Preoccupazioni comuni sulla privacy con l'IA per le riunioni
Perdita di dati e addestramento degli LLM
Gli assistenti alle riunioni basati su IA utilizzano la tecnologia dei modelli linguistici di grandi dimensioni (LLM) e i tuoi dati potrebbero essere trasmessi a questi modelli per scopi di addestramento senza la tua esplicita conoscenza.
Gli strumenti di AI notetaking catturano tutto: discussioni aziendali sensibili, dettagli di proprietà intellettuale, informazioni sui clienti, piani strategici e persino conversazioni informali.
Questi dati vengono generalmente elaborati su server di terze parti con livelli variabili di controlli di sicurezza, creando una possibile esposizione di informazioni riservate.
Raccolta di dati biometrici
Una demanda de 2026 presentada en un tribunal federal de Illinois alega que los asistentes de reunión de IA están recolectando y almacenando ilegalmente los datos biométricos de voz de las personas sin su conocimiento o consentimiento.
Gli strumenti che offrono trascrizione e identificazione dei parlanti su piattaforme come Zoom e Microsoft Teams potrebbero raccogliere identificatori biometrici senza un’adeguata informativa.
Shadow AI e rischi di governance
Molti strumenti di prendere appunti basati sull'IA entrano nelle organizzazioni non tramite un'attenta valutazione da parte dell'IT, ma attraverso singoli utenti che si registrano con il loro indirizzo email di lavoro.
Molti strumenti di presa di appunti basati sull’IA sono offerti da startup che danno priorità alla crescita rispetto alla maturità della sicurezza, con il risultato di misure di sicurezza inadeguate e politiche di conservazione dei dati poco chiare.
Funzionalità di sicurezza da cercare
Certificazioni di sicurezza essenziali
Certificazioni principali
- SOC 2 Tipo II - Controlli di sicurezza operativa
- ISO 27001 - Gestione della sicurezza delle informazioni
- Conformità GDPR - protezione dei dati UE
- Conformità HIPAA - Protezione dei dati sanitari
Standard aggiuntivi
- SOC 3 - Certificazione di fiducia pubblica
- Conformità CCPA - Privacy in California
- FERPA - Protezione dei registri educativi
- FedRAMP - sicurezza cloud del governo degli Stati Uniti
Funzionalità di sicurezza tecniche
Crittografia
- Crittografia end-to-end
- TLS 1.3 in transito
- AES-256 a riposo
- Opzioni a conoscenza zero
Controlli di accesso
- Autenticazione a più fattori
- Autorizzazioni basate sui ruoli
- Integrazione SSO
- Registrazione di audit
Protezione dei dati
- Controlli sulla residenza dei dati
- Eliminación automatizzata
- Opzioni di esportazione dei dati
- Crittografia di backup
Migliori pratiche per la protezione dei dati
Per le organizzazioni
Valuta e implementa un singolo assistente AI per riunioni, governato, per mitigare i rischi, concentrandoti su utilizzo dei dati, periodi di conservazione e accordi con i fornitori.
Implementa procedure chiare per informare i partecipanti quando avvengono registrazioni o elaborazioni tramite IA, con salvaguardie ridondanti per chi si unisce in ritardo o per i partecipanti ibridi.
Quando possibile, scegli soluzioni che elaborano i dati all'interno della tua infrastruttura esistente ed evita un affidamento non necessario su servizi di terze parti o bot di registrazione.
Rivedi periodicamente quali strumenti di IA utilizzano i dipendenti e valuta il loro stato di sicurezza e le pratiche di gestione dei dati.
Per Utenti Individuali
Conferma se lo strumento utilizza i dati delle tue riunioni per l’addestramento dei modelli di IA e, se possibile, disattiva questa opzione. Zoom, per esempio, dichiara di non utilizzare i contenuti dei clienti per l’addestramento dell’IA.
Prima di utilizzare qualsiasi strumento di riunione basato sull'IA, leggi l'informativa sulla privacy per capire come i tuoi dati vengono raccolti, utilizzati, archiviati e condivisi.
Prendi in considerazione di disattivare le funzionalità di IA per riunioni altamente riservate che coinvolgono segreti commerciali, discussioni di M&A o questioni personali sensibili.
Evita registrarte en strumenti di riunione basati sull'IA con la tua email di lavoro senza l'approvazione dell'IT, poiché questo crea rischi di shadow AI.
Considerazioni sulla conformità
GDPR e regolamentazioni europee
L'Unione Europea e i suoi Stati membri, in particolare Germania e Francia, offrono tutele più solide per la privacy sul luogo di lavoro. I requisiti principali includono:
Diritti dell’interessato
- Diritto di accesso ai dati personali
- Diritto all'oblio ("diritto di essere dimenticati")
- Diritto alla portabilità dei dati
- Diritto di opporsi al trattamento
Requisiti organizzativi
- Valutazioni d'Impatto sulla Protezione dei Dati
- Base giuridica per il trattamento
- Principi di minimizzazione dei dati
- Restrizioni sui trasferimenti transfrontalieri
Conformità HIPAA e Sanitaria
Le organizzazioni sanitarie devono garantire che gli strumenti di meeting con AI soddisfino i requisiti HIPAA quando potrebbero essere discusse Informazioni Sanitarie Protette (PHI):
- Accordi di Business Associate (BAA) richiesti
- Crittografia end-to-end obbligatoria
- Controlli di accesso e registrazione di audit
- Politiche di conservazione e distruzione dei dati
- Principio di minimizzazione dei dati necessari
- Requisiti di autorizzazione del paziente
- Procedure di notifica delle violazioni
- Documentazione per la formazione del personale
Leggi sul Consenso alla Registrazione
La mancata osservanza delle leggi sulle registrazioni può comportare responsabilità penale e danni civili. Solo in California sono stati presentati oltre 400 casi relativi a registrazioni illecite.
Stati con consenso di entrambe le parti
California, Florida, Illinois, Maryland, Massachusetts, Montana, Nevada, New Hampshire, Pennsylvania e Washington richiedono il consenso di tutte le parti per la registrazione.
Stati con consenso di una sola parte
La maggior parte degli altri stati richiede il consenso di una sola parte, ma la pratica migliore è informare sempre tutti i partecipanti quando la registrazione tramite IA è attiva.
Come valutare la sicurezza degli strumenti di meeting basati su IA
Lista di controllo per la valutazione della sicurezza
Domande sulla gestione dei dati
- Dove vengono archiviati geograficamente i dati delle riunioni?
- Chi ha accesso alle registrazioni e alle trascrizioni delle riunioni?
- I dati delle riunioni vengono utilizzati per l’addestramento dei modelli di IA? È possibile rinunciare?
- Qual è il periodo di conservazione dei dati? Può essere personalizzato?
- Come viene gestita l’eliminazione dei dati quando si termina il servizio?
Domande su Sicurezza e Conformità
- Quali certificazioni di sicurezza possiede il fornitore (SOC 2, ISO 27001)?
- Il fornitore può fornire recenti report di audit SOC 2 Type II?
- Quali standard di crittografia vengono utilizzati in transito e a riposo?
- La crittografia end-to-end è disponibile?
- Qual è il processo di risposta agli incidenti e di notifica delle violazioni?
Domande su Privacy e Controllo
- Come vengono informati i partecipanti alla riunione riguardo alla registrazione tramite IA?
- Gli utenti possono scegliere di non partecipare alla trascrizione e all'analisi?
- C'è un controllo granulare su quali dati vengono raccolti?
- I dati possono essere esportati in un formato portatile?
- Esiste un Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) o un referente dedicato per la privacy?
Cosa Dicono le Principali Istituzioni
Guida dell'Università di Harvard
L'Università di Harvard ha dichiarato che gli assistenti AI per le riunioni non devono essere utilizzati nelle riunioni di Harvard, ad eccezione degli strumenti approvati con tutele contrattuali, come indicato nelle loro linee guida.
Politica del Compagno AI di Zoom
Zoom ha annunciato che non utilizza alcun contenuto audio, video, chat, condivisione dello schermo, allegati o altre comunicazioni simili dei clienti per addestrare i modelli di intelligenza artificiale di Zoom o di terze parti.
Strumenti di riunione AI incentrati sulla privacy
| Strumento | SOC 2 | GDPR | HIPAA | Nessun addestramento AI |
|---|---|---|---|---|
| Fathom | Sì | Sì | BAA disponibile | Sì |
| Sembly | Sì | Sì | Sì | Sì |
| Krisp AI | Sì | Sì | Limitato | Elaborazione locale |
| Fireflies.ai | Sì | Sì | BAA disponibile | Possibilità di rinuncia disponibile |
| Otter.ai | Sì | Parziale | Limitato | Poco chiaro |