Tipps für produktive Meetings 🚀📊

Bekannt gemacht vom Amazon-Gründer Jeff Bezos, empfiehlt die Zwei-Pizza-Regel, die Zahl der Meeting-Teilnehmenden auf so viele Personen zu begrenzen, wie man mit zwei Pizzen bequem satt bekäme – in der Regel 6 bis 8 Personen. Diese Größenbeschränkung fördert fokussierte Diskussionen, aktive Beteiligung und effiziente Entscheidungsfindung.

Größere Meetings führen oft zu passiven Beobachtern, die keinen sinnvollen Beitrag leisten. Wenn die Gruppen klein gehalten werden, hat jede teilnehmende Person eine Stimme und trägt Verantwortung für die Ergebnisse. Wenn du Informationen mit einer größeren Gruppe teilen musst, solltest du stattdessen asynchrone Updates oder aufgezeichnete Briefings in Betracht ziehen.

Timeboxing beinhaltet, jedem Agendapunkt bestimmte Zeitblöcke zuzuweisen. Diese Technik stellt sicher, dass Diskussionen prägnant bleiben und die Besprechung effizient voranschreitet. Google integriert Timeboxing in seine Design-Sprints und Produkt-Reviews, während agile Software-Teams es für Daily Stand-ups und Sprint-Planung verwenden.

Die University of North Carolina hat herausgefunden, dass Meetings von 30 Minuten die ideale Länge haben, um wichtige Informationen zu vermitteln, ohne das Publikum zu verlieren. Ziehe in Betracht, Meetings von 25 oder 50 Minuten statt 30 oder 60 Minuten zu planen, um den Teilnehmenden Übergangszeit zwischen den Anrufen zu geben.

Studien legen nahe, dass Vormittage in der Wochenmitte (Dienstag bis Donnerstag, zwischen 10 und 12 Uhr) am effektivsten für Meetings sind. Vermeiden Sie es, Meetings früh am Montag oder spät am Freitag anzusetzen, wenn Energie und Konzentration tendenziell nachlassen. Diese Zeiten ermöglichen eine Vorbereitung nach dem Wochenende und helfen gleichzeitig, die Dynamik vor dem nächsten Wochenende aufrechtzuerhalten.

Die PREP-Methode (Punkt, Begründung, Beispiel, Punkt) bietet einen strukturierten Kommunikationsrahmen für Präsentationen und Diskussionen. Diese Technik fördert Klarheit und Prägnanz, hilft den Teilnehmenden, ihre Gedanken zu ordnen, und reduziert Abschweifungen oder unklare Kommunikation in Meetings.

Unternehmen wie Pinterest, Atlassian und Asana haben „meetingfreie Tage“ eingeführt, an denen sich Mitarbeitende auf konzentrierte Arbeit fokussieren können. Nach rund 100 Tagen ohne Meetings dienstags, mittwochs und donnerstags für Individual Contributors im Produktentwicklungsteam stellte Pinterest fest, dass 91,9 % angaben, seit der Einführung dieses Zeitplans produktiver zu sein.

Instagram-CEO Adam Mosseri empfiehlt, dass Mitarbeitende alle zwei Wochen 1:1-Meetings haben, Meetings während „Focus Blocks“ ablehnen und alle sechs Monate alle wiederkehrenden Meetings absagen und „nur diejenigen wieder hinzufügen, die absolut notwendig sind“.

Cal Newport, Professor an der Georgetown University und Autor von „Deep Work“, betont, dass zu viele Meetings bedeuten können, „dass du keine ausreichend langen, ununterbrochenen Zeitblöcke mehr hast, um tatsächlich Fortschritte bei den Dingen zu machen, über die du in den Meetings sprichst.“ Newport empfiehlt, deine Arbeitswoche mit Zeitblöcken zu strukturieren und Deep Work in deinem Kalender wie ein Meeting zu blockieren.

Meetings ohne Agenda überziehen mit größerer Wahrscheinlichkeit und führen zu ziellosen Diskussionen. Machen Sie es zur Regel, keine Meetings ohne Agenda anzusetzen. Teilen Sie Agenden mindestens 24–48 Stunden im Voraus, damit sich die Teilnehmenden vorbereiten können.

Um sicherzustellen, dass Besprechungen zu Taten führen, fassen Sie am Ende jeder Besprechung die wichtigsten Entscheidungen zusammen und weisen Sie Aufgaben zu. Andernfalls könnten die Teilnehmenden ohne klare Vorstellung darüber auseinandergehen, was sie bis zur nächsten Besprechung erledigen sollen.

Verfolge, wie oft deine Meetings pünktlich beginnen und enden, um herauszufinden, wo du jede Arbeitswoche Minuten oder sogar Stunden verschwendest. Mache das auch für einzelne Agendapunkte. Datenbasierte Erkenntnisse helfen dabei, Muster und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

KI-gestützte Meeting-Assistenten können die Produktivität von Besprechungen drastisch steigern, indem sie die Protokollführung automatisieren, Aktionspunkte erfassen und durchsuchbare Transkripte bereitstellen. So können sich die Teilnehmenden auf das Gespräch statt auf die Dokumentation konzentrieren.