Is It Legal to Record a Conversation?

Is it legal to record a conversation? The short answer is a classic lawyer response: it depends. The legality of hitting that record button all comes down to where you are, who you're talking to, and a crucial legal concept called 'consent.'

録音同意の2つの世界を理解する

録音に関する法律を、社会的なルールのようなものだと考えてみてください。ときには、グループの中の1人だけが皆のために決定できることもあれば、別のときには全員一致の投票が必要なこともあります。これは、会話の録音を規制する2つの主要な法的枠組みの根本的な違いです。

これら2つのモデルを把握することが、クライアントとの通話を書き起こす場合でも、チームのブレインストーミングを保存する場合でも、重要なインタビューを記録する場合でも、コンプライアンスを維持するための第一歩です。

片側同意：よりシンプルなアプローチ

The most widespread rule, especially in the United States, is one-party consent. It's pretty straightforward: as long as you are part of the conversation, you can legally record it without telling anyone else.

In this scenario, you are the "one party" giving consent. This is the law in 38 U.S. states and the District of Columbia, making it easy for people and businesses to keep records for accuracy, training, or just to remember what was said.

二者同意：より厳格な基準

The other side of the coin is two-party consent, often called "all-party consent." This is the more buttoned-up, cautious approach. In places with these laws, you need to get explicit permission from every single person on the line before you can start recording.

And they mean everyone. If you’re on a video call with 10 people, you need consent from all 10 of them. This standard puts individual privacy first, making sure nobody is recorded without knowing and agreeing to it. It’s the law in states like California, Florida, and Illinois, and it’s a core principle behind international privacy rules like Europe’s GDPR.

これをより明確にするために、これら2つのモデルがどのように比較できるかを簡単にまとめました。

一方同意制 vs 双方同意制の概要

どのルールが適用されるのかを理解することこそが肝心であり、特にチームが分散している場合にはなおさらです。

これはリモート企業にとって絶対に譲れない点です。簡単なチームミーティングでも、容易に複数の法的管轄区域にまたがる可能性があるため、明確で慎重なポリシーこそが最大の防御となります。これから、そのようなポリシーをどのように構築し、実際の現場でどのような形になるのかを解説していきます。

片方同意州と両方同意州

In the United States, figuring out if it's legal to record a conversation isn't a simple yes or no. The country is a patchwork of state laws, creating two very different legal environments. Your first step toward compliance is knowing which set of rules you're playing by.

This legal split has its roots in The Omnibus Crime Control and Safe Streets Act of 1968, which set the federal ground rules for wiretapping. This act established a baseline requirement of one-party consent, which most states adopted. As of 2023, 38 out of 50 U.S. states and the District of Columbia follow this model, making it the most common standard. You can dig deeper into the history of call recording laws on Klenty.com.

それでもなお、企業にはるかに高い基準を課している州が十数州残っている。

片側同意の理解

Most states follow what's known as the one-party consent rule. You can think of this as the "participant's privilege." If you are an active part of a conversation, you have the right to record it. You don't need to tell anyone else on the call or get their permission.

あなたは、同意を与える「一方当事者」です。

テキサス州、ニューヨーク州、オハイオ州、アリゾナ州のような州では、これが法律です。企業にとっては、これによって物事が少し簡単になります。カスタマーサービスチームはトレーニングのために通話を録音できますし、社内チームは、通話に参加している従業員の少なくとも1人が録音されていることを知っている限り、メモ取りのために会議を録音することができます。

例えば、ジョージア州（一方当事者同意州）にいる営業担当者は、見込み客とのディスカバリーコールを、録音することを一切告げずに合法的に録音できます。

二者同意が必要な、より厳格な世界

On the other end of the spectrum are the two-party consent states. A better name for them is "all-party consent" states, because they put every individual's privacy first. In these places, you must get clear permission from every single person on a call before you hit record.

このルールは、1対1の通話でも20人参加のビデオ会議でも同様に適用されます。カリフォルニア、フロリダ、イリノイ、ペンシルベニアなどの州は、このより厳しい基準を施行しています。全員の同意を得られなかった場合、民事訴訟から刑事告発に至るまで、深刻なトラブルに直面する可能性があります。

州境をまたいだときに起こること

ここからが厄介なところであり、とくにリモートチームや全国展開している企業にとってはなおさらです。 一方当事者同意制のテキサス州にいるあなたの従業員が、二者同意制のカリフォルニア州にいるクライアントに電話をかけた場合はどうなるでしょうか？ どちらの州の法律が優先されるのでしょうか？

裁判所はこの問題について判断が分かれており、単一で確立した答えは存在しません。そのように解釈の余地がある以上、会話に参加している誰に対しても適用されうる中で、最も厳しい法律に常に従うことだけが賢明な対応と言えます。

内訳は次のとおりです：

安全策を取ることだけが、法的リスクを最小限に抑える唯一の方法です。日常的なサポートコールは低リスクに見えるかもしれませんが、適切な同意を得ずに記録されたデリケートな交渉は、巨額の責任問題へと発展しかねません。

通話が録音されていることを明確に告知し、全員の了承を得るまで待つことが、コンプライアンス上もっとも安全な保険になります。 最も鉄壁な戦略は、「場所に関係なく、すべての録音について全当事者の同意を得る」ことを自社のデフォルトポリシーにすることです。 それが、組織を守り、クライアントやパートナーとの信頼を築く最良の方法です。

グローバルな録音法：チームが国境を越えたとき何が起こる？

チームメンバーやクライアント、パートナーが世界中に散らばっている場合、会話を法的に録音できるかどうかという問題は、たちまち複雑になります。もはや州法だけに対処していればよいわけではありません。国境を越えるということは、まったく異なるプライバシーへの期待や、はるかに厳しい規制の世界に足を踏み入れることを意味します。ある国ではまったく問題のない同意モデルが、別の国では深刻な法的トラブルを招きかねないのです。

国際的に事業を展開している企業にとって、録音に画一的なアプローチを取ることはまず通用しません。国ごとに独自の法的ルールブックがあり、そのルールを知らないと、高額な罰則につながる可能性があります。特に、個人データのプライバシーを最優先にしている地域では、そのリスクは一層高まります。

ヨーロッパのGDPR：同意のゴールドスタンダード

The most important international framework to get your head around is the European Union's General Data Protection Regulation (GDPR). This isn't just a set of loose guidelines; it's a powerful data privacy law that sets a very high bar for handling personal data—and yes, that includes voice recordings—for anyone in the EU.

Under GDPR, a recording is considered personal data, and you can't just collect it without a valid legal reason. For most business meetings, that reason is explicit, informed consent. This is a much tougher standard to meet than a quick, automated "This call is being recorded" message.

The GDPR, which came into force in May 2018, was a game-changer. Article 6 of the regulation makes it clear: call recording is only lawful if someone has given explicit consent for a specific, legitimate purpose. In countries like Germany and France, recording without consent isn't just a mistake; it's a criminal offense that can lead to fines and even prison time. You can dig into more of the specifics in this world recording laws overview.

主要な世界地域のクイックツアー

EUが高い水準を打ち立てている一方で、ほかの主要な経済拠点にも、順守しなければならない独自の規制があります。これらは多くの場合、GDPRと同じ精神を共有しつつも、それぞれ固有の特徴や違いを伴っています。

イギリス

After Brexit, the UK didn't throw out the rulebook. It adopted its own version, the UK GDPR, which basically mirrors the EU's regulations. That means the same high standards for explicit consent and transparency apply. If you have employees or customers in the UK, the approach is the same: get clear, informed consent before you hit record.

カナダ

Canada's federal privacy law is the Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA). Much like GDPR, PIPEDA requires organizations to get meaningful consent to collect, use, and share personal information, which includes voice recordings.

PIPEDAの適用範囲内で適切に対応するためには、次のことを行う必要があります。

ドイツ：厳格な規則のケーススタディ

Germany is famous for having some of the toughest privacy laws on the planet, even by the EU's strict standards. Recording a private conversation without everyone's permission isn't just a civil issue—it's a criminal offense under Section 201 of the German Criminal Code.

この法律は「口頭による会話の秘密」を保護することを目的としており、高額の罰金や懲役を含む重大な結果を伴います。企業にとって、これは一切のミスが許されないことを意味します。通話参加者のうち一人でもドイツ国内にいる場合、参加者全員から明示的な同意を得なければなりません。例外は一切ありません。

この厳格な姿勢は、グローバル企業にとって重要な教訓を示しています。それは、「自国の法律が海外でも自分を守ってくれると決して思い込むな」ということです。国際的に事業を展開している場合、最も賢明で安全な戦略は、すべての録音について、明示的な「全当事者の同意」という最高水準をデフォルトポリシーとして採用することです。これは法的なトラブルを避けるだけでなく、国際的なクライアントやチームメンバーに対し、そのプライバシーを尊重していることを示すことで、信頼の構築にもつながります。

リモートチームとAIツールを活用しながらコンプライアンスを維持する

The move to remote work has effectively turned every meeting into a potential international event. While this opens up a world of collaboration, it also makes recording compliance a real headache. When your team members and clients are scattered across different cities, states, or even countries, figuring out whether it's legal to record a conversation becomes a complex puzzle.

もはや単純な片当事者同意ルールや両当事者同意ルールだけに頼ることはできません。最大の課題は、法域の重なり合いです。テキサス（片当事者同意州）、カリフォルニア（全当事者同意州）、そしてドイツ（GDPR 下で運用）から参加者がいる 1 回のビデオ通話を想像してみてください。

これらの複数の法域にまたがる会議では、安全に進めるための唯一の方法は、グループ内で最も厳しい法律に従うことです。

これは単に法的な義務を果たすためだけのものではなく、信頼を築くことにもつながります。明確で率直な告知は、全員のプライバシーを尊重していることを示し、将来的なやっかいな法的トラブルを避ける助けにもなります。

バーチャル会議における明確な同意の取得

バーチャル会議で許可を得ること自体は、プロセスの標準的な一部として組み込んでしまえば、実はとてもシンプルです。 チームが問題に陥るのは、いろいろなことを「当然だろう」と決めつけ始めたときです。 最も良いアプローチは、多層的な方法をとり、同意が「十分に情報に基づいたもの」であり、かつ「完全に明確」であることを保証することです。

これはいくつかの方法を組み合わせることで実行できます。

明確な口頭での宣言と、継続的に表示される視覚的なアイコンの両方を使うことで、反論しにくい強力な同意の記録を作り出すことができます。

AIミーティングアシスタントと文字起こしツールの台頭

さて、ここにAI搭載のミーティングアシスタントを加えてみましょう。これらのツールは生産性の面で非常に優れており、自動的に通話に参加して音声を録音し、文字起こしや要約を生成してくれます。ですが問題があります。これらも録音に関する法律の対象外というわけではないのです。

法的観点から言えば、AIボットは録音ボタンを押している人間と何ら変わりはありません。同じ一方当事者同意法および双方当事者同意法がそのまま適用されます。コンプライアンス遵守の責任は、ボットを会議に招待した人に全面的にかかっています。

This is a critical detail many people miss. If you invite an AI assistant to a meeting with participants in a two-party consent state without getting permission from everyone, you're breaking the law. It’s a crucial point to understand if you’re thinking about how to have an AI listen and take notes during your meetings.

ありがたいことに、ほとんどの信頼できるAIミーティングツールはコンプライアンスを念頭に置いて設計されており、法的義務を果たすのに役立つ機能が備わっていることが多いです。

このフローチャートは、録音が合法かどうかを判断するための基本的な意思決定プロセスを分解して示しています。最初の質問が常に、EU のような規制の厳しい地域の参加者がいるかどうかを確認することに関するものである点に注目してください。

As the chart shows, the presence of just one EU participant immediately escalates the consent requirement, highlighting why knowing your audience's location is so important. When you bring in tools to record or process conversations, knowing the capabilities of AI powered transcription services is a big part of staying compliant.

これらのツールを合法的かつ倫理的に使用するには、次のことを行う必要があります。

AIアシスタントを、紹介が必要な他の参加者と同様の存在として扱うことで、その利点を最大限に活用しつつ、組織を法的リスクにさらすことなく利用することができます。

防弾の録音ポリシーを作成する方法

法律を知っていることと、その知識を実際に活用することはまったくの別問題です。明確で包括的な録音ポリシーは、あなたの会社にとって最良の味方となり、法的なトラブルを回避するのに役立つだけでなく、関わるすべての人との信頼関係の土台を築いてくれます。

正式なポリシーがなければ、実質的にコンプライアンスを各従業員の判断に任せていることになります。これは一貫性の欠如とリスクを招く原因です。 一方、よく練られたポリシーがあれば、アプローチを標準化できるため、営業電話から社内トレーニングセッションまで、あらゆる録音が毎回、適切な方法で扱われるようになります。

会話を責任を持って録音するための設計図だと考えてください。

H3：目的と範囲から始める

First things first: before you get into the nitty-gritty rules, you need to be crystal clear on why and what you’re recording. This simple step sets the stage for everything else and helps your team understand the logic behind the policy.

The purpose statement needs to spell out the legitimate business reasons for recording conversations. Don't just say something vague like "for business purposes." That won't cut it.

Next, the scope defines exactly which conversations fall under the policy. Does it cover all external calls? Only certain internal meetings? Video conferences but not audio-only calls? A precise scope eliminates confusion and ensures everyone applies the rules consistently.

H3: 明確な同意手順を定義する

This is the most critical part of your entire policy. Your rules for getting consent have to be foolproof and easy for anyone to follow. Since your team is likely talking to people all over the world, the safest and smartest move is to make all-party consent your default standard.