Taking Minutes of Meeting a Practical Guide

Das Anfertigen von Sitzungsprotokollen ist ganz einfach der Vorgang, einen schriftlichen Bericht darüber zu erstellen, was während einer Besprechung besprochen, entschieden und zugewiesen wurde. Es klingt einfach, aber genau diese eine Praxis trennt ein produktives Gespräch von völliger Zeitverschwendung. So verwandelt man Gespräche in echte, messbare Fortschritte.

Warum großartige Sitzungsprotokolle ein Gamechanger sind

Seien wir ehrlich – Protokolle zu führen kann sich wie eine lästige Pflicht anfühlen, die niemand übernehmen möchte. Aber was, wenn ich dir sagen würde, dass es eines der mächtigsten Werkzeuge ist, das deinem Team zur Verfügung steht? Richtig gemacht ist Protokollführung nicht nur eine administrative Aufgabe; sie ist ein strategischer Schritt, der die kostspieligen Missverständnisse und Projektverzögerungen verhindert, die so viele Teams ausbremsen.

Stell dir Folgendes vor: Ein Projektteam beendet einen Call, und alle scheinen auf derselben Wellenlänge zu sein. Die Notizen sind jedoch vage, nur eine einzige Zeile: „Marketingplan besprochen.“ Eine Woche später erscheint der Designer mit einer Social-Media-Kampagne, während der Texter Tage damit verbracht hat, eine Blogserie zu entwerfen. Beide haben gute Arbeit geleistet, aber sie waren völlig nicht aufeinander abgestimmt. Stunden an Aufwand, einfach verpufft.

Alle auf Verantwortung und gemeinsame Ziele einschwören

So etwas passiert ständig. Ohne eine klare Aufzeichnung darüber, wer sich zu was bis wann verpflichtet hat, löst sich Verantwortlichkeit einfach auf. Ausführliche Protokolle schaffen diese eine verlässliche Quelle der Wahrheit, die das ganze Team in die gleiche Richtung arbeiten lässt – etwas, das absolut entscheidend geworden ist, seit unsere Kalender mit aufeinanderfolgenden virtuellen Meetings vollgepackt sind.

And the need for this skill is only getting bigger. The total number of meetings worldwide was projected to climb by 11% in 2023, with predictions showing a massive jump to 34% within five years. This explosion is mostly thanks to virtual meetings, which skyrocketed from 48% of all meetings in 2020 to an incredible 77% in 2022. You can dig deeper into these meeting trends in this detailed report.

Gespräche in Taten verwandeln

Gut darin zu werden, Protokolle zu schreiben, ist der Schlüssel dafür, dass wertvolle Diskussionen tatsächlich zu Ergebnissen führen. Eine gut geschriebene Zusammenfassung stellt sicher, dass der Schwung aus einer Besprechung nicht einfach verpufft, sobald alle sich ausloggen. Sie wird zum offiziellen Protokoll, klärt, wer wofür verantwortlich ist, und dient als praktische Referenz für die Zukunft.

Letztendlich geht es bei guten Protokollen weniger darum, zurückzublicken, was gesagt wurde, als vielmehr darum, einen klaren Fahrplan dafür zu liefern, was als Nächstes passiert.

So bereitest du dich vor, bevor das Meeting beginnt

Great meeting minutes are made before the meeting ever starts. I've learned this the hard way. If you walk in cold, you’ll spend the entire time just trying to keep up, frantically typing without really understanding what matters.

Aber mit ein wenig Vorbereitung kannst du dich von einer einfachen Protokollführerin oder einem einfachen Protokollführer zu jemandem entwickeln, der die wichtigen Ergebnisse der Besprechung wirklich festhält. Es geht darum, dich auf Erfolg einzustellen.

Als Erstes solltest du kurz mit der Person sprechen, die das Meeting organisiert hat. Schnapp dir nicht einfach nur die Agenda und leg los. Frag sie ganz direkt: „Was ist hier das Hauptziel?“ oder „Worüber müssen wir bis zum Ende entschieden haben?“

Das Verständnis des gewünschten Ergebnisses ist dein Filter. Es hilft dir, dich auf die wichtigsten Diskussionen und Entscheidungen zu konzentrieren und das Unwichtige auszublenden.

Richten Sie Ihr Dokument im Voraus ein

Never, ever start with a blank page. That’s a recipe for chaos. Instead, use the agenda to build a skeleton for your notes before anyone joins the call. This is probably the biggest game-changer for staying organized.

Erstelle ein Dokument und füge alle Details ein, die du bereits hast:

Diese Vorarbeit ist die Grundlage dafür, ein Gespräch in echte Maßnahmen umzusetzen, wie du in diesem einfachen Workflow sehen kannst.

Wie das Diagramm zeigt, ist solide Dokumentation die Brücke zwischen Diskussion und dem Erledigen von Aufgaben. Ein wenig Struktur im Vorfeld macht alles, was darauf folgt, reibungsloser und genauer.

Frühere Protokolle zur Kontextgewinnung überprüfen

Hier ist ein Schritt, den die meisten überspringen, der aber einen riesigen Vorteil bietet: Überfliege schnell das Protokoll der letzten verwandten Besprechung. Es ist wie der „Was bisher geschah“-Teil einer TV-Serie – er gibt dir wichtigen Kontext.

You’ll spot unresolved action items to listen for, or you might see parked topics that are likely to pop up again.

Dieses Hintergrundwissen ist deine Geheimwaffe. Du wirst in der Lage sein, neue Entscheidungen mit früheren Diskussionen zu verknüpfen und so deine Protokolle für das gesamte Team deutlich aussagekräftiger und wertvoller zu machen.

Das Wesentliche während des Meetings festhalten

Das Meeting hat begonnen und die Ideen fliegen nur so. Wenn du versuchst, jedes einzelne Wort mitzuschreiben, wirst du untergehen. Du wirst nicht mehr mitkommen und genau die Dinge verpassen, die du eigentlich festhalten wolltest.

Die wahre Kunst des Protokollierens besteht nicht darin, Gerichtsstenograf:in zu sein, sondern im strategischen Zuhören. Deine Aufgabe ist es, das Signal im Rauschen zu finden.

Think of yourself as a detective. You're hunting for three specific clues: decisions made, actions assigned, and the key discussion points that led to them. Everything else is just context. A simple way to stay focused is to think like a journalist: Who is doing what, by when, and why?

Höre auf Handlungen, nicht nur auf Gespräche

Es ist unglaublich leicht, in einer schnelllebigen Diskussion mitgerissen zu werden. Der Trick besteht darin, dein Ohr darauf zu trainieren, bei bestimmten Auslöser-Phrasen hellhörig zu werden. In dem Moment, in dem du jemanden sagen hörst: „Also, die Entscheidung ist …“ oder „Sarah, kannst du das übernehmen?“, sollte dein Stift das Papier berühren (oder deine Finger sollten mit dem Tippen beginnen).

Um Schritt zu halten, brauchst du ein System. Ich habe festgestellt, dass eine einfache Kurzschrift einen riesigen Unterschied macht. Du musst keine komplett neue Sprache lernen, sondern nur ein paar konsistente Abkürzungen für dich selbst erstellen.

This small change will dramatically speed up your note-taking, letting you keep pace without losing accuracy. For a deeper look at these kinds of techniques, our guide on how to take better meeting notes has a ton of practical tips.

Und bitte, hab keine Angst, den Mund aufzumachen. Wenn ein Action Item vage klingt – zum Beispiel „Jemand sollte sich das Q3-Budget ansehen“ – frag höflich nach Klarheit. „Nur um sicherzugehen: Welche konkreten Informationen brauchen wir, und wer ist letztendlich für diese Aufgabe verantwortlich?“ So eine einfache Frage bewahrt später alle vor Verwirrung.

Considering how much time we spend in meetings, that clarity is essential. Professionals attend an average of 17.1 meetings per week, which adds up to nearly 15 hours. With the typical meeting running almost 52 minutes, making sure that time leads to clear outcomes is crucial. You can find more details in these meeting statistics.

Vorlagen für Sitzungsprotokolle für verschiedene Szenarien

Die Art und Weise, wie du in einer formellen Vorstandssitzung Notizen machst, sollte sich völlig davon unterscheiden, wie du ein freies, kreatives Brainstorming protokollierst. Du musst deine Vorlage und deinen Fokus an die jeweilige Situation anpassen.

Hier ist eine kurze Übersicht darüber, wie ich an drei gängige Meeting-Typen herangehe.

Wenn dein Stil zum Meeting passt, sind deine Notizen wirklich hilfreich – und nicht nur eine Textwand, die niemand jemals wieder lesen wird.

And here’s a pro tip for virtual meetings: use timestamps. If a critical decision happens at the 15:32 mark of the recording, just jot down 32) next to your note. It makes it ridiculously easy for anyone to find the exact context later without having to scrub through the entire video.

Ihre Notizen in umsetzbare Protokolle verwandeln

Die Notizen, die du während der Besprechung gemacht hast? Die sind für dich. Das ausgearbeitete Protokoll, das du danach verschickst? Das ist für alle anderen. Hier beginnt die eigentliche Arbeit – aus deinem Wust an Notizen ein Dokument zu machen, mit dem tatsächlich etwas bewegt wird.

Ohne diesen Schritt können selbst die detailliertesten Notizen wirkungslos bleiben und mehr Verwirrung als Klarheit stiften. Der Sinn des Ganzen ist es, ein so klares Protokoll zu erstellen, dass jemand, der gar nicht dabei war, es lesen und genau wissen kann, was beschlossen wurde und was als Nächstes zu tun ist. Du wechselst von einer bloßen Protokollführung zu einer erzählenden Darstellung der Ergebnisse.

Von rohen Notizen zum ausgefeilten Protokoll

Betrachte dies als einen Bearbeitungsauftrag. Dein erster Durchgang sollte kompromisslos sein. Schneide alles Überflüssige heraus – Nebenbemerkungen, Abschweifungen, Meinungen, die zu keiner Entscheidung geführt haben. Übrig bleiben sollte der Kern der Besprechung.

Jedes Protokoll in guter Qualität, egal um welche Art von Meeting es geht, muss diese Grundlagen treffen:

A vague note like "Tom will handle the deck" is a recipe for disaster. A properly documented action item looks like this: " Tom Smith to finalize the Q3 sales deck and share it with leadership by EOD Friday, July 26th." There's no ambiguity there. If you want to dig deeper, our guide to mastering action item tracking for teams has more tips on this.

Fass dich kurz, schick es schnell

Hier ist etwas, das viele Menschen überrascht: Gute Protokolle sind kurz. Für eine einstündige Besprechung braucht man selten mehr als eine halbe Seite Protokoll. Der Fokus liegt immer auf Klarheit – Teilnehmende, Entscheidungen und Aufgaben. Das ist alles. Deshalb verlassen sich inzwischen so viele Teams auf Vorlagen und digitale Tools: Sie standardisieren das Format und sorgen dafür, dass alle auf demselben Stand sind, ohne dass eine weitere Besprechung nötig ist, um die letzte zu klären.

Das Versenden einer kurzen Zusammenfassung stärkt die Verantwortlichkeit und hält das Projekt in Bewegung. Es ist eine kleine Sache, aber oft der Unterschied zwischen einem produktiven Team und einem, das nur in endlosen Diskussionen auf der Stelle tritt.

Verwendung von KI-Tools für smartere Protokollführung

Seien wir ehrlich: Protokolle in Besprechungen manuell zu führen, kann richtig lästig sein. Man versucht gleichzeitig zu tippen, zuzuhören und mitzureden, und dabei entgehen einem leicht wichtige Details. Zum Glück sind wir nicht mehr nur auf Stift und Papier angewiesen. Die Technologie hat uns eine viel bessere Möglichkeit gegeben, mit Meeting-Notizen umzugehen.

KI-gestützte Tools können sich jetzt in deine Meetings einklinken und als persönliche Assistenz auftreten, indem sie die mühsame Transkriptionsarbeit übernehmen, damit du dich wirklich auf das Gespräch konzentrieren kannst. Das ist ein echter Game-Changer.

Think about tools like Otter.ai or Fireflies.ai. These platforms can join your call, automatically transcribe the entire conversation in real time, and even figure out who said what. The result is a searchable, time-stamped log of the whole discussion. This means you can finally stop worrying about capturing every single word and start contributing more to the meeting itself.

Wie KI Deine Rolle zum Besseren verändert

Der größte Gewinn hier ist die Effizienz. Wenn eine KI die Rohtranskription übernimmt, verändert sich deine Rolle auf eine wirklich kraftvolle Weise. Du bist nicht mehr eine hektische Schreibkraft mit dem Kopf im Laptop vergraben.

Stattdessen kannst du dich voll auf die Diskussion einlassen. Du kannst Rückfragen stellen, die Stimmung im Raum lesen und das Gespräch leiten. Die KI übernimmt dabei die Schwerstarbeit, und viele Tools können sogar Entwurfszusammenfassungen erstellen, Hauptthemen hervorheben und mögliche To-dos für dich markieren.

Dieses Dashboard von Fireflies.ai zeigt zum Beispiel, wie organisiert das Ergebnis sein kann. Du erhältst ein sauberes Transkript, eine Liste der Sprecher und Themen, die alle übersichtlich für dich dargestellt werden.

Diese Art von Struktur spart eine Menge Zeit, nachdem das Meeting beendet ist. Vergiss das mühsame Durchsuchen einer langen Aufzeichnung; jetzt kannst du einfach nach einem Stichwort suchen oder direkt zu dem Teil des Gesprächs springen, den du dir noch einmal ansehen musst.

Die Vorteile und die blinden Flecken

Auch wenn diese Tools fantastisch sind, ist es klug, sie mit offenen Augen zu nutzen. KI-Transkription ist nicht unfehlbar. Starke Akzente, branchenspezifischer Jargon oder Momente, in denen alle durcheinanderreden, können sie manchmal aus dem Konzept bringen. Das kann zu einigen Ungenauigkeiten führen, die eine menschliche Nachbearbeitung erfordern.

Es gibt auch die Frage von Datenschutz und Sicherheit. Wenn du ein KI-Tool in ein Meeting bringst, musst du damit transparent umgehen. Stelle sicher, dass alle Teilnehmenden im Call – sowohl interne Teammitglieder als auch externe Gäste – wissen, dass die Sitzung von einem Drittanbieter-Dienst aufgezeichnet und transkribiert wird.

To see what a purpose-built AI tool for minutes can do, the faqir.ai product page offers a good look at specific features. And if you're looking to compare the top options out there, our complete guide on the best AI meeting assistant tools for 2025 breaks it all down.

Der Schlüssel besteht darin, diese Tools zu nutzen, um deine eigenen Fähigkeiten zu verbessern, anstatt die Verantwortung für die Erstellung eines genauen und zuverlässigen Protokolls der Besprechung vollständig abzugeben.

Fragen zum Erstellen von Sitzungsprotokollen? Wir haben die Antworten.

Even with the best templates and a solid game plan, meetings can get messy. When you're the one taking notes, you'll inevitably run into situations that make you pause and wonder, "How am I supposed to write this down?"

Keine Sorge, das passiert jedem. Gehen wir gemeinsam die häufigsten unerwarteten Situationen durch und schauen uns an, wie du sie meisterst, als würdest du das schon seit Jahren machen.

Wie viele Details sind zu viel?

Das ist der entscheidende Punkt. Es ist sehr verlockend zu versuchen, alles festzuhalten und ein wortgetreues Transkript der gesamten Besprechung zu erstellen. Widerstehe diesem Drang. Deine Aufgabe ist es nicht, als Gerichtsprotokollant zu agieren, sondern eine klare, prägnante Aufzeichnung dessen zu erstellen, was wichtig war.

Konzentriere dich auf die Ergebnisse. Welche Entscheidungen wurden getroffen? Was waren die wenigen Schlüsselpunkte, die zu diesen Entscheidungen geführt haben? Und wer ist wofür als Nächstes verantwortlich? Das ist das Entscheidende.

Hier ist ein einfacher Bauchgefühl-Check, den ich die ganze Zeit benutze:

Wenn du mit gutem Gewissen „Ja“ sagen kannst, hast du es geschafft. Vergiss das ganze Nebengerede und wörtliche Zitate, es sei denn, ein bestimmter Ausdruck ist absolut entscheidend, um eine Entscheidung zu verstehen.

Was mache ich, wenn das Gespräch aus dem Ruder läuft?

Ah, die klassische Abschweifung. Sie passiert so gut wie in jedem Meeting. Jemand bringt ein völlig unabhängiges (aber vielleicht wichtiges!) Thema zur Sprache, und plötzlich gerät das Gespräch aus der Bahn.

Als Protokollführer ist es nicht deine Aufgabe, die Meeting-Polizei zu spielen und alle ständig wieder zur Agenda zurückzuziehen. Deine Rolle besteht einfach darin, festzuhalten, was passiert.

But you don't have to give these tangents prime real estate in your notes. A great little trick is to create a section at the bottom of your minutes called a "Parking Lot" or "For Later Discussion." Just jot down a quick note about the off-topic point. This keeps the main minutes clean and focused while making sure good ideas don't get lost.

Wie Anträge und Abstimmungen in formellen Sitzungen protokolliert werden

Wenn du ein formelles Meeting protokollierst, etwa für einen Vorstand oder einen Ausschuss, ändern sich die Regeln. Präzision ist alles. Du musst alle formellen Anträge genau so festhalten, wie sie formuliert wurden. Kein Paraphrasieren.

Für jede Bewegung musst du drei entscheidende Informationen erfassen: