会議の生産性向上のコツ 🚀📊

Amazon の創業者ジェフ・ベゾスによって広められた「Two-Pizza Rule（二枚のピザルール）」は、会議への出席者数を「ピザ二枚で無理なく満腹にできる人数」、つまり一般的には 6～8 人に制限することを提唱しています。 この人数制限によって、議論が焦点化され、参加者全員が積極的に関わりやすくなり、意思決定も効率的に行えるようになります。

大人数の会議では、参加者が受け身になり、意味のある貢献をしなくなることがよくあります。グループを小さく保つことで、すべての参加者に発言権が生まれ、結果に対する責任も生まれます。より大きなグループと情報を共有する必要がある場合は、非同期でのアップデートや録画したブリーフィングの活用を検討しましょう。

タイムボクシングとは、各アジェンダ項目に特定の時間枠を割り当てることです。この手法により、議論が簡潔に保たれ、会議が効率的に進行します。Google はデザインスプリントやプロダクトレビューにタイムボクシングを取り入れており、一方でアジャイル開発チームはデイリースタンドアップやスプリント計画に活用しています。

ノースカロライナ大学の研究によると、30分のミーティングは、参加者の集中力を失わずに重要な情報をカバーするのに最適な長さであることがわかっています。参加者が通話と通話のあいだに移行する時間を確保できるよう、30分や60分ではなく、25分または50分のミーティングをスケジューリングすることを検討しましょう。

研究によると、週の中頃の午前中（火曜日から木曜日の午前10時から正午まで）が、会議を行うのに最も効果的だと示唆されています。エネルギーと集中力が低下しがちな月曜日の早朝や金曜日の遅い時間帯に会議を設定するのは避けましょう。この時間帯であれば、週末明けに十分な準備ができるうえ、その後も勢いを保ちやすくなります。

PREP（ポイント、理由、例、ポイント）法は、プレゼンテーションやディスカッションにおける体系的なコミュニケーションの枠組みを提供します。この手法は明確さと簡潔さを促し、参加者が自分の考えを整理するのを助け、会議における脱線やわかりにくいコミュニケーションを減らします。

Pinterest、Atlassian、Asana のような企業は、スタッフがディープワークに集中できるように「ノーミーティングデー」を導入しています。プロダクトエンジニアリングチームの個人貢献者を対象に、火曜日、水曜日、木曜日をおよそ 100 日間ノーミーティングデーとして実施したところ、Pinterest の調査では 91.9％ がこのスケジュールを採用して以来、生産性が向上したと回答しました。

InstagramのCEOであるAdam Mosseriは、従業員に隔週で1対1のミーティングを行うこと、「集中ブロック」の時間帯には会議を断ること、そして6か月ごとにすべての定例会議をキャンセルし、「本当に必要なものだけを再度追加する」ことを推奨している。

「ディープ・ワーク」の著者でありジョージタウン大学教授でもあるカル・ニューポートは、会議が多すぎると「会議で話していることを実際に進めるための、十分に長く途切れない時間のまとまりが確保できなくなる」可能性があると強調しています。ニューポートは、仕事の週を時間ブロックで管理し、カレンダー上で会議と同じようにディープ・ワークの時間もブロックして確保することを推奨しています。

アジェンダのないミーティングは時間超過しやすく、目的のない議論につながりがちです。アジェンダなしではミーティングを設定しない、という方針にしましょう。参加者が事前に準備できるように、アジェンダは少なくとも24〜48時間前までに共有してください。

会議が行動につながるようにするために、毎回の会議の終わりに主要な決定事項を要約し、アクションアイテムを割り当てましょう。そうしないと、次の会議までに自分が何をすべきか分からないまま、人々が会議を後にしてしまうかもしれません。

会議が時間どおりに開始・終了している頻度を追跡し、毎週の業務時間のなかで何分、何時間を無駄にしているかを把握しましょう。個々のアジェンダ項目についても同様に行ってください。データに基づくインサイトによって、パターンや改善の機会を特定することができます。

AI 搭載のミーティングアシスタントは、メモ取りを自動化し、アクションアイテムを記録し、検索可能な文字起こしを提供することで、ミーティングの生産性を劇的に向上させることができます。これにより、参加者は記録作業ではなく会話そのものに集中できるようになります。