🎯 Zentrale Auswahlkriterien

🚀 Funktionale Anforderungen

Kernfunktionen

✓Funktionen zur Meeting-Aufzeichnung
✓Genauigkeit der automatischen Transkription
✓KI-gestützte Zusammenfassung
✓Extraktion von Aktionspunkten
✓Sprechererkennung

Erweiterte Funktionen

✓Mehrsprachige Unterstützung
✓Zusammenarbeit in Echtzeit
✓Benutzerdefinierte Vorlagen
✓Analysen und Einblicke
✓Suchfunktionen

🔧 Technische Spezifikationen

Plattformunterstützung

• Zoom-Integration
• Unterstützung für Microsoft Teams
• Google Meet-Kompatibilität
• Webex-Integration
• Eigenständige Plattform

Sicherheitsfunktionen

• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
• SOC 2-Konformität
• DSGVO-Konformität
• Steuerung der Datenspeicherung
• Zugriffsberechtigungen

Leistung

• Skalierbarkeitsgrenzen
• Verarbeitungsgeschwindigkeit
• Zuverlässige Betriebszeit
• API-Antwortzeiten
• Mobile Performance

👥 Faktoren der Benutzererfahrung

🎨

Schnittstellendesign

Intuitive Navigation, klares Layout, Einhaltung der Barrierefreiheitsstandards

📚

Lernkurve

Einrichtungsaufwand, Schulungsanforderungen, Benutzer-Onboarding

📱

Mobile-Erlebnis:

App-Verfügbarkeit, Funktionsgleichheit, Offline-Funktionen

🎯

Workflow-Anpassung, Branding-Optionen, Konfigurationsflexibilität

📊 Evaluierungsframeworks

⚖️ Gewichtete Bewertungstabelle

Kriterienkategorie	Gewichts-%	Tool A Punktzahl	Tool B Punktzahl	Tool C Punktzahl
Funktionalität	35%	8.5	7.2	9.1
Benutzererfahrung	25%	7.8	9.0	8.3
Technische Anforderungen	20%	9.2	8.1	7.6
Kosten & Wert	15%	6.5	8.8	7.9
Support & Schulung	5%	8.0	7.5	8.7
Gewichtete Gesamtsumme	100%	8.1	8.0	8.4

🔬 Rahmen für Pilotversuche

Phase 1: Erste Bewertung (Woche 1–2)

•Einrichtung und Konfigurationstests
•Überprüfung der grundlegenden Funktionalität
•Überprüfung der Integrationskompatibilität
•Bewertung der Benutzeroberfläche

Phase 2: Praxistest (Woche 3–6)

•Live-Meeting-Aufzeichnungen
•Sammlung von Nutzerfeedback
•Leistungsüberwachung
•Testen der Workflow-Integration

Erfolgsmessgrößen

Adoptionsrate

% der Nutzer, die das Tool aktiv verwenden

Zufriedenheitswert:

Benutzerfeedback-Bewertung (1–10)

Effizienzsteigerung

Zeitersparnis im Vergleich zum bisherigen Prozess

🔍 Wichtige Entscheidungsfaktoren

💰 Kostenüberlegungen

Direkte Kosten

• Monatliche/jährliche Abonnementgebühren
• Lizenzkosten pro Benutzer
• Einrichtungs- und Implementierungsgebühren
• Schulungs- und Einarbeitungskosten
• Ausgaben für die Entwicklung von Integrationen

Versteckte Kosten

• Gebühren für Speicherüberschreitung
• Premium-Supportgebühren
• Anpassungskosten
• Umzugskosten
• Laufende Wartungsanforderungen

Formel für die Gesamtbetriebskosten (TCO):

TCO = (Anschaffungskosten + jährliche Abonnementgebühren + Supportkosten + Schulungskosten) × Anzahl der Jahre

⏰ Implementierungszeitplan

Schnellstart (1–2 Wochen)Grundlegende Einrichtung, minimale Anpassung

Standardimplementierung (1–2 Monate)Vollständige Integration, Benutzerschulung

Unternehmensweite Bereitstellung (3–6 Monate)Benutzerdefinierte Workflows, Sicherheitskonformität

⚠️ Risikobewertung

Technische Risiken

• Probleme mit der Integrationskompatibilität
• Herausforderungen bei der Datenmigration
• Leistungsengpässe
• Sicherheitslücken
• Skalierungsbeschränkungen

Geschäftsrisiken

• Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit des Anbieters
• Risiken der Einstellung von Funktionen
• Compliance-Lücken
• Herausforderungen bei der Benutzerakzeptanz
• Potenzial für Kostensteigerungen

👥 Leitfaden zur Stakeholder-Bewertung

🗣️ Stakeholder-Anforderungsmatrix

Stakeholder	Hauptanliegen	Erfolgskriterien	Einflussniveau
IT-Abteilung	Sicherheit, Integration, Wartung	Nahtlose Bereitstellung, minimale Support-Tickets	Hoch
Führungsteam	ROI, strategische Ausrichtung, Compliance	Messbare Produktivitätssteigerungen	Hoch
Endbenutzer	Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Funktionen	Verbesserte Meeting-Effizienz	Medium
Recht/Compliance	Datenschutz, regulatorische Anforderungen	Vollständige Compliance-Garantie	Medium
Finanzen	Kostenkontrolle, Budgetauswirkung	Planbare Kosten, klarer ROI	Niedrig

🛠️ Bewertungs-Tools & Vorlagen

📝 Vorlage zur Anforderungserhebung

Funktionale Anforderungen

□ Qualitätsstandards für Aufnahmen
□ Schwellenwerte für Transkriptionsgenauigkeit
□ Integrationsanforderungen
□ Sprachunterstützungsbedarf
□ Anforderungen an KI-Funktionen

Nicht-funktionale Anforderungen

□ Leistungsbenchmarks
□ Sicherheitsstandards
□ Skalierbarkeitsanforderungen
□ Verfügbarkeitsziele
□ Compliance-Anforderungen

🎯 Checkliste zur Anbieterauswahl

Vorbereitung vor der Demo

□ Definieren Sie spezifische Anwendungsfälle für die Demonstration
□ Bereite realistische Testdaten vor
□ Wichtige Stakeholder für die Teilnahme an der Demo auflisten
□ Bewertungs-Scorecard erstellen
□ Entscheidungszeitplan und Kriterien festlegen

Während der Demo-Bewertung

□ Teste mit deinen tatsächlichen Meeting-Typen
□ Benutzeroberfläche auf Verständlichkeit prüfen
□ Integrationsfähigkeiten bewerten
□ Sicherheits- und Compliance-Funktionen überprüfen
□ Mobile- und Offline-Funktionalität testen

Nachbereitung nach der Demo

□ Fordere detaillierte Preisaufschlüsselung an
□ Kundenreferenzen einholen
□ Sicherheitsdokumentation überprüfen
□ Probezeitbedingungen aushandeln
□ Vergleich mit anderen Anbietern

✨ Best Practices für die Auswahl

🎯 Do's

✓

Beginnen Sie mit klaren Anforderungen:

Definieren Sie unverzichtbare vs. nice-to-have Funktionen vor der Bewertung

✓

Beziehen Sie wichtige Stakeholder ein:

Beziehen Sie die IT, Endbenutzer und Entscheidungsträger in den Prozess ein

✓

Führen Sie gründliche Pilotversuche durch:

Testwerkzeuge in realen Szenarien mit tatsächlichen Nutzern einsetzen

✓

Plan für Change Management:

Berücksichtigen Sie Schulungsbedarfe und Einführungsstrategien

❌ Don'ts

✗

Triff die Entscheidung überstürzt:

Lassen Sie ausreichend Zeit für eine ordnungsgemäße Bewertung und Tests

✗

Konzentriere dich nur auf Funktionen:

Berücksichtigen Sie Benutzerfreundlichkeit, Support und Gesamtbetriebskosten

✗

Ignoriere Integrationsherausforderungen

Überprüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Tools und Arbeitsabläufen

✗

Anbieterstabilität übersehen:

Recherchieren Sie den Hintergrund des Unternehmens, seine Finanzierung und langfristige Lebensfähigkeit

💡 Kurze Antwort