Taking Minutes of Meeting a Practical Guide

議事録を取ることとは、会議中に何が話し合われ、決定され、誰に何が割り当てられたかを文章で記録する行為にほかなりません。一見シンプルに聞こえますが、この1つの実践こそが、生産的な議論と時間の完全な無駄とを分けるものです。これによって、単なる会話を現実的で測定可能な進捗へと変えることができるのです。

なぜ優れた議事録はゲームチェンジャーなのか

正直に言えば、議事録を取るのは誰もやりたがらない面倒な雑用のように感じられますよね。ですが、それがチームにとって最も強力なツールのひとつだとしたらどうでしょう？やり方さえ正しければ、議事録を取ることは単なる事務作業ではなく、多くのチームの足を引っ張っている高くつく誤解やプロジェクトの遅延を防ぐための、戦略的な一手になるのです。

こんな状況を想像してみてください。あるプロジェクトチームが通話を終え、全員が同じ認識を共有しているように見えます。ところが、残されたメモは「マーケティングプランについて議論」と一行だけのあいまいなもの。1週間後、デザイナーはソーシャルメディアキャンペーンを用意してミーティングに現れますが、ライターは数日かけてブログシリーズの原稿を書いてきました。どちらの仕事も質は高いのに、方向性はまったくかみ合っていません。何時間もの労力が、水の泡になってしまうのです。

全員の説明責任と足並みをそろえる

こういうことはいつでも起こり得ます。誰が何をいつまでにやると約束したのか、はっきりした記録がなければ、責任はあっという間にあいまいになってしまいます。詳細な議事録があれば、チーム全員が同じ方向を向いて進める「唯一の情報源」が生まれます――特に、今のようにカレンダーがバーチャルな打ち合わせでぎっしり埋まっている状況では、それが絶対に欠かせないものになっています。

And the need for this skill is only getting bigger. The total number of meetings worldwide was projected to climb by 11% in 2023, with predictions showing a massive jump to 34% within five years. This explosion is mostly thanks to virtual meetings, which skyrocketed from 48% of all meetings in 2020 to an incredible 77% in 2022. You can dig deeper into these meeting trends in this detailed report.

会話を行動に変える

議事録をうまく取れるようになることは、価値ある議論を実際の成果につなげるための鍵です。よく書かれた要約があれば、ミーティングの勢いが全員がログオフした瞬間にしぼんでしまうことはありません。公式な記録となり、誰が何を担当するのかを明確にし、将来の便利な参照資料として機能します。

最終的に、優れた議事録とは、何が話されたかを振り返ることよりも、その後何が起こるのかについての明確なロードマップを示すことに重きが置かれています。

会議が始まる前の準備方法

Great meeting minutes are made before the meeting ever starts. I've learned this the hard way. If you walk in cold, you’ll spend the entire time just trying to keep up, frantically typing without really understanding what matters.

しかし、少し準備をしておけば、単なるメモ係から、会議の重要な成果をしっかり記録する人へと変わることができます。大切なのは、自分が成功できるように土台を整えることです。

まず最初に、その会議を企画した人と軽く話をしましょう。議題だけ受け取って終わりにしてはいけません。率直にこう聞いてみてください：「この会議のいちばんの目的は何ですか？」あるいは「この会議の終わりまでに、何を決める必要がありますか？」

望ましい成果を理解することがあなたのフィルターになります。これによって、余分なものを無視して、重要な議論や決定に的を絞ることができます。

事前にドキュメントを設定する

Never, ever start with a blank page. That’s a recipe for chaos. Instead, use the agenda to build a skeleton for your notes before anyone joins the call. This is probably the biggest game-changer for staying organized.

ドキュメントを作成し、すでに持っているすべての詳細情報を入力してください。

この準備作業は、会話を実際の行動に変えるための土台となるものであり、このシンプルなワークフローを見るとそれがよくわかります。

図が示すように、しっかりとしたドキュメントは、議論と実行をつなぐ橋です。最初に少し構造を整えるだけで、その後に続くすべてのプロセスが、よりスムーズかつ正確になります。

文脈を把握するために過去の議事録を確認する

ほとんどの人が飛ばしてしまうけれど、大きなメリットのあるステップがあります。それは、前回の関連ミーティングの議事録をサッと確認することです。これはテレビ番組の「前回までのあらすじ」を観るようなもので、重要な背景情報を一気につかむことができます。

You’ll spot unresolved action items to listen for, or you might see parked topics that are likely to pop up again.

この背景知識は、あなたの秘密兵器です。新たな決定をこれまでの議論と結びつけることができるようになり、議事録はこれまで以上に洞察に富み、チーム全体にとってはるかに価値の高いものになります。

ミーティング中に重要なポイントを記録する

会議が始まり、アイデアが飛び交っている。すべての言葉を書き留めようとしたら、溺れてしまうだろう。追いつけなくなって、本来記録すべきだったことを見逃してしまう。

議事録作成の本当の技術は、裁判所の速記者のようになることではなく、戦略的に「聞く」ことにあります。あなたの仕事は、ノイズの中からシグナルを見つけ出すことです。

Think of yourself as a detective. You're hunting for three specific clues: decisions made, actions assigned, and the key discussion points that led to them. Everything else is just context. A simple way to stay focused is to think like a journalist: Who is doing what, by when, and why?

会話だけでなく、行動に耳を傾けよう

速いテンポの議論に巻き込まれてしまうのは、とても簡単なことです。コツは、特定のトリガーフレーズに耳が反応するよう訓練することです。誰かが「では、決定は……」とか「Sarah、この件はあなたが責任を持ってくれる？」と言った瞬間に、ペンを紙に走らせる（または指を動かしてタイピングを始める）べきです。

ついていくためには、仕組みが必要です。私は、簡単な速記法が大きな違いを生むことに気づきました。まったく新しい言語を習得する必要はなく、自分のためにいくつか一貫したショートカットを作るだけでいいのです。

This small change will dramatically speed up your note-taking, letting you keep pace without losing accuracy. For a deeper look at these kinds of techniques, our guide on how to take better meeting notes has a ton of practical tips.

そして、どうか遠慮せずに発言してください。 「誰かがQ3の予算を確認すべきだね」のように、アクションアイテムがあいまいに聞こえたら、丁寧に明確化を求めましょう。 「念のため確認ですが、具体的にどんな情報が必要で、そのタスクの最終的な責任者は誰ですか？」 こんなシンプルな質問をするだけで、将来の混乱をみんなで避けることができます。

Considering how much time we spend in meetings, that clarity is essential. Professionals attend an average of 17.1 meetings per week, which adds up to nearly 15 hours. With the typical meeting running almost 52 minutes, making sure that time leads to clear outcomes is crucial. You can find more details in these meeting statistics.

さまざまなシチュエーションに対応した議事録テンプレート

正式な取締役会議でのノートの取り方は、自由奔放なクリエイティブなブレインストーミングを扱うときとはまったく異なるべきです。状況に合わせて、テンプレートや注目すべきポイントを調整する必要があります。

3つの一般的なミーティングタイプに対して、私がどのように取り組んでいるかを簡単にまとめました。

ミーティングに合ったスタイルでメモを取ることで、二度と誰も読まないテキストの壁ではなく、本当に役立つノートにすることができます。

And here’s a pro tip for virtual meetings: use timestamps. If a critical decision happens at the 15:32 mark of the recording, just jot down 32) next to your note. It makes it ridiculously easy for anyone to find the exact context later without having to scrub through the entire video.

メモを実行可能な議事録に変える

会議中にあなたが取ったメモ？それはあなた自身のためのものです。 その後に送る、きれいに整えた議事録？それは他の全員のためのものです。 本当の仕事が始まるのはここから――ごちゃごちゃしたメモを、実際に物事を前に進めるドキュメントへと変える段階です。

このステップがなければ、どんなに詳細なメモでも空回りしてしまい、明確さよりも混乱を生みかねません。記録をつくる目的は、その場にいなかった人でさえ読めば、何が決定され、次に自分が何をすべきかを正確に理解できるほど明瞭にすることにあります。あなたは、単なる書き起こし係から、「結果」を語るストーリーテラーへと役割をシフトしているのです。

生のメモから洗練された記録へ

これは編集作業だと考えてください。まずは容赦なく行いましょう。雑談、脱線、結論につながらなかった意見はすべて削ぎ落としてください。残すのは、会議の核心となる内容だけです。

ミーティングの種類に関わらず、質の高い議事録には、必ず次の基本要素をしっかり押さえておく必要があります。

A vague note like "Tom will handle the deck" is a recipe for disaster. A properly documented action item looks like this: " Tom Smith to finalize the Q3 sales deck and share it with leadership by EOD Friday, July 26th." There's no ambiguity there. If you want to dig deeper, our guide to mastering action item tracking for teams has more tips on this.

手短に、すぐ送る

多くの人が驚くことですが、優れた議事録は短いものです。1時間の会議でも、議事録はたいてい半ページもあれば十分です。常に重視すべきは明確さ──出席者、決定事項、タスク。それだけです。だからこそ、今では多くのチームがテンプレートやデジタルツールに依存するようになっています。フォーマットを標準化し、前回の会議内容を確認するためにさらに会議を開かなくても、全員が同じ認識でいられるようにしてくれるからです。

簡単な要約を送ることは、責任感を強化し、プロジェクトを前進させ続ける助けになります。ほんの小さなことですが、生産的なチームと、終わりのない議論ばかりで空回りしているチームを分ける違いになることがよくあります。

AIツールを活用した、よりスマートな議事録作成

正直に言うと、会議の議事録を手作業で取るのは本当に面倒ですよね。入力しながら聞いて、さらにディスカッションにも参加しようとすると、重要なポイントを聞き逃してしまいやすくなります。幸いなことに、もうペンと紙だけに頼る時代ではありません。テクノロジーのおかげで、会議メモをもっと良い方法で管理できるようになりました。

AI搭載ツールは今やあなたのミーティングにさっと入り込み、専任アシスタントのように面倒な文字起こし作業を引き受けてくれるので、あなたは実際の会話に集中できます。これはゲームチェンジャーです。

Think about tools like Otter.ai or Fireflies.ai. These platforms can join your call, automatically transcribe the entire conversation in real time, and even figure out who said what. The result is a searchable, time-stamped log of the whole discussion. This means you can finally stop worrying about capturing every single word and start contributing more to the meeting itself.

AIがあなたの役割をより良く変える方法

ここで最大のメリットは効率性です。AIが生の文字起こしを処理してくれると、あなたの役割は本当に大きく変わります。もはやノートパソコンにかじりついて必死にタイピングする必要はありません。

代わりに、あなたはディスカッションにしっかり参加できます。フォローアップの質問をしたり、場の雰囲気を読み取ったり、会話をリードしたりできるのです。AI が重い作業を引き受けてくれるので、多くのツールはドラフトの要約を自動で作成し、重要なトピックをハイライトし、潜在的なアクションアイテムにフラグを立ててくれます。

たとえば、Fireflies.ai のこのダッシュボードを見ると、出力がどれほど整理されているかがわかります。きれいな文字起こし、話者の一覧、トピックがすべて分かりやすく整理されて表示されます。

このような構造にしておくと、ミーティングが終わったあとに大量の時間を節約できます。長い録画を最初から最後まで見返す必要はもうありません。キーワードで検索するか、見直したい会話の箇所にすぐジャンプするだけでよくなります。

利点と盲点

これらのツールは素晴らしいものの、事前にきちんと理解しておくことも大切です。AIによる文字起こしは完璧ではありません。強い訛りや業界特有の専門用語、あるいは複数人が同時に話している場面などで、うまく処理できないことがあります。その結果、人の手で修正が必要になるような誤りが生じることもあります。

プライバシーとセキュリティの問題もあります。ミーティングにAIツールを導入する場合は、そのことについて透明性を保つ必要があります。社内メンバーと社外ゲストの両方を含め、通話に参加している全員が、セッションが第三者のサービスによって録音・文字起こしされていることを認識しているようにしましょう。

To see what a purpose-built AI tool for minutes can do, the faqir.ai product page offers a good look at specific features. And if you're looking to compare the top options out there, our complete guide on the best AI meeting assistant tools for 2025 breaks it all down.

重要なのは、これらのツールを使って自分自身のスキルを高めることであり、正確で信頼できる会議記録を作成する責任を完全に任せてしまわないことです。

議事録の取り方に関する質問がありますか？私たちがお答えします。

Even with the best templates and a solid game plan, meetings can get messy. When you're the one taking notes, you'll inevitably run into situations that make you pause and wonder, "How am I supposed to write this down?"

心配しないでください、誰にでも起こることです。ここでは、よくある予想外の事態と、その場数を踏んだプロのように対処する方法を一緒に見ていきましょう。

どこまで詳しく書けば「やりすぎ」になるのか？

これは大事なポイントです。会議全体を一言一句もらさず書き起こそうとしてしまいがちですが、その誘惑には抗いましょう。あなたの仕事は速記者になることではなく、重要だったことをわかりやすく、簡潔に記録することです。

結果に注目しましょう。どんな決定がなされたのか？その決定に至るまでの、ほんの一握りの重要なポイントは何だったのか？そして、次に誰が何を担当するのか？それこそが一番重要なものなのです。

ここで、私がいつも使っているシンプルな直感チェックがあります。

自信を持って「イエス」と言えるなら、あなたはやり遂げています。余計な雑談や、一語一句そのままの引用は忘れてしまいましょう。特定のフレーズが、ある判断を理解するうえで本当に不可欠なときだけに限定してください。

会話が脱線したときはどうすればいい？

ああ、これぞ典型的な脱線ですね。ほとんどすべての会議で起こります。誰かがまったく関係のない（でも重要かもしれない！）話題を持ち出すと、会話は突然本題から外れてしまいます。

ノートテイカーとして、皆を議題に引き戻す「会議の警察」になる必要はありません。あなたの役割は、起きていることをそのまま記録することだけです。

But you don't have to give these tangents prime real estate in your notes. A great little trick is to create a section at the bottom of your minutes called a "Parking Lot" or "For Later Discussion." Just jot down a quick note about the off-topic point. This keeps the main minutes clean and focused while making sure good ideas don't get lost.

正式な会議で動議と採決を記録する方法

取締役会や委員会のようなフォーマルな会議の議事録を取る場合は、ルールが変わります。正確さがすべてです。正式な動議は、述べられたとおりに一言一句そのまま記録しなければなりません。ここでは意訳は一切禁物です。

あらゆる動きについて、3つの重要な情報を記録する必要があります。