Taking Minutes of Meeting a Practical Guide

Redigere i verbali di una riunione significa semplicemente creare un resoconto scritto di ciò che è stato discusso, deciso e assegnato durante l’incontro. Sembra semplice, ma proprio questa pratica è ciò che distingue una conversazione produttiva da una totale perdita di tempo. È il modo in cui trasformi le parole in progresso reale e misurabile.

Perché dei grandi verbali di riunione cambiano le carte in tavola

Diciamoci la verità: redigere i verbali può sembrare una seccatura che nessuno vuole fare. Ma se ti dicessi che è uno degli strumenti più potenti che il tuo team possiede? Se fatto bene, prendere i verbali non è solo un compito amministrativo; è una mossa strategica che previene quei costosi malintesi e i ritardi dei progetti che bloccano così tanti team.

Pensa a questo: un team di progetto termina una chiamata e sembra che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Tuttavia, gli appunti sono vaghi, solo una riga: "Discussa strategia di marketing." Una settimana dopo, il designer si presenta con una campagna social, mentre il copywriter ha passato giorni a scrivere una serie di blog. Entrambi hanno fatto un buon lavoro, ma erano completamente fuori allineamento. Ore di lavoro, buttate via.

Mantieni tutti responsabili e allineati

Questo tipo di cosa accade continuamente. Senza una registrazione chiara di chi si è impegnato a fare cosa e entro quando, la responsabilità semplicemente evapora. Verbali dettagliati creano quella singola fonte di verità che mantiene l’intero team a remare nella stessa direzione, qualcosa che è diventato assolutamente fondamentale con le nostre agende piene di call virtuali una dopo l’altra.

And the need for this skill is only getting bigger. The total number of meetings worldwide was projected to climb by 11% in 2023, with predictions showing a massive jump to 34% within five years. This explosion is mostly thanks to virtual meetings, which skyrocketed from 48% of all meetings in 2020 to an incredible 77% in 2022. You can dig deeper into these meeting trends in this detailed report.

Trasformare la conversazione in azione

Diventare bravi a redigere i verbali è il modo per assicurarsi che discussioni di valore portino a risultati concreti. Un buon riepilogo garantisce che lo slancio di una riunione non svanisca nel momento in cui tutti si disconnettono. Diventa il resoconto ufficiale, chiarendo chi è responsabile di cosa e fungendo da comodo riferimento per il futuro.

In definitiva, degli ottimi verbali riguardano meno il guardare indietro a ciò che è stato detto e più il fornire una chiara roadmap per ciò che accadrà dopo.

Come prepararsi prima dell'inizio della riunione

Great meeting minutes are made before the meeting ever starts. I've learned this the hard way. If you walk in cold, you’ll spend the entire time just trying to keep up, frantically typing without really understanding what matters.

Ma con un po' di preparazione, puoi passare dall'essere un semplice prendi-appunti a qualcuno che documenta davvero i risultati importanti della riunione. Si tratta di metterti nelle condizioni giuste per avere successo.

Prima di tutto, fai una breve chiacchierata con la persona che ha organizzato la riunione. Non limitarti a prendere l’agenda e scappare. Chiedigli direttamente: "Qual è l’obiettivo principale qui?" oppure "Che cosa dobbiamo decidere entro la fine di questo incontro?"

Capire il risultato desiderato è il tuo filtro. Ti aiuta a concentrarti sulle discussioni e decisioni chiave, ignorando il superfluo.

Imposta il tuo documento in anticipo

Never, ever start with a blank page. That’s a recipe for chaos. Instead, use the agenda to build a skeleton for your notes before anyone joins the call. This is probably the biggest game-changer for staying organized.

Crea un documento e inserisci tutti i dettagli che hai già.

Questo lavoro preparatorio è la base per trasformare una conversazione in un'azione concreta, come puoi vedere in questo semplice flusso di lavoro.

Come mostra il diagramma, una solida documentazione è il ponte tra la discussione e il portare a termine le cose. Un po' di struttura all'inizio rende tutto ciò che segue più fluido e accurato.

Rivedi i verbali passati per contesto

Ecco un passaggio che la maggior parte delle persone salta, ma che offre un enorme vantaggio: scansionare rapidamente i verbali dell’ultima riunione correlata. È come guardare la sezione "nei precedenti episodi" di una serie TV: ti fornisce un contesto fondamentale.

You’ll spot unresolved action items to listen for, or you might see parked topics that are likely to pop up again.

Queste conoscenze di base sono la tua arma segreta. Potrai collegare le nuove decisioni alle vecchie discussioni, rendendo i tuoi verbali molto più approfonditi e preziosi per l’intero team.

Catturare ciò che conta durante la riunione

La riunione è iniziata e le idee volano. Se cerchi di scrivere ogni singola parola, annegherai. Rimarrai indietro e ti perderai proprio le cose che avresti dovuto catturare.

La vera arte di redigere i verbali non consiste nel fare il dattilografo in tribunale; consiste nell’ascolto strategico. Il tuo compito è trovare il segnale nel rumore.

Think of yourself as a detective. You're hunting for three specific clues: decisions made, actions assigned, and the key discussion points that led to them. Everything else is just context. A simple way to stay focused is to think like a journalist: Who is doing what, by when, and why?

Ascolta l’Azione, Non Solo la Conversazione

È incredibilmente facile lasciarsi travolgere da una discussione che si muove velocemente. Il trucco è allenare l’orecchio a drizzarsi a certe frasi trigger. Nel momento in cui senti qualcuno dire: «Quindi, la decisione è...» oppure «Sarah, puoi occupartene tu?», la tua penna dovrebbe toccare la carta (o le tue dita dovrebbero iniziare a digitare).

Per tenere il passo, ti serve un sistema. Ho scoperto che una semplice stenografia fa una grande differenza. Non devi imparare una lingua completamente nuova, ti basta creare qualche scorciatoia coerente per te stesso.

This small change will dramatically speed up your note-taking, letting you keep pace without losing accuracy. For a deeper look at these kinds of techniques, our guide on how to take better meeting notes has a ton of practical tips.

E per favore, non avere paura di parlare. Se un punto d'azione suona vago—tipo "Qualcuno dovrebbe occuparsi del budget del Q3"—chiedi gentilmente un chiarimento. "Giusto per essere chiari, di quali informazioni specifiche abbiamo bisogno e chi è in ultima istanza responsabile di questo compito?" Una semplice domanda come questa evita a tutti confusione in futuro.

Considering how much time we spend in meetings, that clarity is essential. Professionals attend an average of 17.1 meetings per week, which adds up to nearly 15 hours. With the typical meeting running almost 52 minutes, making sure that time leads to clear outcomes is crucial. You can find more details in these meeting statistics.

Modelli di verbale di riunione per diversi scenari

Il modo in cui prendi appunti per una riunione formale del consiglio di amministrazione dovrebbe essere completamente diverso da come gestisci un brainstorming creativo libero. Devi adattare il tuo modello e la tua attenzione per adeguarli alla situazione.

Ecco una breve panoramica di come affronto tre tipi di riunioni comuni.

Abbinare il tuo stile alla riunione garantisce che i tuoi appunti siano davvero utili, e non solo un muro di testo che nessuno leggerà mai più.

And here’s a pro tip for virtual meetings: use timestamps. If a critical decision happens at the 15:32 mark of the recording, just jot down 32) next to your note. It makes it ridiculously easy for anyone to find the exact context later without having to scrub through the entire video.

Trasformare i tuoi appunti in verbali concretamente attuabili

Gli appunti che hai preso durante la riunione? Quelli sono per te. Il verbale rifinito che invii dopo? Quello è per tutti gli altri. È qui che inizia il vero lavoro: trasformare il tuo groviglio di appunti in un documento che porti davvero a fare le cose.

Senza questo passaggio, anche gli appunti più dettagliati possono risultare inefficaci, creando più confusione che chiarezza. L’obiettivo è creare un resoconto così chiaro che qualcuno che non era nemmeno presente possa leggerlo e sapere esattamente cosa è stato deciso e cosa deve fare dopo. Stai passando dall’essere un trascrittore a un narratore di risultati.

Dagli appunti grezzi al resoconto rifinito

Consideralo come un lavoro di revisione. Il tuo primo passaggio deve essere spietato. Elimina tutto il superfluo: le chiacchiere laterali, le divagazioni, le opinioni che non hanno portato a una decisione. Quello che rimane deve essere il nucleo della riunione.

Ogni serie di buoni verbali, indipendentemente dal tipo di riunione, deve centrare questi elementi di base:

A vague note like "Tom will handle the deck" is a recipe for disaster. A properly documented action item looks like this: " Tom Smith to finalize the Q3 sales deck and share it with leadership by EOD Friday, July 26th." There's no ambiguity there. If you want to dig deeper, our guide to mastering action item tracking for teams has more tips on this.

Tienilo Breve, Mandalo Veloce

Ecco qualcosa che sorprende molte persone: dei verbali ben fatti sono brevi. Una riunione di un’ora raramente richiede più di mezza pagina di verbale. L’attenzione è sempre sulla chiarezza: partecipanti, decisioni e compiti. Tutto qui. Per questo così tanti team ora si affidano a modelli e strumenti digitali: standardizzano il formato e mantengono tutti allineati senza bisogno di un’altra riunione per chiarire la precedente.

Inviare un breve riepilogo rafforza la responsabilità e mantiene il progetto in movimento. È una piccola cosa, ma spesso è la differenza tra un team produttivo e uno che continua solo a girare a vuoto in discussioni infinite.

Utilizzare strumenti di IA per una redazione più intelligente dei verbali

Diciamoci la verità, prendere manualmente i verbali delle riunioni può essere davvero pesante. Stai cercando di scrivere, ascoltare e partecipare tutto allo stesso tempo, ed è facile perdere dettagli importanti. Per fortuna, non siamo più bloccati solo con carta e penna. La tecnologia ci ha fornito un modo molto migliore per gestire gli appunti delle riunioni.

Gli strumenti basati sull'AI possono ora inserirsi nelle tue riunioni e agire come un assistente dedicato, occupandosi del noioso lavoro di trascrizione così che tu possa davvero concentrarti sulla conversazione. È un punto di svolta.

Think about tools like Otter.ai or Fireflies.ai. These platforms can join your call, automatically transcribe the entire conversation in real time, and even figure out who said what. The result is a searchable, time-stamped log of the whole discussion. This means you can finally stop worrying about capturing every single word and start contributing more to the meeting itself.

Come l'IA migliora il tuo ruolo

La vittoria più grande qui è l'efficienza. Quando un'IA gestisce la trascrizione grezza, il tuo ruolo cambia in modo davvero potente. Non sei più un dattilografo frenetico con la testa sepolta nel portatile.

Invece, puoi partecipare pienamente alla discussione. Puoi fare domande di approfondimento, capire l’atmosfera e guidare la conversazione. L’AI si occupa del lavoro più impegnativo, e molti strumenti possono persino generare bozze di riepiloghi, evidenziare gli argomenti chiave e segnalare potenziali elementi di azione per te.

Ad esempio, questa dashboard di Fireflies.ai mostra quanto possa essere organizzato l'output. Ottieni una trascrizione pulita, un elenco di speaker e gli argomenti tutti disposti davanti a te.

Questo tipo di struttura fa risparmiare un sacco di tempo dopo la fine della riunione. Dimentica di dover scorrere un lungo video della registrazione; ora puoi semplicemente cercare una parola chiave o andare direttamente alla parte della conversazione che devi rivedere.

I benefici e i punti ciechi

Sebbene questi strumenti siano fantastici, è intelligente usarli con piena consapevolezza. La trascrizione tramite IA non è infallibile. A volte può andare in difficoltà con accenti marcati, gergo specifico di un settore o momenti in cui tutti parlano uno sopra l'altro. Questo può portare ad alcune inesattezze che richiedono l'intervento umano per essere corrette.

C'è anche la questione della privacy e della sicurezza. Quando porti uno strumento di IA in una riunione, devi essere trasparente al riguardo. Assicurati che tutti i partecipanti alla call—sia i membri interni del team che gli ospiti esterni—sappiano che la sessione viene registrata e trascritta da un servizio di terze parti.

To see what a purpose-built AI tool for minutes can do, the faqir.ai product page offers a good look at specific features. And if you're looking to compare the top options out there, our complete guide on the best AI meeting assistant tools for 2025 breaks it all down.

La chiave è utilizzare questi strumenti per migliorare le tue competenze, non per delegare completamente la responsabilità di creare un resoconto accurato e affidabile della riunione.

Hai domande su come redigere i verbali delle riunioni? Abbiamo le risposte.

Even with the best templates and a solid game plan, meetings can get messy. When you're the one taking notes, you'll inevitably run into situations that make you pause and wonder, "How am I supposed to write this down?"

Non preoccuparti, capita a tutti. Vediamo insieme alcune delle situazioni più impreviste che ti capiterà di affrontare e come gestirle come se lo facessi da anni.

Quanti Dettagli Sono Troppi?

Questo è il punto cruciale. È molto allettante cercare di catturare tutto, creando una trascrizione parola per parola dell’intera riunione. Resisti a questo impulso. Il tuo compito non è fare il verbale come in tribunale; è creare un resoconto chiaro e conciso di ciò che è stato importante.

Concentrati sui risultati. Quali decisioni sono state prese? Quali sono stati i pochi punti chiave che hanno portato a quelle decisioni? E chi è responsabile di fare cosa, adesso? Questo è l’oro.

Ecco un semplice controllo di pancia che uso continuamente:

Se puoi dire con sicurezza "sì", l’hai centrato. Dimentica le chiacchiere laterali e le citazioni alla lettera, a meno che una frase specifica non sia assolutamente essenziale per capire una decisione.

Cosa faccio quando la conversazione deraglia?

Ah, la classica digressione. Succede praticamente in ogni riunione. Qualcuno tira fuori un argomento totalmente non correlato (ma magari importante!) e all’improvviso la conversazione deraglia.

Come persona incaricata di prendere appunti, non è tuo compito fare il poliziotto della riunione e riportare tutti a forza all’ordine del giorno. Il tuo ruolo è semplicemente documentare ciò che sta accadendo.

But you don't have to give these tangents prime real estate in your notes. A great little trick is to create a section at the bottom of your minutes called a "Parking Lot" or "For Later Discussion." Just jot down a quick note about the off-topic point. This keeps the main minutes clean and focused while making sure good ideas don't get lost.

Come Registrare Mozioni e Votazioni nelle Riunioni Formali

Quando redigi il verbale di una riunione formale, come quella di un consiglio di amministrazione o di un comitato, le regole cambiano. La precisione è tutto. Devi registrare qualsiasi mozione formale esattamente come è stata enunciata. Niente parafrasi in questo caso.

Per ogni movimento, devi registrare tre informazioni fondamentali: