📊 टूल के अनुसार डेटा रिटेंशन नीतियाँ
| उपकरण | नि:शुल्क योजना प्रतिधारण | पेड प्लान प्रतिधारण | कस्टम नीति |
|---|---|---|---|
| Fireflies.ai | 12 महीने | असीमित | ✅ एंटरप्राइज़ |
| Otter.ai | सीमित | अनुकूलन योग्य | ✅ बिजनेस/एंटरप्राइज |
| Zoom AI Companion | प्रति खाता सेटिंग्स | प्रति खाता सेटिंग्स | ✅ ज़ीरो रिटेंशन विकल्प |
| जेमी एआई | प्रोसेसिंग के बाद ऑडियो हटा दिया गया | ट्रांसक्रिप्ट्स सहेजे गए | ⚠️ सीमित |
| tl;dv | असीमित स्टोरेज | असीमित स्टोरेज | ✅ एंटरप्राइज़ |
महत्वपूर्ण नोट
Fireflies.ai बनाए रखता है 0-दिन डेटा प्रतिधारण नीति उनके transcription और LLM विक्रेताओं के साथ, जिसका अर्थ है कि आपका डेटा किसी तृतीय पक्ष द्वारा संग्रहीत नहीं किया जाता है और न ही AI प्रशिक्षण के लिए उपयोग किया जाता है।
🇪🇺 GDPR के तहत आपके अधिकार
मिटाने का अधिकार (अनुच्छेद 17)
- ✓किसी भी समय अपने सभी व्यक्तिगत डेटा को हटाने का अनुरोध करें
- ✓Data must be deleted "without undue delay"
- ✓बैठक की रिकॉर्डिंग, प्रतिलेख, और सारांश पर लागू होता है
- ✓कंपनियों को आसान विलोपन तंत्र प्रदान करने चाहिए
प्रवेश का अधिकार (अनुच्छेद 15)
- ✓कंपनी के पास आपके बारे में मौजूद सभी डेटा देखें
- ✓जानें कि डेटा कितने समय तक संग्रहीत किया जाएगा
- ✓समझें कि आपके डेटा तक किसकी पहुँच है
- ✓अपना डेटा पोर्टेबल फ़ॉर्मेट में डाउनलोड करें
डेटा न्यूनतमकरण (अनुच्छेद 5)
- ✓कंपनियाँ केवल वही डेटा एकत्र कर सकती हैं जिसकी उन्हें वास्तव में आवश्यकता हो
- ✓डेटा को आवश्यक से अधिक समय तक नहीं रखा जाना चाहिए
- ✓पुराने या अप्रासंगिक डेटा को हटाया जाना या अनाम किया जाना चाहिए
📁 कौन‑सा डेटा संग्रहीत किया जाता है?
🎙️ ऑडियो/वीडियो फाइलें
- •अक्सर ट्रांसक्रिप्शन के तुरंत बाद हटा दिए जाते हैं
- •कुछ टूल गुणवत्ता जांच के लिए 30 दिनों तक डेटा सुरक्षित रखते हैं
- •Zoom का थर्ड-पार्टी AI अधिकतम 30 दिनों तक डेटा संग्रहीत रखता है
- •एंटरप्राइज प्लान अक्सर शून्य ऑडियो रिटेंशन प्रदान करते हैं
📝 ट्रांसक्रिप्ट्स और सारांश
- •आमतौर पर उपयोगकर्ता की पहुँच के लिए अनिश्चितकाल तक संग्रहीत किया जाता है
- •उपयोगकर्ताओं द्वारा मैन्युअल रूप से हटाया जा सकता है
- •एंटरप्राइज़ टूल्स स्वचालित समाप्ति प्रदान करते हैं
- •कचरे में डाली गई आइटम 30 दिनों के बाद अपने आप डिलीट हो जाती हैं
👤 खाता और उपयोग डेटा
- •ईमेल, नाम, और बिलिंग जानकारी
- •लॉगिन इतिहास और सत्र डेटा
- •फ़ीचर उपयोग विश्लेषण
- •खाते को हटाए जाने तक बरकरार रखा जाएगा
🔗 इंटीग्रेशन डेटा
- •कैलेंडर एक्सेस टोकन
- •CRM सिंक डेटा और संपर्क
- •वर्कस्पेस कनेक्शन क्रेडेंशियल्स
- •खाता सेटिंग्स के माध्यम से रद्द करने योग्य
🛡️ डेटा सुरक्षा सर्वोत्तम प्रथाएँ
व्यक्तियों के लिए
- • नियमित रूप से पुरानी मीटिंग रिकॉर्डिंग की समीक्षा करें और उन्हें हटाएँ
- • ऐसे टूल्स का उपयोग करें जिनमें डेटा हटाने के स्पष्ट विकल्प हों
- • जब संभव हो तो स्वचालित ट्रांसक्रिप्ट समाप्ति सक्षम करें
- • GDPR-अनुपालन प्रोसेसिंग के लिए EU-आधारित प्रदाताओं को चुनें
- • साइन अप करने से पहले गोपनीयता नीतियों की समीक्षा करें
संगठनों के लिए
- • पूरे संगठन के लिए रिटेंशन नीतियाँ लागू करें
- • कस्टम डेटा नियंत्रणों के साथ एंटरप्राइज प्लान का उपयोग करें
- • नियमित रूप से डेटा ऑडिट और सफ़ाई करें
- • कर्मचारियों को डेटा हैंडलिंग प्रक्रियाओं पर प्रशिक्षित करें
- • सुनिश्चित करें कि DPA (डेटा प्रोसेसिंग एग्रीमेंट) लागू हो
- • SOC 2 टाइप II प्रमाणन वाले टूल्स चुनें
जब आप अपना खाता हटाते हैं
- • हटाने से पहले पूर्ण डेटा निर्यात का अनुरोध करें
- • हटाने की समयसीमा की पुष्टि करें (आमतौर पर 30 दिनों के भीतर)
- • पहले सभी तृतीय-पक्ष इंटेग्रेशन रद्द करें
- • जांचें कि क्या बैकअप भी हटाए गए हैं
- • डेटा मिटाने की लिखित पुष्टि प्राप्त करें
⚙️ स्वचालित अनुपालन सुविधाएँ
आधुनिक एआई मीटिंग टूल्स तेजी से स्वचालित अनुपालन सुविधाएँ प्रदान कर रहे हैं ताकि संगठनों को नियामक आवश्यकताओं को पूरा करने में मदद मिल सके:
स्वचालित प्रतिधारण प्रबंधन
- • नीति-आधारित डेटा समाप्ति
- • श्रेणी-विशिष्ट रिटेंशन नियम
- • स्वचालित हटाने वर्कफ़्लोज़
- • अनुपालन रिपोर्टिंग डैशबोर्ड्स
एक्सेस कंट्रोल ऑटोमेशन
- • भूमिका-आधारित अनुमति प्रवर्तन
- • जानने-योग्य एक्सेस सिद्धांत
- • ऑडिट ट्रेल जनरेशन
- • स्वचालित एक्सेस निरस्तीकरण
📅 2025-2026 नियामक अपडेट्स
- 📋GDPR सरलीकरण: यूरोपीय आयोग से उम्मीद की जाती है कि वह जून 2025 तक जीडीपीआर को सरल बनाने के लिए प्रस्ताव पेश करेगा, जो एसएमई के लिए रिकॉर्ड रखने के बोझ को कम करने पर केंद्रित होगा।
- 🔍बढ़ी हुई ऑडिट्स: नियामक डेटा प्रतिधारण और न्यूनिकीकरण ऑडिट को प्राथमिकता दे रहे हैं, उन कंपनियों को निशाना बना रहे हैं जो बिना स्पष्ट औचित्य के डेटा संग्रहीत रखती हैं।
- 🤖AI-विशिष्ट दिशानिर्देश: यूरोपीय डेटा संरक्षण बोर्ड ने GDPR अनुपालन में AI के उपयोग पर अपने विचार साझा किए हैं, जिसमें प्रशिक्षण डेटा के रखरखाव की समय-सीमा पर विशेष जोर दिया गया है।
- 📊अनुच्छेद 22 प्रवर्तन: एआई-आधारित प्रणालियों के लिए मानव पर्यवेक्षण की आवश्यकता के साथ स्वचालित निर्णय लेने के नियमों का कड़ा प्रवर्तन।
❓ अपने प्रदाता से पूछने के लिए प्रश्न
- 1.आप मीटिंग रिकॉर्डिंग्स और ट्रांसक्रिप्ट्स कितने समय तक सुरक्षित रखते हैं?
- 2.क्या मैं अपनी संस्था के लिए कस्टम रिटेंशन अवधि सेट कर सकता/सकती हूँ?
- 3.क्या मेरे डेटा का उपयोग आपके AI मॉडलों को प्रशिक्षित करने के लिए किया जाता है?
- 4.अगर मैं अपनी सदस्यता रद्द कर दूँ तो मेरे डेटा का क्या होगा?
- 5.मेरा डेटा भौगोलिक रूप से कहाँ संग्रहीत किया जाता है?
- 6.क्या आपके पास डेटा प्रोसेसिंग एग्रीमेंट (DPA) उपलब्ध है?
- 7.किन तृतीय-पक्ष प्रोसेसरों को मेरे डेटा तक पहुंच है?
- 8.मैं पूर्ण डेटा हटाने का अनुरोध कैसे करूँ?