Schritt-für-Schritt: So automatisieren Sie Ihre Meeting-Notizen
Die Einrichtung automatisierter Meeting-Notizen dauert nur wenige Minuten. So gehen Sie genau vor:
Schritt 1: Wähle dein KI-Notiztool
Wählen Sie einen KI-Meeting-Assistenten basierend auf Ihren Anforderungen. Zu den Top-Optionen gehören:
- Fireflies.ai - Am besten für CRM-Integration und Vertriebsteams
- Otter.ai - Am besten für Einzelpersonen und kleine Teams
- Kollege - Am besten für teamweite Zusammenarbeit und Verantwortlichkeit
- Fathom - Beste kostenlose Option ohne Haken
Schritt 2: Verbinde deinen Kalender
Gewähre Kalenderzugriff, damit die KI deine Meetings automatisch erkennen und beitreten kann:
- Verbinde Google Calendar oder Microsoft Outlook
- Legen Sie fest, welchen Besprechungstypen automatisch beigetreten werden soll (alle, bestimmte Kalender oder nur manuell)
- Botnamen und Benachrichtigungseinstellungen konfigurieren
Schritt 3: Integration der Videoplattform konfigurieren
Aktiviere die Integration mit deinen Video-Conferencing-Tools:
- Installiere die App oder autorisiere das Beitreten des Bots
- Microsoft Teams Füge es als App in deinem Teams-Arbeitsbereich hinzu
- Google Meet: Über Google Workspace autorisieren
Schritt 4: Workflow-Automatisierungen einrichten
Verbinde deine Produktivitätstools für eine nahtlose Verteilung von Notizen:
- Notizen automatisch mit Slack-Kanälen synchronisieren
- Meeting-Zusammenfassungen an Notion oder Confluence senden
- Protokolliere Anrufdaten in HubSpot, Salesforce oder Pipedrive
- Erstelle Aufgaben in Asana, Monday.com oder ClickUp
Schritt 5: Passe deine Notizvorlagen an
Konfiguriere, wie deine Notizen aufgebaut sein sollen:
- Wähle Zusammenfassungsvorlagen (Verkaufsanruf, Teammeeting, Interview usw.)
- Definiere benutzerdefinierte Regeln zur Extraktion von Action Items
- Richte Sprecherzuordnung und Zeitstempel ein
- KI-generierte Follow-up-E-Mails aktivieren
Beste KI-Tools für automatisierte Meeting-Notizen
Hier sind die besten AI-Meeting-Assistenten für die Notizautomatisierung im Jahr 2026, basierend auf Funktionen, Genauigkeit und Integrationen:
| Werkzeug | Startpreis | Wichtige Automatisierungsfunktionen | Am besten geeignet für |
|---|---|---|---|
| Fireflies.ai | Kostenlos / 10 $/Monat | Automatisches Beitreten, KI-Apps, CRM-Synchronisierung, Aktionspunkte | Vertriebsteams |
| Otter.ai | Kostenlos / 8,33 $/Monat | Meeting-Agent, Zusammenfassungen in Echtzeit, KI-Chat | Einzelpersonen & kleine Teams |
| Kollege | Kostenlos / 7 $/Monat | Automatisches Beitreten, Aktionspunkte, Meeting-Analysen | Zusammenarbeit im Team |
| Fathom | Kostenlos | Unbegrenzte Aufzeichnung, Zusammenfassungen, CRM-Synchronisierung | Preisbewusste Nutzer |
| MeetGeek | Kostenlos / 15 $/Monat | Kontextbezogene Vorlagen, plattformübergreifend | Verschiedene Besprechungsarten |
| Müsli | 10 $/Monat | Live-Notizblock + KI-Optimierung | Manuell + KI-Hybrid |
| Jamie | Kostenlos / 24 $/Mon | Kein Bot erforderlich, Offline-Unterstützung | Datenschutzorientierte Nutzer |
Verschiedene Automatisierungsmethoden
Bot-basierte Automatisierung
Ein virtueller Assistent nimmt an Ihrem Meeting teil, um Audio aufzuzeichnen und Notizen zu erstellen.
- Vollautomatisch, keine manuellen Schritte
- Die Anwesenheit eines Bots kann einige Teilnehmende zögerlich machen
- Fireflies, Otter, Fellow, MeetGeek
Bot-freie Automatisierung
Erfasst Audio direkt von deinem Computer, ohne einen sichtbaren Bot.
- Mehr Privatsphäre, funktioniert mit jeder Plattform
- Erfordert Installation einer lokalen App
- Jamie, Granola, Krisp
Integrierte Plattformfunktionen
Verwende die nativen Transkriptionsfunktionen in Zoom, Teams oder Meet.
- Keine Drittanbieter-Tools, integrierte Erfahrung
- Begrenzte Automatisierungs- und Integrationsmöglichkeiten
- Zoom AI Companion, Teams Copilot, Meet-Notizen
Workflow-Automatisierung (Zapier/Make)
Verbinde KI-Tools mit anderen Apps mithilfe von No-Code-Automatisierungsplattformen.
- Hochgradig anpassbar, verbindet Tausende von Apps
- Erfordert Einrichtung und kann zusätzliche Kosten verursachen
- Zapier, Make, n8n
Integrationstipps für maximale Produktivität
CRM-Integration (HubSpot, Salesforce)
Protokolle von Anrufen, Notizen und To-dos automatisch in deinem CRM erfassen. Tools wie Fireflies können Meetingdaten direkt an Kontaktdatensätze übertragen, sodass Vertriebsteams niemals wichtige Gesprächsdetails verlieren.
Slack-Integration
Veröffentliche Meeting-Zusammenfassungen automatisch in den relevanten Slack-Channels. Teammitglieder, die das Meeting verpasst haben, können sofort aufholen, ohne nach Notizen fragen zu müssen.
Notion/Confluence-Integration
Sende organisierte Besprechungsnotizen an deine Wissensdatenbank. Erstelle ein durchsuchbares Archiv aller Meeting-Entscheidungen und Maßnahmenpunkte für die zukünftige Referenz.
Integration für Aufgabenverwaltung
Wandle Aktionspunkte in Aufgaben in Asana, Monday.com, ClickUp oder Trello um. Weise Verantwortliche zu, lege Fälligkeitstermine fest und verfolge den Abschluss automatisch.
Automatisierung von E-Mail-Nachfassaktionen
Lassen Sie die KI Folge-E-Mails basierend auf den Meeting-Inhalten entwerfen. Prüfen Sie diese, bearbeiten Sie sie bei Bedarf und senden Sie personalisierte Zusammenfassungen mit Aufgabenpunkten an die Teilnehmenden.
Bewährte Methoden für die Automatisierung von Meeting-Notizen
Tu das Folgendes
- Informiere die Teilnehmenden, dass das Meeting aufgezeichnet wird
- Verwenden Sie ein hochwertiges Mikrofon für eine bessere Transkriptionsgenauigkeit
- Sprich deutlich und vermeide Übersprechen für optimale Ergebnisse
- KI-generierte Notizen vor dem Teilen prüfen und bearbeiten
- Richte einen benutzerdefinierten Wortschatz für branchenspezifische Begriffe ein
- Organisiere Notizen nach Projekt oder Kunde für eine einfache Wiederauffindbarkeit
- Integrationen vor wichtigen Meetings testen
Vermeide dies
- Aufnahmen ohne Zustimmung in Regionen, in denen sie erforderlich ist
- Sich zu 100 % auf KI ohne menschliche Überprüfung verlassen
- Verwendung von Bots in Meetings mit sensiblen Diskussionen
- Ignorieren von Datenschutzeinstellungen und Richtlinien zur Datenspeicherung
- Vollständige Transkripte teilen, wenn Zusammenfassungen ausreichen
- Vergessen, die Aufzeichnung für vertrauliche Gespräche zu deaktivieren
Tipps zu Datenschutz und Compliance
- Überprüfe lokale Einwilligungsgesetze für Aufzeichnungen (DSGVO, CCPA usw.)
- Wähle bei Bedarf Tools mit SOC2-, DSGVO- oder HIPAA-Konformität
- Lege Richtlinien zur Datenspeicherung fest, um alte Aufzeichnungen automatisch zu löschen
- Verwende Tools, die es Teilnehmenden ermöglichen, der Aufzeichnung zu widersprechen
- Überprüfen Sie Sicherheitszertifizierungen vor der Enterprise-Bereitstellung
Häufige Anwendungsfälle für automatisierte Meeting-Notizen
Verkaufsgespräche & Kundentermine
Erfassen Sie automatisch Kundenanforderungen, Einwände und nächste Schritte. Synchronisieren Sie Notizen mit dem CRM für eine vollständige Deal-Historie. Generieren Sie Follow-up-E-Mails mit personalisierten Inhalten.
Team-Standups & Sprint-Reviews
Dokumentiere tägliche Updates, Blocker und Entscheidungen. Verfolge Action Items über mehrere Sprints hinweg. Teile Zusammenfassungen mit Stakeholdern, die nicht teilnehmen konnten.
Onboarding-Gespräche mit Kunden
Einrichtungsanforderungen und Präferenzen dokumentieren. Ein Referenzdokument für das gesamte Team erstellen. Onboarding-Meilensteine und Follow-ups nachverfolgen.
Vorstellungsgespräche & Einstellung
Antworten von Kandidat:innen transkribieren, um eine faire Bewertung zu ermöglichen. Interviewnotizen mit Auswahlgremien teilen. Einheitliche Bewertungskriterien für alle Interviews sicherstellen.
All-Hands & Townhalls
Erstelle durchsuchbare Aufzeichnungen von Unternehmensankündigungen. Teile Highlights mit Mitarbeitenden, die die Live-Veranstaltung verpasst haben. Verfolge Q&A-Themen für die Nachverfolgung.
Wie viel Zeit können Sie sparen?
Studien zeigen, dass Fachkräfte im Durchschnitt 4,4 Stunden pro Woche in Meetings verbringen. Manuelles Mitschreiben kann 30–60 Minuten Nacharbeit nach dem Meeting verursachen. Mit KI-Automatisierung können Sie allein bei Notizen und Folgeaufgaben 2–5 Stunden pro Woche einsparen.
Pro Meeting bei manuellen Notizen gespart
Pro Woche bei Follow-ups eingespart
Besprechungsinhalt erfasst