Berhenti memulai dari nol untuk setiap rapat. Delapan template agenda Notion gratis ini mencakup semua jenis rapat, dari daily standup hingga rapat dewan.
Mengapa Template Notion Mengalahkan Agenda Generik
Templat Notion beradaptasi dengan alur kerja Anda sekaligus mempertahankan struktur. Tidak seperti dokumen statis, templat ini mencakup basis data, automasi, dan fitur kolaborasi yang berkembang sesuai kebutuhan tim Anda.
Manfaat Paket Template
Setiap template mencakup bagian yang sudah dibuat sebelumnya, koneksi database, dan elemen yang dapat disesuaikan:
- Pelacakan item tindakan dengan penanggung jawab dan tanggal jatuh tempo
- Basis data riwayat rapat untuk referensi yang mudah
- Manajemen peserta dan penetapan peran
- Alat pelacakan waktu dan kepatuhan agenda
- Sistem otomatisasi tindak lanjut dan pengingat
Template 1: Agenda Standup Harian
Sempurna untuk tim agile dan check-in harian. Template ini menjaga standup tetap fokus dan produktif dengan bagian-bagian yang dibatasi waktu.
Struktur Standup
Format tujuh menit dengan manajemen waktu bawaan:
- Pembukaan (1 menit): Cek-in tim singkat dan fokus
- Pencapaian kemarin (2 menit): Apa yang telah diselesaikan
- Prioritas hari ini (2 menit): Apa yang akan dikerjakan
- Hambatan dan bantuan yang dibutuhkan (1 menit): Masalah yang memerlukan dukungan
- Langkah berikutnya (1 menit): Tindakan dan tindak lanjut
Fitur Standup
Alat pelacakan dan akuntabilitas bawaan:
- Pelacakan kemajuan tujuan sprint
- Sistem eskalasi pemblokir
- Indikator kapasitas tim
- Pelacakan durasi rapat
Template 2: Rapat One-on-One
Kerangka terstruktur untuk percakapan rutin manajer–karyawan dengan fokus pada pengembangan karier dan pembangunan hubungan.
Bagian Satu lawan Satu
Kerangka diskusi komprehensif:
- Cek kondisi pribadi dan diskusi kesejahteraan
- Pembaruan proyek saat ini dan tinjauan progres
- Identifikasi tantangan dan kebutuhan dukungan
- Pengembangan karier dan peluang pertumbuhan
- Pertukaran umpan balik dan penetapan tujuan
- Tindak lanjut dan persiapan rapat berikutnya
Template 3: Rapat Kickoff Proyek
Luncurkan proyek dengan sukses melalui perencanaan yang komprehensif dan penyelarasan pemangku kepentingan sejak hari pertama.
Komponen Kickoff
Elemen dasar fondasi proyek yang esensial:
- Definisi visi proyek dan kriteria sukses
- Matriks peran dan tanggung jawab pemangku kepentingan
- Tonggak waktu dan jadwal pengiriman
- Alokasi sumber daya dan ikhtisar anggaran
- Strategi penilaian risiko dan mitigasi
- Rencana komunikasi dan struktur pelaporan
Template 4: Agenda Sprint Review
Pamerkan pekerjaan yang telah selesai dan kumpulkan masukan pemangku kepentingan dalam demonstrasi sprint yang terstruktur.
Format Ulasan
Struktur demonstrasi berfokus pada stakeholder:
- Ringkasan pencapaian tujuan sprint
- Demonstrasi user story yang telah diselesaikan
- Pengumpulan masukan pemangku kepentingan
- Pembaruan dan prioritisasi product backlog
- Pratinjau perencanaan sprint berikutnya
Template 5: Agenda Rapat Dewan
Rapat tata kelola tingkat eksekutif dengan struktur formal untuk pengambilan keputusan strategis dan pengawasan organisasi.
Unsur-Unsur Rapat Dewan
Struktur tata kelola formal
- Pemanggilan sidang dan verifikasi kehadiran
- Persetujuan risalah rapat sebelumnya
- Laporan eksekutif dan pembaruan keuangan
- Laporan dan rekomendasi komite
- Keputusan strategis dan butir pemungutan suara
- Sesi eksekutif dan penutupan rapat
Template 6: Rapat Mingguan Tim
Sinkronisasi rutin tim dengan fokus seimbang pada pekerjaan saat ini, prioritas yang akan datang, dan pengembangan tim.
Struktur Mingguan
Format komunikasi tim yang konsisten:
- Pengumuman tim dan pembaruan organisasi
- Laporan status proyek dan kemajuan tonggak pencapaian
- Perencanaan dan penetapan prioritas untuk minggu depan
- Kolaborasi lintas tim dan ketergantungan
- Peluang berbagi keterampilan dan belajar
- Masukan tim dan peningkatan proses
Template 7: Rapat Retrospektif
Rapat berfokus pada perbaikan berkelanjutan untuk refleksi tim dan optimalisasi proses.
Kerangka Retrospektif
Diskusi peningkatan terstruktur:
- Rekap sprint atau periode dan metrik utama
- Perayaan dan penguatan atas hal-hal yang berjalan dengan baik
- Apa yang bisa ditingkatkan dalam identifikasi
- Butir tindakan untuk perubahan proses
- Perencanaan eksperimen dan ukuran keberhasilan
Templat 8: Agenda Rapat Klien
Struktur rapat eksternal profesional untuk hubungan klien, pembaruan proyek, dan manajemen pemangku kepentingan.
Struktur Rapat Klien
Komunikasi eksternal profesional
- Penyambutan dan pembangunan hubungan
- Tinjauan kemajuan proyek dan hasil kerja
- Umpan balik klien dan perubahan kebutuhan
- Pembaruan lini masa dan perencanaan tonggak
- Diskusi anggaran dan alokasi sumber daya
- Langkah selanjutnya dan penugasan item tindakan
Cara Menyiapkan Paket Template Anda
Membuat template ini berfungsi di workspace Notion Anda memerlukan penyiapan database yang tepat dan konfigurasi template yang benar.
Penyiapan Ruang Kerja Awal
Buat fondasi untuk semua template rapat:
- Buat halaman utama Meeting Hub untuk navigasi
- Menyiapkan Basis Data Rapat dengan koneksi template
