🔗 Panoramica delle integrazioni
ClickUp's meeting tool integrations transform your post-meeting workflow by automatically creating tasks, extracting action items, and organizing project updates. Here's what you can achieve:
- Creazione Automatica di AttivitàConverti gli elementi d’azione in task di ClickUp con assegnatari e date di scadenza
- Organizzazione Intelligente dei ProgettiInstrada gli esiti delle riunioni verso i progetti e gli spazi appropriati
- Estrazione di elementi di azione:L'IA identifica e categorizza gli elementi azionabili dai trascritti
- Monitoraggio dei progressiCollega le decisioni delle riunioni alle tappe fondamentali e agli obiettivi del progetto
- Sincronizzazione del teamAssicurati che tutti gli stakeholder vedano gli aggiornamenti rilevanti nel loro spazio di lavoro
🛠️ Strumenti per riunioni supportati
🔥 Fireflies.ai
Tipo di integrazioneIntegrazione nativa con ClickUp
- Creazione automatica di attività dagli elementi di azione
- Allegati al riepilogo della riunione
- Mappatura personalizzata dei campi
- Sincronizzazione in tempo reale
🦦 Otter.ai
Tipo di integrazioneAutomazione Zapier
- Importazione della trascrizione della riunione
- Rilevamento delle attività da svolgere
- Trigger personalizzati del flusso di lavoro
- Automazioni multi-step
📝 Notta
Tipo di integrazioneWebhook API + Zapier
- Creazione di attività basata su webhook
- Supporto multilingue
- Personalizzazione del modello
- Elaborazione in batch
🔧 Altri strumenti compatibili
- Grano(Zapier)
- Supernormale(Zapier)
- tl;dv(Zapier)
- SemblyAPI
📋 Guida di configurazione passo passo
🔥 Configurare Fireflies → ClickUp
Passaggio 1: Abilita l'integrazione ClickUp in Fireflies
- Accedi alla tua dashboard di Fireflies
- Naviga aImpostazioni → Integrazioni
- TrovareClickUpe fai clicConnetti
- Autorizza Fireflies ad accedere al tuo workspace ClickUp
Passaggio 2: Configura le Regole di Automazione
- ImpostaRilevamento degli elementi d’azioneparametri
- Scegli ClickUp come destinazioneSpazioeProgetto
- Mappa i partecipanti alla riunione ai membri del team di ClickUp
- Configura modelli di attività e campi personalizzati
Passaggio 3: Testa l'integrazione
- Registra una riunione di prova con elementi d’azione
- Verifica che i task compaiano in ClickUp entro 5-10 minuti
- Verifica che gli assegnatari e le date di scadenza siano impostati correttamente
- Regola le automazioni se necessario
⚡ Configurazione delle automazioni Zapier
Passaggio 1: Crea un account Zapier e collega le app
- Iscriviti perZapier(piano gratuito disponibile)
- Collega il tuo strumento per riunioni (Otter, Notta, ecc.)
- Collega il tuo workspace ClickUp
- Prova entrambe le connessioni per l'autenticazione
Passaggio 2: Crea flussi di lavoro automatizzati
Flusso di lavoro di esempio: Otter → ClickUp
- Nuova trascrizione di riunione in Otter
- Solo reuniones con elementos de acción
- Azione 1:Estrai elementi di azione usando l’IA
- Azione 2:Crea un'attività ClickUp per ogni elemento
- Azione 3:Assegna in base alle @menzioni nella trascrizione
Passo 3: Funzionalità di Automazione Avanzate
- Zap multi-stepAnalizza la trascrizione → Estrai gli elementi → Crea attività → Invia notifiche
- Logica condizionale:Instrada diversi tipi di riunioni verso diversi progetti
- Formattazione dei dati:Pulisci il testo della trascrizione e struttura le descrizioni delle attività
- Gestione degli errori:Configura azioni di backup per le integrazioni non riuscite
🎯 Estrazione e Elaborazione degli Action Item
Rilevamento di Elementi d’Azione basato sull’IA
Modern meeting tools use AI to automatically identify actionable items from meeting transcripts. Here's how different tools handle this crucial feature:
🤖 Cosa Cerca l'AI:
- Action verbs: "will", "should", "need to", "must"
- Assignment phrases: "@John will handle", "Sarah to review"
- Deadline mentions: "by Friday", "next week", "end of month"
- Task indicators: "TODO", "action item", "follow up"
- Decision outcomes: "we decided", "agreed to", "approved"
📝 Struttura delle Attività in ClickUp:
- Titolo dell’attività:Descrizione dell'azione estratta
- Contesto pertinente dalla riunione
- Rilevato dalle menzioni della trascrizione
- Data di scadenza:Analizzato dai riferimenti di scadenza
- In base agli indicatori di urgenza
- Tipo di riunione, progetto, partecipanti
⚙️ Suggerimenti per l’Ottimizzazione del Workflow
👥 Configurazione della Collaborazione del Team
- Standardizza @Menções Train team to use consistent @mention format ("@john.smith" instead of "John" or "JS")
- Meeting Templates: Create ClickUp task templates for different meeting types (standup, planning, review)
- Set up rules to automatically assign tasks based on department or role keywords
- Monitoraggio dei progressi Link action items to larger projects and milestones for better visibility
📁 Smart Project Organization
By Meeting Type:
- Daily Standups → "Daily Tasks" list
- Sprint Planning → "Sprint Backlog"
- Client Calls → "Client Projects"
- Strategy Meetings → "Strategic Initiatives"
By Urgency Level:
- Urgent → High priority, due today
- Important → Medium priority, this week
- Planning → Low priority, future sprints
- Follow-up → Review and discuss
🎛️ Custom Fields for Meeting Tasks
Meeting Info:
- Meeting Title
- Meeting Date
- Meeting Type
- Recording Link
Task Details:
- Original Quote
- Context Notes
- Dependencies
- Resources Needed
- Review Date
- Status Check
- Stakeholders
- Success Metrics
🔧 Troubleshooting Common Issues
❌ Common Problems & Solutions
Tasks Not Being Created
- Check API connection status in both tools
- Verify ClickUp permissions include task creation
- Ensure meeting tool has action item detection enabled
- Review automation filters and triggers
Wrong Project Assignment
- Update project mapping rules in integration settings
- Use meeting title keywords to route tasks correctly
- Set up calendar integration to detect project context
- Create manual override options for edge cases
Missing Assignees
- Ensure team member names match between tools
- Set up email-based matching for user identification
- Use @mention training to improve AI detection
- Configure fallback assignee for unmatched items
💡 Performance Optimization
- Batch Processing: Group multiple action items from same meeting into single task creation request
- Rate Limiting: Add delays between API calls to avoid hitting limits (especially important for high-volume teams)
- Duplicate Prevention: Set up duplicate detection based on meeting ID and timestamp to avoid multiple task creation
- Error Logging: Enable detailed logging to identify and fix integration issues quickly
🚀 Advanced Integration Features
🧠 AI-Enhanced Workflows
Smart Prioritization
Use AI to analyze meeting tone, urgency indicators, and stakeholder involvement to automatically set task priorities.
- Detect urgency keywords ("ASAP", "critical", "blocker")
- Analyze speaker emphasis and tone
- Consider meeting attendee seniority
Context Enrichment
Automatically add relevant context, links, and background information to each created task.
- Link to relevant documents mentioned
- Add transcript snippets with full context
- Connect to related existing tasks/projects
🔄 Multi-Tool Integration Strategy
For teams using multiple meeting tools, create a unified ClickUp workflow that handles different input sources consistently.
Unified Workflow Example:
External Meetings:Fireflies → ClickUp (direct integration)
Internal Standups:Otter → Zapier → ClickUp (lightweight automation)
International Calls:Notta → Webhook → ClickUp (multilingual support)
Sales Calls:Gong → API → ClickUp (CRM integration)