How to Take Better Meeting Notes

Taking great notes isn't about writing everything down. It’s a three-part skill: prepare before the meeting, capture the important stuff during it, and organize everything so it’s actually useful afterward. Once you stop trying to transcribe every word and start using this approach, your notes will go from a messy record to a real tool that creates clarity and keeps everyone accountable.

Perché i tuoi appunti delle riunioni non funzionano

Ammettiamolo: la maggior parte degli appunti di riunione sono un disastro. Ci siamo passati tutti: esci da una riunione con pagine di scarabocchi frenetici, ma te ne vai senza avere la minima idea di cosa fare dopo. Questo di solito succede perché cadiamo nella trappola di limitarci a registrare ciò che viene detto invece di ascoltare attivamente ciò che conta davvero.

Il problema non è che non stai scrivendo abbastanza; è che stai catturando le informazioni sbagliate. Cercare di documentare l’intera conversazione parola per parola è un modo sicuro per andare in burnout e ti lascia con un muro di testo impossibile da utilizzare in seguito. Ancora più importante, ti distrae dall’ascolto e dalla partecipazione alla discussione vera e propria.

Da Stenografo Giudiziario a Stratega

Per migliorare davvero il tuo modo di prendere appunti, hai bisogno di un cambio di mentalità. Il tuo compito non è documentare la conversazione, ma estrarne le informazioni operative. Pensa ai risultati. Gli studi hanno dimostrato che le riunioni improduttive sono un enorme grattacapo per i dirigenti, e quasi sempre è perché non c’era uno scopo chiaro o un vero seguito. I tuoi appunti sono ciò che collega la discussione all’azione concreta.

Quindi, su cosa dovresti concentrarti? Si riduce a poche cose fondamentali:

Questo semplice framework ti aiuta a catturare ciò che è essenziale per andare avanti.

I tre pilastri della presa di appunti azionabile

Per renderlo ancora più chiaro, ho suddiviso questo approccio strategico in tre fasi distinte. Ogni fase ha un obiettivo specifico che si basa sulla precedente, trasformando un semplice compito in un processo potente.

Padroneggiando questi tre pilastri, ti assicuri che il tempo trascorso nelle riunioni si traduca direttamente in progresso.

Prepara il Contesto Prima che la Riunione Inizi

Believe it or not, the secret to great meeting notes has almost nothing to do with what happens during the meeting. It’s all about what you do in the few minutes beforehand.

Entrare in una riunione alla cieca è come cercare di cucinare una nuova ricetta senza dare prima un’occhiata agli ingredienti. Potresti ottenere qualcosa di commestibile, ma sarà un processo disordinato e stressante. Il vero lavoro avviene prima che il fuoco sia acceso.

So, what’s the biggest culprit behind unproductive meetings? A lack of a clear agenda. It’s a shockingly common problem. Research shows that only 37% of meetings come with an agenda, and 61% of C-suite execs point to that as the main reason meetings go off the rails. You can dig into more meeting productivity statistics to see just how deep this issue runs. When you do get an agenda, use it.

Figure Out What

Prima di unirti alla chiamata o entrare nella stanza, prenditi cinque minuti. Guarda l’agenda e poniti una semplice domanda: “Che cosa devo personalmente ottenere da questa conversazione?”

La tua risposta sarà diversa da quella di chiunque altro. Potresti aver bisogno di una decisione finale su un progetto che è bloccato. Forse ti serve una specifica tecnica chiarita, oppure devi solo sapere chi è responsabile del prossimo passo e entro quando.

Scrivere questi obiettivi personali è come dare al tuo cervello un foglio di trucchi. Ti prepara a concentrarti sulle informazioni che contano davvero per te. Questa piccola abitudine aziona un interruttore, trasformandoti da ascoltatore passivo in partecipante attivo in missione.

Ecco un modo rapido per inquadrare i tuoi pensieri:

This isn't about creating more work; it's about making the meeting work for you. You stop just reacting to the conversation and start steering it toward what you need.

Prepara il tuo spazio per prendere appunti

Never, ever start with a blank page. Whether you're using a tool like Notion or a classic paper notebook, set up a simple template before the meeting starts. This little bit of structure saves you from the frantic scramble of trying to organize your thoughts while three people are talking at once.

Il tuo modello non deve essere elaborato. Creare in anticipo solo alcuni spazi dedicati fa un’enorme differenza.

Prova a includere queste sezioni di base:

Con una tela preparata, entri nella riunione sentendoti calmo e in controllo. Non sei più solo uno scriba che cerca di stare al passo: sei uno stratega, pronto a catturare ciò che conta fin dal primo minuto.

Catturare ciò che conta davvero durante la riunione

Va bene, la riunione è iniziata e le idee volano. Questo è il momento in cui la maggior parte delle persone inciampa. Cercano di comportarsi come un cancelliere in tribunale, prendendo appunti furiosamente su ogni singola parola. È una ricetta per il burnout e, francamente, non è molto utile. Il tuo compito non è creare una trascrizione perfetta; è fare da filtro, tirando fuori l’oro dalla conversazione.

Per fare questo bene, devi allenare l’orecchio a riconoscere specifiche frasi trigger. Pensale come cartelli che urlano: "Ehi, questo è importante—scrivilo!" Quando ti concentri su questi segnali, i tuoi appunti diventano meno una questione di quantità e più una questione di qualità.

Ascolta l'Azione e la Responsabilità

The most critical information in any meeting is about what happens next. So, instead of getting lost in the weeds of the general discussion, laser-focus on commitments. You're hunting for moments when a decision is made or a task is handed out.

Aquí están los tipos de frases que deberían hacerte poner atención:

When you hear one of these, your only job is to capture the "who, what, and when" with absolute clarity. A vague note like "talked about marketing budget" is useless. A great note is "Sarah to send the final Q3 budget proposal to the team by Wednesday." One is noise; the other is an instruction.

Questo tipo di approccio strutturato, con simboli chiari e organizzazione, assicura che nulla di importante venga tralasciato.

Trova un metodo di presa di appunti che funzioni per te

Il cervello di ognuno è strutturato in modo diverso, quindi ciò che funziona per il tuo collega potrebbe non funzionare per te. La chiave è trovare un sistema che ti permetta di catturare rapidamente le informazioni senza perdere il filo della conversazione.

Ecco una rapida panoramica di alcuni metodi popolari per vedere quale potrebbe fare al caso tuo.

Confronto dei metodi di presa di appunti

Sperimenta con questi metodi e vedi cosa ti sembra più naturale. Potresti persino finire per creare un sistema ibrido tutto tuo. L’obiettivo è la chiarezza e la velocità, non seguire una formula rigida.

Sviluppa il tuo sistema di stenografia

Diciamoci la verità, le conversazioni si muovono velocemente. Cercare di stare al passo scrivendo tutto per esteso è una battaglia persa. È qui che entra in gioco un sistema personale di stenografia come arma segreta. Non hai bisogno di imparare una lingua completamente nuova: bastano pochi simboli coerenti per fare la differenza.

Rendilo intuitivo e personale. Ad esempio:

Using simple shortcuts like these helps you keep pace with the discussion, so you can stay engaged instead of having your head buried in your notebook. And staying engaged is crucial. Research shows that 52% of employees lose focus within the first 30 minutes of a meeting. According to meeting engagement statistics from Flowtrace, effective note-taking is one of the best ways to stay locked in.

Quando combini l'ascolto attivo con un semplice sistema di stenografia, cambi completamente le regole del gioco. Uscirai da ogni riunione con un resoconto chiaro e conciso di ciò che è stato deciso, chi sta facendo cosa e quando è previsto il termine.

Trasformare i tuoi appunti grezzi in passi attuabili

//www.youtube.com/embed/74EnZI5_DxE

La riunione è finita, ma il tuo lavoro non è ancora concluso. In questo momento, probabilmente hai un quaderno pieno di scarabocchi, abbreviazioni e pensieri a metà. Questo è solo il punto di partenza. La parte più importante per prendere appunti migliori avviene subito dopo che fai clic su "Lascia la riunione": trasformare quel materiale grezzo in un piano chiaro.

Don't let your notes get cold. All the context and nuance of the conversation are fresh in your mind for only a short window of time. I always make it a rule to process my notes within 15-20 minutes of the meeting ending. If I wait until the end of the day, I'm almost guaranteed to misinterpret my own shorthand or forget a crucial detail someone mentioned offhand.

Il Processo Rapido di Revisione e Perfezionamento

Ok, prima di tutto: ripulisci il caos. Non si tratta di riscrivere tutto da zero. Si tratta di tirare fuori le parti preziose e renderle comprensibili a qualcuno che non era presente (che potresti essere proprio tu tra due settimane).

Scansiona i tuoi appunti con un solo obiettivo in mente: estrarre valore. Per mia esperienza, qualsiasi riunione produttiva in realtà produce solo due cose che contano davvero.

Una volta che hai ottenuto questa versione distillata, è il momento di condividere quella chiarezza con il resto del team. In questo modo ti assicuri che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda e, cosa altrettanto importante, crei una responsabilità pubblica.

Distribuisci un semplice follow-up

You don't need to draft a formal, multi-page report. Honestly, no one will read it. A quick summary sent in an email or a shared Slack channel is almost always more effective. By doing this, you become the person who ensures things actually get done.

Mantieni il follow-up incredibilmente semplice e facile da scansionare. Ecco una struttura che uso da anni e che funziona alla grande:

Ad esempio, la tua sezione delle attività potrebbe apparire così:

Questo rapido rituale post-riunione è ciò che trasforma i tuoi appunti da promemoria personali in uno strumento potente per l’allineamento e l’esecuzione del team. È il passaggio finale e cruciale per prendere appunti che portino davvero all’azione.

Errori Comuni da Evitare nella Prendere Appunti

Anche i più diligenti nel prendere appunti possono cadere in alcune trappole. Individuare questi errori comuni è il primo passo per rendere i tuoi appunti davvero utili dopo la fine della riunione.

The biggest mistake I see people make is trying to act like a court stenographer. You can't—and shouldn't—write down every single word. When you're frantically typing or scribbling, you stop listening to understand and start listening just to transcribe. You'll capture the words but completely miss the meaning behind them.

Un altro errore classico è farsi prendere troppo la mano con le abbreviazioni. Quel simbolo strano che hai inventato al volo può sembrarti geniale al momento, ma diventa uno scarabocchio inutile quando il giorno dopo non ti ricordi più cosa significhi. Mantieni le cose semplici e attieniti a un sistema che conosci.

Idee Vaghe vs. Azioni Concrete

È qui che spesso si perde il vero valore di una riunione. I tuoi appunti diventano un miscuglio di pensieri interessanti e punti di brainstorming, ma non c’è chiarezza su ciò che è stato effettivamente deciso o su chi dovrebbe fare cosa.

È una ricetta per progetti bloccati e scadenze mancate.

La soluzione è sorprendentemente semplice: crea una chiara separazione visiva nelle tue note per due cose: