会議の生産性を向上させる方法 📈⚡

1. その会議が本当に必要かを検討する

会議をスケジュールする前に、本当に他者からの意見が必要なのか、それともメールや他のチャネルで明確に情報を伝えられるのか、自問してみましょう。進捗報告の会議は必要に思えるかもしれませんが、多くの場合、プロジェクト管理ツールを使ってメンバー同士が状況を共有できるため、わざわざ会う必要はありません。

2. 事前に明確なアジェンダを送る

会議の目的、望ましい成果、参加者に求められる事前資料の読了や準備事項を明確に示した、分かりやすく効果的なアジェンダを事前に送付しましょう。理想的には、参加者が十分に準備し、熟考した意見を持ち寄れるよう、会議の48時間前までに共有するのが望ましいです。

3. 招待は慎重に選ぶ

参加者が多ければ多いほど、生産性の低下は大きくなります。会議には、特定の役割を持つ人だけを招待しましょう。誰かが会議をリードすることで、全員の意見がきちんと聞かれ、議題から外れないようにすることができます。

4. タイムボックスを活用する

タイムボクシングは、各議題項目に特定の時間枠を割り当てることで、効果的な会議運営に対する体系的な解決策を提供します。この手法では、各アクティビティに固定された時間を設定し、議論が簡潔に保たれ、会議が効率的に進行するようにします。

目に見えるタイマーを使うか、タイムキーパーを任命して、全員が時間の制約を意識できるようにしましょう。

5. 2枚のピザルールを適用する

ツーピザルールは、効果的な会議運営のための貴重な指針です。これは多くの会議が抱える根本的な問題――参加者が多すぎること――に対処し、実践的で導入しやすい解決策を提示します。2枚のピザで会議の参加者全員をまかなえないのであれば、人数が多すぎるということです。

これは通常、最適な議論と意思決定のために、会議の参加者を5～7人に制限することを意味します。

6. 議論をコントロールする

あなたが会議の主催者である場合、特定の参加者が議論を支配したり、すでに話された内容を繰り返したりしないようにして、ディスカッションをコントロールしましょう。話が脱線したときは丁寧に方向修正し、全員に平等に発言の機会が行き渡るようにしてください。

7. 参加を促す

すべてのメンバーの参加を促すことは、生産的な会議には不可欠です。順番に発言することを促進し、全員が自分の考えを述べる機会を持てるような規範を確立しましょう。ラウンドロビン形式での共有や、静かな参加者に対して直接意見を求めるといった手法を活用してください。

エンゲージメント戦略

8. 会議メモを迅速に共有する

会議メモを共有することで、合意されたアクション項目を思い出させるとともに、参加した全員に自分の意見が評価されたと感じてもらうことができます。必要に応じて、会議中に参照されたあらゆる資料も忘れずに共有しましょう。議論の内容がまだ鮮明なうちに、24時間以内にメモを送ることを目標にしてください。

9. ミーティング指標を追跡する

予定時間と実際にかかった時間など、会議のパフォーマンス指標を追跡しましょう。会議が時間どおりに開始・終了している頻度を記録して、毎週の業務の中で何分、何時間を無駄にしているかを把握できます。個々のアジェンダ項目についても同様に追跡し、パターンを特定しましょう。

10. 明確なアクション項目を割り当てる

すべてのアクションアイテムには、「何を」すべきか、「誰が」責任を負うのか、そして「いつまでに」完了させるのかという3つの要素が必要です。会議中にリアルタイムでアクションアイテムを記録し、終了前に読み上げて、認識の一致と合意を確実にしてください。

11. ウォーキングミーティングを検討する

ウォーキングミーティングを取り入れて、座って行う代わりに歩きながら打ち合わせをすることを検討しましょう。歩くことは健康に良いだけでなく、創造性も高めてくれます。平均的な会議時間は30分から1時間です。もし平均的なペースで歩けば、1回の会議で3,000〜6,000歩を余分に歩けることになります。

12. 会議時間を制限する

Netflixのやり方にならい、会議は最長30分に制限しましょう。より長い時間が必要な議題は、集中度の高い複数のセッションに分けて行い、エネルギーと集中力を奪うようなマラソン会議は避けてください。

人々に移動や切り替えの時間を与えるために、30分ではなく25分、60分ではなく50分で会議をスケジュールしてみましょう。

13. 非同期コミュニケーションを受け入れる

一方向の情報共有ミーティングは、録画動画、共有ドキュメント、コラボレーションツールなどの非同期な代替手段に置き換えましょう。そうすることで、全員のタイムゾーンを尊重でき、人々は自分にとって最も都合のよいタイミングで情報を受け取れるようになります。