how to record a meeting on webex: Quick Guide

Learning how to hit the record button in Webex does more than just capture a conversation; it turns a fleeting moment into a lasting asset. Think of it as creating a permanent record for compliance, a life-saver for teammates who couldn't make it, or even the raw material for your next great training session.

Perché dovresti registrare le tue riunioni Webex

Registrare le tue riunioni è una piccola abitudine con un enorme ritorno. Crea una cronologia accessibile e ricercabile, assicurando che decisioni e conversazioni critiche non svaniscano semplicemente nel nulla. Per qualsiasi team che deve conservare registri per conformità o gestione dei progetti, questo non è solo utile: è essenziale.

Immagina un nuovo membro del team che inizia un progetto dopo sei settimane. Invece di programmare un altro kickoff per metterlo al passo, puoi semplicemente inviargli la registrazione. Oppure, una telefonata impegnativa con un cliente può diventare una masterclass per il tuo team di vendita, mostrando esattamente come gestire obiezioni complicate nel mondo reale.

Creazione di una Libreria di Conoscenze

Ogni riunione che registri aggiunge un altro libro alla biblioteca interna della tua azienda. In pratica stai costruendo il tuo centro di formazione privato e on-demand.

With around 650 million participants joining meetings every month, Webex is a huge part of how modern teams get work done. These video conferencing statistics really put the scale of its use into perspective.

Configurazione per una registrazione perfetta su Webex

Una registrazione perfetta non avviene semplicemente quando premi il pulsante rosso: inizia con un po' di preparazione. Prima di fare qualsiasi altra cosa, devi assicurarti di avere effettivamente la possibilità di registrare.

In Webex, only a host or a co-host can start a recording. If you’re not in charge of the meeting, you’ll have to ask the host to bump you up to co-host status before things get underway. Simple as that.

Se sei l’organizzatore e ancora non vedi il pulsante di registrazione, probabilmente si tratta di un’impostazione a livello di account. L’amministratore del tuo sito controlla chi può e chi non può registrare, quindi di solito basta un rapido messaggio al tuo team IT o all’amministratore Webex per sistemare la cosa.

Questa infografica analizza alcune delle ragioni più comuni per cui i team premono il tasto di registrazione, dalla creazione di una libreria di formazione al semplice mantenere tutti aggiornati.

Come puoi vedere, si tratta di far durare le informazioni. Che sia per la conformità, per formare i nuovi assunti o per condividere un aggiornamento importante con chi non ha potuto partecipare, una registrazione è la tua migliore alleata.

Cloud vs. Locale: Dove Dovresti Salvare la Tua Registrazione?

Una delle prime grandi decisioni che prenderai è dove salvare il file della riunione. Webex ti offre due opzioni valide e la scelta giusta dipende davvero da cosa hai intenzione di fare con la registrazione dopo la fine della riunione.

Ho preparato una tabella veloce per aiutarti a decidere a colpo d’occhio.

Registrazione Webex su Cloud vs Locale in Sintesi

For most people, most of the time, cloud recording is the way to go. It’s faster, gives you more useful information like transcripts, and sharing is a breeze.

Come registrare una riunione Webex passo dopo passo

Alright, now that your settings are configured, you're ready for the main event. Getting the hang of recording a Webex meeting is actually pretty simple once you know where to look. Let's walk through starting, managing, and stopping your recording so it becomes second nature.

Everything starts with the Record button. You'll usually find it in the control bar at the bottom of your meeting window. When you click it, Webex will ask where you want to save the file: to the cloud or right onto your computer. As we covered earlier, the cloud is almost always the better option for easy sharing and getting those handy automatic transcripts.

Once you pick your destination and hit Record again, you're officially live.

Avviare e Gestire la Registrazione

Non appena inizia la registrazione, vedrai un indicatore rosso da qualche parte nella parte superiore dello schermo. Di solito è un puntino lampeggiante o una piccola icona. Questo è un segnale visivo molto importante sia per te che per i tuoi partecipanti, perché rende chiaro che la sessione viene registrata. È una piccola cosa, ma è fondamentale per la trasparenza.

Questo screenshot mostra esattamente come appaiono i controlli del registratore, con il brillante indicatore rosso e le opzioni per mettere in pausa o fermare proprio lì.

Questa piccola interfaccia è il tuo centro di comando per la registrazione. I pulsanti di pausa e di stop sono le tue armi segrete per ottenere un video finale pulito e rifinito, senza bisogno di un sacco di montaggio in seguito.

Onestamente, la possibilità di mettere in pausa e riprendere è una delle funzionalità più sottovalutate. Siamo stati tutti in riunioni che vanno fuori tema o che fanno una pausa non programmata. Invece di registrare tutto quel silenzio o le chiacchiere fuori tema, ti basta premere pausa.

Ecco come lo uso continuamente:

È una semplice mossa che mi evita un sacco di mal di testa in fase di montaggio più avanti.

Interrompere la registrazione e cosa succede dopo

When the meeting wraps up, all you have to do is click the Stop button. Webex will show a confirmation pop-up, which is great for preventing you from accidentally stopping it mid-session. Once you confirm, the recording process is officially over.

Quindi cosa succede dopo? Dipende da dove hai scelto di salvarlo.

If you recorded locally, Webex will start converting the file right away and save it to your computer as an MP4.

Se hai scelto l’opzione cloud, la registrazione viene elaborata sui server di Webex. Riceverai un’email con un link non appena sarà pronta da guardare, condividere o scaricare. Di solito questo richiede da pochi minuti fino a un’ora, principalmente a seconda della durata della riunione.

Personalizzare il layout e le impostazioni di registrazione

Andare oltre le opzioni di registrazione predefinite è ciò che distingue una registrazione discreta da una davvero professionale. Il layout che scegli può cambiare radicalmente il modo in cui il tuo pubblico interagisce con i contenuti, quindi vale la pena riflettere su ciò che si adatta meglio allo scopo della tua riunione.

A lively team brainstorm or a panel discussion, for example, really comes to life in Grid view. This layout shows everyone on camera at once, capturing that collaborative energy. It makes the viewer feel like they're right there in the room with the team.

Scegliere la migliore visualizzazione per i tuoi contenuti

On the other hand, if you're running a training session or a product demo, the Active Speaker and Content view is usually the way to go. This view smartly switches focus between the person speaking and whatever they're sharing on their screen, whether it’s a slide deck or a live software walkthrough. It keeps the audience focused on what matters most.

And for those times when the presentation itself is the main event? Go with the Content-only view. I find this is perfect when my slides are packed with important details and I want to remove any potential distractions.

Ottimizzare le impostazioni di registrazione

Once you've picked a layout, a couple of other settings can make a big difference. I always recommend enabling automatic transcription. This gives you a searchable text version of the entire meeting, which is a lifesaver when you need to find a specific comment or decision later. You can take this a step further by using Webex AI tools to automatically generate summaries and action items from those transcripts.

You can also lock the video on one specific participant. This is a great feature for formal interviews or when you have a main speaker for a long portion of the meeting. Little controls like these are what make your recordings look polished and intentional. It’s this kind of reliability and control that contributes to the high satisfaction rates for Webex, where 95% of users are happy with its recording and collaboration tools. That trust is also why 92% of Webex Calling users are willing to repurchase the service. You can read more about Webex user satisfaction on electroiq.com.

Trovare, Condividere e Gestire le tue Registrazioni Webex

Quindi, la riunione è finita. Cosa succede adesso?

If you recorded locally, the MP4 file is already sitting on your computer, ready to go. For cloud recordings, Webex needs a few minutes to process the video. Once it's done, you'll get an email with a direct link. Easy.

You can also find all your cloud recordings in one place. Just log into your Webex site and head over to the Recordings tab on the left-hand navigation bar. This is your command center for every meeting you've saved.

Condivisione e protezione dei tuoi contenuti

Condividere una registrazione cloud è semplice come copiare il link e inviarlo. Ma prima di premere invio, è intelligente pensare a chi dovrebbe vederla. Puoi rendere il link pubblico affinché chiunque possa visualizzarlo oppure limitarlo in modo che solo le persone della tua azienda che hanno effettuato l’accesso possano accedervi.

Quando tratti informazioni sensibili, aggiungi sempre un livello di protezione. Ci vuole solo un secondo.

These two controls give you peace of mind, ensuring your recording stays in the right hands. And if you're dealing with a massive recording file, you might want to compress a meeting recording for easier sharing.

Le registrazioni di Webex possono fare molto più che restare semplicemente lì. Gli amministratori del sito possono estrarre report dettagliati per vedere chi guarda cosa. Inoltre, la trascrizione integrata trasforma il tuo video in un documento ricercabile, che è una salvezza quando hai bisogno di trovare quella decisione chiave senza riguardarti tutta l’ora.

If you're looking to really level up your post-meeting workflow, check out our guide on //summarizemeeting.com/blog/how-to-automatically-summarize-meeting-recordings-in-2025-6-best-methods. It's a game-changer for getting highlights fast.

Domande comuni sulle registrazioni Webex con risposta

Anche quando i passaggi sembrano semplici, sorgono sempre delle domande. Ci sono passato anch’io. Per evitarti di scavare in infiniti forum di supporto, ho messo insieme le risposte alle domande più comuni che ricevo sulla registrazione delle riunioni Webex.

Pensalo come il tuo promemoria personale per quei piccoli momenti di "e se...".

Posso registrare una riunione Webex se non sono l'organizzatore?

La risposta breve è no. La registrazione in Webex è una funzione basata su autorizzazioni, quindi solo l’organizzatore o un co-organizzatore vedranno il pulsante "Registra".

Se hai bisogno di registrare una sessione, dovrai chiedere direttamente all’host. Può avviare la registrazione per tutti oppure renderti co-host così potrai gestirla tu stesso.

Dove vanno a finire le mie registrazioni Webex?

Tutto dipende dalla scelta che hai fatto quando hai iniziato a registrare. Hai due destinazioni principali:

Quanto tempo ci vorrà prima che la mia registrazione nel cloud sia pronta?

La pazienza è fondamentale qui, ma di solito non dovrai aspettare a lungo. I tempi di elaborazione per le registrazioni nel cloud possono variare un po'. Una breve riunione di 30 minuti potrebbe essere pronta in pochi minuti. Una sessione di approfondimento di due ore richiederà naturalmente più tempo.

In ogni caso, non devi continuare a controllare. Webex ti invierà un'email con un link non appena avrà finito l'elaborazione e il video sarà pronto da guardare.

Webex registra le sessioni in sottogruppi?

This is a big one that catches a lot of people off guard. The main meeting recording does not capture what happens inside breakout sessions. When you start breakouts, the main recording automatically pauses and then resumes once everyone returns.

Se hai bisogno di registrare ciò che sta accadendo in una specifica breakout room, un host o co-host deve unirsi fisicamente a quella stanza secondaria e avviare una nuova registrazione separata dall’interno di essa.

And if you want to go from a Webex beginner to a pro, you should check out these comprehensive Webex tips and tricks to really master the platform.

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