Bundesweite Aufzeichnungsgesetze (USA)
Das föderale Wiretap-Gesetz (18 U.S.C. Abschnitt 2511), Teil des Electronic Communications Privacy Act (ECPA), legt eine grundlegende Einparteien-Einwilligungsregel fest. Das bedeutet, dass auf Bundesebene die Aufzeichnung eines Gesprächs legal ist, solange mindestens eine an dem Gespräch beteiligte Person der Aufzeichnung zustimmt.
Allerdings können einzelne Bundesstaaten strengere Anforderungen stellen. Wenn das Recht eines Bundesstaates restriktiver ist als das Bundesrecht, hat das Recht des Bundesstaates Vorrang. Deshalb ist es entscheidend, die Zustimmungserfordernisse Ihres jeweiligen Bundesstaates zu verstehen, um Besprechungen rechtssicher aufzeichnen zu können.
Wichtiger Hinweis
Ein-Parteien-Einwilligung bedeutet NICHT, dass du ein Aufnahmegerät einfach laufen lassen und es später einsammeln kannst. Du musst ein aktiver Teilnehmer an dem Gespräch sein, um es nach den Gesetzen zur Ein-Parteien-Einwilligung rechtmäßig aufzeichnen zu dürfen.
Einparteien- vs. Zweiparteien-Zustimmungsstaaten
Bundesstaaten mit Ein-Parteien-Zustimmung (38 Bundesstaaten + DC)
In diesen Bundesstaaten kannst du ein Meeting rechtlich aufzeichnen, wenn du selbst Teilnehmer bist, ohne die anderen Teilnehmer informieren zu müssen.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas, Colorado
- DC, Georgia, Hawaii, Idaho, Indiana, Iowa
- Kansas, Kentucky, Louisiana, Maine, Minnesota
- Mississippi, Missouri, Nebraska, New Jersey
- New Mexico, New York, North Carolina
- North Dakota, Ohio, Oklahoma, Oregon (elektronisch)
- Rhode Island, South Carolina, South Dakota
- Tennessee, Texas, Utah, Virginia
- West Virginia, Wisconsin, Wyoming
Zwei-Parteien- (Alle-Parteien-) Zustimmungspflichtige Bundesstaaten
In diesen Bundesstaaten müssen ALLE Teilnehmer:innen der Aufzeichnung zustimmen. Eine Aufzeichnung ohne allgemeine Zustimmung kann zu strafrechtlichen Konsequenzen führen.
- Kalifornien - Verbrechen, Geldstrafe bis zu 2.500 $
- Connecticut - Zwei-Parteien für elektronisch
- Delaware
- Florida - Verbrechen dritten Grades
- Illinois - Straftat der Klasse 4
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Montana
- Nevada
- New Hampshire
- Pennsylvania
- Washington
Bundesländerübergreifende und Remote-Meetings
Wenn sich die Teilnehmer eines Meetings in verschiedenen Bundesstaaten befinden, wenden Gerichte in der Regel das Recht des Bundesstaates an, in dem sich die aufgenommene Person befindet. Wenn Sie sich zum Beispiel in New York (Ein-Parteien-Zustimmung) befinden und jemanden in Kalifornien (Zustimmung aller Parteien) aufnehmen, gilt das strengere kalifornische Recht. Bei Remote-Meetings sollten Sie stets das strengste anwendbare Gesetz unter allen Teilnehmern einhalten.
Implizite vs. explizite Einwilligung
Stillschweigende Einwilligung
In einigen Rechtsordnungen kann die Einwilligung als stillschweigend angesehen werden, wenn die Teilnehmenden ein Gespräch fortsetzen, nachdem sie klar darüber informiert wurden, dass es aufgezeichnet wird, selbst wenn sie nicht ausdrücklich ihre Zustimmung erklären.
- Mündliche Ankündigung zu Beginn der Besprechung
- Plattformbenachrichtigung (Zoom, Teams)
- Besprechungseinladung mit Hinweis auf Aufzeichnung
- Im Meeting bleiben nach der Ankündigung
Ausdrückliche Einwilligung
Erforderlich gemäß DSGVO und als bewährte Praxis empfohlen. Teilnehmende stimmen der Aufzeichnung aktiv und eindeutig durch eine konkrete Handlung zu.
- Schriftliche Einverständniserklärung unterschrieben
- Verbales „Ja“ auf der Audioaufnahme aufgezeichnet
- Klick-/Kontrollkästchen-Bestätigung
- E-Mail-Bestätigung der Einwilligung
DSGVO und europäische Anforderungen
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) benötigen Besprechungsaufzeichnungen, die personenbezogene Daten erfassen, eine klare Rechtsgrundlage. In den meisten Geschäftssituationen bedeutet dies, dass vor der Aufzeichnung die ausdrückliche Einwilligung aller Teilnehmenden eingeholt werden muss. Die Anforderungen an eine gültige Einwilligung nach der DSGVO liegen deutlich höher als die entsprechenden Anforderungen in den USA.
DSGVO-Einwilligungsstandards
Nach der DSGVO muss die Einwilligung zur Aufzeichnung folgendermaßen sein:
- Freiwillig gegeben: Ohne Druck oder Nachteile im Falle einer Ablehnung
- Klar darüber, was aufgezeichnet wird und warum
- Die Teilnehmenden verstehen den Zweck und die Datennutzung
- Durch eine eindeutige, aktive Zustimmung (nicht durch Stillschweigen oder vorausgewählte Kästchen)
Was die DSGVO verbietet
- Schweigen oder Inaktivität als Zustimmung
- Vorangekreuzte Einwilligungsfelder
- Gebündigte Einwilligung mit anderen Bedingungen
- Aufnahme ohne eindeutige Benachrichtigung
- Unter Druck erteilte Einwilligung
DSGVO-Rechte für Teilnehmer
- Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen
- Recht auf Zugang zu ihren aufgezeichneten Daten
- Recht, die Löschung zu verlangen
- Recht auf Datenübertragbarkeit
- Recht, der Verarbeitung zu widersprechen
DSGVO-Strafen
Die Nichteinhaltung der DSGVO kann zu Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro oder 4 % des weltweiten Jahresumsatzes führen, je nachdem, welcher Betrag höher ist. Darüber hinaus können Einzelpersonen zivilrechtliche Ansprüche auf Schadensersatz wegen unbefugter Aufnahmen geltend machen.
UK DSGVO-Anforderungen
Das Vereinigte Königreich arbeitet nun mit seinem eigenen UK-GDPR-Rahmen, der die grundlegende Struktur der EU-DSGVO beibehält. Organisationen müssen eine rechtmäßige Grundlage für die Aufzeichnung von Besprechungen nachweisen, wobei die Einwilligung die am häufigsten genutzte Grundlage für Schulungs- und Qualitätszwecke ist.
Wesentliche Anforderungen der UK DSGVO
- Führen Sie klare Aufzeichnungen, die belegen, wie die Einwilligung eingeholt wurde
- Informiere Teilnehmer vor der Aufzeichnung, nicht während oder danach
- Rücktrittsrechte: Bieten Sie einfache Möglichkeiten, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen
- Keine heimliche Aufzeichnung: Aufnahmen ohne Information der Teilnehmenden sind rechtswidrig
2026 Aktualisierung
Aufgrund des Gesetzes über Daten (Nutzung und Zugang), das am 19. Juni 2026 in Kraft tritt, wird die Anleitung zur UK-DSGVO überprüft und könnte Änderungen unterliegen. Organisationen sollten die Aktualisierungen der ICO im Auge behalten, um über die neuesten Anforderungen informiert zu bleiben.
Zustimmung zur Besprechung am Arbeitsplatz
Die Aufzeichnung von Besprechungen am Arbeitsplatz bringt zusätzliche Überlegungen mit sich. Nach der DSGVO kann Einwilligung aufgrund des Machtungleichgewichts zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer nicht als rechtmäßige Grundlage im Beschäftigungskontext verwendet werden. Stattdessen stützen sich Organisationen in der Regel auf berechtigte Interessen, was eine dokumentierte Interessenabwägung erfordert.
Für Arbeitgeber
- Klare Aufzeichnungsrichtlinien im Mitarbeiterhandbuch festlegen
- Führen Sie eine Bewertung des berechtigten Interesses (LIA) durch
- Schulen Sie Führungskräfte zu Aufzeichnungsverfahren
- Dokumentiere alle Aufzeichnungspraktiken
- Seien Sie sich der Schutzbestimmungen des NLRA für Arbeitnehmer bewusst
Für Mitarbeitende
- Kenne die Zustimmungsgesetze deines Bundesstaates
- Überprüfen Sie die Aufzeichnungsrichtlinie des Arbeitgebers
- Verstehen Sie den NLRA-Schutz beim Dokumentieren von Verstößen
- Fordern Sie eine schriftliche Bestätigung der Einwilligungsrichtlinien an
- Im Zweifelsfall wenden Sie sich an die Personalabteilung oder die Rechtsabteilung.
Funktionen zur Einwilligung in Video-Plattformen
Wichtige Videokonferenzplattformen enthalten integrierte Einwilligungshinweise, aber diese allein erfüllen möglicherweise nicht in allen Rechtsordnungen die gesetzlichen Anforderungen. Ergänze die Plattformfunktionen daher stets durch eigene Einwilligungsverfahren.
Plattform-Benachrichtigungen
- Zeigt allen Teilnehmern die Aufnahmeanzeige an
- Microsoft Teams Blendet Benachrichtigungsbanner für Aufzeichnung ein
- Google Meet Gibt eine Ankündigung, wenn die Aufzeichnung startet
- Benachrichtigungen für visuelle und Audioaufzeichnungen
Hinweis: Plattform-Benachrichtigungen erfüllen möglicherweise nicht alle gesetzlichen Einwilligungsanforderungen, insbesondere in Bundesstaaten mit beidseitiger Zustimmungspflicht.
Bewährte Praktiken für virtuelle Meetings
- Hinweis zur Aufzeichnung in Kalendereinladungen einfügen
- Zu Beginn der Besprechung die Aufzeichnung mündlich ankündigen
- Ermöglichen Sie den Teilnehmenden, Einwände zu erheben oder zu gehen
- Dokumentiere Einwilligungen in den Besprechungsnotizen
- Verwende Plattformen mit konfigurierbaren Einwilligungsfunktionen
- Fordern Sie eine mündliche Bestätigung von allen Teilnehmenden an
Best Practices für Einwilligungen
Best-Practice-Einwilligungsprozess
- Benachrichtigung vor dem Meeting: Füge in alle Kalendereinladungen einen Hinweis auf die Aufzeichnung ein
- Schriftliche Richtlinie: Teilen Sie Ihre Aufzeichnungspolitik vor dem Meeting
- Mündliche Ankündigung: Nenne den Zweck der Aufzeichnung zu Beginn der Besprechung
- Opt-out bestätigen: Teilnehmenden erlauben, ohne Strafe zu gehen
- Dokumentenzustimmung: Einwilligungsentscheidungen für Compliance-Aufzeichnungen protokollieren
- Zugriff gewähren: Teilen Sie mit, wie Teilnehmende auf ihre Daten zugreifen können
Beispiel für eine Einwilligungserklärung
„Dieses Meeting wird zu folgendem Zweck aufgezeichnet: [spezifischer Zweck: Schulung, Dokumentation, Compliance]. Wenn Sie weiterhin teilnehmen, stimmen Sie dieser Aufzeichnung zu. Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten, verlassen Sie bitte jetzt das Meeting oder schalten Sie Ihre Kamera und Ihr Mikrofon aus. Die Aufzeichnung wird für folgenden Zeitraum gespeichert: [Aufbewahrungsfrist] und ist für folgende Rollen zugänglich: [spezifische Rollen]. Wenn Sie Fragen zu unserer Aufzeichnungspolitik haben, wenden Sie sich bitte an [Kontaktinformationen].“
KI-Meeting-Tools und Einwilligung
KI-Meeting-Assistenten, die Meetings aufzeichnen und transkribieren, müssen dieselben Einwilligungsanforderungen erfüllen wie jede andere Aufzeichnungsmethode. Die meisten seriösen KI-Meeting-Tools bieten Funktionen, die Organisationen dabei helfen, ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Konforme KI-Meeting-Tools
Enterprise-taugliche Optionen
- Otter.ai - SOC 2 Typ II zertifiziert
- Fireflies.ai - DSGVO-konform
- Gong - Unternehmenssicherheit
- Sembly KI - SOC 2 zertifiziert
Wichtige Einwilligungsfunktionen
- Automatische Einwilligungsbenachrichtigungen
- Abläufe zur Einholung von Aufzeichnungszustimmungen
- Mechanismen zum Opt-out für Teilnehmende
- Protokollierung von Einwilligungen und Prüfpfade
- Konfigurierbare Benachrichtigungsnachrichten
Konsequenzen der Aufzeichnung ohne Einwilligung
Strafrechtliche Sanktionen (USA)
- Verbrechen der Klasse 4, bis zu 3 Jahre Gefängnis
- Geldstrafe bis zu 2.500 $ und/oder 1 Jahr Haft
- Verbrechen dritten Grades, bis zu 5 Jahre Gefängnis
- Bis zu 5 Jahre Freiheitsstrafe
- Bis zu 5 Jahre Gefängnis
Zivilrechtliche Haftung
- Tatsächlicher Schaden, der dem Opfer entstanden ist
- Gesetzliche Schadensersatzansprüche (können erheblich sein)
- Anwaltsgebühren und Gerichtskosten
- Strafschadensersatz in einigen Fällen
- Die Aufzeichnung könnte als Beweismittel unzulässig sein
- DSGVO-Bußgelder von bis zu 4 % des weltweiten Umsatzes