how to record a meeting on webex: Quick Guide

Learning how to hit the record button in Webex does more than just capture a conversation; it turns a fleeting moment into a lasting asset. Think of it as creating a permanent record for compliance, a life-saver for teammates who couldn't make it, or even the raw material for your next great training session.

Warum Sie Ihre Webex-Meetings aufzeichnen sollten

Das Aufzeichnen deiner Meetings ist eine kleine Gewohnheit mit enormer Wirkung. Sie schafft eine zugängliche, durchsuchbare Historie und stellt sicher, dass wichtige Entscheidungen und Gespräche nicht einfach im Nichts verschwinden. Für jedes Team, das Aufzeichnungen für Compliance oder Projektmanagement führen muss, ist das nicht nur hilfreich – es ist unverzichtbar.

Stellen Sie sich vor, ein neues Teammitglied steigt sechs Wochen nach Projektstart ein. Anstatt ein weiteres Kickoff-Meeting zu planen, um die Person einzuarbeiten, können Sie ihr einfach die Aufzeichnung schicken. Oder ein schwieriger Kundentermin wird zu einem Meisterkurs für Ihr Vertriebsteam, der genau zeigt, wie man mit kniffligen Einwänden in der realen Welt umgeht.

Aufbau einer Wissensbibliothek

Jedes Meeting, das du aufzeichnest, fügt deiner internen Unternehmensbibliothek ein weiteres Buch hinzu. Im Grunde baust du dir dein eigenes privates Schulungszentrum auf Abruf auf.

With around 650 million participants joining meetings every month, Webex is a huge part of how modern teams get work done. These video conferencing statistics really put the scale of its use into perspective.

Einrichtung für eine perfekte Webex-Aufnahme

Eine großartige Aufnahme entsteht nicht einfach, wenn du auf den roten Knopf drückst – sie beginnt mit etwas Vorbereitung. Bevor du irgendetwas anderes tust, musst du sicherstellen, dass du überhaupt die Berechtigung zum Aufnehmen hast.

In Webex, only a host or a co-host can start a recording. If you’re not in charge of the meeting, you’ll have to ask the host to bump you up to co-host status before things get underway. Simple as that.

Wenn du der Host bist und die Aufnahmetaste immer noch nicht siehst, handelt es sich wahrscheinlich um eine Einstellung auf Kontoebene. Dein Site-Administrator legt fest, wer aufzeichnen darf und wer nicht, daher reicht in der Regel eine kurze Nachricht an dein IT-Team oder deinen Webex-Admin, um das Ganze klären zu lassen.

Diese Infografik zeigt einige der häufigsten Gründe auf, warum Teams überhaupt auf Aufnahme drücken – von der Erstellung einer Schulungsbibliothek bis hin dazu, einfach alle auf dem Laufenden zu halten.

Wie du siehst, geht es darum, Informationen dauerhaft verfügbar zu machen. Ob für Compliance-Zwecke, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender oder das Weitergeben eines wichtigen Updates an Personen, die nicht teilnehmen konnten – eine Aufzeichnung ist dabei dein bester Freund.

Cloud vs. lokal: Wo solltest du deine Aufnahme speichern?

Eine der ersten großen Entscheidungen, die du treffen wirst, ist, wo du deine Sitzungsdatei speicherst. Webex bietet dir zwei solide Optionen, und die richtige Wahl hängt wirklich davon ab, was du nach Ende des Meetings mit der Aufzeichnung vorhast.

Ich habe eine schnelle Tabelle zusammengestellt, die dir auf einen Blick bei der Entscheidung hilft.

Cloud- vs. lokale Webex-Aufzeichnung auf einen Blick

For most people, most of the time, cloud recording is the way to go. It’s faster, gives you more useful information like transcripts, and sharing is a breeze.

So nimmst du eine Webex-Besprechung Schritt für Schritt auf

Alright, now that your settings are configured, you're ready for the main event. Getting the hang of recording a Webex meeting is actually pretty simple once you know where to look. Let's walk through starting, managing, and stopping your recording so it becomes second nature.

Everything starts with the Record button. You'll usually find it in the control bar at the bottom of your meeting window. When you click it, Webex will ask where you want to save the file: to the cloud or right onto your computer. As we covered earlier, the cloud is almost always the better option for easy sharing and getting those handy automatic transcripts.

Once you pick your destination and hit Record again, you're officially live.

Starten und Verwalten Ihrer Aufnahme

Sobald die Aufzeichnung beginnt, siehst du irgendwo oben auf deinem Bildschirm eine rote Aufnahmeanzeige. In der Regel ist das ein blinkender Punkt oder ein kleines Symbol. Das ist ein unglaublich wichtiges visuelles Signal für dich und deine Teilnehmenden, das klar macht, dass die Sitzung aufgezeichnet wird. Es ist eine kleine Sache, aber entscheidend für Transparenz.

Dieser Screenshot zeigt dir genau, wie die Recorder-Steuerung aussieht, mit der leuchtend roten Anzeige und den Optionen, direkt dort zu pausieren oder zu stoppen.

Dieses kleine Interface ist die Schaltzentrale für deine Aufnahme. Die Pause- und Stopp-Tasten sind deine Geheimwaffen, um ein sauberes, professionell wirkendes Endvideo zu produzieren, ohne später viel schneiden zu müssen.

Ehrlich gesagt ist die Möglichkeit zu pausieren und fortzusetzen eine der am meisten übersehenen Funktionen. Wir waren alle schon in Meetings, die abschweifen oder eine ungeplante Pause einlegen. Anstatt all diese Leerlaufzeit oder themenfremdes Gerede aufzuzeichnen, drück einfach auf Pause.

So verwende ich es die ganze Zeit:

Es ist ein einfacher Schritt, der mir später eine Menge Bearbeitungskopfschmerzen erspart.

Beenden der Aufzeichnung und was als Nächstes passiert

When the meeting wraps up, all you have to do is click the Stop button. Webex will show a confirmation pop-up, which is great for preventing you from accidentally stopping it mid-session. Once you confirm, the recording process is officially over.

Was passiert also als Nächstes? Das hängt davon ab, wo du es zu speichern gewählt hast.

If you recorded locally, Webex will start converting the file right away and save it to your computer as an MP4.

Wenn du die Cloud-Option gewählt hast, wird die Aufzeichnung auf den Servern von Webex verarbeitet. Du erhältst eine E-Mail mit einem Link, sobald sie bereit ist, angesehen, geteilt oder heruntergeladen zu werden. Das dauert in der Regel von ein paar Minuten bis zu einer Stunde, abhängig vor allem davon, wie lang dein Meeting war.

Anpassen Ihres Aufnahme-Layouts und Ihrer Einstellungen

Über die Standard-Aufnahmeoptionen hinauszugehen ist das, was eine ordentliche Aufnahme von einer wirklich professionellen unterscheidet. Das Layout, das du wählst, kann maßgeblich beeinflussen, wie dein Publikum mit den Inhalten interagiert, daher lohnt es sich, darüber nachzudenken, was am besten zum Zweck deines Meetings passt.

A lively team brainstorm or a panel discussion, for example, really comes to life in Grid view. This layout shows everyone on camera at once, capturing that collaborative energy. It makes the viewer feel like they're right there in the room with the team.

Die beste Ansicht für Ihre Inhalte auswählen

On the other hand, if you're running a training session or a product demo, the Active Speaker and Content view is usually the way to go. This view smartly switches focus between the person speaking and whatever they're sharing on their screen, whether it’s a slide deck or a live software walkthrough. It keeps the audience focused on what matters most.

And for those times when the presentation itself is the main event? Go with the Content-only view. I find this is perfect when my slides are packed with important details and I want to remove any potential distractions.

Feinabstimmung Ihrer Aufnahmeeinstellungen

Once you've picked a layout, a couple of other settings can make a big difference. I always recommend enabling automatic transcription. This gives you a searchable text version of the entire meeting, which is a lifesaver when you need to find a specific comment or decision later. You can take this a step further by using Webex AI tools to automatically generate summaries and action items from those transcripts.

You can also lock the video on one specific participant. This is a great feature for formal interviews or when you have a main speaker for a long portion of the meeting. Little controls like these are what make your recordings look polished and intentional. It’s this kind of reliability and control that contributes to the high satisfaction rates for Webex, where 95% of users are happy with its recording and collaboration tools. That trust is also why 92% of Webex Calling users are willing to repurchase the service. You can read more about Webex user satisfaction on electroiq.com.

Ihre Webex-Aufzeichnungen finden, teilen und verwalten

Also, das Meeting ist vorbei. Was passiert jetzt?

If you recorded locally, the MP4 file is already sitting on your computer, ready to go. For cloud recordings, Webex needs a few minutes to process the video. Once it's done, you'll get an email with a direct link. Easy.

You can also find all your cloud recordings in one place. Just log into your Webex site and head over to the Recordings tab on the left-hand navigation bar. This is your command center for every meeting you've saved.

Teilen und Schützen Ihrer Inhalte

Das Teilen einer Cloud-Aufzeichnung ist so einfach wie den Link zu kopieren und zu versenden. Bevor du jedoch auf Senden klickst, ist es sinnvoll, darüber nachzudenken, wer sie sehen soll. Du kannst den Link öffentlich machen, damit ihn jeder ansehen kann, oder ihn so einschränken, dass nur angemeldete Personen aus deinem Unternehmen darauf zugreifen können.

Wenn du es mit sensiblen Informationen zu tun hast, füge immer eine zusätzliche Schutzschicht hinzu. Es dauert nur eine Sekunde.

These two controls give you peace of mind, ensuring your recording stays in the right hands. And if you're dealing with a massive recording file, you might want to compress a meeting recording for easier sharing.

Webex-Aufzeichnungen können mehr, als nur ungenutzt herumzuliegen. Website-Administratoren können detaillierte Berichte abrufen, um zu sehen, wer sich was anschaut. Außerdem verwandelt die integrierte Transkription dein Video in ein durchsuchbares Dokument – ein Lebensretter, wenn du diese eine wichtige Entscheidung finden musst, ohne die ganze Stunde erneut anzusehen.

If you're looking to really level up your post-meeting workflow, check out our guide on //summarizemeeting.com/blog/how-to-automatically-summarize-meeting-recordings-in-2025-6-best-methods. It's a game-changer for getting highlights fast.

Häufige Fragen zu Webex-Aufzeichnungen beantwortet

Selbst wenn die Schritte einfach erscheinen, tauchen immer Fragen auf. Ich war selbst in dieser Situation. Damit du dich nicht durch endlose Support-Foren wühlen musst, habe ich die Antworten auf die häufigsten Fragen zusammengestellt, die ich zur Aufzeichnung von Webex-Meetings bekomme.

Stell dir das als deinen persönlichen Spickzettel für all diese kleinen „Was-wäre-wenn“-Momente vor.

Kann ich ein Webex-Meeting aufzeichnen, wenn ich nicht der Host bin?

Die kurze Antwort lautet nein. Das Aufzeichnen in Webex ist eine berechtigungsbasierte Funktion, daher sehen nur der Host oder ein Co-Host die Schaltfläche „Aufzeichnen“.

Wenn du eine Sitzung aufzeichnen musst, musst du den Host direkt darum bitten. Er kann entweder die Aufzeichnung für alle starten oder dich zum Co-Host machen, damit du sie selbst steuern kannst.

Wo werden meine Webex-Aufzeichnungen gespeichert?

Am Ende läuft alles auf die Entscheidung hinaus, die du getroffen hast, als du zum ersten Mal auf Aufnahme gedrückt hast. Du hast zwei Hauptziele:

Wie lange dauert es, bis meine Cloud-Aufzeichnung fertig ist?

Geduld ist hier der Schlüssel, aber in der Regel musst du nicht lange warten. Die Bearbeitungszeiten für Cloud-Aufzeichnungen können ein wenig variieren. Ein kurzes 30-minütiges Meeting kann schon nach wenigen Minuten fertig sein. Eine zweistündige Deep-Dive-Session dauert naturgemäß länger.

So oder so musst du nicht ständig nachschauen. Webex schickt dir eine E-Mail mit einem Link, sobald die Verarbeitung abgeschlossen ist und das Video bereit zum Anschauen ist.

Zeichnet Webex Breakout-Sitzungen auf?

This is a big one that catches a lot of people off guard. The main meeting recording does not capture what happens inside breakout sessions. When you start breakouts, the main recording automatically pauses and then resumes once everyone returns.

Wenn du aufzeichnen musst, was in einem bestimmten Breakout-Raum passiert, muss ein Host oder Co-Host diesen Breakout-Raum physisch betreten und eine neue, separate Aufzeichnung darin starten.

And if you want to go from a Webex beginner to a pro, you should check out these comprehensive Webex tips and tricks to really master the platform.

Ready to choose the perfect AI tool for summarizing your Webex recordings? Explore Summarize Meeting for a detailed comparison of over 20 top-rated solutions to find the best fit for your team's needs and budget. Visit //summarizemeeting.com to get started.