🤔 Perché le Informative sulla Privacy Sono Importanti per le AI per le Riunioni
Gli strumenti di intelligenza artificiale per le riunioni catturano alcune delle tue conversazioni aziendali più sensibili: negoziazioni di vendita, discussioni HR, sessioni di pianificazione strategica e chiamate riservate con i clienti. Capire come questi strumenti gestiscono, archiviano e potenzialmente utilizzano i tuoi dati è fondamentale per proteggere la tua organizzazione.
With the EU AI Act becoming fully applicable in August 2026 and Colorado's Algorithmic Accountability Law effective February 2026, privacy compliance is no longer optional. Organizations face potential fines of up to 7% of global annual turnover for non-compliance under EU regulations.
🔑 Considerazioni chiave sulla privacy
🌍 Posizione di archiviazione dei dati
Il luogo in cui le registrazioni e le trascrizioni delle tue riunioni sono fisicamente archiviate influisce sulle leggi sulla privacy che si applicano
⏱️ Periodi di conservazione dei dati
Per quanto tempo i fornitori conservano i tuoi dati dopo che smetti di usare il servizio o elimini il tuo account
🤖 Addestramento di Modelli di IA
Whether your meeting data is used to improve the provider's AI models or shared with third parties
🔐 Standard di Crittografia
Come vengono protetti i tuoi dati sia durante la trasmissione che mentre sono archiviati sui server
🗑️ Diritti di eliminazione
La tua possibilità di eliminare in modo permanente tutti i tuoi dati, inclusi i backup, su richiesta
🔥 Informativa sulla Privacy di Fireflies.ai
Fireflies mantiene una delle posizioni sulla privacy più solide del settore:
- ✓Politica di conservazione dei dati a 0 giorni - i fornitori di terze parti non memorizzano i tuoi dati dopo l'elaborazione
- ✓I contenuti delle riunioni (audio, video, trascrizioni, riepiloghi) non vengono mai utilizzati per addestrare alcun modello di IA
- ✓La conservazione zero dei dati si estende a tutti i partner, inclusi OpenAI e Anthropic
- ✓Crittografia end-to-end con AES a 256 bit a riposo e SSL/TLS a 256 bit in transito tramite AWS S3
- ✓Certificato GDPR, SOC 2 Type II e HIPAA
🦦 Informativa sulla privacy di Otter.ai
Otter adotta un approccio diverso alla gestione dei dati:
- •Addestra un'IA proprietaria su registrazioni audio de-identificate utilizzando un metodo proprietario
- •Le trascrizioni possono contenere Informazioni Personali e vengono utilizzate per l’addestramento
- •L'addestramento è automatico: le registrazioni audio non vengono revisionate manualmente da esseri umani
- ✓I dati dei clienti NON vengono utilizzati per addestrare i modelli dei fornitori di servizi di IA di terze parti
- ✓I dati di addestramento sono crittografati e protetti
- ✓Certificato SOC 2 Type 2 con verifica indipendente della sicurezza
📊 Altri approcci alla privacy dell’IA per riunioni
Fathom: Fathom: conforme a SOC 2 con solide protezioni della privacy. Nessuna condivisione di dati con terze parti per l’addestramento dell’IA.
Grain: Grain: Mantiene i tuoi dati privati e non addestra modelli di IA sulle conversazioni dei clienti.
tl;dv: tl;dv: conforme al GDPR con trattamento dei dati nell'UE. Offre il diritto alla portabilità e alla cancellazione dei dati.
Sembly: Sembly: opzioni SOC 2, GDPR e HIPAA disponibili. Protezione dei dati di livello enterprise.
⚖️ Considerazioni legali per i notetaker AI
Gli strumenti di IA per le riunioni devono far fronte a un crescente esame legale in base alle leggi sulla privacy:
- ⚠️I notetaker basati sull'IA stanno diventando coinvolti in controversie ad alto rischio ai sensi delle leggi federali e statali sulle intercettazioni telefoniche
- ⚠️Otter.ai ha affrontato cause legali che accusano la registrazione, l’archiviazione e l’uso illeciti delle conversazioni senza il dovuto consenso
- ⚠️Anche gli strumenti che si limitano a trascrivere (e non a memorizzare) l'audio possono rientrare nell'ambito di applicazione delle normative sulla privacy
- ⚠️Molte leggi statali come il CIPA e il BIPA richiedono un consenso chiaro da tutte le parti per qualsiasi registrazione
🌐 Panorama Normativo 2025-2026
🇪🇺 Legge europea sull'IA
Pienamente applicabile dal 2 agosto 2026. Proibisce la manipolazione dannosa e richiede valutazioni del rischio per i sistemi di IA ad alto impatto. La mancata conformità comporta sanzioni fino al 7% del fatturato annuo globale.
🏔️ Legge del Colorado sulla Responsabilità Algoritmica
Effettivo da febbraio 2026. Si applica all’IA che prende decisioni in materia di occupazione, sanità o istruzione. I consumatori ottengono i diritti di preavviso, spiegazione, correzione e ricorso.
🇬🇧 Legge sui Dati del Regno Unito (Uso e Accesso)
Assenso Reale giugno 2025. Modernizza il trattamento dei dati per gli strumenti di IA con norme aggiornate sui cookie e requisiti di consenso efficaci per tutto il primo semestre del 2026.
🛡️ Applicazione del GDPR
Prosegue una forte applicazione delle norme, con la sovranità dei dati che diventa il paradigma dominante. L’EU Data Act, in vigore da settembre 2025, estende i diritti degli utenti ai dati industriali.
📈 Confronto della Conservazione dei Dati
Per quanto tempo gli strumenti di meeting AI conservano i tuoi dati?
| Strumento | Politica di conservazione | Diritti di eliminazione | Condivisione con terze parti |
|---|---|---|---|
| Fireflies | 0-day con terze parti | ✅ Eliminazione completa disponibile | ✅ Nessuna condivisione di dati per l'addestramento dell'IA |
| Otter.ai | Configurabile dall'utente | ✅ Disponibile su richiesta | ✅ Formazione interna soltanto |
| Fathom | Controllato dall'utente | ✅ Eliminazione completa disponibile | ✅ Nessun training sui dati degli utenti |
| Grain | Gestito dall'utente | ✅ Disponibile | ✅ Dati mantenuti privati |
✅ Migliori pratiche sulla privacy per le organizzazioni
Proteggi la tua organizzazione quando utilizzi strumenti di meeting AI:
- 1.Rivedi le politiche sulla privacy prima della distribuzione: comprendi la gestione dei dati, la conservazione e le pratiche di addestramento
- 2.Implementa protocolli di consenso - assicurati che tutti i partecipanti alla riunione siano informati della registrazione tramite IA
- 3.Condurre Valutazioni d’Impatto sulla Protezione dei Dati (DPIA) per l’implementazione di strumenti di IA
- 4.Configura le politiche di conservazione - imposta programmi di eliminazione automatica allineati ai requisiti di conformità
- 5.Limitare i controlli di accesso - restringere chi può visualizzare trascrizioni e registrazioni all'interno della tua organizzazione
- 6.Abilita la registrazione di audit - mantieni registri di tutti gli accessi ai dati per la verifica di conformità
- 7.Pianifica strategie di uscita: capisci come esportare ed eliminare i dati se cambi fornitore
❓ Domande da porre al fornitore della tua Meeting AI
Prima di scegliere uno strumento di meeting AI, ottieni le risposte a queste domande fondamentali:
- ?Dove sono fisicamente archiviati i miei dati e posso scegliere la regione?
- ?I contenuti delle mie riunioni vengono utilizzati per addestrare i vostri modelli di IA o condivisi con terze parti?
- ?Per quanto tempo conservate i miei dati dopo che elimino il mio account?
- ?Quali standard di crittografia utilizzate per i dati a riposo e in transito?
- ?Posso richiedere l’eliminazione completa di tutti i miei dati, inclusi i backup?
- ?Qual è la vostra politica e tempistica di notifica in caso di violazione dei dati?
- ?Quali certificazioni di conformità possedete (SOC 2, GDPR, HIPAA)?
🌍 Considerazioni sui dati transfrontalieri
La sovranità dei dati sta sostituendo i flussi di dati senza frontiere come paradigma dominante:
- •I governi di tutto il mondo impongono l’archiviazione locale dei dati e limitano i trasferimenti transfrontalieri
- •La norma de datos del Departamento de Justicia de EE. UU. (vigente a partir de abril de 2025) prohíbe compartir datos sensibili con paesi di interesse
- •La conformità richiede programmi obbligatori, due diligence, audit e conservazione dei registri per 10 anni
- •Scegli strumenti che offrano data center regionali e opzioni di residenza dei dati in UE/USA