A Practical Guide: how to improve sales team performance

Bevor Sie ein Problem lösen können, müssen Sie wissen, was es ist. Es ist verlockend, direkt zu Lösungen zu springen, wenn der Umsatz zurückgeht – ein neues Schulungsprogramm, ein Bonus, ein anderer Anreizplan. Aber ohne eine klare Diagnose werfen Sie nur irgendetwas an die Wand, verschwenden Zeit und Geld und frustrieren dabei Ihr Team.

A real solution starts with a deep dive to uncover what's actually holding your team back.

Finden Sie den wahren Grund, warum Ihr Vertriebsteam unterdurchschnittlich abschneidet

Stell dir vor, du bist ein Detektiv. Deine Aufgabe ist es, über Annahmen hinauszugehen und konkrete Beweise zu sammeln. Liegt das Problem an zu wenig Aktivität, schlechter Qualifizierung oder schwachen Abschluss-Skills? Hinken bestimmte Vertriebsmitarbeiter dem Rest hinterher? Ist eine bestimmte Phase deines Sales-Funnels ein kompletter Engpass? Diese Fragen zu beantworten bedeutet, dass du dir mit harten Daten und Beobachtungen aus der Praxis die Hände schmutzig machst.

Du musst das ganze Bild sehen, nicht nur einen Schnappschuss.

Beginnen Sie mit dem Daten-Funnel

Ihr CRM ist der erste Ort, an dem Sie nach Hinweisen suchen sollten. Beginnen Sie damit, Ihren Sales-Funnel Schritt für Schritt durchzugehen und die Conversion-Raten genau zu prüfen. Eine Menge neuer Leads, aber nur sehr wenige Discovery Calls ist nicht immer ein Lead-Gen-Problem; in den meisten Fällen weist es auf eine Schwäche in der Qualifizierung oder der initialen Ansprache hin.

Ermittle die konkreten Abbruchpunkte:

Aber bleiben Sie nicht bei der Team-Ebene stehen. Segmentieren Sie diese Daten nach einzelnen Vertriebsmitarbeitern, nach Gebiet oder sogar nach Lead-Quelle. Möglicherweise stellen Sie fest, dass ein Team eingehende Leads überragend bearbeitet, aber bei Outbound keine Fortschritte macht, oder dass zwei Mitarbeiter den Durchschnitt des gesamten Teams nach unten ziehen. Diese Muster sind Ihre Roadmap und zeigen direkt auf das Problem.

Diese Infografik zeigt einen einfachen Entscheidungsbaum, der dir hilft herauszufinden, ob die Ursache kennzahlenbasiert oder verhaltensbasiert ist.

Es ist eine großartige visuelle Erinnerung daran, dass schlechte Zahlen oft auf fehlerhafte Prozesse hinweisen, während inkonsistentes Verhalten in der Regel direktes, persönliches Coaching erfordert.

Geh tiefer als nur bis zu den Zahlen

Bevor Sie wirklich diagnostizieren können, was vor sich geht, brauchen Sie einen klaren Satz an Vitalwerten, die Sie überwachen können. Dies sind die Key Performance Indicators (KPIs), die Ihnen den Puls der Gesundheit Ihres Sales-Funnels von oben bis unten anzeigen.

Gehen Sie über Zahlen hinaus mit qualitativer Analyse

Hier entstehen die wirklich wertvollen Erkenntnisse. Sich Anrufaufzeichnungen anzuhören oder bei Live-Sales-Calls dabeizusein, ist unbezahlbar. So bekommst du aus erster Hand mit, wie deine Reps mit Einwänden umgehen, den Wert deines Produkts erklären und das Gespräch steuern. Das liefert dir einen Kontext, den dir kein Dashboard geben kann.

This approach also throws a spotlight on just how critical proper skill development is. The payoff for good training is massive—companies that invest in it see a return of $4.53 for every dollar spent.

And yet, there’s a major disconnect. Only 18% of buyers feel that salespeople are actually well-prepared for their conversations. That gap shows that too many organizations treat training as a one-and-done event instead of a core part of their strategy. If you want to dig deeper, these sales training statistics paint a very clear picture of the opportunity you're missing.

Erstelle ein Coaching-Programm, das wirklich funktioniert

Sobald Sie die Leistungslücken identifiziert haben, die Ihr Team zurückhalten, beginnt die eigentliche Arbeit. Seien wir ehrlich: Diese generischen Schulungsseminare von der Stange bleiben selten wirklich hängen. Sie gehen nicht auf die individuellen Hürden ein, mit denen jede einzelne Vertriebsperson Tag für Tag konfrontiert ist. Um eine echte, nachhaltige Verbesserung zu erreichen, müssen Sie von breit angelegten Schulungen wegkommen und hin zu gezieltem, individuellem 1:1-Coaching.

Hier geht es darum, Ihre Manager in echte Performance-Coaches zu verwandeln, die Mitarbeiter befähigen, anstatt sie nur zu beaufsichtigen. Es ist ein grundlegender Wandel vom Belehren einer Gruppe hin zur Entwicklung eines Einzelnen.

Vom Manager zum Leistungs-Multiplikator

Die wichtigste Aufgabe einer Führungskraft besteht nicht nur darin, ein Dashboard zu überwachen, sondern ihre Mitarbeiter weiterzuentwickeln. Großartiges Coaching konzentriert sich gezielt auf bestimmte Verhaltensweisen und Fähigkeiten, an denen gearbeitet werden muss, und arbeitet dann gemeinsam mit dem Vertriebsmitarbeiter daran, diese im Laufe der Zeit auszubauen. Damit diese Gespräche produktiv sind, braucht es ein wenig Struktur.

Many of the best teams I've seen use a simple framework to keep these talks focused and forward-looking. One of the most effective is the GROW model.

Die Verwendung eines solchen Frameworks verwandelt ein vages, wenig hilfreiches „Du musst besser im Discovery werden“ in einen konkreten Plan, den der Vertriebsmitarbeiter tatsächlich selbst verantwortet. Es ist ein Gespräch, keine Anweisung.

Nutze Anrufaufzeichnungen für zielgenaues Feedback

The single most powerful tool in any sales coach’s kit is the call recording. Abstract feedback is easy to forget, but hearing a specific moment in a call provides undeniable context. You can stop saying, "You need to handle objections better," and start saying, "Let's listen to that Acme Corp call at the 20 mark. When they brought up budget, what else could we have asked to dig into the real issue?"

This data-driven approach takes the emotion and subjectivity out of it. It’s like watching game tape together. You can analyze precise moments and find tangible opportunities for improvement. This is where modern tools are a game-changer. For instance, using AI for sales coaching can automatically flag keywords, spot long monologues, or highlight common objections, saving managers hours of sifting through calls.

Dieser enge Feedback-Zyklus ist der Schlüssel, um B-Spieler in A-Spieler zu verwandeln und deinen Top-Performern den entscheidenden Vorsprung zu verschaffen.

Erstelle individuelle Entwicklungspläne

Jede Vertriebsmitarbeiterin und jeder Vertriebsmitarbeiter ist anders. Ihre Star-Abschlussperson könnte im Prospecting furchtbar sein, während jemand, der großartig in Beziehungsaufbau ist, Schwierigkeiten hat, Dringlichkeit zu erzeugen. Ein generischer Plan reicht einfach nicht aus. Ihre Coaching-Gespräche sollten zu einem einfachen, dokumentierten individuellen Entwicklungsplan (IDP) führen.

Ein wirksamer IDP ist kein komplexes HR-Dokument. Er ist ein lebendiger Leitfaden mit einem klaren Zweck.

Der IDP schafft Verantwortlichkeit für alle Beteiligten. Er stellt sicher, dass Coaching nicht nur aus einer Reihe zufälliger Gespräche besteht, sondern eine zielgerichtete Reise hin zu echter, messbarer Verbesserung ist.

In einer sicheren Umgebung üben

Du würdest keinen Piloten ohne Zeit im Flugsimulator in einen Sturm schicken, aber wir werfen unsere Vertriebsmitarbeitenden in Hochrisiko-Gespräche mit kaum Übung. Rollenspiele und Deal-Simulationen sind entscheidend, um Muskelgedächtnis in einem risikoarmen Umfeld aufzubauen.

Diese Übungen stärken das Selbstvertrauen und geben den Vertriebsmitarbeitern Raum, Fehler zu machen, daraus zu lernen und ihren Ansatz zu schärfen, ohne eine echte Chance zu verlieren. Diese kontinuierliche, praxisnahe Anwendung sorgt dafür, dass neue Fähigkeiten verinnerlicht werden und die Leistung insgesamt verbessert wird.

Seien wir ehrlich: Selbst Ihre besten Vertriebsmitarbeiter werden ins Straucheln geraten, wenn sie mit einem umständlichen, ineffizienten System kämpfen müssen. Ein verworrener Vertriebsprozess oder ein schlecht konfiguriertes CRM ist wie ein Lauf durch Schlamm – er bremst alle aus und begräbt Ihr Team in Administrationsarbeit, obwohl es eigentlich verkaufen sollte.

Das Ziel ist hier nicht, mehr Schritte oder Felder hinzuzufügen. Es geht darum, alles wegzulassen, was nicht direkt dabei hilft, Abschlüsse zu erzielen. Deine Prozesse und Tools sollten eine Geheimwaffe sein, kein täglicher Kopfschmerz. Wenn deine Vertriebsmitarbeitenden mehr Zeit damit verbringen, Salesforce zu aktualisieren, als mit potenziellen Kund:innen zu sprechen, läuft etwas ganz gewaltig schief.

Prüfen und Vereinfachen Sie Ihre Verkaufsphasen

Zuerst musst du kompromisslos mit deinem aktuellen Verkaufsprozess sein. Hol dein Team in einen Raum (virtuell oder physisch) und kartiert jeden einzelnen Schritt, den ein Deal durchläuft – vom ersten Kontakt bis zum unterschriebenen Vertrag.

Start asking the hard questions: Why do we have this stage? Does this step actually add value? Is this CRM field essential, or just a "nice-to-have" that someone requested three years ago?

I’ve seen this happen time and time again. Sales processes bloat over the years, collecting stages that seemed like a good idea at the time but now just create bottlenecks. I once worked with a company that had a dizzying 12-stage process. Deals would get stuck for weeks in vague purgatories like "Nurturing" or "Technical Review," which made forecasting a complete guessing game.

Nach einer gründlichen Prüfung haben wir es auf ein schlankes 5-stufiges Modell reduziert:

The impact was immediate. Deal velocity jumped by 20% because reps had a clear path forward. Forecasting accuracy skyrocketed because there was no ambiguity about where an opportunity really stood.

Verwandeln Sie Ihr CRM in einen Aktions-Hub

Ihr CRM sollte sich eher wie das Cockpit eines Piloten anfühlen als wie eine endlose Tabelle. Es muss zur richtigen Zeit die richtigen Informationen liefern, damit Ihre Mitarbeiter sofort und intelligent handeln können. Eine überladene Oberfläche mit Dutzenden ungenutzter Felder erzeugt nur Lärm und liefert Ihren Mitarbeitern eine hervorragende Ausrede, es nicht mehr zu benutzen.

Focus on building dashboards that highlight critical metrics and, most importantly, next steps. A healthy pipeline starts with quality leads, so embedding proven strategies to generate business leads right into your process is a must. From there, automate everything you possibly can. Call logging, email tracking, follow-up reminders—every manual task you eliminate is another minute your rep can spend talking to a customer.

Think about it. A simple automation that creates a follow-up task five days after a proposal is sent can be a game-changer. Why? Because research shows 80% of sales require at least five follow-ups, yet a staggering 44% of reps give up after just one. By building these best practices directly into your CRM workflow, you systematically lift the performance of your entire team.

Integriere deine Tools, um Reibung zu beseitigen

Heutige Vertriebsteams jonglieren mit einer ganzen Reihe von Tools. Aber wenn dieser Tech-Stack nicht verbunden ist, bedeutet das nur mehr Arbeit. Mitarbeitende im Vertrieb verlieren den Fokus und verschwenden wertvolle Zeit damit, zwischen ihrem Posteingang, Kalender, ihrer Anrufsoftware und dem CRM hin‑ und herzuschalten. Die eigentliche Magie passiert, wenn diese Tools miteinander kommunizieren.

Imagine your meeting transcription tool automatically logging call notes and summaries directly into the correct opportunity in your CRM. That’s not a futuristic dream; it’s a massive time-saver for every single person on your team. This is why exploring //summarizemeeting.com/feature/integrations becomes such a powerful move for boosting efficiency.

Durch das Verbinden deiner Systeme schaffst du eine einzige verlässliche Datenquelle und eliminierst die gefürchtete „Doppelerfassung von Daten“, die von Mitarbeitenden überall verabscheut wird. Das verbessert nicht nur die Genauigkeit deiner Daten – es hebt auch die Teamstimmung und fördert die Nutzung der Tools, in die du bereits investiert hast.

Bringen Sie Ihre Ziele und Ihre Vergütung in Einklang, um Motivation zu steigern

Seien wir ehrlich: Motivation ist der Motor jedes Vertriebsteams. Aber wenn dein einziges Instrument ein Provisionsscheck ist, lässt du nicht nur Geld liegen – du verfehlst den Kern der Sache völlig. Ein wirklich hochmotiviertes Team läuft mit einer Mischung aus klaren Zielen, fairer Bezahlung und einer Kultur, die die richtigen Verhaltensweisen feiert, nicht nur die Endzahl.

This isn't about finding one secret lever. It's about building an entire system where a rep's personal drive lines up perfectly with the company's big-picture objectives. When you nail this alignment, you create an environment where people genuinely want to win.

Setze Quoten, die anspruchsvoll, aber fair sind

Nichts zerstört die Moral schneller als ein schlecht gesetztes Ziel. Machst du es zu leicht, erreichen deine A-Player es in der zweiten Woche des Monats und lehnen sich zurück. Machst du es unerreichbar, fühlt sich dein gesamtes Team vom ersten Tag an geschlagen. Die Kunst liegt in diesem Sweet Spot: herausfordernd, aber absolut erreichbar.

This is where the classic SMART framework is your best friend. A good quota is:

Mit diesem Ansatz wird aus einem vagen Ziel eine klare Roadmap. Er gibt deinen Vertriebsmitarbeitern eine Ziellinie, die sie tatsächlich sehen und von der sie glauben können, dass sie sie erreichen.

Entwerfen Sie einen Vergütungsplan, der die richtigen Handlungen fördert

Your compensation plan is the loudest message you send about what you really value. It has to do more than just pay out on closed deals; it needs to reward the specific behaviors that lead to long-term, sustainable success.

Es gibt hier kein Einheitsmodell für alle. Die richtige Struktur hängt vollständig davon ab, was Sie als Unternehmen zu erreichen versuchen.

Ein Startup, das versucht, in einen neuen Markt vorzudringen, könnte zum Beispiel einen aggressiven Plan mit hohen Beschleunigern für die ersten zehn Abschlüsse in diesem Gebiet nutzen. Ein etabliertes Unternehmen hingegen, das sich auf Kundenbindung konzentriert, könnte Prämien für mehrjährige Verträge oder das Cross-Selling neuer Produkte anbieten. Der Plan muss der Strategie dienen.

Schau über den Gehaltszettel hinaus für echte Motivation

Geld ist ein großartiger Motivator, aber es ist selten der Grund, warum Ihre Top-Performer langfristig bleiben. Die besten Vertriebskulturen basieren auf nicht-monetären Belohnungen, durch die sich Vertriebler wertgeschätzt fühlen und als Teil eines Gewinnerteams anerkannt werden.

Dies sind einfache, kostengünstige Möglichkeiten, eine solche Kultur aufzubauen: