📋 Umsetzung der zentralen DSGVO-Grundsätze

🎯 Grundlegende Grundsätze des Datenschutzes

Rechtmäßigkeit, Fairness und Transparenz

⚖️ Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a): Ausdrückliche Zustimmung der Nutzer zur KI-Verarbeitung
• Vertragserfüllung (Art. 6(1)(b)): Erbringung von Dienstleistungen
• Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f): Plattformverbesserung
• Gesetzliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c): Compliance-Anforderungen
• Lebenswichtige Interessen (Art. 6 Abs. 1 Buchst. d): Notsituationen

📢 Transparenzmaßnahmen:

• Klare Datenschutzhinweise: Erläuterungen in einfacher Sprache
• Verarbeitungszwecke: Konkrete, ausdrücklich aufgeführte Zwecke
• Datenkategorien: Erfasste Datentypen im Detail
• Aufbewahrungsfristen: Klare Zeitpläne angegeben
• Empfängerinformationen: Weitergabe an Dritte offengelegt

Zweckbindung & Datenminimierung

🎯 Zweckbindungs-Kontrollen

• Angegebene Zwecke: Nur Transkription, Sitzungsanalyse
• Kompatible Nutzung: Verbesserungen verwandter Funktionen
• Keine Zweitverwendung: Kein Marketing an Dritte
• Zweckbindung: Daten an ursprünglichen Zweck gebunden
• Regelmäßige Überprüfungen: Vierteljährliche Zielbestimmungen

📏 Praktiken zur Datenminimierung

• Nur notwendige Daten: Erfassung von wesentlichen Informationen
• Fortschreitende Löschung: Automatisierte Datenbereinigung
• Minimale Aufbewahrung: Kürzestmögliche Speicherfristen
• Selektive Verarbeitung: Nur relevante Segmente
• Anonymisierung: Entfernen von Identifikatoren, wenn möglich

👤 Umsetzung der Betroffenenrechte

🔑 Rahmen für individuelle Rechte

Zugriffs- und Übertragbarkeitsrechte

📂 Auskunftsrecht (Art. 15):

• Anfrageprozess: Formular in der App oder E-Mail an privacy@sembly.ai
• Reaktionszeit: Innerhalb von 30 Tagen (verlängerbar auf 90)
• Bereitgestellte Informationen: Verarbeitungszwecke, Kategorien, Empfänger
• Datenkopie: Maschinell lesbares Format (JSON/CSV)
• Verifizierung: Identitätsbestätigung erforderlich
• Kostenlos: Erste Anfrage ohne Kosten

🔄 Datenübertragbarkeit (Art. 20):

• Strukturierte Formate: Export als JSON, CSV, XML
• Maschinenlesbar: Automatisierte Verarbeitung fähig
• Direkte Übertragung: An einen anderen Dienst, sofern technisch machbar
• Umfangsbeschränkung: Nur Einwilligungs- und Vertragsdaten
• Daten von Drittanbietern: Von der Übertragbarkeit ausgeschlossen

Berichtigungs- & Löschungsrechte

✏️ Recht auf Berichtigung (Art. 16):

• Korrekturprozess: Bearbeitung in der App oder Support-Anfrage
• Sofortige Aktualisierungen: Änderungen werden innerhalb von 24 Stunden übernommen
• Benachrichtigung Dritter: Empfänger über Änderungen informiert
• Abschlussanforderungen: Unvollständige persönliche Daten ausfüllen
• Überprüfungsprozess: Möglicherweise sind unterstützende Nachweise erforderlich

🗑️ Recht auf Löschung (Art. 17):

• Löschungsgründe: Zweck erfüllt, Einwilligung widerrufen
• Bearbeitungszeit: Vollständige Löschung innerhalb von 30 Tagen
• Technische Löschung: Sichere Überschreibungsmethoden
• Backup-Entfernung: Automatisches Löschen von Backups
• Benachrichtigung Dritter: Auftragsverarbeiter informiert
• Ausnahmen: Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Meinungsfreiheit

Einschränkungs- & Widerspruchsrechte

⏸️ Recht auf Einschränkung (Art. 18):

• Auslösende Bedingungen: Streitigkeiten über die Richtigkeit, unrechtmäßige Verarbeitung
• Verarbeitung ausgesetzt: Daten als eingeschränkt markiert
• Nur Speicherung: Keine weitere Verarbeitung ohne Zustimmung
• Benachrichtigungspflicht: Benutzer vor dem Anheben informieren
• Implementierung: Technische Flags in Systemen

🚫 Recht auf Widerspruch (Art. 21):

• Rechtsgrundlage des berechtigten Interesses: Der Nutzer kann der Verarbeitung widersprechen
• Direktmarketing: Unbedingtes Recht auf Widerspruch
• Zwingende Gründe: Sembly muss die Notwendigkeit nachweisen
• Beendigung der Verarbeitung: Sofern keine überwiegenden Interessen bestehen
• Einwand zur Profilerstellung: Opt-out bei automatisierten Entscheidungen

✅ Consent-Management-System

📋 Implementierung des Einwilligungs-Frameworks

Voraussetzungen für die Gültigkeit der Einwilligung

✅ Gültige Einwilligungsmerkmale:

• Frei gegeben: Echte Wahl, kein Nachteil bei Ablehnung
• Spezifisch: Granulare Einwilligung für verschiedene Zwecke
• Informiert: Klare Informationen über die Verarbeitung
• Eindeutig: Klare, aktive Zustimmung erforderlich
• Auszahlbar: Einfacher Auszahlungsmechanismus

🔧 Technische Umsetzung:

• Einwilligungsbanner: DSGVO-konforme Cookie-Hinweise
• Granulare Steuerung: Zustimmungs-Schalter je Verwendungszweck
• Vorausgewählte Kästchen: Verboten, explizite Aktion erforderlich
• Einwilligungsprotokolle: Zeitgestempelte Prüfspur
• Reguläre Erneuerung: Periodische Auffrischung der Einwilligung

Einwilligungskategorien & Verwaltung

📊 Einwilligungskategorien:

• Wesentliche Verarbeitung: Keine Einwilligung erforderlich (Leistungserbringung)
• Zustimmung zur Analyse: Nutzungsstatistiken und Plattformverbesserung
• Marketing-Einwilligung: Werbliche Mitteilungen
• Weitergabe an Dritte: Partnerintegrationen
• Zustimmung zum KI-Training: Nutzung von Daten zur Modellverbesserung

🔄 Auszahlungsmechanismen:

• Kontoeinstellungen: Selbstverwaltete Einwilligungsverwaltung
• E-Mail-Abmeldung: Ein-Klick-Abmeldung von Marketing-Nachrichten
• Supportanfragen: Unterstützung bei manuellen Auszahlungen
• Sofortige Wirkung: Die Verarbeitung wird innerhalb von 24 Stunden eingestellt
• Bestätigungsmitteilung: Auszahlung bestätigt

🔐 Datenverarbeitung & Sicherheitsmaßnahmen

🛡️ Technische und organisatorische Maßnahmen

Schutzmaßnahmen bei der Datenverarbeitung

🔒 Verschlüsselung & Schutz:

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Sitzungsdaten werden während der Übertragung verschlüsselt
• AES-256 im Ruhezustand: Schutz von Datenbank und Dateispeicher
• Schlüsselverwaltung: Hardware-Sicherheitsmodule (HSMs)
• Transportsicherheit: TLS 1.3 für alle Kommunikationsvorgänge
• Zero-Knowledge-Architektur: Eingeschränkter Zugriff auf Rohdaten

🏗️ Verarbeitungskontrollen:

• Zugriffskontrollen: Rollenbasiertes Berechtigungssystem
• Audit-Protokollierung: Jeder Datenzugriff wird nachverfolgt
• Datenmaskierung: Sensible Informationen pseudonymisiert
• Verarbeitungsstandort: EU-Rechenzentren verfügbar
• Isolationskontrollen: Trennung von Mandantendaten

Schutzmaßnahmen für grenzüberschreitende Übermittlungen

🌍 Übertragungsmechanismen

• Standardvertragsklauseln: Von der EU-Kommission genehmigt
• Angemessenheitsbeschlüsse: Anerkennung von Vereinigtem Königreich und Schweiz
• Transfer Impact Assessments: Risikobewertungsverfahren
• Zusätzliche Schutzmaßnahmen: Zusätzliche Schutzvorkehrungen
• Keine Übermittlungen in die USA: Ohne angemessenen Schutz

🏢 Optionen zur Datenlokalisierung

• Verarbeitung nur innerhalb der EU: Enterprise-Funktion
• Deutsche Rechenzentren: Infrastruktur mit Sitz in Frankfurt
• Lokaler Support: Support-Team mit Sitz in der EU
• Garantien zur Datenspeicherung: Vertragliche Verpflichtungen

📊 Compliance-Überwachung & Governance

🔍 Laufendes Compliance-Management

Datenschutz-Folgenabschätzungen

📋 DPIA-Prozess:

• Risikobewertung: Identifizierung von Hochrisikoverarbeitungen
• Notwendigkeitsbewertung: Begründung des Verarbeitungszwecks
• Verhältnismäßigkeitsanalyse: am wenigsten eingreifende Methoden
• Milderungsmaßnahmen: Strategien zur Risikoreduzierung
• Aufsichtsrechtliche Beratung: Wenn gesetzlich vorgeschrieben

🎯 Überwachung von Aktivitäten

• Regelmäßige Audits: Vierteljährliche Compliance-Überprüfungen
• Verarbeitung von Datensätzen: Dokumentation gemäß Artikel 30
• Überwachungen von Sicherheitsverletzungen: Systeme zur Vorfallerkennung
• Schulungsprogramme: Mitarbeiterschulung zu DSGVO
• Richtlinienaktualisierungen: Anpassung an regulatorische Änderungen

Datenschutzbeauftragter & Governance

👤 Aufgaben des DSB:

• Compliance-Überwachung: Aufsicht über die Einhaltung der DSGVO
• Koordination von Schulungen: Mitarbeiterschulungsprogramme
• DPIA-Leitfaden: Unterstützung bei der Risikobewertung
• Überwachende Schnittstelle: Autoritätskommunikation
• Unterstützung betroffener Personen: Unterstützung bei der Wahrnehmung von Rechten

📞 Kontaktinformationen:

• E-Mail des Datenschutzbeauftragten (DPO): dpo@sembly.ai
• Datenschutz-E-Mail: privacy@sembly.ai
• Antwortzeit: Innerhalb von 5 Werktagen
• Sprachen: Englisch, Deutsch, Französisch
• Bürozeiten: 9:00 - 18:00 Uhr MEZ

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