🔗 Integrationsübersicht
ClickUp's meeting tool integrations transform your post-meeting workflow by automatically creating tasks, extracting action items, and organizing project updates. Here's what you can achieve:
- Automatische Aufgabenerstellung:Konvertiere Aktionspunkte in ClickUp-Aufgaben mit Zuständigen und Fälligkeitsterminen
- Intelligente Projektorganisation:Leite Meeting-Ergebnisse an die passenden Projekte und Bereiche weiter
- Extraktion von AktionspunktenKI identifiziert und kategorisiert umsetzbare Punkte aus Transkripten
- FortschrittsverfolgungVerknüpfe Meeting-Entscheidungen mit Projektmeilensteinen und Zielen
- Team-SynchronisierungStellen Sie sicher, dass alle Stakeholder relevante Updates in ihrem Workspace sehen
🛠️ Unterstützte Meeting-Tools
🔥 Fireflies.ai
Integrationstyp:Native ClickUp-Integration
- Automatische Aufgabenerstellung aus Aktionspunkten
- Anhänge zur Sitzungszusammenfassung
- Benutzerdefinierte Feldzuordnung
- Synchronisierung in Echtzeit
🦦 Otter.ai
Integrationstyp:Zapier-Automatisierung
- Import von Meeting-Transkripten
- Erkennung von Aktionspunkten
- Benutzerdefinierte Workflow-Auslöser
- Mehrstufige Automatisierungen
📝 Notta
Integrationstyp:API Webhook + Zapier
- Auf Webhooks basierende Aufgabenerstellung
- Mehrsprachige Unterstützung
- Vorlagenanpassung
- Stapelverarbeitung
🔧 Andere kompatible Tools
- Getreide(Zapier)
- Supernormal(Zapier)
- tl;dv(Zapier)
- Sembly(API)
📋 Schritt-für-Schritt-Einrichtungsanleitung
🔥 Fireflies einrichten → ClickUp
Schritt 1: ClickUp-Integration in Fireflies aktivieren
- Melde dich bei deinem Fireflies-Dashboard an
- Navigieren zuEinstellungen → Integrationen
- FindenClickUpund klickenVerbinden
- Autorisiere Fireflies, auf deinen ClickUp-Workspace zuzugreifen
Schritt 2: Automatisierungsregeln konfigurieren
- EinrichtenErkennung von MaßnahmenParameter
- Wähle Ziel-ClickUpWeltraumundProjekt
- Meeting-Teilnehmer ClickUp-Teammitgliedern zuordnen
- Aufgabenvorlagen und benutzerdefinierte Felder konfigurieren
Schritt 3: Integration testen
- Nimm ein Testmeeting mit Aufgabenpunkten auf
- Überprüfe, ob Aufgaben innerhalb von 5–10 Minuten in ClickUp erscheinen
- Überprüfe, ob Zuständigkeiten und Fälligkeitsdaten korrekt festgelegt sind
- Automatisierungsregeln bei Bedarf anpassen
⚡ Einrichten von Zapier-Automatisierungen
Schritt 1: Zapier-Konto erstellen & Apps verbinden
- Registrieren fürZapier(Gratis-Tarif verfügbar)
- Verbinde dein Meeting-Tool (Otter, Notta usw.)
- Verbinde deinen ClickUp-Arbeitsbereich
- Testen Sie beide Verbindungen zur Authentifizierung
Schritt 2: Automatisierungs-Workflows erstellen
Beispiel-Workflow: Otter → ClickUp
- Neues Meeting-Transkript in Otter
- Nur Meetings mit Aktionspunkten
- Aktion 1:Extrahiere Aktionspunkte mit KI
- Aktion 2:Erstelle eine ClickUp-Aufgabe für jeden Eintrag
- Aktion 3:Zuweisen basierend auf @Erwähnungen im Transkript
Schritt 3: Erweiterte Automatisierungsfunktionen
- Mehrstufige Zaps:Transkript parsen → Elemente extrahieren → Aufgaben erstellen → Benachrichtigungen senden
- Bedingte LogikLeite verschiedene Meeting-Typen in unterschiedliche Projekte
- Datenformatierung:Transkripttext bereinigen und Aufgabenbeschreibungen strukturieren
- Fehlerbehandlung:Richte Sicherungsaktionen für fehlgeschlagene Integrationen ein
🎯 Extraktion und Verarbeitung von Action Items
KI-gestützte Erkennung von Action Items
Modern meeting tools use AI to automatically identify actionable items from meeting transcripts. Here's how different tools handle this crucial feature:
🤖 Wonach KI sucht:
- Action verbs: "will", "should", "need to", "must"
- Assignment phrases: "@John will handle", "Sarah to review"
- Deadline mentions: "by Friday", "next week", "end of month"
- Task indicators: "TODO", "action item", "follow up"
- Decision outcomes: "we decided", "agreed to", "approved"
📝 ClickUp-Aufgabenstruktur:
- Aufgabentitel:Extrahierte Aktionsbeschreibung
- Relevanter Kontext aus dem Meeting
- Von Transkript-Erwähnungen erkannt
- Fälligkeitsdatum:Geparst aus Fristverweisen
- Basierend auf Dringlichkeitsindikatoren
- Besprechungstyp, Projekt, Teilnehmende
⚙️ Tipps zur Workflow-Optimierung
👥 Einrichtung der Teamzusammenarbeit
- Standardisiere @Erwähnungen: Train team to use consistent @mention format ("@john.smith" instead of "John" or "JS")
- Meeting Templates: Create ClickUp task templates for different meeting types (standup, planning, review)
- Set up rules to automatically assign tasks based on department or role keywords
- Fortschrittsverfolgung Link action items to larger projects and milestones for better visibility
📁 Smart Project Organization
By Meeting Type:
- Daily Standups → "Daily Tasks" list
- Sprint Planning → "Sprint Backlog"
- Client Calls → "Client Projects"
- Strategy Meetings → "Strategic Initiatives"
By Urgency Level:
- Urgent → High priority, due today
- Important → Medium priority, this week
- Planning → Low priority, future sprints
- Follow-up → Review and discuss
🎛️ Custom Fields for Meeting Tasks
Meeting Info:
- Meeting Title
- Meeting Date
- Meeting Type
- Recording Link
Task Details:
- Original Quote
- Context Notes
- Dependencies
- Resources Needed
- Review Date
- Status Check
- Stakeholders
- Success Metrics
🔧 Troubleshooting Common Issues
❌ Common Problems & Solutions
Tasks Not Being Created
- Check API connection status in both tools
- Verify ClickUp permissions include task creation
- Ensure meeting tool has action item detection enabled
- Review automation filters and triggers
Wrong Project Assignment
- Update project mapping rules in integration settings
- Use meeting title keywords to route tasks correctly
- Set up calendar integration to detect project context
- Create manual override options for edge cases
Missing Assignees
- Ensure team member names match between tools
- Set up email-based matching for user identification
- Use @mention training to improve AI detection
- Configure fallback assignee for unmatched items
💡 Performance Optimization
- Batch Processing: Group multiple action items from same meeting into single task creation request
- Rate Limiting: Add delays between API calls to avoid hitting limits (especially important for high-volume teams)
- Duplicate Prevention: Set up duplicate detection based on meeting ID and timestamp to avoid multiple task creation
- Error Logging: Enable detailed logging to identify and fix integration issues quickly
🚀 Advanced Integration Features
🧠 AI-Enhanced Workflows
Smart Prioritization
Use AI to analyze meeting tone, urgency indicators, and stakeholder involvement to automatically set task priorities.
- Detect urgency keywords ("ASAP", "critical", "blocker")
- Analyze speaker emphasis and tone
- Consider meeting attendee seniority
Context Enrichment
Automatically add relevant context, links, and background information to each created task.
- Link to relevant documents mentioned
- Add transcript snippets with full context
- Connect to related existing tasks/projects
🔄 Multi-Tool Integration Strategy
For teams using multiple meeting tools, create a unified ClickUp workflow that handles different input sources consistently.
Unified Workflow Example:
External Meetings:Fireflies → ClickUp (direct integration)
Internal Standups:Otter → Zapier → ClickUp (lightweight automation)
International Calls:Notta → Webhook → ClickUp (multilingual support)
Sales Calls:Gong → API → ClickUp (CRM integration)