12 Best Project Status Update Templates for 2025

Aktualisierungen zum Projektstatus sind entscheidend für die Abstimmung der Stakeholder, doch sie jedes Mal von Grund auf zu erstellen, ist eine erhebliche Verschwendung wertvoller Zeit. Ein schlecht strukturierter Bericht kann mehr Schaden als Nutzen anrichten, zu Verwirrung führen, kritische Risiken verschleiern und zu schlecht informierten Entscheidungen führen. Der Unterschied zwischen einem klaren, umsetzbaren Update und einem verwirrenden liegt oft in dem Rahmenwerk, das Sie verwenden. Hier wird eine gut gestaltete Vorlage zu einem unverzichtbaren Werkzeug für jede Projektleitung oder Teamleitung.

This guide cuts through the noise to help you find the best project status update templates for your specific needs. We’ve curated a list of 12 top-tier options, from powerful project management platforms to visually engaging presentation decks. Each entry includes a brief overview, ideal use cases, screenshots, and direct links so you can immediately see which solution fits your workflow.

We'll explore templates from tools you might already use, like Asana and ClickUp, alongside dedicated visual platforms like Canva and Visme. Whether you need a high-level executive summary, a detailed weekly team report, or a visual timeline for stakeholders, you'll find a practical solution here. For teams seeking to build highly customizable solutions from the ground up, consider learning how to create a dynamic project status report template in Excel for ultimate control. Our goal is simple: to help you communicate progress, highlight roadblocks, and keep everyone aligned, so you can spend less time reporting and more time executing. Let's find the perfect template to streamline your communication.

1. Asana

Asana zeichnet sich dadurch aus, dass seine Vorlagen für Projektstatus-Updates tief in die eigene Work-Management-Plattform integriert sind. Dabei handelt es sich nicht nur um ein statisches Dokument, sondern um einen lebendigen Bericht, der dynamisch Informationen aus den laufenden Aufgaben, Projekten und Portfolios deines Teams zieht. Der Hauptvorteil besteht darin, die mühsame, manuelle Arbeit beim Zusammenstellen von Updates zu eliminieren, da die Vorlage direkt mit der maßgeblichen Datenquelle verbunden ist.

Diese Verbindung bedeutet, dass Ihr Statusbericht Live-verknüpfte Aufgaben und Echtzeit-Gesundheitsindikatoren wie „Im Plan“, „Gefährdet“ oder „Außer Plan“ enthalten kann. Es ist eine ideale Lösung für Teams, die bereits tief im Asana-Ökosystem verankert sind und Stakeholdern eine übergeordnete Transparenz bieten müssen, ohne zusätzlichen administrativen Aufwand hinzuzufügen.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Die Vorlage von Asana ist auf Effizienz und Klarheit ausgelegt. Sie enthält vordefinierte Abschnitte für eine Zusammenfassung, Erfolge und Hindernisse. Die eigentliche Stärke der Plattform liegt in ihren Reporting-Dashboards, die Statusaktualisierungen aus mehreren Projekten zu einer einzigen, umfassenden Ansicht für die Führungsebene zusammenführen können.

Asana is a powerful option among various project management tools, especially for those seeking an all-in-one system.

Access the template: Asana Status Report Template

2. monday.com

monday.com verwandelt das Konzept eines Projektstatus-Updates von einem statischen Dokument in ein dynamisches, visuelles Dashboard. Die Stärke des Tools liegt in den hochgradig konfigurierbaren „Boards“, die als zentrale Drehscheibe für die Fortschrittsverfolgung dienen. Anstatt Aufgaben nur aufzulisten, verwendet monday.com visuelle Elemente wie Statusspalten mit Rot-Gelb-Grün-Indikatoren, sodass Stakeholder den Zustand eines Projekts auf einen Blick erfassen können.

This approach makes it an excellent choice for teams that need to report on multiple projects simultaneously. The platform excels at creating high-level "roll-up" views, where data from several project boards can be aggregated into one master dashboard. This gives leadership a clean, consolidated overview without getting lost in the details of individual tasks, and its customizable nature makes it one of the most flexible project status update templates available.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Das Vorlagensystem von monday.com ist auf visuelle Kommunikation und Flexibilität ausgelegt. Die Vorlage „Projects Overview“ ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Felder zu definieren, Routine-Updates zu automatisieren und zwischen verschiedenen Ansichten wie Kanban, Gantt oder Kalender zu wechseln. Diese Anpassungsfähigkeit stellt sicher, dass der Bericht auf die spezifischen Bedürfnisse jedes Publikums zugeschnitten werden kann – von Teammitgliedern bis hin zu Führungskräften auf C-Level.

For those looking to integrate this tool into their workflow, it’s helpful to understand the platform’s core functions, including how to navigate monday.com for team collaboration effectively.

Access the template: monday.com Projects Overview Template

3. Smartsheet

Smartsheet bietet einen einzigartigen hybriden Ansatz und stellt eine umfangreiche Galerie kostenloser, herunterladbarer Vorlagen für Projektstatus-Updates neben seiner leistungsstarken, integrierten Plattform zur Verfügung. Dies macht es zu einer hervorragenden Ressource sowohl für Teams, die schnell eine Vorlage in einem vertrauten Format wie Excel oder Word benötigen, als auch für diejenigen, die innerhalb von Smartsheet selbst anspruchsvolle, automatisierte Berichtssysteme aufbauen möchten. Der Hauptvorteil liegt in seiner Flexibilität, da es sowohl einfache, manuelle Updates als auch komplexe Dashboard-Lösungen auf PMO-Niveau unterstützt.

Dieses doppelte Angebot bedeutet, dass Sie mit einem einfachen, kostenlosen wöchentlichen Statusbericht beginnen und später zu einem Live-Dashboard wechseln können, das Daten aus mehreren Projektblättern zieht. Es ist eine ideale Lösung für Organisationen, die Berichte über verschiedene Teams hinweg standardisieren müssen – von denen einige möglicherweise kein dediziertes Projektmanagement-Tool verwenden, während andere erweiterte Portfolio-Rollup-Funktionen benötigen.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Die Stärke von Smartsheet liegt in seiner umfangreichen Vorlagenbibliothek, die Einseiter-Zusammenfassungen, Executive Briefings und monatliche Fortschrittsberichte in den Formaten Word, Excel, PowerPoint und Google Docs umfasst. Für Nutzer seiner Plattform ermöglicht das Vorlagenset „Project Tracking & Rollup“ die Erstellung dynamischer Dashboards, die einen Überblick auf hoher Ebene über den Projektstatus eines gesamten Portfolios bieten.

Smartsheet's template variety makes it a versatile choice for creating effective project status update templates for any business need.

Access the template: Smartsheet Project Status Templates

4. Atlassian Confluence

Atlassian Confluence dient als Wissensdatenbank und kollaborativer Arbeitsbereich, wodurch sich seine Vorlagen für Projektstatus-Updates als natürliche Erweiterung für Teams anbieten, die ihren Fortschritt dokumentieren. Anders als eigenständige Dokumente ist ein Confluence-Statusbericht eine lebendige Seite, die innerhalb des zentralen Informationshubs des Teams verlinkt, referenziert und aktualisiert werden kann. Das ist besonders leistungsfähig für technische Teams, die bereits Jira verwenden, da Confluence sich nahtlos integriert, um dynamische Vorgangsdaten einzubinden.

Die Stärke der Plattform liegt in ihrer Skalierbarkeit. Sie können eine einfache wöchentliche Update-Seite erstellen oder ein anspruchsvolles Berichtssystem aufbauen, das Seiten-Eigenschaften und Makros nutzt, um Statusmeldungen aus mehreren Projekten in einem Portfolio-Dashboard zusammenzuführen. Dadurch ist sie eine ideale Lösung für Organisationen, die ein strukturiertes, versionskontrolliertes Repository für ihre Projektkommunikation benötigen.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Confluence’s Project Status Report template provides a clear, structured format out of the box. It includes sections for highlights, risks, and upcoming work, using "status lozenges" for at-a-glance clarity. For users leveraging Confluence for their updates, consider the benefits of integrating Confluence with other tools like Slack to streamline communication and ensure stakeholders see important updates immediately.

Confluence bietet ein robustes Framework für Teams, die neben ihrem Projektmanagement-Workflow ausführliche Dokumentation priorisieren.

Access the template: Atlassian Confluence Project Status Template

5. ClickUp

ClickUp bietet beeindruckende Flexibilität mit seinen Vorlagen für Projektstatus-Updates und stellt Optionen sowohl für die Nutzung in der App als auch in traditionellen Dokumentformaten bereit. Die Plattform bietet eine Reihe kostenloser Vorlagen, darunter einen Projektfortschrittsbericht für Google Docs und einen Mehrfach-Projektstatusbericht für Word. Dieser Ansatz kommt Teams entgegen, die Aktualisierungen mit Stakeholdern außerhalb des ClickUp-Ökosystems teilen müssen oder klassische, dokumentbasierte Berichterstattung bevorzugen.

Diese Vielseitigkeit macht ClickUp zu einer starken Wahl für Unternehmen im Wandel, da sie es ihnen ermöglicht, Berichte zu standardisieren, während Arbeitsabläufe nach und nach in die Plattform verlagert werden. Nutzer können die leistungsstarken Aufgabenverwaltungsfunktionen von ClickUp nutzen, um ihre Berichte zu erstellen und so die Vorteile dynamischer Daten mit der Vertrautheit eines teilbaren Dokuments zu kombinieren.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Die Vorlagen von ClickUp enthalten wesentliche, vorgefertigte Abschnitte für Meilensteine, Risiken und nächste Schritte, sodass umfassende Updates sichergestellt sind. Innerhalb der Plattform können diese Berichte mit benutzerdefinierten Feldern und Statusangaben erweitert werden, die Live-Kontext direkt aus deinen Projektaufgaben abrufen. Die Möglichkeit, diese Berichte zu exportieren, macht es einfach, die Kommunikation mit externen Partnern oder der Geschäftsleitung aufrechtzuerhalten, die möglicherweise keinen Zugriff auf deinen Arbeitsbereich haben.

ClickUp excels at connecting its tools, and you can learn more about its powerful ClickUp integrations to further automate your reporting.

Access the template: ClickUp Project Progress Report Template

6. Office Timeline

Office Timeline ist auf die Erstellung visuell beeindruckender, präsentationsreifer Vorlagen für Projektstatus-Updates direkt in PowerPoint spezialisiert. Dieser Ansatz ist ideal für Fachleute, die den Projektfortschritt für Führungskräfte und Stakeholder in einem vertrauten Format darstellen müssen. Die Vorlagen sind klar und wirkungsvoll gestaltet und verwandeln komplexe Projektdaten in ausgefeilte, leicht verständliche Visualisierungen wie Gantt-Diagramme und Zeitachsen.

Im Gegensatz zu plattformintegrierten Lösungen priorisiert Office Timeline das finale Präsentationsergebnis. Sie können die Vorlagen kostenlos in PowerPoint herunterladen und manuell bearbeiten oder das optionale Office Timeline-Add-in verwenden, um Ihre Daten aus Tools wie Excel oder Microsoft Project für automatisierte Aktualisierungen zu verbinden. Diese Flexibilität macht es zu einer leistungsstarken Wahl für die Erstellung von Berichten auf Führungsebene, die ein hohes Maß an visueller Raffinesse erfordern.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Die Vorlagen von Office Timeline glänzen im visuellen Storytelling und enthalten Elemente wie RYG- (Rot-Gelb-Grün-) Statusanzeigen, Meilensteinmarkierungen und Swimlanes. Diese Funktionen helfen dabei, den Projektstatus in eine Momentaufnahme zu verdichten, die das Management schnell erfassen kann. Die Plattform ist für Nutzer konzipiert, die regelmäßig Projektupdates in Meetings präsentieren und ihre Folien professionell und ansprechend aussehen lassen müssen – ohne umfangreiche Designarbeit.

For those prioritizing visual clarity in their reports, Office Timeline offers some of the best-looking project status update templates available.

Access the template: Office Timeline Project Status Report Templates

7. Canva

Canva überzeugt, indem es optisch ansprechende und stark markenfähige Vorlagen für Projektstatus-Updates allen zugänglich macht – unabhängig von ihren Designfähigkeiten. Im Gegensatz zu integrierten Projektmanagement-Tools konzentriert sich Canva auf die finale Präsentation des Berichts. Es bietet eine umfangreiche Bibliothek an Vorlagen, die sich mit einem Drag-and-Drop-Editor schnell anpassen lassen und sich perfekt eignen, um in wenigen Minuten professionelle, leicht teilbare Dokumente zu erstellen.

Dieser Ansatz ist ideal für Teams, die kundenorientierte oder managementtaugliche Berichte erstellen müssen, die das Branding ihres Unternehmens widerspiegeln. Die Stärke der Plattform liegt in ihrer Einfachheit und Geschwindigkeit: Sie ermöglicht es, mit minimalem Aufwand von einem leeren Blatt zu einem professionell aussehenden PDF oder einer präsentationsfertigen Datei zu gelangen. Durch die Kollaborationsfunktionen können zudem mehrere Teammitglieder gleichzeitig an demselben Bericht mitarbeiten.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Die Vorlagen von Canva sind auf klare Kommunikation und visuelle Wirkung ausgelegt. Du kannst ganz einfach Diagramme, Grafiken und gebrandete Elemente hinzufügen, um den Projektstatus wirkungsvoll zu vermitteln. Die Plattform unterstützt den Export in verschiedene Formate, darunter PDF und PPTX, und stellt so die Kompatibilität mit unterschiedlichen Anforderungen der Stakeholder sicher.

Canva ist eine gute Wahl für alle, die bei ihren Projekt-Updates Wert auf Design und Präsentation legen.

Access the template: Canva Project Status Report Templates

8. Envato Elements

Envato Elements bietet einen anderen Ansatz, indem es einen umfangreichen, abonnementbasierten Marktplatz für kreative Assets bereitstellt, einschließlich einer riesigen Bibliothek mit Vorlagen für Projektstatusberichte. Statt eines integrierten Tools ist es eine Ressource für hochwertige, professionell gestaltete Dokumente in Formaten wie PowerPoint, Google Slides, Word und InDesign. Sein Hauptvorteil ist die schiere Menge und Vielfalt, die unter einem einzigen Abonnement verfügbar ist – ideal für Agenturen oder Berater, die ausgefeilte, direkt kundenfertige Berichte benötigen.

Diese Plattform ist ideal, wenn die visuelle Präsentation deines Status-Updates genauso wichtig ist wie die Daten selbst. Dank unbegrenzter Downloads kannst du mit unterschiedlichen Stilen für verschiedene Projekte oder Stakeholder experimentieren, ohne zusätzliche Kosten zu verursachen. Die enthaltene kommerzielle Lizenz vereinfacht außerdem die Nutzungsrechte, sodass du die Vorlagen in Präsentationen für Kunden und externe Partner ohne rechtliche Bedenken verwenden kannst – ein entscheidender Unterschied zu vielen kostenlosen Vorlagen-Websites.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Envato Elements ist weniger auf Automatisierung ausgerichtet und konzentriert sich stärker darauf, kreative Rohmaterialien bereitzustellen, mit denen du eine überzeugende Geschichte über den Fortschritt deines Projekts erzählen kannst. Seine Stärke liegt in der Vielfalt des Katalogs, der alles bietet – von minimalistischen Unternehmensdesigns bis hin zu lebendigen, datenorientierten Infografik-Layouts. Du kannst eine Vorlage finden, die perfekt zum Branding deines Unternehmens oder zum spezifischen Ton passt, der für ein Briefing auf Führungsebene erforderlich ist.

Envato Elements ist eine leistungsstarke Ressource für alle, die Design priorisieren und eine flexible Bibliothek mit Präsentationsressourcen jederzeit zur Hand haben müssen.

Access the templates: Envato Elements Project Status Reports

9. SlideModel

SlideModel bietet professionell gestaltete Vorlagen für Projektstatus-Updates speziell für PowerPoint. Anders als integrierte Projektmanagement-Tools konzentriert es sich darauf, ausgefeilte, präsentationsreife Berichte zu erstellen, die sich perfekt für Executive Summaries und Meetings mit Stakeholdern eignen. Die Vorlagen sind so gestaltet, dass sie wie Unternehmens-Dashboards aussehen und einen visuellen Überblick auf hoher Ebene über den Projektzustand bieten, ohne dass eine Verbindung zu einer Live-Datenquelle erforderlich ist.

Dadurch ist es eine ausgezeichnete Wahl für Projektmanager, die ihre Ergebnisse der Geschäftsleitung oder Kunden in einem vertrauten, allgemein akzeptierten Format präsentieren müssen. Die Designs sind übersichtlich, markenfähig und so aufgebaut, dass sie wichtige Kennzahlen wie Budget, Zeitplan und Risiken klar und prägnant vermitteln. Sie erhalten einen professionellen Look, ohne Grafikdesign-Kenntnisse zu benötigen.

Hauptfunktionen und Anwendungsfall

Die Stärke von SlideModel ist seine Bibliothek visuell ansprechender, dashboardartiger Folien. Die Vorlagen sind bereits mit Tabellen, Diagrammen und Platzhaltern für wichtige Leistungskennzahlen vorbefüllt. Da es sich um Standard-PPTX-Dateien handelt, sind sie vollständig bearbeitbar und können in PowerPoint, Google Slides oder Keynote verwendet werden, was große Flexibilität bietet.