🎯 Zentrale Auswahlkriterien
🚀 Funktionale Anforderungen
Kernfunktionen
- ✓Funktionen zur Meeting-Aufzeichnung
- ✓Genauigkeit der automatischen Transkription
- ✓KI-gestützte Zusammenfassung
- ✓Extraktion von Aktionspunkten
- ✓Sprechererkennung
Erweiterte Funktionen
- ✓Mehrsprachige Unterstützung
- ✓Zusammenarbeit in Echtzeit
- ✓Benutzerdefinierte Vorlagen
- ✓Analysen und Einblicke
- ✓Suchfunktionen
🔧 Technische Spezifikationen
Plattformunterstützung
- • Zoom-Integration
- • Unterstützung für Microsoft Teams
- • Google Meet-Kompatibilität
- • Webex-Integration
- • Eigenständige Plattform
Sicherheitsfunktionen
- • Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
- • SOC 2-Konformität
- • DSGVO-Konformität
- • Steuerung der Datenspeicherung
- • Zugriffsberechtigungen
Leistung
- • Skalierbarkeitsgrenzen
- • Verarbeitungsgeschwindigkeit
- • Zuverlässige Betriebszeit
- • API-Antwortzeiten
- • Mobile Performance
👥 Faktoren der Benutzererfahrung
🎨
Schnittstellendesign
Intuitive Navigation, klares Layout, Einhaltung der Barrierefreiheitsstandards
📚
Lernkurve
Einrichtungsaufwand, Schulungsanforderungen, Benutzer-Onboarding
📱
Mobile-Erlebnis:
App-Verfügbarkeit, Funktionsgleichheit, Offline-Funktionen
🎯
Workflow-Anpassung, Branding-Optionen, Konfigurationsflexibilität
📊 Evaluierungsframeworks
⚖️ Gewichtete Bewertungstabelle
| Kriterienkategorie | Gewichts-% | Tool A Punktzahl | Tool B Punktzahl | Tool C Punktzahl |
|---|---|---|---|---|
| Funktionalität | 35% | 8.5 | 7.2 | 9.1 |
| Benutzererfahrung | 25% | 7.8 | 9.0 | 8.3 |
| Technische Anforderungen | 20% | 9.2 | 8.1 | 7.6 |
| Kosten & Wert | 15% | 6.5 | 8.8 | 7.9 |
| Support & Schulung | 5% | 8.0 | 7.5 | 8.7 |
| Gewichtete Gesamtsumme | 100% | 8.1 | 8.0 | 8.4 |
🔬 Rahmen für Pilotversuche
Phase 1: Erste Bewertung (Woche 1–2)
- •Einrichtung und Konfigurationstests
- •Überprüfung der grundlegenden Funktionalität
- •Überprüfung der Integrationskompatibilität
- •Bewertung der Benutzeroberfläche
Phase 2: Praxistest (Woche 3–6)
- •Live-Meeting-Aufzeichnungen
- •Sammlung von Nutzerfeedback
- •Leistungsüberwachung
- •Testen der Workflow-Integration
Erfolgsmessgrößen
Adoptionsrate
% der Nutzer, die das Tool aktiv verwenden
Zufriedenheitswert:
Benutzerfeedback-Bewertung (1–10)
Effizienzsteigerung
Zeitersparnis im Vergleich zum bisherigen Prozess
🔍 Wichtige Entscheidungsfaktoren
💰 Kostenüberlegungen
Direkte Kosten
- • Monatliche/jährliche Abonnementgebühren
- • Lizenzkosten pro Benutzer
- • Einrichtungs- und Implementierungsgebühren
- • Schulungs- und Einarbeitungskosten
- • Ausgaben für die Entwicklung von Integrationen
Versteckte Kosten
- • Gebühren für Speicherüberschreitung
- • Premium-Supportgebühren
- • Anpassungskosten
- • Umzugskosten
- • Laufende Wartungsanforderungen
Formel für die Gesamtbetriebskosten (TCO):
GIK = (Anfangskosten + jährliches Abonnement + Supportkosten + Schulungskosten) × Anzahl der Jahre
⏰ Implementierungszeitplan
Schnellstart (1–2 Wochen)Grundlegende Einrichtung, minimale Anpassung
Standardimplementierung (1–2 Monate)Vollständige Integration, Benutzerschulung
Unternehmensweite Bereitstellung (3–6 Monate)Benutzerdefinierte Workflows, Sicherheitskonformität
⚠️ Risikobewertung
Technische Risiken
- • Probleme mit der Integrationskompatibilität
- • Herausforderungen bei der Datenmigration
- • Leistungsengpässe
- • Sicherheitslücken
- • Skalierungsbeschränkungen
Geschäftsrisiken
- • Bedenken hinsichtlich der Zuverlässigkeit des Anbieters
- • Risiken der Einstellung von Funktionen
- • Compliance-Lücken
- • Herausforderungen bei der Benutzerakzeptanz
- • Potenzial für Kostensteigerungen
👥 Leitfaden zur Stakeholder-Bewertung
🗣️ Stakeholder-Anforderungsmatrix
| Stakeholder | Hauptanliegen | Erfolgskriterien | Einflussniveau |
|---|---|---|---|
| IT-Abteilung | Sicherheit, Integration, Wartung | Nahtlose Bereitstellung, minimale Support-Tickets | Hoch |
| Führungsteam | ROI, strategische Ausrichtung, Compliance | Messbare Produktivitätssteigerungen | Hoch |
| Endbenutzer | Benutzerfreundlichkeit, Zuverlässigkeit, Funktionen | Verbesserte Meeting-Effizienz | Medium |
| Recht/Compliance | Datenschutz, regulatorische Anforderungen | Vollständige Compliance-Garantie | Medium |
| Finanzen | Kostenkontrolle, Budgetauswirkung | Planbare Kosten, klarer ROI | Niedrig |
🛠️ Bewertungs-Tools & Vorlagen
📝 Vorlage zur Anforderungserhebung
Funktionale Anforderungen
- □ Qualitätsstandards für Aufnahmen
- □ Schwellenwerte für Transkriptionsgenauigkeit
- □ Integrationsanforderungen
- □ Sprachunterstützungsbedarf
- □ Anforderungen an KI-Funktionen
Nicht-funktionale Anforderungen
- □ Leistungsbenchmarks
- □ Sicherheitsstandards
- □ Skalierbarkeitsanforderungen
- □ Verfügbarkeitsziele
- □ Compliance-Anforderungen
🎯 Checkliste zur Anbieterauswahl
Vorbereitung vor der Demo
- □ Definieren Sie spezifische Anwendungsfälle für die Demonstration
- □ Bereite realistische Testdaten vor
- □ Wichtige Stakeholder für die Teilnahme an der Demo auflisten
- □ Bewertungs-Scorecard erstellen
- □ Entscheidungszeitplan und Kriterien festlegen
Während der Demo-Bewertung
- □ Teste mit deinen tatsächlichen Meeting-Typen
- □ Benutzeroberfläche auf Verständlichkeit prüfen
- □ Integrationsfähigkeiten bewerten
- □ Sicherheits- und Compliance-Funktionen überprüfen
- □ Mobile- und Offline-Funktionalität testen
Nachbereitung nach der Demo
- □ Fordere detaillierte Preisaufschlüsselung an
- □ Kundenreferenzen einholen
- □ Sicherheitsdokumentation überprüfen
- □ Probezeitbedingungen aushandeln
- □ Vergleich mit anderen Anbietern
✨ Best Practices für die Auswahl
🎯 Do's
✓
Beginnen Sie mit klaren Anforderungen:
Definieren Sie unverzichtbare vs. nice-to-have Funktionen vor der Bewertung
✓
Beziehen Sie wichtige Stakeholder ein:
Beziehen Sie die IT, Endbenutzer und Entscheidungsträger in den Prozess ein
✓
Führen Sie gründliche Pilotversuche durch:
Testwerkzeuge in realen Szenarien mit tatsächlichen Nutzern einsetzen
✓
Plan für Change Management:
Berücksichtigen Sie Schulungsbedarfe und Einführungsstrategien
❌ Don'ts
✗
Triff die Entscheidung überstürzt:
Lassen Sie ausreichend Zeit für eine ordnungsgemäße Bewertung und Tests
✗
Konzentriere dich nur auf Funktionen:
Berücksichtigen Sie Benutzerfreundlichkeit, Support und Gesamtbetriebskosten
✗
Ignoriere Integrationsherausforderungen
Überprüfen Sie die Kompatibilität mit bestehenden Tools und Arbeitsabläufen
✗
Anbieterstabilität übersehen:
Recherchieren Sie den Hintergrund des Unternehmens, seine Finanzierung und langfristige Lebensfähigkeit