Datenschutz bei Meeting-Transkriptionen 🔒

KI-Transkriptionstools verarbeiten häufig sensible oder vertrauliche Informationen. Es ist entscheidend, die Nutzungsbedingungen und Datenschutzrichtlinien jedes KI-Anbieters zu prüfen, um zu verstehen, wie mit Daten umgegangen wird. Organisationen sollten robuste Sicherheitsmaßnahmen implementieren, einschließlich Verschlüsselung, passwortgeschütztem Zugriff und strengen Zugriffskontrollen.

Wenn Sie Drittanbieterdienste nutzen, stellen Sie sicher, dass diese Vereinbarungen unterzeichnen, die bestätigen, dass keine Datenspeicherung über den für die Verarbeitung notwendigen Zeitraum hinaus erfolgt, dass Ihre Daten nicht für das Training von Modellen verwendet werden, strenge Verschlüsselungsstandards eingehalten werden und die Daten unmittelbar nach der Sitzung gelöscht werden.

Organisationen, die KI-gestützte Besprechungsprotokollierung verwenden, müssen sich in einer zunehmend komplexen regulatorischen Landschaft zurechtfinden. Das California Consumer Privacy Act (CCPA) erhielt 2026 bedeutende Aktualisierungen mit neuen Regeln zu KI-bezogenen automatisierten Entscheidungsfindungstechnologien, Cybersecurity-Audits und Risikoanalysen, die Unternehmen betreffen, die persönliche Informationen von kalifornischen Einwohnern verarbeiten.

Nach der DSGVO gelten Sprachaufzeichnungen und Transkripte als personenbezogene Daten, die eine ausdrückliche rechtliche Grundlage für die Verarbeitung erfordern. Organisationen müssen klare Informationen darüber bereitstellen, welche Daten erfasst werden, zu welchem Zweck, wer darauf zugreifen kann und wie lange sie aufbewahrt werden. Nichteinhaltung kann zu Strafen von bis zu 7.988 $ pro vorsätzlichem Verstoß unter dem CCPA führen, wobei Aufzeichnungen von Strafen über 1,3 Millionen $ im Jahr 2026 verhängt wurden.

Das Bundesgesetz unter dem Electronic Communications Privacy Act funktioniert nach dem "Einwilligung eines Beteiligten"-Prinzip, was bedeutet, dass es legal ist, aufzuzeichnen, wenn mindestens eine Person zustimmt. Viele Bundesstaaten hingegen haben strengere Anforderungen an die "Einwilligung aller Beteiligten". Ab 2026 erfordern die Bundesstaaten, die die Einwilligung aller Beteiligten verlangen, Kalifornien, Connecticut, Delaware, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Michigan, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania und Washington.

Wenn sich auch nur eine teilnehmende Person in einem Bundesstaat mit Einwilligungspflicht aller Beteiligten befindet, muss die organisierende Person die Zustimmung aller Beteiligten einholen. Viele KI-Transkriptionstools erstellen außerdem Stimmabdrücke zur Sprechererkennung, was bestimmte biometrische Datenschutzgesetze wie das BIPA von Illinois auslösen kann, die eine schriftliche Einwilligung vor der Erhebung biometrischer Daten verlangen.

Organisationen sollten eine klare Richtlinie zur akzeptablen Nutzung von KI festlegen, die beschreibt, wie KI eingesetzt werden darf, zugelassene Tools benennt und verbotene Praktiken definiert. Jährliche Schulungen helfen Mitarbeitenden, die Risiken und Vorteile von KI zu verstehen, verringern die Haftung und zeigen einen verantwortungsvollen Umgang mit Technologie.

Gehen Sie davon aus, dass alle KI-Aufzeichnungen, Notizen und Transkripte in Rechtsstreitigkeiten auffindbar sind. Diese Materialien könnten als Beweismittel dienen, und solange Gerichte Vorladungen nicht ausdrücklich begrenzen, riskieren Anwälte, die KI-Tools verwenden, zur Herausgabe sensibler Transkripte gezwungen zu werden. Erwägen Sie die Nutzung von On-Premise- oder Offline-KI-Modellen für die sensibelsten Gespräche.

Nicht alle Meeting-Transkriptionswerkzeuge sind in Bezug auf Datenschutz gleich. Einige Anbieter legen Wert auf Sicherheit mit konformen Standards für Unternehmen, während andere Bequemlichkeit auf Kosten des Datenschutzes priorisieren. Hier sind die datenschutzorientiertesten Optionen, die 2026 verfügbar sind: