Bundesweite Aufzeichnungsgesetze in den USA
Der bundesstaatliche Wiretap Act (18 U.S.C. Section 2511), ein Teil des Electronic Communications Privacy Act (ECPA), legt eine grundlegende Ein-Parteien-Einwilligungsregel für die gesamten Vereinigten Staaten fest. Das bedeutet, dass auf Bundesebene die Aufzeichnung eines Gesprächs legal ist, solange mindestens ein Gesprächsteilnehmer der Aufzeichnung zustimmt.
Allerdings können einzelne Bundesstaaten strengere Anforderungen auferlegen. Wenn das Recht eines Bundesstaates restriktiver ist als das Bundesrecht, hat das Recht des Bundesstaates Vorrang. Deshalb ist das Verständnis der Gesetze Ihres jeweiligen Bundesstaates entscheidend für die rechtmäßige Aufzeichnung von Meetings.
Wichtiger Hinweis
Einseitige Einwilligung erlaubt es NICHT, ein Aufnahmegerät einfach laufen zu lassen und es später wieder abzuholen. Sie müssen körperlich anwesend sein und aktiv an dem Gespräch teilnehmen, um es nach Ein-Parteien-Einwilligungsgesetzen rechtmäßig aufzeichnen zu dürfen.
Bundesstaaten mit Ein-Parteien- vs. Zwei-Parteien-Zustimmung
Ein-Parteien-Zustimmungsstaaten (38 Staaten)
In diesen Bundesstaaten kannst du ein Meeting oder Telefonat rechtmäßig aufzeichnen, wenn du selbst daran teilnimmst, ohne die anderen darüber informieren zu müssen.
- Alabama, Alaska, Arizona, Arkansas
- Colorado, DC, Georgia, Hawaii
- Idaho, Indiana, Iowa, Kansas
- Kentucky, Louisiana, Maine, Minnesota
- Mississippi, Missouri, Nebraska, New Jersey
- New Mexico, New York, North Carolina
- North Dakota, Ohio, Oklahoma, Rhode Island
- South Carolina, South Dakota, Tennessee
- Texas, Utah, Virginia, West Virginia
- Wisconsin, Wyoming
Zwei-Parteien-Zustimmungsstaaten (12 Staaten)
In diesen Bundesstaaten müssen ALLE Teilnehmenden der Aufzeichnung zustimmen. Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung kann strafrechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.
- Kalifornien - Straftat
- Connecticut
- Delaware
- Florida - Verbrechen dritten Grades
- Illinois - Verbrechen der Klasse 4
- Maryland
- Massachusetts
- Michigan
- Montana
- Nevada
- New Hampshire
- Pennsylvania
- Washington
Anrufe zwischen Bundesstaaten
Wenn sich die Beteiligten in verschiedenen Bundesstaaten befinden, wenden Gerichte in der Regel das Recht des Bundesstaates an, in dem sich die aufgenommene Person befindet. Wenn du dich zum Beispiel in New York (Einparteienzustimmung) befindest und jemanden in Kalifornien (Alleparteienzustimmung) aufnimmst, gilt das strengere kalifornische Gesetz. Halte dich immer an das strengste anwendbare Gesetz.
Gesetze zur Aufzeichnung virtueller Meetings
Die gleichen Zustimmungsgesetze, die für Telefongespräche gelten, gelten auch für Videokonferenzen auf Plattformen wie Zoom, Microsoft Teams, Google Meet und WebEx. Remote-Arbeit hat dies komplizierter gemacht, da sich die Teilnehmenden in unterschiedlichen Bundesstaaten oder Ländern befinden können.
Plattformbenachrichtigungen
- Zeigt allen Teilnehmern den Aufnahmeindikator an
- Zeigt Benachrichtigungsbanner für Aufzeichnung an
- Google Meet: Gibt Bescheid, wenn die Aufzeichnung beginnt
- Visuelle und akustische Aufnahmebenachrichtigungen
Hinweis: Plattformbenachrichtigungen allein genügen möglicherweise nicht, um die gesetzlichen Einwilligungserfordernisse in Staaten mit Zustimmung aller Beteiligten zu erfüllen.
Best Practices für virtuelle Meetings
- Hinweis zur Aufzeichnung in Kalendereinladungen einfügen
- Zu Beginn der Besprechung die Aufzeichnung mündlich ankündigen
- Teilnehmenden erlauben, Einwände zu erheben oder den Raum zu verlassen
- Dokumentiere die Einwilligung im Sitzungsprotokoll
- Nutze Plattformen mit integrierten Einwilligungsfunktionen
DSGVO und europäische Aufzeichnungsanforderungen
Nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfordern Meetingaufzeichnungen, die personenbezogene Daten erfassen, eine klare rechtliche Grundlage. In den meisten Geschäftssituationen bedeutet dies, dass vor der Aufzeichnung die ausdrückliche Einwilligung aller Teilnehmenden eingeholt werden muss.
GDPR-Einwilligungsanforderungen
Nach der DSGVO muss die Einwilligung zur Aufzeichnung folgende Anforderungen erfüllen:
- Die Teilnehmenden wissen, warum der Anruf aufgezeichnet wird und wie die Daten verwendet werden
- Durch eine aktive Entscheidung erteilt (z. B. durch „Ja“ sagen, auf „Akzeptieren“ klicken)
- Frei gegeben: Ohne Druck oder Nachteile, falls sie ablehnen
- Organisationen müssen nachweisen können, dass eine Einwilligung eingeholt wurde
Rechtsgrundlagen für Aufzeichnungen
- Am häufigsten für Schulungs-/Qualitätszwecke
- Berechtigtes Interesse Dokumentation vertraglicher Vereinbarungen
- Vertragliche Erforderlichkeit: Erforderlich für bestimmte Transaktionen
DSGVO-Strafen
- Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro
- Oder 4 % des jährlichen weltweiten Umsatzes
- Es gilt jeweils der höhere Betrag
- Zuzüglich möglicher zivilrechtlicher Haftung
Recht auf Vergessenwerden
Nach Artikel 17 der DSGVO müssen Organisationen, wenn eine in der EU ansässige Person ihr Recht auf Vergessenwerden ausübt, alle ihre personenbezogenen Daten einschließlich Anrufaufzeichnungen löschen. Es muss ein Mechanismus vorhanden sein, um diese Daten auf Anfrage zu lokalisieren und zu löschen.
Gesetze zur Aufzeichnung am Arbeitsplatz
Die Aufzeichnung von Gesprächen am Arbeitsplatz beinhaltet zusätzliche Überlegungen über die üblichen Einwilligungsgesetze hinaus. Das National Labor Relations Board (NLRB) hat entschieden, dass der National Labor Relations Act staatliche Einwilligungsgesetze zur Aufzeichnung verdrängen kann, wenn Beschäftigte an geschützter Tätigkeit beteiligt sind.
NLRB-Entscheidung zu Starbucks 2023
Die NLRB hat entschieden, dass Beschäftigte unter Umständen geschützt sind, wenn sie Gespräche aufzeichnen, die behauptete Verstöße gegen Arbeitsgesetze dokumentieren, selbst in Bundesstaaten mit Einwilligungspflicht beider Parteien. Das bedeutet, dass Arbeitgeber haftbar gemacht werden können, wenn sie Beschäftigte entlassen, die heimlich Aufnahmen machen, um Verstöße am Arbeitsplatz zu dokumentieren.
Für Arbeitgeber
- Klare Aufzeichnungsrichtlinien im Mitarbeiterhandbuch festlegen
- Schulen Sie Mitarbeitende zu Aufzeichnungsrichtlinien
- Schriftliche Einwilligung für aufgezeichnete Meetings einholen
- Seien Sie sich der Schutzbestimmungen des NLRA für Arbeitnehmer bewusst
Für Mitarbeitende
- Kenne die Einwilligungsgesetze deines Bundesstaates
- Überprüfen Sie die Aufzeichnungsrichtlinien des Arbeitgebers
- Verstehen Sie die Schutzbestimmungen des NLRA
- Im Zweifelsfall fragen Sie die Personalabteilung oder die Rechtsberatung
Bewährte Verfahren für die Aufzeichnung juristischer Besprechungen
Immer tun
- Überprüfen Sie die geltenden Gesetze: Informieren Sie sich vor jedem Meeting über bundesstaatliche, staatliche und internationale Aufzeichnungsgesetze
- Teilnehmende informieren: Weisen Sie alle klar darauf hin, dass eine Aufzeichnung stattfinden wird.
- Stellen Sie Opt-out-Optionen bereit: Teilnehmern erlauben, die Aufzeichnung abzulehnen oder das Meeting zu verlassen
- Dokumenteneinwilligung: Führen Sie Aufzeichnungen darüber, wie und wann die Einwilligung eingeholt wurde
- Sichere Aufnahmen: Speichere Aufnahmen mit angemessener Verschlüsselung und Zugriffskontrollen
- Richtlinien zur Aufbewahrung festlegen Definiere, wie lange Aufnahmen aufbewahrt werden und wann sie gelöscht werden
Niemals tun
- Geheime Aufzeichnung: Niemals ohne Benachrichtigung in Jurisdiktionen mit beidseitiger Einwilligung aufzeichnen
- Nehmen wir an, dass Plattformhinweise ausreichen: Eingebaute Benachrichtigungen erfüllen möglicherweise nicht alle gesetzlichen Anforderungen
- Ohne Erlaubnis teilen: Gib niemals Aufzeichnungen an unbefugte Dritte weiter
- Aufnahmen unbegrenzt aufbewahren: Richten Sie Aufbewahrungspläne für Daten ein und halten Sie diese ein
- Aufnehmen, ohne anwesend zu sein: Ein Gerät aufzuzeichnen zu lassen, während du abwesend bist, ist illegal
KI-Meeting-Tools und Compliance
KI-Meeting-Assistenten, die Meetings aufzeichnen und transkribieren, müssen dieselben gesetzlichen Anforderungen erfüllen wie jede andere Aufnahmemethode. Die meisten renommierten KI-Meeting-Tools enthalten Compliance-Funktionen, um Organisationen dabei zu helfen, ihre gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen.
Konforme KI-Meeting-Tools
Enterprise-taugliche Optionen
- Otter.ai - SOC 2 Typ II zertifiziert
- Fireflies.ai - DSGVO-konform
- Gong - Unternehmenssicherheit
- Refrain - GDPR/SOC 2 zertifiziert
Wichtige Compliance-Funktionen
- Automatische Einwilligungsbenachrichtigungen
- Workflows für Aufzeichnungseinwilligung
- Datenverschlüsselung im Ruhezustand und während der Übertragung
- Verwaltung von Aufbewahrungsrichtlinien
- Audit-Trails und Zugriffsprotokolle
Folgen illegaler Aufnahmen
Strafrechtliche Sanktionen
- Verbrechen der Klasse 4, bis zu 3 Jahre Gefängnis
- Geldstrafe bis zu 2.500 $ und/oder 1 Jahr Haft
- Verbrechen dritten Grades, bis zu 5 Jahre Haft
- Bis zu 5 Jahre Freiheitsstrafe
Zivilhaftung
- Tatsächliche vom Opfer erlittene Schäden
- Gesetzliche Schadensersatzansprüche (können erheblich sein)
- Anwaltsgebühren und Gerichtskosten
- Strafschadensersatz in einigen Fällen
- Die Aufzeichnung könnte als Beweismittel unzulässig sein