutos u horas en cada semana laboral. Haz esto también para los puntos individuales de la agenda. Los conocimientos basados en datos ayudan a identificar patrones y oportunidades de mejora.

Los asistentes de reuniones impulsados por IA pueden mejorar drásticamente la productividad de las reuniones al automatizar la toma de notas, capturar los puntos de acción y proporcionar transcripciones que se pueden buscar. Esto permite que los participantes se concentren en la conversación en lugar de en la documentación.